Sanciones que impone la UGPP

La UGPP es la entidad encargada de fiscalizar el pago de los aportes a seguridad social y parafiscales, y cuando el aportante omite los aportes, los paga tarde o los liquida sobre una base inferior a la real, le impone las sanciones del artículo 179 de la ley 1607 de 2012, modificado por el artículo 314 de la ley 1819 de 2016, que pueden llegar al 200% del aporte dejado de pagar. ¿Cuáles son esas sanciones y cómo se evitan?

Por qué hechos sanciona la UGPP.

La UGPP sanciona cuatro conductas, y conviene identificar en cuál se encuentra el aportante porque la sanción es distinta en cada caso.

• Omisión. No pagar los aportes que correspondían, o no estar afiliado y cotizando debiendo hacerlo.
• Pagar los aportes después del plazo.
• Liquidar y pagar los aportes sobre una base inferior a la real.
• No entregar la información solicitada. O entregarla con errores o fuera del plazo concedido.

Estas sanciones aplican a cualquier aportante: empresas, empleadores personas naturales y también trabajadores independientes, que son hoy el grupo más fiscalizado.

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Cuadro de las sanciones de la UGPP.

Este es el panorama completo de las sanciones del artículo 179 de la ley 1607 de 2012, que después desarrollamos una por una.

A todas ellas se suman los intereses moratorios, que no son una sanción y que se liquidan conforme a las normas del estatuto tributario.

Sanción por omisión o mora en el pago de los aportes.

Es la sanción más frecuente y se causa por cada mes o fracción de mes de retardo, sobre el valor dejado de liquidar y pagar.

Señala el artículo 179 de la ley 1607 de 2012, modificado por el artículo 314 de la ley 1819 de 2016:

«Al aportante a quien la UGPP le haya notificado requerimiento para declarar y/o corregir, por conductas de omisión o mora se le propondrá una sanción por no declarar equivalente al 5% del valor dejado de liquidar y pagar por cada mes o fracción de mes de retardo, sin que exceda el 100% del valor del aporte a cargo, y sin perjuicio de los intereses moratorios a que haya lugar.»

Si el aportante no presenta ni paga las autoliquidaciones dentro del término que tiene para responder el requerimiento, la sanción se duplica: pasa al 10% por mes o fracción de mes, con tope del 200% del aporte, y la UGPP la impone en la liquidación oficial.

Nótese que el tope del 100% o del 200% se refiere al valor del aporte, de modo que en incumplimientos prolongados la sanción alcanza el tope y deja de crecer, aunque los intereses moratorios sí siguen corriendo.

Sanción por inexactitud en los aportes.

Se aplica cuando el aportante declaró y pagó, pero sobre una base inferior a la que correspondía, que es el caso típico del independiente que cotiza sobre un ingreso menor al real.

Si corrige con ocasión del requerimiento y dentro del plazo para responderlo, la sanción es del 35% de la diferencia entre el valor a pagar y el inicialmente declarado, según la misma norma:

«El aportante a quien se le haya notificado el requerimiento para declarar y/o corregir, que corrija por inexactitud la autoliquidación de las Contribuciones Parafiscales de la Protección Social deberá liquidar y pagar una sanción equivalente al 35% de la diferencia entre el valor a pagar y el inicialmente declarado.»

Si no corrige dentro de ese plazo, la UGPP determina la diferencia en la liquidación oficial y la sanción sube al 60% de ese mayor valor, sin perjuicio de los intereses moratorios.

La diferencia entre el 35% y el 60% es la razón por la cual conviene evaluar el requerimiento con cuidado y en plazo: son veinticinco puntos porcentuales que dependen únicamente de haber corregido a tiempo.

Corregir antes del requerimiento no tiene sanción.

Esta es la oportunidad más valiosa de todo el régimen de la UGPP y suele desaprovecharse.

Así lo dispone el parágrafo del artículo 180 de la ley 1607 de 2012, modificado por el artículo 50 de la ley 1739 de 2014:

«Las sanciones por omisión e inexactitud previstas en el artículo 179 de la Ley 1607 de 2012 no serán aplicables a los aportantes que declaren o corrijan sus autoliquidaciones con anterioridad a la notificación del requerimiento de información que realice la UGPP.»

