Los contribuyentes que contraten trabajadores independientes deben verificar que estos realicen los aportes a seguridad social que le correspondan, para poder deducir esos pagos del impuesto a la renta.
- Verificación de aportes para deducir los pagos en el impuesto a la renta.
- Reglamentación de la verificación de aportes.
- Verificación de aportes para la diminución de la retención en la fuente.
- Verificación de aportes sólo es obligatorio en el contrato de servicios.
- Verificación de aportes en contratos inferiores a un mes.
- Cómo verificar el pago de seguridad social de trabajadores independientes.
Verificación de aportes para deducir los pagos en el impuesto a la renta.
Cuando un contribuyente contrate trabajadores independientes, podrá deducir esos pagos del impuesto a la renta, pero es requisito que verifique que estos hayan pagado los aportes a seguridad social que le corresponden como independientes. Esta obligación la impone el artículo 108 del estatuto tributario, que en la segunda parte del parágrafo segundo señala:
«Igualmente, para la procedencia de la deducción por pagos a trabajadores independientes, el contratante deberá verificar la afiliación y el pago de las cotizaciones y aportes a la protección social que le corresponden al contratista según la ley, de acuerdo con el reglamento que se expida por el Gobierno Nacional. Lo anterior aplicará igualmente para el cumplimiento de la obligación de retener cuando esta proceda.»
Recordemos que todo trabajador independiente debe cotizara seguridad social como trabajador independiente, y le corresponde al contratante verificar que se cumpla con esa obligación para poder deducir del impuesto de renta lo que page a esos contratistas.
Reglamentación de la verificación de aportes.
Esta obligación fue reglamentada en el inciso segundo del artículo 1.2.4.1.7 del decreto único reglamentario 1625 de 2016:
«Para la procedencia de la deducción en el impuesto sobre la renta y complementario de los pagos realizados a las personas mencionadas en el inciso anterior por concepto de contratos de prestación de servicios, el contratante deberá verificar que los aportes al Sistema General de Seguridad Social estén realizados de acuerdo con los ingresos obtenidos en el contrato respectivo, en los términos de Decreto número 780 de 2016, Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social y 1833 de 2016, por medio del cual se compilan las normas del Sistema General de Pensiones y las demás normas vigentes sobre la materia, así como aquellas disposiciones que las adicionen, modifiquen o sustituyan.»
Esta obligación aplica a toda persona natural o jurídica que declare renta y pretenda deducir los pagos que haya realizado a los contratistas.
Verificación de aportes para la diminución de la retención en la fuente.
El parágrafo 2 del artículo 383 del estatuto tributario prevé que a los trabajadores independientes se les pueda aplicar la retención en la fuente del artículo 383, cumpliendo las condiciones allí exigidas, y en ese evento puede descontarse los aportes a seguridad social que haya realizado conforme lo establece el artículo 1.2.4.1.16 de decreto 1625.
Para que el trabajador independiente pueda disminuir la base de retención con los pagos que haya hecho por seguridad social, el empleador debe verificar dichos aportes, pues así lo exige el inciso primero del artículo 1.2.4.1.7 del decreto 1625:
«De acuerdo con lo previsto en los artículos 26 de la Ley 1393 de 2010 y 108 del Estatuto Tributario, la disminución de la base de retención en la fuente a título de impuesto sobre la renta y complementario para las personas naturales residentes cuyos ingresos no provengan de una relación laboral, o legal y reglamentaria, por concepto de contribuciones al Sistema General de Seguridad Social, estará condicionada a su liquidación y pago en lo relacionado con las sumas que son objeto del contrato, para lo cual se adjuntará a la respectiva factura o documento equivalente copia de la planilla o documento de pago.»
Recordemos que tanto la ley 1393 de 2010 como el artículo 108 del estatuto tributario imponen al contratante la obligación de verificar que el trabajador independiente realice las cotizaciones a seguridad social que le correspondan según el monto de los pagos que reciba.
Verificación de aportes sólo es obligatorio en el contrato de servicios.
La verificación de aportes aplica únicamente respecto a los contratos de prestación de servicios, pues así lo dice claramente la norma.
