Quiénes no están obligados a facturar

Por regla general todas las operaciones económicas deben facturarse, pero el artículo 1.6.1.4.3 del decreto 1625 de 2016, modificado por el decreto 358 de 2020, exceptúa de forma taxativa a un grupo de personas y entidades. ¿Quiénes son, y qué ocurre si alguno de ellos decide facturar de todas formas?

No obligados a facturar.

La excepción es taxativa, y esto importa: si el contribuyente no encaja exactamente en uno de los numerales de la lista, está obligado a facturar. No hay excepciones por analogía ni por costumbre.

De acuerdo con el artículo 1.6.1.4.3 del decreto 1625 de 2016, no están obligados a expedir factura:

1. Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.
2. Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen.
3. Las personas naturales de que tratan los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del estatuto tributario, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones allí establecidas para ser no responsables del IVA.
4. Las personas naturales de que trata el artículo 512-13 del estatuto tributario, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones para ser no responsables del impuesto nacional al consumo.
5. Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
6. Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.
7. Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el IVA, que hayan obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades, en el año anterior o en el año en curso, inferiores a 3.500 UVT. Dentro de los ingresos brutos no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.
8. Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia, por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.
9. Las juntas de acción comunal, siempre y cuando no requieran solicitar devolución o compensación de saldos a favor en el IVA.

Obsérvese que varias excepciones no son del sujeto sino de la actividad. El banco no factura sus operaciones financieras, pero si arrienda un local de su propiedad, esa operación sí se factura. Lo mismo ocurre con la empresa de transporte urbano de pasajeros respecto de cualquier ingreso distinto del transporte.

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Personas naturales no obligadas a facturar.

De la lista anterior, tres situaciones concentran casi todas las consultas de personas naturales, y conviene verlas juntas:

Recordemos que la ley 1943 de 2018 eliminó la expresión «régimen simplificado» y la reemplazó por «no responsable del IVA», de modo que cuando la norma anterior o el lenguaje corriente hablan de régimen simplificado, se refieren a lo mismo. El detalle de los requisitos está en el artículo sobre responsables y no responsables del IVA.

Sobre el tercer supuesto vale la advertencia: el tope se mide con las UVT del año respectivo, y basta con alcanzarlo en el año anterior o en el año en curso para quedar obligado. No es un promedio ni un valor a fin de año.

Los asalariados y pensionados no facturan sus ingresos laborales.

Este punto genera confusión porque una persona puede ser asalariada y, al mismo tiempo, responsable del IVA por una actividad paralela: un arrendamiento comercial, un pequeño negocio, la venta de un servicio gravado.

En ese caso está obligada a facturar, pero no todo lo que recibe. El numeral 6 del artículo 1.6.1.4.3 del decreto 1625 de 2016 exceptúa expresamente de facturar a:

«Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.»

La excepción está atada al origen del ingreso, no a la persona. Por eso el asalariado que además es responsable del IVA factura sus ventas o servicios, pero jamás factura su salario, sus primas, sus cesantías ni su mesada pensional.

La razón de fondo es que la relación laboral, aunque implique prestar un servicio, no es una operación mercantil de venta de servicios: el salario ya está soportado con el contrato de trabajo, la nómina y el documento soporte de pago de nómina electrónica, así que no necesita factura.

El no obligado a facturar puede expedir factura si quiere.

Estar exceptuado no significa tener prohibido facturar. Quien no está obligado puede expedir factura, y hay razones comerciales de peso para hacerlo: la factura es título valor en las ventas a crédito y le permite al cliente soportar su costo o deducción.

Pero la decisión tiene consecuencias, y no son menores. El parágrafo primero del artículo 1.6.1.4.3 del decreto 1625 de 2016, modificado por el decreto 358 de 2020, dispone:

«Cuando los sujetos de que trata el presente artículo opten por expedir factura de venta y/o documento equivalente, deberán cumplir con los requisitos y condiciones dispuestos en la ley y el reglamento junto con los requisitos especiales que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) establezca para la factura electrónica de venta, así como con los documentos equivalentes existentes o los que la misma Entidad señale. Los sujetos de que trata el presente artículo que opten por expedir factura de venta y/o documento equivalente se consideran para efectos tributarios obligados a facturar.»