En consecuencia, el aportante que advierte que no cotizó o que cotizó sobre una base inferior puede corregir sin pagar sanción alguna, mientras no haya recibido el requerimiento.

El propio numeral 1 del artículo 179 lo confirma para las conductas de omisión y mora, al señalar que «Si la declaración se presenta antes de que se profiera el requerimiento para declarar y/o corregir no habrá lugar a sanción».

Eso sí, los intereses moratorios se pagan en todo caso, porque no son una sanción sino el costo de haber pagado tarde.

De acuerdo con nuestro criterio, esta norma convierte la corrección voluntaria en la decisión más rentable que puede tomar un aportante fiscalizable, y su valor se pierde por completo el día en que llega el requerimiento.

Sanción por no entregar la información solicitada.

Cuando la UGPP solicita información y el aportante no la entrega, la entrega con errores o la entrega tarde, la sanción se liquida según una tabla progresiva por meses de mora, en unidades de valor tributario.

El crecimiento no es lineal sino exponencial: entre el primer mes y el sexto la sanción se multiplica por cuarenta, y al año llega a 15.000 UVT. Por eso la respuesta a una solicitud de información de la UGPP no admite demora.

Reducción de las sanciones que impone la UGPP.

La sanción admite una reducción sustancial que, desde la modificación introducida por el artículo 121 de la ley 2010 de 2019, depende de dos variables: el cuatrimestre en que se entregue la información y los ingresos brutos del obligado.

Conviene leer bien la tabla: los porcentajes indican cuánto se reduce la sanción, no cuánto se paga. Una reducción del 90% significa que se paga el 10% restante.

Así, un aportante con ingresos brutos inferiores a 100.000 UVT que entregue la información en el segundo mes tendría una sanción causada de 90 UVT, que con la reducción del 90% queda en 9 UVT.

Los ingresos brutos son los registrados en la última declaración de renta presentada por el obligado, o los que determine la UGPP cuando no exista declaración, con información suministrada principalmente por la Dian.

La reducción no es automática y exige dos cosas: entregar la información a satisfacción y pagar la sanción reducida en el mismo mes de la entrega o, a más tardar, dentro del mes calendario siguiente. Si el pago no se hace en ese término, la sanción se impone sin reducción alguna.

Y hay un punto de no retorno: transcurridos doce meses desde que la información debió entregarse, se aplica la sanción de 15.000 UVT sin lugar a reducción.

De acuerdo con nuestro criterio, esa combinación de plazos hace que la respuesta a una solicitud de información de la UGPP sea el trámite más urgente de todos los del clúster sancionatorio: cada cuatrimestre que pasa cuesta veinte puntos de reducción, y el duodécimo mes la elimina por completo.

Sanciones a las administradoras y a las agremiaciones.

El artículo 179 también contempla dos sanciones que no recaen sobre el aportante sino sobre entidades del sistema.

A las administradoras del sistema de la protección social que incumplan los estándares que la UGPP establezca para el cobro de las contribuciones parafiscales se les puede imponer una sanción de hasta 200 UVT. Las sanciones mensuales se determinan en un solo proceso por cada vigencia fiscal, y el tope máximo aplicable en esa vigencia es de 2.400 UVT.

Y a las asociaciones, agremiaciones y demás personas naturales o jurídicas que realicen afiliaciones colectivas de trabajadores independientes sin estar autorizadas, la sanción es de 15.000 UVT. El procedimiento tiene términos propios: pliego de cargos con un mes para responder, resolución sanción dentro de los tres meses siguientes y, contra ella, únicamente el recurso de reposición del artículo 74 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no el de reconsideración. La norma añade una consecuencia adicional:

«De lo anterior, se dará aviso a la autoridad de vigilancia según su naturaleza con el fin de que se ordene la cancelación del registro y/o cierre del establecimiento, sin perjuicio de las acciones penales a que haya lugar por parte de las autoridades competentes.»

Es una advertencia relevante para el trabajador independiente que se afilia a través de una agremiación: conviene verificar que esté autorizada, porque su cierre lo deja sin afiliación y con los periodos en discusión.

Los intereses moratorios.

Además de la sanción, el aportante paga intereses moratorios sobre los aportes no pagados oportunamente, y esos intereses no admiten reducción.

Se liquidan conforme a las normas del estatuto tributario, que fijan la tasa a partir de la tasa de usura certificada por la Superintendencia Financiera, disminuida en dos puntos, como se explica en el artículo sobre los intereses moratorios de la Dian.

