Provisión mensual de los intereses sobre las cesantías

Los intereses sobre las cesantías equivalen al 12% anual del valor de las cesantías y se pagan al trabajador a más tardar el 31 de enero, según el numeral 2 del artículo 99 de la ley 50 de 1990. Como se causan a lo largo del año, el empleador los provisiona cada vez que liquida la nómina. ¿Se provisiona el 12% o el 1%, y por qué la provisión no es la misma todos los meses?

Qué son los intereses sobre las cesantías.

Las cesantías se liquidan cada 31 de diciembre y se consignan en el fondo antes del 15 de febrero. Los intereses, en cambio, se pagan directamente al trabajador, y equivalen al 12% anual de las cesantías causadas en el año, o proporcional por fracción. Así lo dispone la norma citada:

«El empleador cancelará al trabajador los intereses legales del 12% anual o proporcionales por fracción, en los términos de las normas vigentes sobre el régimen tradicional de cesantía, con respecto a la suma causada en el año o en la fracción que se liquide definitivamente.»

La regla tiene dos consecuencias. Los intereses se calculan sobre las cesantías y no sobre el salario, y son proporcionales al tiempo, de modo que si el contrato termina a mitad de año se liquidan solo por la fracción trabajada. Las reglas de pago y los plazos están en el artículo sobre los intereses sobre las cesantías.

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¿Se provisiona el 12% o el 1%?

Las dos cifras son correctas, pero se aplican sobre bases distintas.

• El 12% se aplica sobre las cesantías. Si las cesantías provisionadas en el mes son $416.667, los intereses del mes son $50.000.
• El 1% se aplica sobre el salario. Como las cesantías son la doceava parte del salario (8,33%), el 12% de esa doceava parte equivale al 1% del salario: 8,33% × 12% = 1%.

Así, para un salario de $5.000.000, provisionar el 12% de las cesantías o el 1% del salario da lo mismo: $50.000 al mes y $600.000 al año, que es el 12% de las cesantías anuales de $5.000.000.

El error más común es aplicar el 12% directamente sobre el salario, lo que multiplica por doce la provisión.

Método 1: porcentaje fijo sobre las cesantías del mes.

Es el método más usado. En cada nómina se provisionan las cesantías del mes y, sobre ellas, el 12%:

Provisión de intereses del mes = cesantías del mes × 12%

Con un salario de $5.000.000, la provisión es de $50.000 cada mes. Al 31 de diciembre se habrán provisionado $600.000, que coincide con lo que se debe pagar si el trabajador laboró el año completo.

Su debilidad aparece a mitad de año. Si el contrato termina el 30 de abril, se habrán provisionado $200.000, pero los intereses que se deben pagar en la liquidación son muchos menos, porque se calculan sobre las cesantías causadas hasta abril y solo por la fracción del año.

Método 2: días acumulados y cesantías acumuladas.

Este método calcula en cada fecha el valor que efectivamente se debería pagar si se liquidaran los intereses ese día, y provisiona la diferencia con lo ya registrado:

Intereses acumulados = cesantías acumuladas × días acumulados × 12% ÷ 360

Provisión del mes = intereses acumulados del mes − intereses acumulados del mes anterior

Con el mismo salario de $5.000.000, la provisión queda así:

Como se puede observar, la provisión crece mes a mes, porque cada mes se calcula sobre más cesantías y por más días. Al 31 de diciembre ambos métodos llegan a los mismos $600.000, pero el segundo refleja en cualquier fecha lo que realmente se le debe al trabajador. Por eso es el que recomendamos cuando hay rotación de personal.

Para no hacer el cálculo a mano puede usar la calculadora de intereses de cesantías, que cuenta los días con meses de 30.

Trabajador que no labora el año completo.

Si el trabajador ingresó o se retiró durante el año, los intereses se liquidan por la fracción. Supongamos que laboró 180 días con el mismo salario:

• Cesantías: $5.000.000 × 180 ÷ 360 = $2.500.000.
• Intereses: $2.500.000 × 180 × 12% ÷ 360 = $150.000.

Nótese que no son $300.000, la mitad de los intereses de un año completo, porque se calculan sobre la mitad de las cesantías y por la mitad del tiempo. Con el método 2, la provisión ya habría quedado en ese valor; con el método 1, habría que reversar la diferencia.

Contabilización de la provisión.

La provisión mensual se registra como gasto contra el pasivo estimado. Con el plan único de cuentas del decreto 2650 de 1993, el registro de enero en el método 2 sería:

Al liquidar definitivamente los intereses, el saldo de la 261010 se traslada a la cuenta 2515, intereses sobre cesantías, y se ajusta la diferencia en el gasto. Al pagar al trabajador se debita la 2515 contra bancos. La contabilización de las demás prestaciones está en provisiones de nómina.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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