Obligaciones tributarias de la propiedad horizontal

La propiedad horizontal, a pesar de ser una persona jurídica de naturaleza civil y sin ánimo de lucro, tiene obligaciones tributarias que dependen de las actividades que desarrolle: unas son formales y las tiene toda copropiedad, y otras sustanciales y solo surgen cuando explota económicamente sus bienes comunes. ¿Cuáles aplican a un conjunto residencial, cuáles a uno comercial, qué se factura y qué no, y por qué las cuotas de administración no soportan retención?

Qué obligaciones tiene cada copropiedad.

Conviene empezar por el panorama general, porque la confusión más común es creer que una copropiedad residencial no tiene obligación tributaria alguna, cuando en realidad tiene todas las formales.

Como se puede observar, la exclusión de las copropiedades residenciales está referida a la renta y al ICA, y no las libera del IVA ni de las obligaciones formales.

• Guía de propiedad horizontal
• Liquidador de pensiones en Colpensiones
• Guía Laboral 2026

Impuesto de renta en la propiedad horizontal.

De acuerdo con el artículo 19-5 del Estatuto Tributario, solo las copropiedades de uso comercial o mixto pueden ser contribuyentes del impuesto de renta, y esa responsabilidad surge únicamente por la explotación comercial o industrial de sus áreas comunes.

Se excluyen las copropiedades de uso residencial, aun cuando exploten comercialmente sus áreas comunes.

Si la copropiedad de uso comercial o mixto explota económicamente sus áreas comunes, es contribuyente del régimen ordinario y debe declarar y pagar renta como cualquier empresa. Es lo que ocurre en los centros comerciales que arriendan espacios en pasillos o plazoletas para eventos temporales.

Qué se declara y qué no.

La copropiedad solo declara lo relacionado con la actividad que genera los ingresos gravados. Señala el artículo 1.2.1.5.3.2 del decreto 1625 de 2016:

«Las personas jurídicas sin ánimo de lucro originadas en la propiedad horizontal de uso comercial, industrial o mixto calcularán su renta líquida sobre las rentas generadas por la explotación de algún o algunos de sus bienes o áreas comunes de conformidad con el artículo 26 del Estatuto Tributario.

Por tanto, sus ingresos, costos, deducciones, activos y pasivos fiscales, serán determinados de conformidad con las normas establecidas en el Estatuto Tributario y en este decreto para los contribuyentes obligados a llevar contabilidad.»

Se le aplican, entonces, las reglas del sistema ordinario, como a cualquier otro contribuyente obligado a llevar contabilidad.

El parágrafo primero de esa norma delimita lo que queda por fuera:

«Los ingresos originados por cuotas de administración ordinarias y/o extraordinarias en aplicación de la Ley 675 del 2001, así como los costos y gastos asociados a los mismos, no se consideran base gravable para la determinación del impuesto sobre la renta y complementario, y no deberán ser declarados, así como sus activos y pasivos diferentes a sus bienes o áreas comunes que se destinen para la explotación comercial, industrial o mixta.»

Las cuotas de administración no entran en la declaración, y tampoco los activos y pasivos ajenos a la actividad explotada.

Costos y gastos comunes a rentas gravadas y no gravadas.

Cuando no es posible separar los costos y gastos, el parágrafo segundo del mismo artículo obliga a prorratearlos:

«En el evento en que el contribuyente tenga rentas gravadas y no gravadas y no sea posible diferenciar con claridad los costos y gastos atribuibles a cada uno, estos deberán aplicarse en proporción a los ingresos asociados a rentas no gravadas sobre los ingresos totales del contribuyente, dando como resultado los costos y gastos imputables a las rentas no gravadas.»

La misma norma advierte que esa imputación no puede generar pérdidas fiscales compensables en los términos del artículo 147 del Estatuto Tributario.

Para evitar el prorrateo conviene separar en la contabilidad los ingresos por concepto y los activos involucrados en la generación de cada uno, lo que además facilita la declaración y su soporte ante un requerimiento.

La renta presuntiva.

El artículo 1.2.1.5.3.3 del decreto 1625 de 2016 obliga a estos contribuyentes a determinar renta presuntiva sobre el patrimonio líquido destinado a la explotación comercial, industrial o mixta, y no sobre todo su patrimonio.

Conviene actualizar el punto: la tarifa de la renta presuntiva del artículo 188 del Estatuto Tributario quedó en 0% a partir del año gravable 2021, de modo que hoy la renta presuntiva no genera base gravable, aunque la norma reglamentaria conserve la regla sobre el patrimonio que debe tenerse en cuenta si la tarifa llegara a modificarse.