Conviene tenerlo presente al calcular el costo de una omisión prolongada: la sanción se detiene en el tope del 100% o del 200%, pero los intereses siguen creciendo hasta el pago.

En el sistema de pensiones la regla es distinta y suele sorprender al aportante. Cuando la omisión consistió en no afiliar al trabajador o no reportar la novedad de vínculo laboral, lo exigible no son los intereses moratorios sino el cálculo actuarial, que representa el costo de reconstruir el ahorro pensional que nunca se hizo y que puede superar con holgura el valor de los aportes omitidos. En los demás subsistemas, y en los casos de inexactitud o mora, sí se cobran intereses moratorios.

Por último, las sanciones de la UGPP que lleven más de un año de vencidas se actualizan conforme al artículo 867-1 del estatuto tributario, con el mismo mecanismo que se explica en el artículo sobre las sanciones tributarias que no generan intereses.

Consecuencias adicionales de no pagar la seguridad social.

El costo no se limita a la sanción de la UGPP. Hay tres consecuencias que suelen resultar más gravosas y que conviene conocer antes de decidir no pagar.

El desconocimiento de costos y deducciones.

La Dian puede rechazar la deducción de los salarios y de los pagos a contratistas cuando no se acredita el pago de los aportes a seguridad social, lo que incrementa el impuesto de renta del empleador o del contratante.

En el caso de los contratos de prestación de servicios, el contratante debe verificar que el contratista esté al día en sus aportes, como se explica en el artículo sobre la verificación de aportes a trabajadores independientes, y si no lo hace, el rechazo del costo o gasto recae sobre él.

La asunción de las prestaciones del trabajador no afiliado.

Es la consecuencia más costosa y la menos anticipada por el empleador.

Si el trabajador no afiliado se enferma, sufre un accidente o llega a la invalidez, el empleador debe asumir directamente los costos médicos, las incapacidades y, eventualmente, el valor de la pensión, porque no hay administradora que responda por un afiliado que no existe.

De acuerdo con nuestro criterio, frente a esa contingencia cualquier sanción de la UGPP resulta menor, y es la razón por la que ninguna omisión de afiliación tiene justificación económica.

Las reclamaciones del trabajador.

La ley no contempla una indemnización tarifada por el no pago de la seguridad social, pero el trabajador afectado puede demandar al empleador para que le indemnice los perjuicios sufridos, y esas condenas pueden ser cuantiosas.

Conviene recordar dos reglas que favorecen al trabajador en esas reclamaciones. Las prestaciones sociales prescriben en tres años, pero los aportes a pensión no prescriben, de modo que puede reclamarse el pago retroactivo de todos los periodos en que hubo vínculo laboral sin afiliación.

Además, cuando existe solidaridad en los términos del artículo 34 del Código Sustantivo del Trabajo, el trabajador del contratista puede reclamarle también al contratante, como se explica en el artículo sobre la responsabilidad solidaria en las obligaciones laborales.

El trabajador que quiera denunciar a su empleador puede hacerlo ante la UGPP, pero si lo que busca es recuperar los aportes a pensión que no se hicieron, la vía es la demanda laboral: la sanción que imponga la UGPP no le devuelve las semanas.

Cómo se evitan estas sanciones.

Tres cautelas resuelven la mayoría de los procesos que hoy adelanta la UGPP.

1. Cotizar sobre la base real. En el caso de los independientes, el ingreso base de cotización se determina sobre el ingreso efectivamente percibido, y es allí donde se origina la mayor parte de los procesos por inexactitud.
2. Corregir antes del requerimiento. Mientras la UGPP no haya notificado el requerimiento de información, la corrección no tiene sanción y solo cuesta los intereses.
3. Responder en plazo. Tanto el requerimiento como las solicitudes de información tienen términos cortos, y de cumplirlos depende que la sanción se quede en el 35% en lugar del 60%, o en el 10% de la tabla en lugar del valor pleno.

El procedimiento completo que sigue la UGPP, desde el aviso persuasivo hasta el cobro coactivo, se explica en el artículo sobre el procedimiento de la UGPP para imponer sanciones, y los plazos con que cuenta la entidad, en el de el término que tiene la UGPP para investigar y sancionar.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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