Los contribuyentes que contraten trabajadores independientes deben verificar que estos realicen los aportes a seguridad social que les correspondan, para poder deducir esos pagos del impuesto a la renta.
- Verificación de aportes para deducir los pagos en el impuesto a la renta.
- Reglamentación de la verificación de aportes.
- Verificación de aportes para la disminución de la retención en la fuente.
- Verificación de aportes solo es obligatoria en el contrato de servicios.
- Verificación de aportes en contratos inferiores a un mes.
- Cómo verificar el pago de seguridad social de trabajadores independientes.
- Preguntas frecuentes.
Verificación de aportes para deducir los pagos en el impuesto a la renta.
Cuando un contribuyente contrate trabajadores independientes, podrá deducir esos pagos del impuesto a la renta, pero es requisito que verifique que estos hayan pagado los aportes a seguridad social que les corresponden como independientes.
Esta obligación la impone el artículo 108 del estatuto tributario, que en la segunda parte del parágrafo segundo señala:
«Igualmente, para la procedencia de la deducción por pagos a trabajadores independientes, el contratante deberá verificar la afiliación y el pago de las cotizaciones y aportes a la protección social que le corresponden al contratista según la ley, de acuerdo con el reglamento que se expida por el Gobierno Nacional. Lo anterior aplicará igualmente para el cumplimiento de la obligación de retener cuando esta proceda.»
Recordemos que todo trabajador independiente debe cotizar a seguridad social como trabajador independiente, y le corresponde al contratante verificar que se cumpla con esa obligación para poder deducir del impuesto de renta lo que pague a esos contratistas.
Reglamentación de la verificación de aportes.
Esta obligación fue reglamentada en el inciso segundo del artículo 1.2.4.1.7 del decreto único reglamentario 1625 de 2016:
«Para la procedencia de la deducción en el impuesto sobre la renta y complementario de los pagos realizados a las personas mencionadas en el inciso anterior por concepto de contratos de prestación de servicios, el contratante deberá verificar que los aportes al Sistema General de Seguridad Social estén realizados de acuerdo con los ingresos obtenidos en el contrato respectivo, en los términos de Decreto número 780 de 2016, Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social y 1833 de 2016, por medio del cual se compilan las normas del Sistema General de Pensiones y las demás normas vigentes sobre la materia, así como aquellas disposiciones que las adicionen, modifiquen o sustituyan.»
Esta obligación aplica a toda persona natural o jurídica que declare renta y pretenda deducir los pagos que haya realizado a los contratistas.
Verificación de aportes para la disminución de la retención en la fuente.
El parágrafo 2 del artículo 383 del estatuto tributario prevé que a los trabajadores independientes se les pueda aplicar la retención en la fuente del artículo 383, cumpliendo las condiciones allí exigidas, y en ese evento puede descontarse los aportes a seguridad social que haya realizado conforme lo establece el artículo 1.2.4.1.16 del decreto 1625.
Para que el trabajador independiente pueda disminuir la base de retención con los pagos que haya hecho por seguridad social, el empleador debe verificar dichos aportes, pues así lo exige el inciso primero del artículo 1.2.4.1.7 del decreto 1625:
«De acuerdo con lo previsto en los artículos 26 de la Ley 1393 de 2010 y 108 del Estatuto Tributario, la disminución de la base de retención en la fuente a título de impuesto sobre la renta y complementario para las personas naturales residentes cuyos ingresos no provengan de una relación laboral, o legal y reglamentaria, por concepto de contribuciones al Sistema General de Seguridad Social, estará condicionada a su liquidación y pago en lo relacionado con las sumas que son objeto del contrato, para lo cual se adjuntará a la respectiva factura o documento equivalente copia de la planilla o documento de pago.»
Recordemos que tanto la ley 1393 de 2010 como el artículo 108 del estatuto tributario imponen al contratante la obligación de verificar que el trabajador independiente realice las cotizaciones a seguridad social que le correspondan según el monto de los pagos que reciba.
Verificación de aportes solo es obligatoria en el contrato de servicios.
La verificación de aportes aplica únicamente respecto a los contratos de prestación de servicios, pues así lo dice claramente la norma.
Adicionalmente, la obligación será sobre contratos de servicios que impliquen pagos mensuales iguales o superiores a un salario mínimo.
Así lo señala el parágrafo único del artículo 1.2.4.1.7 del decreto 1625 de 2016:
«Para efectos fiscales esta obligación no será aplicable cuando la totalidad de los pagos mensuales sea inferior a un salario mínimo legal mensual vigente (1 smlmv)»
Si los pagos mensuales al mismo contratista son menores a un salario mínimo, el contratante no debe exigir pagos a seguridad social y podrá, en todo caso, deducir del impuesto a la renta esos pagos.
En cuanto a la retención en la fuente, como un pago inferior a un salario mínimo no se le aplica la retención en los términos del artículo 383 del estatuto tributario, por cuanto la base mínima sujeta a retención resulta muy superior al pago, es irrelevante el pago a seguridad social y su verificación.
Lo anterior no significa que el trabajador independiente no deba realizar aportes a seguridad social, puesto que, como la norma lo dice, esta excepción tiene efectos fiscales solamente, de suerte que si el trabajador independiente tiene otros ingresos que lo colocan con capacidad de pago para cotizar a seguridad social, debe hacerlo, aunque es un asunto que ya no le compete al contratante.
Es importante precisar que la verificación debe hacerla el contribuyente para poder deducir todo pago que realice a una persona natural que le preste un servicio, y debe hacerlo sin considerar qué tipo de servicio ha prestado, para evitar futuras interpretaciones respecto a si había o no lugar a la verificación, discusión que se presenta especialmente respecto a los rentistas de capital.