La frase final es la que cambia todo: quien opta por facturar «se considera para efectos tributarios obligado a facturar». Deja de ser un exceptuado y pasa a ser un obligado con todas las cargas del régimen.

Requisitos de la factura del no obligado a facturar.

Al quedar asimilado a obligado, su factura debe cumplir los requisitos del artículo 617 del estatuto tributario, que en resumen son:

• Estar denominada expresamente como factura de venta.
• Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
• Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente, junto con la discriminación del IVA pagado.
• Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.
• Fecha de su expedición.
• Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
• Valor total de la operación.
• Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas, cuando corresponda.

Además deberá gestionar la resolución de facturación con la autorización de numeración, tal como cualquier obligado. Los requisitos completos, incluidos los propios de la factura electrónica, se desarrollan en el artículo sobre los requisitos de la factura de venta.

La factura voluntaria debe ser electrónica.

No se puede facturar voluntariamente en talonario. Si la norma asimila al facturador voluntario a un obligado, le aplican las reglas generales, y la regla general del artículo 616-1 del estatuto tributario es que la factura debe ser electrónica con validación previa.

En consecuencia, quien decide facturar debe habilitarse como facturador electrónico, obtener el instrumento de firma electrónica y adicionar la responsabilidad 52 en el RUT, tal como se explica en el artículo sobre facturación electrónica.

Un punto práctico que suele pasarse por alto: facturar voluntariamente no convierte a nadie en responsable del IVA. Son dos calidades distintas. El facturador voluntario que no es responsable del IVA no cobra IVA en sus facturas ni presenta declaración de IVA.

¿Pueden sancionar a quien factura sin estar obligado?

En principio no se puede sancionar a alguien por hacer mal algo que no estaba obligado a hacer. Pero aquí la norma cambió el punto de partida.

Como el decreto 1625 de 2016 dispone que quien opte por facturar «se considera para efectos tributarios obligado a facturar», de acuerdo con nuestro criterio queda expuesto a la sanción por facturación de los artículos 652 y 652-1 del estatuto tributario si incumple los requisitos, asunto que tratamos en el artículo sobre sanciones por facturación.

Por eso la recomendación es sencilla: si va a facturar voluntariamente, hágalo bien y de forma completa. Facturar a medias es peor que no facturar, porque asume las cargas sin obtener el beneficio.

Cómo se soporta la compra hecha a un no obligado a facturar.

Del otro lado del mostrador está el comprador, que necesita soportar el costo, la deducción o el impuesto descontable y no recibe factura porque su proveedor no está obligado a expedirla.

En ese caso la carga se traslada al comprador, que debe elaborar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, hoy exigido en forma electrónica. Sin ese documento, el pago no procede como costo ni como deducción al tenor del artículo 771-2 del estatuto tributario.

Y conviene advertir algo que confunde a muchos: si el proveedor no obligado entrega un papel con consecutivo que llama «factura» pero que no cumple los requisitos ni fue validada por la Dian, ese documento no reemplaza al documento soporte. El comprador debe elaborarlo igual.

Quiénes no están obligados a facturar electrónicamente.

La pregunta se responde sola una vez aclarado lo anterior: como todo obligado a facturar debe hacerlo electrónicamente, los únicos que no están obligados a facturar electrónicamente son, precisamente, los nueve grupos del artículo 1.6.1.4.3 del decreto 1625 de 2016 que vimos al principio.

No existe una lista distinta ni un tope adicional de ingresos que active solo la obligación electrónica. Quién debe facturar y quién debe hacerlo electrónicamente son la misma pregunta, y la desarrollamos en el artículo sobre quiénes están obligados a facturar.

El caso particular de la persona natural, con sus topes, el régimen simple y los contratistas del Estado, se trata en el artículo sobre personas naturales obligadas a facturar electrónicamente.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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