En este artículo 19 secciones
- Base para calcular la sanción.
- Tarifas y topes de la sanción.
- Ejemplo de liquidación.
- La declaración extemporánea de retención debe presentarse con pago total.
- Reducción de la sanción por extemporaneidad.
- Intereses moratorios en la declaración de retención.
- Qué pasa si no presenta la declaración de retención.
- El no pago de las retenciones tiene consecuencia penal.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Cuál es la sanción si presento la declaración un día tarde?
- ¿Debo presentar la declaración si no practiqué retenciones?
- ¿Puedo declarar en un mes las retenciones que olvidé declarar en el anterior?
- ¿Qué pasa si pagué de menos la sanción o los intereses?
- ¿La sanción se liquida sobre las retenciones de renta solamente?
- ¿Se puede reducir la sanción por extemporaneidad en retención?
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Cuando la declaración de retención en la fuente se presenta después del plazo, el agente de retención debe liquidar la sanción por extemporaneidad del artículo 641 del estatuto tributario, equivalente al 5% del total de las retenciones a cargo por cada mes o fracción de mes de retardo, o al 10% si declara después del emplazamiento para declarar. Y hay una particularidad que puede costar muy caro: esta declaración debe presentarse con pago total, o no produce efecto alguno.
Base para calcular la sanción.
La base es el total de las retenciones liquidadas en el formulario 350, sin excepción ni base alternativa.
En ese formulario se declaran las retenciones practicadas a título de renta, las de IVA y las autorretenciones, y la suma de todas ellas constituye la base de la sanción.
A diferencia de lo que ocurre en la declaración de renta o de IVA, aquí no existen bases subsidiarias: no se liquida sobre ingresos ni sobre patrimonio. La razón es sencilla y la vemos enseguida.
Si no se practicaron retenciones, no hay declaración ni sanción.
El artículo 606 del estatuto tributario eximió de presentar la declaración de retención en los periodos en que no se realizaron operaciones sujetas a retención.
En consecuencia, si en el mes no hubo retenciones que practicar, no hay obligación de declarar y por tanto no hay extemporaneidad que sancionar, aunque la declaración se presente tarde o no se presente.
Por eso la ausencia de retenciones no obliga a buscar una base alternativa como sí ocurre en renta: simplemente no hay declaración obligatoria.
Las retenciones de un mes no se pueden declarar en otro.
Es una pregunta frecuente: si no se declaró un mes, ¿se pueden acumular esas retenciones en la declaración del mes siguiente?
No. Cada periodo es independiente y las retenciones deben declararse en el mes en que se practicaron, de modo que la solución es presentar la declaración omitida liquidando la sanción por extemporaneidad, no trasladar los valores.
Acumularlas genera dos problemas simultáneos: la declaración del mes omitido sigue pendiente y la del mes siguiente queda inexacta.
Tarifas y topes de la sanción.
La tarifa depende únicamente de si la declaración se presenta antes o después de que la Dian notifique el emplazamiento para declarar, y se liquida por cada mes o fracción de mes de retardo.
| Momento en que se presenta | Tarifa mensual | Tope máximo |
|---|---|---|
| Antes del emplazamiento para declarar (art. 641) | 5% | 100% de las retenciones. |
| Después del emplazamiento para declarar (art. 642) | 10% | 200% de las retenciones. |
La sanción se paga por mes o fracción de mes, de modo que un solo día de retardo cuesta lo mismo que un mes completo. Si el retraso es de cinco meses y medio, la sanción es del 30% de las retenciones, porque la fracción cuenta como el sexto mes.
Cuando el resultado es inferior a la sanción mínima de 10 UVT, se paga la sanción mínima. Es lo que ocurre en la mayoría de los casos de agentes de retención pequeños.
Ejemplo de liquidación.
Supongamos un agente de retención que declara con tres meses de retardo unas retenciones practicadas por $20.000.000, sin que la Dian le haya notificado emplazamiento alguno.
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Total retenciones declaradas (base) | 20.000.000 |
| Meses o fracción de extemporaneidad | 3 |
| Tarifa mensual | 5% |
| Sanción por extemporaneidad | 3.000.000 |
| Tope máximo (100% de las retenciones) | 20.000.000 |
| Sanción a pagar | 3.000.000 |
Veamos ahora un caso pequeño. Si las retenciones practicadas fueron de $1.000.000 y la declaración se presenta al día siguiente del vencimiento, la sanción calculada sería de $50.000, valor inferior a la sanción mínima, de modo que se paga esta última.
