Contabilización de la declaración de IVA y de su pago

Cuando se presenta la declaración de IVA y se paga el impuesto que resulte, es preciso hacer los registros contables que reconozcan los conceptos relacionados en la declaración: el impuesto a pagar o el saldo a favor, las retenciones que le practicaron al responsable y, si los hay, los intereses moratorios y las sanciones. ¿Qué asiento corresponde a cada concepto?

Conceptos a contabilizar en la declaración de IVA.

Entre los conceptos relacionados con la declaración del IVA que pueden requerir registro contable tenemos los siguientes:

• IVA generado y descontable.
• Retenciones en la fuente por IVA que le practicaron al responsable.
• Pago del impuesto.
• Saldo a favor por IVA.
• Intereses moratorios.
• Sanciones

Naturalmente, hay conceptos que no siempre se contabilizan porque no ocurren, como los intereses y las sanciones, que solo aparecen cuando se declara o paga tarde.

• Liquidador de intereses judiciales y comerciales
• Liquidador de pensiones en Colpensiones
• Guía Laboral 2026

El IVA generado y descontable ya están contabilizados.

Durante el periodo, cada venta acredita la cuenta 2408 (IVA generado) y cada compra gravada la debita (IVA descontable), como explicamos en el artículo sobre la contabilización del IVA, de modo que al cierre del periodo la cuenta arroja un saldo que puede ser crédito (impuesto a pagar) o débito (saldo a favor).

En consecuencia, al elaborar la declaración no se hace ningún registro nuevo por estos conceptos: la declaración simplemente recoge lo que la cuenta 2408 ya acumuló. Los registros que siguen son los del pago o la reclasificación del saldo.

Contabilización de la retención en la fuente por IVA.

Si al responsable le practicaron retención en la fuente por IVA, esta figura en la cuenta 135517 como un activo. Al declarar, ese reteiva disminuye el impuesto a pagar, así que se hace una especie de cruce de cuentas: se acredita la 135517 y se debita la 2408.

Contabilización del pago del IVA.

Al pagar el impuesto determinado en la declaración, se debita la cuenta 2408 y se acredita la cuenta de bancos (1110), con lo cual el pasivo queda cancelado.

Contabilización del saldo a favor en IVA.

Si la declaración arroja saldo a favor, es decir, si el saldo final de la cuenta 2408 es débito, ese saldo se reclasifica como un activo: se acredita la 2408 y se debita la cuenta 135520 (sobrantes en liquidación privada de impuestos), como desarrollamos en el artículo sobre la contabilización de los saldos a favor en los impuestos.

Contabilización de los intereses moratorios.

Si hay lugar a intereses moratorios, primero se causan: se reconoce un gasto financiero (530520, intereses) contra un pasivo, que puede llevarse a la cuenta 2895 (diversos), pues no se trata de una obligación financiera. Al pagarlos, se debita ese pasivo y se acredita bancos.

Contabilización de las sanciones.

La sanción por extemporaneidad u otra sanción tributaria se registra como un gasto no operacional, en una cuenta como la 539520 (multas, sanciones y litigios), contra el pasivo 2895, al no existir una cuenta específica.

Recordemos que las sanciones y los intereses moratorios pagados a la Dian no son deducibles en el impuesto de renta, de modo que conviene contabilizarlos en cuentas separadas para identificarlos al depurar la renta.

Ejemplo de contabilización de la declaración de IVA.

Supongamos una declaración de IVA con saldo a pagar de $10.000.000, retenciones por IVA a favor del responsable por $1.500.000, sin intereses ni sanciones. El registro al presentar y pagar es:

Con ese asiento, la cuenta 2408 queda en ceros a la fecha de la declaración y el pago: el reteiva cubrió $1.500.000 del impuesto y por bancos salió la diferencia.

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