En este artículo 27 secciones
- Por qué el contratante debe verificar los aportes.
- A quién se le debe exigir la verificación de aportes.
- A quién no se le debe exigir.
- Qué aportes se verifican y sobre qué base.
- Cómo verificar la planilla y detectar una planilla falsa.
- Qué pasa si no se verifican los aportes.
- Qué cambia con la reforma pensional.
- Preguntas frecuentes.
- ¿A qué contratistas se les debe exigir el pago de seguridad social?
- ¿A quién no se le debe exigir la planilla?
- ¿Qué pasa si un contratista no paga seguridad social?
- ¿Cómo saber si una planilla de seguridad social es falsa?
- ¿La planilla debe corresponder al mes de los honorarios?
- ¿Si le pago a un contratista dos cuentas de cobro en el mismo mes, se suman?
- ¿Se le exige seguridad social a un transportador persona natural?
- ¿Los contratos de suministro exigen planilla de seguridad social?
- ¿El contratista que cotiza sobre el 40% del contrato cumple la exigencia?
- ¿Qué pasa con un contratista que no reside en Colombia?
- ¿Una persona del régimen subsidiado o de una comunidad indígena queda exenta de la verificación?
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Quien paga honorarios o servicios a una persona natural solo puede deducir ese pago en renta si verifica que el contratista cotizó a seguridad social sobre lo que recibió, según el parágrafo 2 del artículo 108 del Estatuto Tributario. Pero la exigencia no aplica a todo pago a una persona natural: se limita a los contratos de prestación de servicios y a los pagos mensuales de al menos un salario mínimo. ¿A quién hay que pedirle la planilla, a quién no, y cómo se comprueba que no es falsa?
Por qué el contratante debe verificar los aportes.
El trabajador independiente es quien debe pagar su seguridad social. La ley, sin embargo, involucra al contratante como control, condicionando su deducción. Lo dispone la segunda parte del parágrafo 2 del artículo 108 del Estatuto Tributario:
«Igualmente, para la procedencia de la deducción por pagos a trabajadores independientes, el contratante deberá verificar la afiliación y el pago de las cotizaciones y aportes a la protección social que le corresponden al contratista según la ley, de acuerdo con el reglamento que se expida por el Gobierno Nacional. Lo anterior aplicará igualmente para el cumplimiento de la obligación de retener cuando esta proceda.»
La obligación recae sobre toda persona natural o jurídica que declare renta y pretenda deducir los pagos a sus contratistas. Es independiente de los demás requisitos de las deducciones, que explicamos en el artículo sobre los requisitos para deducir costos y gastos, y de la verificación de aportes propios para deducir la nómina, que tratamos en el artículo sobre la deducción de salarios.
Lo que dice el reglamento.
El inciso segundo del artículo 1.2.4.1.7 del Decreto 1625 de 2016 precisa el alcance de la obligación:
«Para la procedencia de la deducción en el impuesto sobre la renta y complementario de los pagos realizados a las personas mencionadas en el inciso anterior por concepto de contratos de prestación de servicios, el contratante deberá verificar que los aportes al Sistema General de Seguridad Social estén realizados de acuerdo con los ingresos obtenidos en el contrato respectivo, en los términos de Decreto número 780 de 2016, Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social y 1833 de 2016, por medio del cual se compilan las normas del Sistema General de Pensiones y las demás normas vigentes sobre la materia, así como aquellas disposiciones que las adicionen, modifiquen o sustituyan.»
De esta norma se desprenden dos precisiones: la verificación se refiere a los contratos de prestación de servicios, y los aportes deben corresponder a los ingresos del contrato respectivo, no a cualquier cotización.
El inciso primero del mismo artículo agrega un efecto sobre la retención: el independiente al que se le aplica la tabla del artículo 383 solo puede restar de su base de retención los aportes que acredite con la planilla adjunta a su factura o cuenta de cobro. El procedimiento está en el artículo sobre la retención en la fuente por ingresos laborales.