Sobre la sanción así liquidada puede aplicarse la reducción por gradualidad, como se explica más adelante.
La declaración extemporánea de retención debe presentarse con pago total.
Este es el punto más delicado de esta declaración y la razón por la que conviene liquidar la sanción con especial cuidado.
El artículo 580-1 del estatuto tributario dispone que las declaraciones de retención en la fuente presentadas sin pago total no producen efecto legal alguno, sin necesidad de acto administrativo que lo declare.
Y el pago total no es solo el de las retenciones: cuando la declaración es extemporánea, comprende las retenciones, la sanción por extemporaneidad y los intereses moratorios. Así lo ha precisado la Dian y así se explica en el artículo sobre la ineficacia de la declaración de retención presentada sin pago total.
La consecuencia es severa: liquidar mal la sanción o los intereses, aunque sea por unos pocos pesos, impide el pago total y vuelve ineficaz la declaración. Esto ocurre porque el pago se imputa proporcionalmente a impuesto, sanciones e intereses en los términos del artículo 804 del estatuto tributario, de modo que cualquier faltante deja una parte de las retenciones sin pagar, como se demuestra en el artículo sobre la imputación proporcional de los pagos a la Dian.
De acuerdo con nuestro criterio, es la consecuencia más desproporcionada del régimen sancionatorio colombiano: un error de mil pesos puede obligar a presentar de nuevo la declaración con una sanción por extemporaneidad calculada sobre la totalidad de las retenciones y por todos los meses transcurridos.
Qué hacer si la declaración quedó ineficaz.
Lo primero es verificar el estado de la declaración en los servicios informáticos de la Dian, porque la ineficacia opera de pleno derecho y la administración suele comunicarla tiempo después.
Si en efecto es ineficaz, hay que presentar de nuevo la declaración, liquidando la sanción por extemporaneidad y los intereses que correspondan a la nueva fecha de presentación.
Lo pagado en la declaración ineficaz no se pierde: esos pagos se imputan a los valores que se liquiden en la nueva declaración, de modo que solo hay que completar la diferencia.
Reducción de la sanción por extemporaneidad.
La sanción admite la reducción del artículo 640 del estatuto tributario: se paga el 50% si el agente de retención no presentó tarde ninguna declaración en los dos años anteriores, o el 75% si no lo hizo en el año anterior, siempre que la Dian no haya proferido emplazamiento previo por no declarar.
Conviene advertir que, tratándose de una declaración mensual, el requisito de buen comportamiento es exigente: basta una sola declaración presentada tarde en el periodo respectivo para perder el beneficio. Las condiciones completas están en el artículo sobre la gradualidad de las sanciones tributarias.
La reducción tiene como piso la sanción mínima y, además, hay que recordar que la sanción reducida es la que debe pagarse en su totalidad para evitar la ineficacia.
Intereses moratorios en la declaración de retención.
Los intereses se liquidan sobre el total de las retenciones no pagadas oportunamente, por cada día calendario de retardo, conforme al artículo 634 del estatuto tributario, y desde el vencimiento del plazo para pagar.
No se liquidan sobre la sanción, porque las sanciones no generan intereses de mora, pero sí deben pagarse completos, pues no admiten reducción y su omisión también produce la ineficacia de la declaración.
Por esa razón conviene liquidarlos con la calculadora de la Dian el mismo día del pago, ya que un día más de mora cambia el valor y puede dejar el pago incompleto.
Qué pasa si no presenta la declaración de retención.
Mientras el agente de retención presente la declaración, aunque sea tarde, la sanción es la de extemporaneidad. Si no la presenta, la Dian lo emplazará y luego le impondrá la sanción por no declarar.
En esta declaración la sanción por no declarar es particularmente gravosa, porque su base no son las retenciones practicadas sino el 10% de los cheques girados y demás medios de pago canalizados por el sistema financiero, o de los costos y gastos del periodo, o el 100% de las retenciones de la última declaración presentada, tomando la base mayor.
Impuesta esa sanción, el agente de retención puede reducirla al 50% presentando la declaración dentro del término para recurrir, sin que el resultado sea inferior a la sanción por extemporaneidad del artículo 642, que es la del 10% mensual.
