Horas extras y recargos en la liquidación de prestaciones sociales

Las horas extras, los recargos nocturnos y el trabajo en domingos y festivos sí se incluyen en la base para liquidar la prima de servicios, las cesantías y sus intereses, porque son salario según el artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo. La excepción son las vacaciones, cuya base los excluye por una norma especial. ¿Por qué entran, cómo se promedian y qué pasa si el empleador los deja por fuera?

Las horas extras son salario.

Las prestaciones sociales se liquidan sobre el salario, y el artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo enumera expresamente el trabajo suplementario y el trabajo en días de descanso entre los pagos que lo constituyen:

«Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones.»

La razón es simple: si al trabajador se le paga un recargo nocturno es porque trabajó de noche, y si se le pagan horas extras es porque trabajó más allá de su jornada. Todo pago que retribuye un trabajo es salario.

Por la misma razón, no es válido pactar que las horas extras o los recargos no constituyen salario. El pacto de exclusión del artículo 128 solo sirve para beneficios que no retribuyen el servicio, y las horas extras lo retribuyen directamente.

Por qué entran en la base de las prestaciones.

Las normas que regulan cada prestación ordenan liquidarla sobre el «salario», sin adjetivos. El artículo 249 fija las cesantías en un mes de salario por año, y el artículo 306 fija la prima en 30 días de salario por año.

La Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia ha distinguido desde hace décadas entre «salario» y «salario ordinario». En la sentencia del 10 de noviembre de 1959, publicada en la Gaceta Judicial XCI, página 1065, explicó:

«Cuando el Código habla de "salario" solamente, es claro que deben entenderse comprendidos todos los elementos que lo constituyen conforme al art. 127, tal como ocurre en los casos indicados por los arts. 64, 249, 230, 278, 292 y 306, entre otros; en cambio cuando se refiere o emplea la expresión "salario ordinario", es lógico que de ese concepto sean excluidos los demás elementos que concurran a constituir la "remuneración fija u ordinaria" a que se refiere la ley, como ocurre en los eventos contemplados por los arts. 173, 174, 192 y 204.»

De ahí sale la regla que resuelve casi todas las dudas: cuando la ley dice «salario», entran las horas extras y los recargos; cuando dice «salario ordinario», no.

Ese criterio se ha reiterado, entre otras, en la sentencia 43918 del 15 de abril de 2015 y, más recientemente, en la SL2409-2024, que ordenó incluir el trabajo suplementario en la base de la prima y de las cesantías promediando los valores correspondientes.

No importa el nombre que se le dé al pago.

Algunas empresas pagan las horas extras bajo otra denominación para intentar excluirlas de la base. La Corte Suprema lo rechazó en la sentencia 50244 del 27 de septiembre de 2017, en un caso en que la empresa había reemplazado el pago de horas extras y recargos por conceptos llamados «PL o PR EXTRA»:

«Se sigue de lo anterior, que los llamados «PL o PR EXTRA» y «PL o PR EXTRA SEMESTRAL», son, sin duda, pagos constitutivos de salario, no sólo porque la demandada reemplazó con este nombre la retribución que hacía por horas extras, recargos nocturnos y dominicales y festivos, sino adicionalmente porque en relación con ellos, no hubo un acuerdo expreso conforme al artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el 15 de la Ley 50 de 1990.»

La Corte concluyó que esos pagos debieron incluirse en la liquidación de las prestaciones. Como se ve, lo que determina si un pago es salario es lo que retribuye, no cómo se llama.

Qué conceptos entran y en qué base.

El resultado varía según la prestación, por la diferencia entre «salario» y «salario ordinario»:

La exclusión de las vacaciones viene del artículo 192 del Código Sustantivo del Trabajo, que ordena pagarlas con el salario ordinario y excluye expresamente el trabajo suplementario y el realizado en días de descanso obligatorio.

El recargo nocturno de la jornada ordinaria sí entra en vacaciones, porque no es trabajo suplementario sino la forma ordinaria de pagar un turno nocturno. Lo desarrollamos en ¿las horas extras se tienen en cuenta para liquidar las vacaciones?

Cómo se promedian las horas extras en la liquidación.

Las horas extras no se liquidan por aparte. Se suman al salario de cada mes en que se devengaron, y luego se promedia lo devengado en el periodo que se liquida.

El periodo es el de cada prestación: el semestre para la prima y el año para las cesantías, o la fracción trabajada si el contrato empezó o terminó dentro del periodo. En la liquidación definitiva, entonces, se promedian las horas extras desde el último corte: desde el 1 de enero para las cesantías y desde el 1 de enero o el 1 de julio para la prima.

Supongamos un trabajador con sueldo de $3.000.000 que, en el semestre que se liquida, devengó además $1.800.000 en horas extras y recargos:

El promedio mensual es de $3.300.000 (19.800.000 ÷ 6), y la prima del semestre es de (3.300.000 × 180) ÷ 360 = $1.650.000. Sin las horas extras habría sido de $1.500.000.

El método completo, incluidos los meses incompletos, está en el artículo sobre el salario promedio para liquidar prestaciones sociales.

La provisión mensual da un resultado parecido.

Muchas empresas provisionan cada mes el 8,33 % de lo devengado ese mes, horas extras incluidas, y al final suman lo provisionado.

El resultado es igual al del promedio cuando se liquida el periodo completo, porque sumar el 8,33 % de cada mes equivale a aplicar la fórmula sobre el promedio. Las diferencias aparecen cuando el periodo está incompleto o hay meses sin salario, y en esos casos manda la liquidación sobre el promedio.

Las horas extras también son base de seguridad social.

Como son salario, las horas extras y los recargos hacen parte del ingreso base de cotización a salud, pensión y riesgos laborales, y de la base de los aportes parafiscales.

Es un punto que se omite con frecuencia. Cotizar solo sobre el sueldo básico expone al empleador a los procesos de fiscalización de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP), y perjudica la pensión del trabajador.

Qué hacer si el empleador no incluye las horas extras.

El trabajador que advierta que su prima o sus cesantías se liquidaron solo sobre el sueldo básico puede pedir la reliquidación por escrito. Para demostrarlo, el empleador está obligado a llevar un registro de las horas extras y a entregarlo al trabajador que lo solicite, como explicamos en empleadores deben llevar una relación de horas extras.

Si no hay respuesta, puede acudir al Ministerio del Trabajo o demandar ante el juez laboral. El derecho a reclamar las diferencias prescribe a los tres años contados desde que cada pago se hizo exigible.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.