Adicionalmente, la obligación será sobre contratos de servicios que impliquen pagos mensuales iguales o superiores a un salario mínimo.
Así lo señala el parágrafo único del artículo 1.2.4.1.7 del decreto 1625 de 2016:
«Para efectos fiscales esta obligación no será aplicable cuando la totalidad de los pagos mensuales sea inferior a un salario mínimo legal mensual vigente (1 smlmv)»
Si los pagos mensuales al mismo contratista son menores a un salario mínimo, el contratante no debe exigir pagos a seguridad social, y podrá en todo caso deducir del impuesto a la renta esos pagos.
En cuanto a la retención en la fuente, como un pago inferior a un salario mínimo no se le aplica la retención en los términos del artículo 383 del estatuto tributario por cuanto la base mínima sujeta a retención resulta muy superior al pago, es irrelevante el pago a seguridad social y su verificación.
Lo anterior no significa que el trabajador independiente no deba realizar aportes a seguridad social, puesto que, como la norma lo dice, esta excepción tiene efectos fiscales solamente, de suerte que si el trabajador independiente tiene otros ingresos que lo colocan con capacidad de pago para cotizar a seguridad social, debe hacerlo, aunque es un asunto que ya no le compete al contratante.
Es importante precisar que la verificación debe hacerla el contribuyente para poder deducir todo pago que realice a una persona natural que le preste un servicio, y debe hacerlo sin considerar qué tipo de servicio ha prestado, para evitar futuras interpretaciones respecto a si había o no lugar a la verificación, discusión que se presenta especialmente respecto a los rentistas de capital.
Verificación de aportes en contratos inferiores a un mes.
La duración del contrato de servicios no se considera para efectos de la obligación de verificar aportes a seguridad social, por cuando la norma excluye de esta obligación, solamente cuando el pago mensual es inferior a un salario mínimo sin considerar la duración del contrato.
En un contrato que dure menos de un mes, pero los pagos asociados a él son iguales o superiores al salario mínimo, se deben verificar los aportes, o un contrato de un año donde los pagos mensuales sea inferiores al salario mínimo, no hay obligación de verificar aportes.
Es deber del contribuyente verificar que su contratista haya pagado los aportes a seguridad social, a fin de que pueda deducir del impuesto a la renta esos pagos, lo que significa que el contribuyente debe tener la factura o documento equivalente que prueba el pago, y la prueba del pago de la seguridad social, que por lo general es una copia de la planilla de pago.
De hecho, es lo que señala el artículo 1.2.4.1.7 del decreto 1625 de 2016:
«… para lo cual se adjuntará a la respectiva factura o documento equivalente copia de la planilla o documento de pago.»
No obstante, el parágrafo 4 del artículo 50 la ley 789 de 2002, adicionado por el decreto ley 2106 de 2019 señala:
«Para efectos de verificar el cumplimiento de lo señalado en el presente artículo, las entidades verificarán mediante la herramienta tecnológica que ponga a disposición el Ministerio de Salud y Protección Social, el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social. En consecuencia, no habrá lugar a exigir a los contratistas de prestación de servicios suscritos con personas naturales la presentación de la planilla en físico.»
Sin embargo, el artículo 50 referido está regulando lo relacionado con la contratación entre las entidades del estado y los trabajadores particulares, como claramente se identifica en su primer inciso:
«La celebración, renovación o liquidación por parte de un particular, de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público, requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. ...»
Bien podría argumentarse que esta norma aplica únicamente a las entidades estatales que ya no tendrán que seguir solicitando copia de la planilla de pago a seguridad social, en tanto los contribuyentes particulares sí deben hacerlo, y ante la falta de claridad probablemente lo mejor es continuar exigiendo copia de la planilla.
En todo caso, el contribuyente debe tener el soporte del pago a seguridad social de sus contratistas, y puede hacerlo exigiendo al contratista una copia de la planilla, o ingresando a la herramienta del ministerio del trabajo (para cuando exista) e imprimir el soporte correspondiente.
Lo idea es que el contratista presente la planilla respectiva, y el contratante verifique directamente la planilla con el operador de la PILA para evitar posibles fraudes, en razón a que algunos contratistas falsifican las planillas de pago a seguridad social.
