Baja de cuentas de propiedad, planta y equipo

Los elementos de propiedad, planta y equipo se dan de baja en cuentas cuando la empresa dispone de ellos, por venta u otra vía, o cuando ya no espera obtener beneficios económicos de su uso ni de su disposición, conforme a la NIC 16 y a la sección 17 de la NIIF para pymes. La baja supone retirar de la contabilidad el costo del activo y su depreciación acumulada, y reconocer en resultados la utilidad o pérdida resultante. ¿Cómo se contabiliza cada caso?

Cuándo se da de baja un activo fijo.

La propiedad, planta y equipo se retira de la contabilidad en dos situaciones:

1. Cuando la empresa dispone del activo: lo vende, lo permuta, lo dona o se deshace de él por cualquier vía.
2. Cuando no se esperan beneficios económicos futuros ni por su uso ni por su disposición, porque el activo se dañó, quedó obsoleto, se abandonó o terminó su vida útil.

En ambos casos la mecánica contable es la misma: se acredita el costo del activo, se debita su depreciación acumulada y, si existe, su deterioro acumulado, y la diferencia frente a lo que se reciba a cambio se reconoce como utilidad o pérdida en los resultados del periodo.

Baja de cuentas por la venta del activo.

Cuando el activo se vende, se compara el precio de venta con el valor en libros, que es el costo menos la depreciación y el deterioro acumulados. Si el precio supera el valor en libros hay utilidad, y en caso contrario, pérdida.

Supongamos una maquinaria con los siguientes datos:

Venta con utilidad. Si la maquinaria se vende en $15.000.000, la utilidad es de $2.000.000 (15.000.000 – 13.000.000) y el registro es el siguiente:

Venta con pérdida. Si se vende en $11.000.000, la pérdida es de $2.000.000 y el registro cambia así:

Como se puede observar, en ambos casos el activo y sus cuentas correctoras desaparecen de la contabilidad, y el efecto neto de la operación queda en una cuenta de resultados: la utilidad en la cuenta 4245 o la pérdida en la 5310.

El efecto tributario de la operación, incluida la renta por recuperación de deducciones cuando hay utilidad, lo explicamos en el artículo sobre la contabilización de la venta de activos fijos.

Baja de cuentas por obsolescencia o fin de la vida útil.

Cuando el activo se retira sin recibir nada a cambio, porque quedó obsoleto, se dañó o terminó su vida útil, no hay precio de venta que comparar: el valor en libros que subsista se reconoce como pérdida.

Siguiendo el ejemplo, si la maquinaria con valor en libros de $13.000.000 se chatarriza, el registro es:

Activo totalmente depreciado. Si la depreciación acumulada ya es igual al costo, el valor en libros es cero y la baja no genera pérdida alguna: simplemente se cruza la depreciación acumulada contra el costo del activo, debitando la 1592 y acreditando la cuenta del activo por el mismo valor.

Fiscalmente, el artículo 129 del Estatuto Tributario permite deducir el costo fiscal restante del activo que se da de baja por obsolescencia completa, siempre que se conserven los soportes y no se haya compensado por seguros.

Casos especiales en la baja de activos.

Hay dos operaciones que merecen mención aparte por sus reglas propias.

Permuta de activos.

Cuando un activo se entrega a cambio de otro, la NIC 16 ordena medir el activo recibido por su valor razonable, reconociendo en resultados la diferencia frente al valor en libros del activo entregado.

Solo cuando la permuta carece de carácter comercial, o el valor razonable de ninguno de los dos activos puede medirse con fiabilidad, el activo recibido se mide por el valor en libros del entregado, caso en el cual no surge utilidad ni pérdida.

Venta con arrendamiento posterior.

La operación en que la empresa vende un activo y de inmediato lo toma en arriendo del comprador se rige por las reglas de la NIIF 16, que determinan si hay una venta real y qué porción de la ganancia se reconoce, considerando el derecho de uso que la empresa retiene sobre el activo.

Por su mecánica financiera, esta figura se emparenta con el arrendamiento financiero, que desarrollamos en el artículo sobre la contabilización del leasing financiero.

Revisión de los activos retirados del uso.

Mientras el activo retirado del uso no se venda o destruya, permanece en la contabilidad por su valor en libros, y debe revisarse al cierre de cada periodo para identificar pérdidas por deterioro, pues un activo fuera de servicio difícilmente conserva su valor.

Esa revisión se hace conforme a la NIC 36 en plenas y a la sección 27 en pymes, y cualquier deterioro identificado se reconoce de inmediato en resultados.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.