Verificación de aportes en contratos inferiores a un mes.
La duración del contrato de servicios no se considera para efectos de la obligación de verificar aportes a seguridad social, porque la norma excluye de esta obligación solamente cuando el pago mensual es inferior a un salario mínimo sin considerar la duración del contrato.
En un contrato que dure menos de un mes, pero los pagos asociados a él son iguales o superiores al salario mínimo, se deben verificar los aportes, o en un contrato de un año donde los pagos mensuales sean inferiores al salario mínimo, no hay obligación de verificar aportes.
Es deber del contribuyente verificar que su contratista haya pagado los aportes a seguridad social, a fin de que pueda deducir del impuesto a la renta esos pagos, lo que significa que el contribuyente debe tener la factura o documento equivalente que prueba el pago, y la prueba del pago de la seguridad social, que por lo general es una copia de la planilla de pago.
De hecho, es lo que señala el artículo 1.2.4.1.7 del decreto 1625 de 2016:
«… para lo cual se adjuntará a la respectiva factura o documento equivalente copia de la planilla o documento de pago.»
No obstante, el parágrafo 4 del artículo 50 de la ley 789 de 2002, adicionado por el decreto ley 2106 de 2019 señala:
«Para efectos de verificar el cumplimiento de lo señalado en el presente artículo, las entidades verificarán mediante la herramienta tecnológica que ponga a disposición el Ministerio de Salud y Protección Social, el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social. En consecuencia, no habrá lugar a exigir a los contratistas de prestación de servicios suscritos con personas naturales la presentación de la planilla en físico.»
Sin embargo, el artículo 50 referido está regulando lo relacionado con la contratación entre las entidades del estado y los trabajadores particulares, como claramente se identifica en su primer inciso:
«La celebración, renovación o liquidación por parte de un particular, de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público, requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. ...»
Bien podría argumentarse que esta norma aplica únicamente a las entidades estatales que ya no tendrán que seguir solicitando copia de la planilla de pago a seguridad social, en tanto los contribuyentes particulares sí deben hacerlo, y ante la falta de claridad, probablemente lo mejor es continuar exigiendo copia de la planilla.
En todo caso, el contribuyente debe tener el soporte del pago a seguridad social de sus contratistas, y puede hacerlo exigiendo al contratista una copia de la planilla, o ingresando a la herramienta del ministerio del trabajo (para cuando exista) e imprimir el soporte correspondiente.
Lo ideal es que el contratista presente la planilla respectiva, y el contratante verifique directamente la planilla con el operador de la PILA para evitar posibles fraudes, en razón a que algunos contratistas falsifican las planillas de pago a seguridad social.
Preguntas frecuentes.
A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.
Los distintos operadores o recaudadores ofrecen una opción para verificar la planilla, para lo cual se ingresa el número de la planilla o datos como periodo cotizado y el número de identificación del cotizante, lo que depende del operador utilizado para realizar el aporte.
Si la planilla de aportes a seguridad social aportada por el contratista resulta ser falsa, el pago no se hace y se puede informar de la situación a la UGPP y a la fiscalía.
Sí. Si la factura o cuenta de cobro corresponde al mes de febrero, por ejemplo, los periodos de pago de seguridad social consignados en la planilla deben corresponder a febrero, no importa si la fecha de pago es de marzo o de enero.
Es así porque los trabajadores independientes pagan mes vencido, pero pueden pagar el mismo mes o incluso mes anticipado. Lo importante es que el periodo de cotización corresponda al periodo o mes facturado.
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Buenos días:
¿Me pueden responder esta pregunta?
Se le realiza una orden de servicio a una persona natural de más de un salario mínimo, y no se revisa la seguridad social, ¿tendría alguna sanción la compañía que contrata? El trabajador prestará un servicio que no requiere salir de su hogar, por lo tanto, no tendría riesgo de la ARL.
El único problema que tendrá el contratante es que no puede deducir ese pago del impuesto de la renta, y si lo declarara, podría ser objeto de una sanción por corrección o inexactitud.
Si los ingresos de un trabajador independiente son 2.500.000 y al aplicarle el 40% para el cálculo del IBC da 1.000.000, ¿se debe cotizar sobre ese 1.000.000 o sobre el salario mínimo, en este caso 1.423.500?
Se debe cotizar sobre $1.423.500 en razón a que el salario mínimo es la base mínima de cotización.
Buen día, señores de Gerencie.com. ¿Podrían ser tan amables de aclararme esta duda?
Si un contrato de prestación de servicios profesionales termina el 31 de diciembre, ¿puede la entidad estatal exigir el pago del mes de diciembre, o se puede presentar la planilla pagada de los días laborados en enero con un nuevo contrato? Lo anterior teniendo en cuenta que se puede configurar un contrato realidad, ya que no se tiene relación laboral con el contrato anterior.
La seguridad social debe corresponderse con el mes de servicios por el que se está presentando la cuenta de cobro. Si la cuenta de cobro es de diciembre, el periodo pagado que figure en la planilla debe ser diciembre, sea que pague la PILA en diciembre o en enero.
No debe ser así el pago de aportes, dado que las personas naturales no generan ingresos por sistema de causación, excepto que estén obligadas a llevar contabilidad. Por tanto, el ingreso de la persona natural se da en el momento en que recibe el pago o abono en cuenta. Debería regularse este tema que atropella a todas las personas naturales, quienes, además de no contar con auxilios ni beneficios, se ven obligadas a hacer aportes que realmente deberían corresponder al Estado.
Las personas naturales deben pagar sus aportes a seguridad social sobre los ingresos que efectivamente reciban en el mes, pero, debido a que es necesario presentar la planilla para el pago de la factura o cuenta de cobro, se hace necesario pagar antes de recibir los ingresos de ese mes.