Deducción de pagos por honorarios y servicios personales
Cesantías en la declaración de renta
febrero 18th, 2020 a las 9:18 am
La situación a la que se ven afectados los independientes es que deben aportar a la seguridad social por ingresos anticipadamente, es decir, sin recibir efectivamente el pago por parte del contratante. Ante esto se ve claramente un detrimento económico para el trabajador independiente. Si el contratante se demora mas de un mes en el pago o no paga, el contratista cotizó sobre un supuesto ingreso que no recibió.
febrero 19th, 2020 a las 8:18 pm
No estoy de acuerdo con tu apreciación toda vez que la ley 797 de 2003 en su articulo 3 parágrafo 1 habla expresamente
“PARÁGRAFO 1o. En el caso de los trabajadores independientes se aplicarán los siguientes principios:
a) El ingreso base de cotización no podrá ser inferior al salario mínimo y deberá guardar correspondencia con los ingresos efectivamente percibidos por el afiliado. De tal manera que aquellos que posean capacidad económica suficiente, efectúen los aportes de solidaridad previstos en esta ley”. Como se puede observar habla de los ingresos efectivamente percibidos por el afiliado, es decir que el aporte se debe realizar teniendo en cuenta el mes en el cual haya recibido el pago, no cuando paso su factura o cuenta de cobro.
marzo 3rd, 2020 a las 12:12 pm
Cordial saludo
Muy buenas tardes, frente al tema del que hablas, deseo saber bien, por favor, es decir, si la persona trabajo el mes de mayo, se le debe cancelar el sueldo frente a la planilla pagada para ese mes, no el siguiente??, muchas gracias..
marzo 6th, 2020 a las 5:15 pm
Buen día,
De acuerdo al Decreto 1273 de 2018, los trabajadores independientes por prestación de servicios deben pagar mes vencido y presentar la planilla de pago de parafiscales del mes anterior al que se le va a pagar los honorarios (de acuerdo al manual del Decreto).
noviembre 11th, 2021 a las 10:30 am
No estoy de acuerdo porque para la causación de la factura o cuenta de cobro siempre se exige la planilla de seguridad social y si el proveedor se demora 60 o 90 dias para pagar entonces el contratista debe cotizar nuevamente a seguridad social para que le efectuen el pago?
agosto 20th, 2020 a las 7:47 pm
Una consulta, seria obligación por parte del contratante asumir el pago de los aportes a salud, pensión y ARL , sí con el tiempo por temas de cartera de identifica que el trabajador independiente no realizo los pagos o no hay evidencia de planillas. Es decir, no realizo la debida verificación los aportes a seguridad social. Gracias !!
septiembre 10th, 2020 a las 8:02 pm
Si el que me contrata paga la ARL por ser mi contrato riezgo 5, el me puede cobrar ese aporte? es mi obligacion como independiente pagarselo. O se considera un gasto para la Empresa contratante. MIL GRACIAS ( MI CORREO [email protected])
octubre 28th, 2020 a las 9:51 am
Buen día
me podría por favor indicar el link de ingresando a la herramienta del ministerio del trabajo para consultar el pago de aportes
Gracias
marzo 17th, 2021 a las 9:39 am
Buen día, señores Gerencie.com son tan amables de aclararme esta duda:
Mediante decreto 1273 de 2018 se cambio el pago de seguridad social a trabajadores independientes para que fuera mes vencido, como requisito para deducción de renta las empresas deben verificar que su contratista independiente realice los pagos de seguridad social y para ello adjuntan copia del soporte de pago de su planilla del periodo anterior a su cuenta de cobro demostrando que esta al día y asi lo aclara el Ministerio de Salud en la cartilla que publicó en octubre de 2018 “abecé sobre cambios de seguridad social para trabajadores independientes” en el cual se citan ejemplos de cual planilla es la que se debe adjuntar a la factura o cuenta de cobro, por otro lado en el portal de “Colombia compra eficiente” publicaron un concepto en el que informan que la obligación del contratante es verificar que el contratista se encuentre al día con sus pagos de seg social, lo cual se cumpliría con la planilla adjunta del periodo anterior, sin embargo la DIAN en concepto 454 de 2020 informa que esto no procede asi y que el soporte para deducir el gasto es la planilla correspondiente al periodo en que se presenta la factura o cuenta de cobro con lo cual desvirtúa el pago mes vencido de los independientes. Con lo anterior en realidad que norma esta vigente actualmente en Colombia? Deben las empresas exigir la planilla del periodo que se presta el servicio para garantizar que no tendrán problemas con el desconocimiento de la deducción por parte de la DIAN ? y con esto desconocer la modificación de la norma del pago vencido de aportes de independientes?
