Obligaciones tributarias de las empresas inactivas

Una empresa que no opera sigue siendo contribuyente mientras no se liquide: debe declarar renta todos los años aunque no tenga ingresos, y puede quedar sancionada si no lo hace. Ninguna norma exime a las sociedades inactivas de declarar; el artículo 591 del Estatuto Tributario obliga a todas las personas jurídicas contribuyentes. ¿Qué declaraciones debe presentar una empresa sin movimiento y qué conviene hacer con ella?

Qué es una empresa inactiva.

Es una sociedad que, después de constituirse, no realiza actividad económica: no vende, no presta servicios, no contrata. A veces nunca operó, porque se creó para un contrato que no se dio; otras veces operó y se paralizó.

La inactividad no es un estado jurídico. No hay una casilla en el RUT ni en el registro mercantil que diga que la empresa está inactiva: es solo una situación de hecho. Por eso no cambia las obligaciones de la sociedad, que siguen vigentes desde la fecha de inicio registrada en el RUT hasta que se cancele.

Qué declaraciones debe presentar.

Las obligaciones tributarias formales de una empresa inactiva dependen de cada impuesto, porque algunas declaraciones solo se presentan si hubo operaciones.

Renta: siempre.

La empresa inactiva debe declarar renta cada año, aunque no tenga ingresos ni movimientos. Los topes para no declarar solo aplican a las personas naturales, y la sociedad tiene en todo caso un patrimonio, así sea el capital suscrito, que debe reflejar en su declaración.

Con la tarifa de renta presuntiva en cero desde el año gravable 2021, según el artículo 188 del Estatuto Tributario, una empresa sin ingresos normalmente no tendrá impuesto a pagar. Pero la obligación de presentar la declaración subsiste.

IVA: solo si hubo operaciones.

El artículo 601 del Estatuto Tributario libera de presentar la declaración de IVA en los períodos en que no se realizaron operaciones gravadas ni operaciones que den lugar a impuestos descontables, ajustes o deducciones. Una empresa realmente inactiva no declara IVA; pero con una sola operación en el período, debe hacerlo.

Retención en la fuente: solo si hubo retenciones.

Según el parágrafo del artículo 606 del Estatuto Tributario, el agente de retención no debe presentar la declaración en los meses en que no realizó operaciones sujetas a retención. Si en un mes hizo un solo pago sujeto a retención, debe declarar ese mes.

Información exógena y otras obligaciones.

La empresa inactiva solo debe presentar información exógena si cumple los topes o condiciones de la resolución de cada año, lo que normalmente no ocurre. Además, debe renovar su matrícula mercantil y cumplir las obligaciones de su municipio en industria y comercio, que dependen del estatuto local.

Qué pasa si no declara.

Si la empresa deja de presentar la declaración de renta, queda como omisa y se expone a la sanción por extemporaneidad o a la sanción por no declarar, según el caso.

Una duda frecuente es cómo se calcula la sanción cuando no hay impuesto ni ingresos. En ese caso, el artículo 641 del Estatuto Tributario toma como base el patrimonio líquido del año anterior, y en todo caso la sanción no puede ser inferior a la sanción mínima de 10 UVT del artículo 639. Explicamos el cálculo en el artículo sobre la sanción por extemporaneidad.

Supongamos que una sociedad inactiva no declaró renta de los años 2023, 2024 y 2025. Al ponerse al día debe presentar las tres declaraciones, cada una con su sanción. Si no tiene ingresos ni patrimonio, cada sanción será la mínima, de modo que el costo total de ponerse al día será al menos tres veces la sanción mínima del año en que presente las declaraciones.

Qué hacer con una empresa inactiva.

Hay dos caminos, y lo que no conviene es no hacer nada:

• Si se piensa usar en el futuro, hay que cumplir todas sus obligaciones, aunque las declaraciones vayan en ceros, y renovar la matrícula mercantil.
• Si no se va a usar, lo correcto es disolverla, liquidarla y cancelar el RUT. Desde la cancelación cesan las obligaciones. Explicamos el trámite en el artículo sobre cómo liquidar una sociedad.

Además, la ley 1727 de 2014 previó que las sociedades que no renueven su matrícula mercantil durante cinco años queden disueltas y en estado de liquidación como resultado de la depuración del registro que hacen las cámaras de comercio. Pero eso no cancela el RUT ni las obligaciones tributarias pendientes: la sociedad debe completar su liquidación.

Si la empresa es de una persona natural.

Cuando el negocio se registró a nombre de una persona natural comerciante, no hay una sociedad que liquidar. Basta con cancelar la matrícula mercantil en la cámara de comercio y actualizar el RUT de la persona. Sus obligaciones tributarias siguen siendo las de cualquier persona natural.

Cómo se reactiva una empresa inactiva.

Como la inactividad no está registrada en ninguna parte, reactivar la empresa es simplemente volver a operar. Antes de hacerlo conviene verificar que la matrícula mercantil esté renovada, que el RUT esté actualizado y que la empresa tenga vigente la autorización de numeración de facturación electrónica.

Si la sociedad quedó disuelta por la depuración del registro mercantil, antes debe reactivarse conforme al procedimiento de la cámara de comercio, si todavía es posible.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.