Impuesto sobre las ventas.

La copropiedad no es responsable del IVA por su naturaleza, sino por la actividad que realiza. Si presta un servicio gravado, se convierte en responsable, cualquiera sea su uso.

Las cuotas de administración no están gravadas.

El artículo 1.3.1.13.5 del decreto 1625 de 2016, que compila el artículo 7 del decreto 1372 de 1992, se ocupa de las cuotas de afiliación y sostenimiento no gravadas con IVA e incluye expresamente las de la propiedad horizontal:

«Para efectos del impuesto sobre las ventas, se entienden como aportes de capital, no sometidos al impuesto sobre las ventas, las cuotas de afiliación y sostenimiento […] así como las cuotas de administración fijadas por las juntas de copropietarios administradoras de edificios organizados en propiedad horizontal o de condominios.»

Conviene precisar la categoría técnica, porque suele preguntarse si las cuotas son exentas o excluidas y no son ninguna de las dos: son aportes de capital no sometidos al impuesto, es decir, quedan por fuera del hecho generador.

El servicio de parqueadero.

Es la actividad que con más frecuencia convierte a una copropiedad en responsable del IVA. Dice el artículo 462-2 del Estatuto Tributario:

«RESPONSABILIDAD EN LOS SERVICIOS DE PARQUEADERO PRESTADO POR LAS PROPIEDADES HORIZONTALES. En el caso del impuesto sobre las ventas causado por la prestación directa del servicio de parqueadero o estacionamiento en zonas comunes por parte de las personas jurídicas constituidas como propiedad horizontal o sus administradores, son responsables del impuesto la persona jurídica constituida como propiedad horizontal o la persona que preste directamente el servicio.»

La norma no distingue entre copropiedades residenciales, comerciales o mixtas, ni entre el cobro a visitantes y el cobro a copropietarios, de modo que el impuesto se causa en todos esos casos.

Recordemos que la exclusión que traía la ley para el servicio de parqueadero prestado por las copropiedades de uso residencial fue derogada por la ley 1819 de 2016, y que la exclusión del artículo 19-5 está limitada a la renta y al ICA.

El manejo de los parqueaderos y el efecto de aprobar un cobro por su uso los tratamos en el artículo sobre el manejo de parqueaderos en la propiedad horizontal.

Otros servicios gravados.

También generan IVA el arrendamiento de salones comunales para eventos, el alquiler de espacios en cubiertas o fachadas para antenas y avisos, el uso de vallas publicitarias y, en general, cualquier servicio que la copropiedad preste a título oneroso.

Impuesto de industria y comercio.

En el ICA la situación es igual que en renta, porque el artículo 19-5 del Estatuto Tributario aplica a ambos impuestos.

Las copropiedades de uso comercial o mixto que exploten económicamente sus áreas comunes son responsables del ICA respecto de los ingresos de esa explotación, excluyendo las cuotas ordinarias y extraordinarias.

Adviértase que cada municipio tiene su propia regulación en materia de tarifas, plazos y agentes de retención, de modo que la obligación concreta debe verificarse en el estatuto tributario territorial.

Retención en la fuente.

En cuanto a la retención en la fuente, la propiedad horizontal presenta ciertas particularidades que se abordan a continuación.

La copropiedad es agente de retención.

Como persona jurídica, la copropiedad es agente de retención en la fuente y debe practicarla sobre los pagos sujetos a ella: honorarios del administrador, del contador y del revisor fiscal, servicios de vigilancia y aseo, compras, arrendamientos y pagos laborales cuando tiene personal vinculado por contrato de trabajo.

En consecuencia, debe presentar la declaración de retención en la fuente en los plazos que correspondan, aunque sea una copropiedad residencial y no declare renta.

De acuerdo con nuestro criterio, esta es la obligación que más sanciones genera en las copropiedades pequeñas, porque se asume que, al no declarar renta, no hay nada que presentar ante la Dian.

A las cuotas de administración no se les practica retención.

Es la contracara: la copropiedad retiene, pero a ella no le retienen sobre las cuotas que recauda.

Las cuotas de administración, ordinarias o extraordinarias, no están sujetas a retención en la fuente a título de renta ni de ICA, sin importar si la copropiedad es residencial, comercial, industrial o mixta.

La razón es que no hay impuesto sobre el cual anticipar. El artículo 33 de la ley 675 de 2001 califica a la copropiedad como no contribuyente de impuestos nacionales y del ICA en relación con las actividades propias de su objeto social, y el artículo 19-5 del Estatuto Tributario solo la hace contribuyente respecto de la explotación económica de los bienes comunes.

