Inicio » Contabilidad. » (10 / 09 / 2013 )

Pérdida y reconstrucción de los libros de contabilidad

Que hacer cuando se pierden o destruyen los Libros de contabilidad.

En caso de la perdida o destrucción de los libros de contabilidad de una empresa, se debe proceder a su reconstrucción, dentro de los plazos y según los requisitos fijados por la normatividad contable.

Decreto 2649 de 1993. Artículo 135:
Pérdida y reconstrucción de los libros. El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravió o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.

Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravió o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.

Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.

Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.

Art. 115. Norma general sobre revelaciones. Las notas, como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa, son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros. Las mismas deben prepararse por los administradores, con sujeción a las siguientes reglas:
(…)
21. Si fuere el caso, se debe revelar la manera como se hubiere reconstruido la contabilidad.

Orientación profesional número 5. Concejo técnico de la Contaduría, 2003.
(…)

4.1.3.12 Pérdida y reconstrucción de libros
El Decreto 2649 de 1993, reglamenta y fija los procedimientos en el evento de pérdida, extravío, destrucción y reconstrucción de libro, documentos y papeles de contabilidad para lo cual será necesario proceder de la siguiente manera:
Denunciar ante las autoridades competentes la pérdida, extravío, destrucción. Debe acreditarla en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, según el caso.

4.1.3.13 Forma de reconstruir los libros
Los libros de contabilidad y registros se reconstruirán dentro de los seis (6) meses siguientes a la ocurrencia del hecho, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros, soportes de origen interno y externo, que estén debidamente fechados y autorizados por quienes intervinieron en ellos o los elaboraron, los medios electromagnéticos, comercio electrónico y las firmas digitales definidos en la ley 527 de 1999 y que cumplan los requisitos y condiciones del articulo 12 de la misma, copias grabadas, microfichas y demás instrumentos que se considere pertinente.(23)
Esta regla es aplicable para todos los entes económicos trátese de entidades comerciales o de otra naturaleza

4.1.3.14. Reconstrucción cuando no hay documentos
Cuando no se obtengan los documentos necesarios e indispensables para reconstruir la contabilidad, el ente económico, el comerciante o el afectado, debe hacer un inventario general a la fecha de la ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.
Cuando se haga reposición de papeles extraviados o destruidos a través de copia que sean facilitadas por terceros, en ella se debe dejar constancia de tal circunstancia, describiendo el motivo de la reposición.

Superintendencia de sociedades.
Concepto jurídico 220-48205 septiembre 23 de 2002
Ref.: Pérdida del libro de accionistas y de los títulos de acciones.

Distinguido doctor Benavides:
Aviso recibo de su escrito radicado con el número 2002-01-102037 del 2 de agosto pasado, mediante el cual certificado sobre existencia de la sociedad que representa y consulta el tramite para emitir nuevos títulos de acciones, teniendo en cuenta éstos como el libro de accionistas se extraviaron en el mes de abril último. Anota que procedió a colocar el denuncio correspondiente y a registrar un nuevo libro pero desconoce la numeración de los títulos expedidos e informa que los mismos se encontraban endosados en blanco por acuerdo de los accionistas, que no se ha renunciado al derecho de preferencia, no han sido enajenados ni se ha autorizado el ingreso de nuevos socios.

Para dar respuesta a la consulta planteada, se hace necesario tener en cuenta que conforme a lo dispuesto en el artículo 19 del Código de Comercio, es obligación de todo comerciante “Inscribir en el registro mercantil todos los… libros… respecto de los cuales la ley exija esa formalidad” (numeral 2), precepto concordante con el artículo 28 numeral 7 de la misma obra, que claramente señala, entre otros, el libro de accionistas.

En segundo lugar, el artículo 135 del Decreto 2649 de 1.993, normatividad de obligatorio cumplimiento por parte de todas las personas que deban llevar contabilidad de acuerdo con la ley, por cuanto contiene las normas y/o principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, consagra que previa la denuncia correspondiente por pérdida, extravío o destrucción de alguno de los libros o papeles del ente económico, los registros de ellos deben reconstruirse dentro de los seis meses siguientes a la ocurrencia del hecho, tomando como base, entre otros, los informes de terceros y demás documentos que se consideren pertinentes.

Será entonces obligación del representante legal, conforme lo señala la preceptiva antes citada, tomar todas las medidas tendientes a la recuperación o reconstrucción de los datos e información contenidos en los documentos y libro extraviados, acudiendo, para el caso del libro de accionistas a la información que sobre el particular debe constar en las actas del máximo órgano social, que deben reposar en el libro correspondiente; en poder de terceros vr. gr. Superintendencias, Juzgados, Notarias, Cámaras de Comercio, entre otras. En caso de imposibilidad para la reconstrucción del mismo, el representante legal, el contador público o el revisor fiscal, si lo hubiere, dejarán constancia de tal hecho en el libro correspondiente.

Para mayor ilustración, aplicable en lo pertinente al caso en consulta, me permito transcribir el oficio SL- 07757 de 6 de abril de 1.987, por el cual la Superintendencia se ha pronunciado en materia de reconstrucción de libros de actas.

“UN LIBRO DE ACTAS PUEDE RECONSTRUIRSE TOMANDO COMO BASE LA COPIA DE LAS ACTAS QUE OBRAN EN LOS ARCHIVOS DE LA COMPAÑÍA.

