¿Las indemnizaciones laborales son deducibles de renta?

Depende de cuál. Las que se originan en el incumplimiento del contrato por parte del empleador, como la indemnización por despido injusto, no cumplen los requisitos de necesidad y causalidad del artículo 107 del estatuto tributario y por tanto no son deducibles. Otras sí lo son. ¿Cómo se distingue una de otra?

La regla: el artículo 107 del estatuto tributario.

Toda expensa debe superar tres filtros para ser deducible: causalidad, necesidad y proporcionalidad. Y es en los dos primeros donde se juega la suerte de las indemnizaciones laborales.

El Consejo de Estado precisó el alcance de esos requisitos en la sentencia de unificación 21329 del 26 de noviembre de 2020, identificada como CE-SUJ-4-005, con ponencia del magistrado Julio Roberto Piza Rodríguez. Sobre la causalidad señaló:

«la relación de causalidad se verifica cuando la expensa se realiza en el desarrollo o ejecución de la actividad generadora de renta, aunque esta no genere ingresos o utilidades gravables durante el periodo o no esté enunciada en el objeto social, puesto que se parte de la premisa de que la creación, ejecución, conservación y mejora de toda actividad lucrativa conlleva incurrir en gastos.»

Y sobre la necesidad, en la misma providencia:

«la expensa debe intervenir directa o indirectamente en la obtención de ingresos, de forma que ayude a generarlos (…) sin que ello, precisa esta Sala, equivalga a que la aptitud productiva esté condicionada a la obtención efectiva de ingresos.»

Nótese que ninguno de los dos requisitos exige que la expensa produzca un ingreso comprobable. Lo que se exige es que se inscriba en la actividad generadora de renta y que ayude a producirla, aunque sea de forma indirecta.

La indemnización por despido injusto no es deducible.

Es el criterio consolidado del Consejo de Estado y conviene entender su razonamiento, porque explica también los demás casos.

Dice la sentencia 20347 del 23 de febrero de 2017, con ponencia del magistrado Jorge Octavio Ramírez:

«independientemente de que se encuentre o no probado el pago de las sumas de dinero por retiro de empleados, llámese bonificación o indemnización, estas no son deducibles del impuesto de renta toda vez que se trata de una erogación que no incide en la productividad de la empresa.»

Y explica por qué:

«esos pagos no obedecen a la contraprestación directa del servicio, que por lo demás ya terminó; sino, al resarcimiento de los perjuicios causados al trabajador por el incumplimiento del empleador de lo pactado en el contrato.»

La sala cierra con un argumento que conviene retener, porque es el que da coherencia a toda la doctrina:

«Entender lo contrario implicaría otorgar un beneficio tributario a quien por su causa dio lugar al pago de la indemnización.»

Ese último párrafo es el eje de la discusión, y de él dependen tanto los casos que sí son deducibles como los que admiten debate.

El argumento de fondo.

El razonamiento se apoya en la finalidad del pago. El salario se paga para que el trabajador genere ingresos; la indemnización se paga para que deje de generarlos.

Por eso no hay causalidad: la indemnización no se inscribe en la actividad generadora de renta sino que interrumpe la contribución del trabajador a esa actividad. Y por eso tampoco hay necesidad: la empresa puede producir su renta perfectamente sin incurrir en ese pago.

El Consejo de Estado añade una precisión que despeja el argumento más común del contribuyente: que la ley obligue a pagar la indemnización no la convierte en indispensable, porque la necesidad se evalúa frente al desarrollo de la actividad productora de renta y no frente al mandato legal.

Qué indemnizaciones sí son deducibles.

No todas corren la misma suerte, y la diferencia está en si el pago se origina o no en el incumplimiento del propio contribuyente.

Por qué la indemnización por accidente sí es deducible.

La diferencia es de origen. El accidente ocurre porque se está desarrollando la actividad generadora de renta, de modo que la indemnización sí se inscribe en esa actividad, aunque por sí misma no produzca ningún ingreso.

Es la aplicación directa del criterio de la sentencia de unificación: la expensa no necesita generar ingresos, necesita realizarse en el desarrollo o ejecución de la actividad. El accidente laboral cumple esa condición; el despido injusto no.

Las indemnizaciones contractuales frente a terceros.

Aquí conviene detenerse, porque un lector nos planteó con razón que el Consejo de Estado ha admitido la deducción de ciertas indemnizaciones.