Agradezco sus aclaraciones, cordial saludo
marzo 17th, 2021 a las 9:39 am
Buen día, señores Gerencie.com son tan amables de aclararme esta duda:
Mediante decreto 1273 de 2018 se cambio el pago de seguridad social a trabajadores independientes para que fuera mes vencido, como requisito para deducción de renta las empresas deben verificar que su contratista independiente realice los pagos de seguridad social y para ello adjuntan copia del soporte de pago de su planilla del periodo anterior a su cuenta de cobro demostrando que esta al día y asi lo aclara el Ministerio de Salud en la cartilla que publicó en octubre de 2018 “abecé sobre cambios de seguridad social para trabajadores independientes” en el cual se citan ejemplos de cual planilla es la que se debe adjuntar a la factura o cuenta de cobro, por otro lado en el portal de “Colombia compra eficiente” publicaron un concepto en el que informan que la obligación del contratante es verificar que el contratista se encuentre al día con sus pagos de seg social, lo cual se cumpliría con la planilla adjunta del periodo anterior, sin embargo la DIAN en concepto 454 de 2020 informa que esto no procede asi y que el soporte para deducir el gasto es la planilla correspondiente al periodo en que se presenta la factura o cuenta de cobro con lo cual desvirtúa el pago mes vencido de los independientes. Con lo anterior en realidad que norma esta vigente actualmente en Colombia? Deben las empresas exigir la planilla del periodo que se presta el servicio para garantizar que no tendrán problemas con el desconocimiento de la deducción por parte de la DIAN ? y con esto desconocer la modificación de la norma del pago vencido de aportes de independientes?
agosto 5th, 2021 a las 9:09 pm
Alguien aquí idóneo puede responder esta consulta,ya formulada, porfa:”… seria obligación por parte del contratante asumir el pago de los aportes a salud, pensión y ARL , sí con el tiempo por temas de cartera de identifica que el trabajador independiente no realizo los pagos o no hay evidencia de planillas. Es decir, no realizo la debida verificación los aportes a seguridad social.Gracias !!”
enero 19th, 2022 a las 5:28 pm
No debe ser asi el pago de aportes, dado que las personas naturales no generan ingresos por sistema de causacion excepto que este obligado a llevar contabilidad, por tanto el ingreso de la persona natural se da el el momento que recibo el pago o abono en cuenta. Deberia regularse este tema que atropeya a todas las personas naturales quienes además de no contar con auxilios ni beneficios se obliga a hacer aportes que realmente deberia corresponder al estado.
febrero 9th, 2022 a las 7:27 pm
Buen día, señores Gerencie.com son tan amables de aclararme esta duda:
Si un contrato de prestacion de servicios profecionales termina en la vigencia 31 de diciembre, la entidad estatal puede exigir el pago del mes de diciembre o se puede presentar la planilla pagada de los dias laborados en enero con un nuevo contrato.
Lo anterior teniendo en cuenta que se puede configurar un contrato realidad ya que no se tiene relacion laboral con el contrato anteior.
febrero 9th, 2022 a las 7:27 pm
Buen día, señores Gerencie.com son tan amables de aclararme esta duda:
Si un contrato de prestacion de servicios profecionales termina en la vigencia 31 de diciembre, la entidad estatal puede exigir el pago del mes de diciembre o se puede presentar la planilla pagada de los dias laborados en enero con un nuevo contrato.
Lo anterior teniendo en cuenta que se puede configurar un contrato realidad ya que no se tiene relacion laboral con el contrato anteior.