Cuando una persona natural o jurídica adquiere la calidad de comerciante, es sujeto de derechos y obligaciones respecto de los actos y documentos relativos a su profesión y que tienen acceso al conocimiento de terceros.
El artículo 19 numerales 1 y 2 del Código de Comercio, señala como obligaciones del comerciante matricularse en el registro Mercantil e inscribir en el mismo todos los actos, libros y documentos para los cuales la ley exige esta formalidad.
Al igual que el artículo 19, los artículos 28 No. 7 y 29 No. 4 se refieren también a la obligación de todo comerciante de inscribir en el registro todos los actos, libros y documentos para los cuales la ley exige esta formalidad.
En cuanto a la pérdida del libro de actas allegando el denuncio respectivo, el cual es prueba suficiente de tal hecho, este Despacho considera que el libro puede reconstruirse, tomando como base la copia de las actas que obran en los archivos de la compañía, conforme a lo siguiente:
1. Si las copias son auténticas, es decir llenan los requisitos exigidos por los artículos 252 y 254 del Código de Procedimiento Civil, pueden transcribirse en el nuevo libro sin el lleno de ningún requisito.

2. Si son simples fotocopias, es necesario establecer su autenticidad, antes de su trascripción, vr. gr. por testimonios de personas que hayan intervenido en su elaboración o en el original como testigos actuarios o que las hayan reconocido posteriormente; por información de un juez o de un notario que haya conocido el original, luego de efectuada la correspondiente confrontación, aún cuando el documento no se halle protocolizado en esa notaría o en el archivo del juzgado (artículo 253 del Código citado).

(artículo 253 del Código citado).

Finalmente, cabe advertir que de acuerdo con el artículo 39 del Código de Mercantil, antes de efectuar lo anterior, debe darse cumplimiento a la obligación de inscribir en el Registro Mercantil el libro mencionado para dar así seguridad y certeza a los asientos que allí se hagan.”

Con relación al segundo de los temas, pérdida o extravío de los títulos de acciones, en primer lugar, es oportuno aclarar que aunque no es clara la situación planteada, el Despacho entiende que se trata de los títulos contentivos de acciones ya suscritas, puesto que informa desconocer la numeración que corresponde a los títulos que se suscribieron y, además, que los mismos se encontraban endosados en blanco por cuerdo de los accionistas.

Sobre la base de que la sociedad tenía la guarda y custodia de los certificados, provisionales o definitivos, y que el capital autorizado se encuentra suscrito y pagado en su totalidad, al parecer desde 1994, fecha de transformación de la sociedad al tipo de las anónimas, como podría presumirse del certificado de Cámara de Comercio que acompaña el escrito de consulta, en cumplimiento a la normatividad que regula la reconstrucción de libros o documentos por perdida o extravió de los mismos, lo procede será que los administradores y responsables de la empresa recurran a los accionistas para que reporten la información relacionada con el número de acciones que cada uno posee en el capital de la compañía, de ser posible la numeración que correspondía a cada título. De agotarse todos los mecanismo idóneos para el efecto, lo prudente será dejar la constancia respectiva en los nuevos títulos que se expidan, no obstante informar al público en general, por cualquier medio, también idóneo, sobre la ocurrencia de tal hecho para evitar la circulación de los mismos.

Aparte de lo anterior, es forzoso recordar al representante legal y revisor fiscal de la compañía, la obligación que al respecto impone la preceptiva mercantil, acerca de cumplir y velar porque se cumpla la ley o los estatutos teniendo en cuenta que en la materia en estudio, los títulos deben expedirse conforme lo señala el artículo 401 del Código de Comercio, que conforme lo dispone el artículo 377, modificado por la Decisión 291 de 1991 del Acuerdo de Cartagena, las acciones solo pueden ser nominativas.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

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6 Opiniones en “Pérdida y reconstrucción de los libros de contabilidad”
  1. jose chavez dice:

    estimado donde puedo quemar la contabilidad de mas de 6 años??? hay empresas que se dedican a esto????? gracias

  2. Dessi dice:

    Buenas Tardes, la empresa legalizó el libro diario en agosto, pero hace 2 días se me perdió, que puedo hacer ahora? si se legaliza un nuevo libro, la notaría q documentos me pedirá? tengo alguna multa con sunat ??? por favor espero su respuesta lo mas pronto posible.Gracias

  3. carmen dice:

    como encabezo los lirbos de contabilidad

  4. Manuel Hinostroza dice:

    Hola, mi duda es la siguiente: He vuelto a rehacer Libro de Actas, ya tengo la denuncia y los datos según lo obtenido por la Notaria, cuando elaboro mi ESTATUTO (seg{un los datos de la hoja de Notaria), pongo la fecha en que se constituye la EMPRESA, mi pregunta es cuando yo cerraba el ESTATUTO le ponia la misma fecha en que se reunieron los accionistas (LIMA, 10 DE JULIO DEL 2004...a continuación las firmas de los socios), pero ahora este Libro de Actas que se realizo en el 2004 y se extravio en 2011 y se esta rehaciendo en el 2011, COMO CERRARIA?...lo haría así? : LIMA, 5 DE AGOSTO DEL 2011 (FECHA EN QUE FUE LEGALIZADA EL NUEVO LIBRO DE ACTAS). Gracias por su atención, si no me deje entender, ya inscribi mi cuenta msgn en este comentario.

  5. Pablo dice:

    hola: consulto acerca de la posibilidad que un administrador pierda al propósito libros para no presentarlo cuando previamente se lo intimo por defraudación. Gracias

  6. yani trejo minaya dice:

    que hacer cuando te acusan de que te has no has entregado un libro contable al dueño, cuando uno le ha entregado todos sus libros contables junto con todos sus documentos de contabilidad, puesto que ya no le llevaras su contabilidad.

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