En la sentencia 26891 del 4 de mayo de 2023, la sección cuarta aceptó la deducción de las indemnizaciones que una empresa de transporte pagó a sus clientes por la pérdida y el daño de la mercancía transportada, y consideró que la expensa cumplía los requisitos del artículo 107.

El razonamiento allí es distinto y compatible con el de las indemnizaciones laborales: responder por la mercancía es una obligación propia del contrato de transporte, impuesta por el artículo 1030 del código de comercio, y una erogación que el transportador debe garantizar para que su servicio sea contratado. En otras palabras, el pago se inscribe en el giro ordinario del negocio y preserva la actividad productora de renta.

La diferencia con el despido injusto es clara: allí el pago nace de una decisión del empleador de incumplir el contrato de trabajo, mientras que aquí nace de un riesgo propio de la actividad que se está ejerciendo. La primera situación encaja en el reproche del Consejo de Estado; la segunda no. Estas indemnizaciones contractuales se estudian además desde la óptica de quien las recibe en el artículo sobre los impuestos en las indemnizaciones.

El matiz de la Dian: cada caso debe analizarse.

El criterio expuesto es la regla general, pero no opera de forma automática.

La Dian lo precisó en el oficio 905051 de 2021:

«la deduciblidad del pago de las indemnizaciones por despido con o sin justa causa que provienen de una relación laboral o reglamentaria deberá considerar lo dispuesto en el artículo 107 del Estatuto Tributario, con el fin de analizar en cada caso si se cumplen o no los presupuestos allí consagrados.»

Nótese que la Dian se refiere a las indemnizaciones «con o sin justa causa», lo que abre una discusión que el criterio general no resuelve.

¿Y la indemnización pagada pese a existir justa causa?

Es el escenario que el razonamiento del Consejo de Estado no cubre, y conviene plantearlo.

El argumento central de la sala es que no puede otorgarse un beneficio tributario a quien dio lugar al pago por su propia causa. Pero ese argumento supone un incumplimiento del empleador. Cuando el pago obedece a una reorganización empresarial, a un cierre parcial o a una decisión operativa legítima, el reproche desaparece.

De acuerdo con nuestro criterio, en esos casos hay margen para sostener la deducción, siempre que pueda acreditarse que la desvinculación respondía a una necesidad real del negocio y no a un incumplimiento. Es lo que sugiere el oficio de la Dian al remitir al análisis caso a caso, y lo que insinúa la línea de la sentencia 26891 al valorar la erogación desde la óptica de la preservación de la actividad.

Dicho esto, conviene ser realista: es una posición minoritaria frente al criterio consolidado del Consejo de Estado, y quien la adopte debe estar preparado para sustentarla en una eventual fiscalización, con la carga argumentativa que exige la sentencia de unificación.

Qué significa que no sea deducible.

Conviene precisar el efecto, porque suele malinterpretarse.

No deducible no significa que el pago sea improcedente ni que no deba hacerse. El empleador está obligado a pagar la indemnización y su omisión tiene consecuencias laborales propias.

Lo que significa es que ese egreso no disminuye la base gravable del impuesto de renta. Contablemente se registra como gasto; fiscalmente se rechaza. La diferencia entre uno y otro tratamiento genera una partida conciliatoria en la declaración.

De acuerdo con nuestro criterio, esa es la consecuencia que más conviene anticipar al planear una desvinculación: el costo real de un despido injusto es superior al monto de la indemnización, porque además se paga con recursos que ya tributaron.

Las condenas judiciales laborales.

Cuando un proceso laboral termina en condena, la sentencia suele reconocer varios conceptos y no todos siguen la misma suerte.

La regla es la misma: hay que mirar el origen de cada rubro.

• Salarios, prestaciones y aportes adeudados. Son deducibles, porque retribuyen el servicio que produjo la renta, siempre que se acrediten los requisitos generales y el pago de los aportes.
• Indemnización por despido injusto reconocida en la sentencia. No es deducible, por las mismas razones expuestas.
• Indemnización moratoria. En nuestro criterio tampoco lo es, porque sanciona el incumplimiento del empleador, que es justamente el supuesto que el Consejo de Estado reprocha.
• Costas y agencias en derecho. Son un gasto del proceso y su deducibilidad debe evaluarse frente al artículo 107 con criterio comercial.

Conviene entonces exigir que la liquidación del crédito judicial discrimine los conceptos, porque sin esa discriminación el empleador no puede sustentar qué parte lleva como deducción. Del lado del trabajador, el tratamiento de esos mismos conceptos lo explicamos en el artículo sobre el tratamiento tributario de las indemnizaciones laborales.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.