Como las cuotas de administración corresponden justamente al objeto social y no a esa explotación, en ningún caso se tributa sobre ellas y, por lo tanto, tampoco procede la retención.

¿Qué se debe hacer? Cuando un copropietario que es agente retenedor —una empresa dueña de un local o de una oficina— pretenda practicar retención sobre la cuota, basta con indicarle el fundamento anterior. Distinto es el caso de los pagos que esa misma copropiedad reciba por servicios gravados, sobre los cuales sí procede la retención que corresponda.

Retención de ICA.

Por regla general la copropiedad también actúa como agente de retención de ICA, en los términos que fije el municipio o distrito de su domicilio, que suele seguir criterios semejantes a los de los impuestos nacionales.

Facturación en la propiedad horizontal.

La obligación de facturar surge de vender bienes o prestar servicios, de modo que la copropiedad factura unas cosas y no otras.

Las cuotas de administración no se facturan.

Al ser aportes de capital no sometidos al IVA, las cuotas de administración no corresponden a una venta ni a la prestación de un servicio y, por lo mismo, no generan la obligación de facturar.

Así lo ha reiterado la Dian, entre otros, en el oficio 912878 del 14 de octubre de 2021, en el que concluyó que esas cuotas no generan la obligación de facturar en los términos de los artículos 615 y 616-1 del Estatuto Tributario.

¿Y cómo soporta el copropietario ese gasto? El dueño de un local o de una oficina que deduce la cuota de administración en su declaración no necesita factura: el soporte es el documento previsto para las adquisiciones a sujetos no obligados a facturar, que el propio adquirente genera con los requisitos del decreto 1625 de 2016, además del recibo o cuenta de cobro expedido por la administración.

Qué debe facturar la copropiedad.

Debe facturar todas las operaciones de venta de bienes o prestación de servicios que realice, estén o no gravadas con IVA. Los casos típicos son:

• El servicio de parqueadero cuando se cobra.
• El arrendamiento de salones comunales, plazoletas o espacios para eventos.
• El alquiler de espacios para antenas, vallas y publicidad.
• La venta de bienes, como los elementos que la copropiedad comercialice.

De acuerdo con nuestro criterio, conviene que la asamblea tenga presente este efecto antes de aprobar cualquier explotación de bienes comunes: además del ingreso, aparecen la obligación de facturar electrónicamente y, según el caso, la de declarar IVA, renta e ICA.

Factura electrónica.

Cuando la copropiedad está obligada a facturar, debe hacerlo mediante factura electrónica de venta, con la habilitación previa ante la Dian y conforme al régimen vigente de facturación.

Eso implica cumplir los requisitos de la factura y, cuando corresponda, contar con la resolución de facturación.

Quiénes están obligados en general lo explicamos en el artículo sobre los obligados a facturar.

Obligaciones formales que toda copropiedad tiene.

RUT y NIT.

Toda copropiedad debe inscribirse en el RUT y obtener NIT, porque lo necesita para contratar, abrir cuentas bancarias, practicar retenciones y presentar declaraciones, aunque no sea contribuyente de renta.

El código de actividad económica que suele corresponderle es el 9499, «Actividades de otras asociaciones N.C.P.», sin perjuicio de que deba registrar además la actividad que explote económicamente.

Información exógena.

Las copropiedades de uso residencial, comercial, mixto e industrial deben reportar información exógena por disposición del artículo 1.2.1.5.3.6 del decreto 1625 de 2016, y en la práctica todas quedan obligadas porque realizan pagos sujetos a retención. El detalle está en el artículo sobre la información exógena en la propiedad horizontal.

A ello se suma la información exógena territorial, como la de la Secretaría de Hacienda Distrital en Bogotá, según la reglamentación de cada municipio.

Registro Único de Beneficiarios Finales.

De acuerdo con nuestro criterio, la copropiedad, como persona jurídica, está obligada a reportar en el Registro Único de Beneficiarios Finales, informando a los copropietarios que tengan una participación igual o superior al 5 % —medida por el coeficiente de copropiedad— y a quien ejerce la representación legal. En ese sentido se pronunció la Dian en oficio 906775 de 2022.

Es una obligación reciente y poco atendida en el sector, cuyo incumplimiento tiene sanción, de modo que conviene verificar su situación con el contador de la copropiedad.

A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.

• Proyección y planeación pensional
• Liquidador de intereses judiciales y comerciales
• Guía de arrendamiento sin riesgo
• Liquidador de intereses propiedad horizontal