El no pago de las retenciones tiene consecuencia penal.
Conviene no perder de vista que en esta declaración el incumplimiento no es solo sancionatorio.
El agente de retención que no consigna las sumas retenidas dentro de los plazos fijados puede incurrir en el delito de omisión del agente retenedor o recaudador del artículo 402 del Código Penal, como se explica en el artículo sobre la responsabilidad penal por no pagar las retenciones y el IVA.
La razón de fondo es que las retenciones no son dinero del agente: son recursos del Estado que él recauda de terceros, y por eso su retención indebida recibe un tratamiento más severo que el simple incumplimiento de un impuesto propio.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cuál es la sanción si presento la declaración un día tarde?
El 5% del total de las retenciones declaradas, porque la sanción se liquida por mes o fracción de mes y un día cuenta como un mes completo. Si ese valor es inferior a la sanción mínima, se paga la sanción mínima.
¿Debo presentar la declaración si no practiqué retenciones?
No. El artículo 606 del estatuto tributario eximió de presentar la declaración en los periodos sin operaciones sujetas a retención, de modo que no hay obligación ni sanción.
¿Puedo declarar en un mes las retenciones que olvidé declarar en el anterior?
No. Los periodos son independientes. Debe presentar la declaración del mes omitido con su sanción por extemporaneidad, pues acumularlas deja pendiente una declaración y vuelve inexacta la otra.
¿Qué pasa si pagué de menos la sanción o los intereses?
La declaración queda ineficaz, porque el artículo 580-1 exige pago total. Deberá presentarla de nuevo, liquidando sanción e intereses a la nueva fecha, y lo ya pagado se imputa a los valores de la nueva declaración.
¿La sanción se liquida sobre las retenciones de renta solamente?
No. La base es el total de las retenciones declaradas en el formulario 350, incluidas las de renta, las de IVA y las autorretenciones.
¿Se puede reducir la sanción por extemporaneidad en retención?
Sí, al 50% o al 75% conforme al artículo 640 del estatuto tributario, según el historial de cumplimiento del agente de retención. La sanción reducida también debe pagarse en su totalidad para evitar la ineficacia.
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Pagué fuera de los dos meses de retención más intereses. No se pagó la ineficacia. La Dian me requiere pagar la sanción por ineficacia, más los intereses que dejé de pagar. ¿Qué se debe hacer?
Debe presentar la declaración nuevamente, liquidando las sanciones e intereses a que haya lugar, y lo que pagó en la declaración ineficaz se aplica a lo que liquide en la nueva declaración.
Un agente de retención efectuó retenciones en la fuente del mes de agosto de 2021 por un valor de $2.000.000. La fecha de vencimiento del plazo para declarar fue el 12 de septiembre de 2021. Durante ese mes, giró cheques por diferentes conceptos por un total de $60.000.000, y el total de retenciones incluidas en su última declaración fue por un valor de $3.000.000.
El 14 de febrero de 2022 se impuso la sanción por no declarar, y el agente retenedor, dentro del término para interponer el recurso, decidió declarar y pagar la sanción reducida. Esto sucedió el 2 de marzo de 2022.
¿A cuánto asciende la sanción? ¿Pueden ayudarme con este caso?
La liquidación la puede hacer en esta calculadora.
Hola, si no se presentó la retención en el mes anterior, ¿se puede presentar acumulada en el mes siguiente?
No, le toca multa.
Hola, me presento. Realicé una rectificación de la fuente extemporánea del periodo 5, pagando sanción e intereses. Sin embargo, resulta que ayer llegó un comunicado de la DIAN diciendo que la declaración está en estado ineficaz. ¿Es necesario realizar algún procedimiento ante la DIAN para subsanar esto, sabiendo que ya se pagó?
Debe verificar si, en efecto, es ineficaz, y si lo es, deberá presentarla nuevamente. Los pagos que hizo por retenciones e intereses, así como las sanciones, se aplican a los que liquide en la nueva declaración.
Se comentó que la sanción por extemporaneidad no se paga si se presenta al día siguiente. Me gustaría conocer bajo qué norma no se liquida la sanción, porque según el Estatuto Tributario, entiendo que el hecho de que sea el mismo contribuyente quien detecta el error no lo exime de la correspondiente sanción.
Si la declaración se presenta un día después de vencido el plazo, se debe pagar la sanción por extemporaneidad.