A quién se le debe exigir la verificación de aportes.
La regla es que se exige a toda persona natural vinculada por un contrato de prestación de servicios, siempre que los pagos del mes alcancen un salario mínimo. Veamos los casos que más consultan nuestros lectores.
Contratos de prestación de servicios personales.
Es el caso típico: el asesor, el diseñador, el técnico que hace mantenimiento, el docente que dicta una capacitación o el miembro de junta directiva que recibe honorarios. Da igual que el contrato de servicios conste por escrito o sea verbal, que sea permanente u ocasional, o que dure menos de un mes: lo que importa es que haya un pago por un servicio personal.
Por la misma razón, el representante legal vinculado por un contrato de prestación de servicios, y no por un contrato de trabajo, debe acreditar sus aportes.
El servicio de transporte prestado por personas naturales.
Durante un tiempo se discutió si el transporte, al ser un contrato comercial distinto de los servicios personales, estaba cubierto. La DIAN, en el Oficio 34321 de 2014, concluyó que sí hay lugar a verificar los aportes cuando el servicio de transporte lo presta una persona natural, porque se trata de un trabajador independiente que presta un servicio.
En consecuencia, quien paga fletes o servicios de transporte a un transportador persona natural debe pedirle la planilla si los pagos del mes alcanzan un salario mínimo, aunque el servicio sea esporádico.
A quién no se le debe exigir.
La exigencia tiene límites claros, que conviene conocer para no pedir planillas que la norma no exige ni rechazar deducciones procedentes.
Pagos mensuales inferiores a un salario mínimo.
El parágrafo del artículo 1.2.4.1.7 del Decreto 1625 de 2016 excluye los pagos pequeños:
«Para efectos fiscales esta obligación no será aplicable cuando la totalidad de los pagos mensuales sea inferior a un salario mínimo legal mensual vigente (1 smlmv).»
Si lo que el contratante paga a un contratista en el mes es inferior a un salario mínimo, que en 2026 es de $1.750.905, no debe exigir la planilla y puede deducir el pago con los demás requisitos. Tres precisiones sobre esta regla:
- Se mide por contratante. No importa que el contratista tenga otros clientes con los que supere el mínimo; eso le obliga a él a cotizar, pero no obliga a este contratante a verificar.
- Se suman los pagos del mismo mes. Si el mismo contratista presenta dos cuentas de cobro en un mes que juntas superan el mínimo, sí debe verificarse.
- La regularidad no cambia la regla. Un servicio mensual fijo inferior al mínimo no obliga a verificar, aunque se repita todos los meses.
La excepción tiene efectos solo fiscales. El contratista con ingresos de independiente iguales o superiores al mínimo sumando todos sus clientes sigue obligado a cotizar.
Comerciantes, compraventas y suministros.
La verificación se limita a los contratos de prestación de servicios, de modo que no aplica a quien vende bienes. No se exige planilla al dueño de la ferretería que suministra materiales, al proveedor de papelería o al vendedor de equipos, aunque sean personas naturales.
Tampoco cuando la compraventa incluye la instalación del bien, como la estantería que el proveedor entrega instalada, porque el servicio es accesorio a la venta.
El comerciante sí debe cotizar como independiente por cuenta propia, sobre sus ingresos menos los costos de su actividad, con las reglas que el artículo 3.2.7.5 del decreto 780 de 201 fijó para calcular su ingreso base de cotización. Pero verificarlo no es requisito para la deducción de su cliente. Las reglas de cotización están en el artículo sobre la seguridad social de los trabajadores independientes.
Arrendamiento de bienes.
De acuerdo con nuestro criterio, quien arrienda un bien a una persona natural, sea un inmueble o equipos como computadores, no debe exigirle planilla, porque el arrendamiento no es un contrato de prestación de servicios personales sino una renta de capital.
Contratistas personas jurídicas.
El parágrafo 2 del artículo 108 se refiere a trabajadores independientes. Cuando el contratista es una sociedad o una entidad sin ánimo de lucro, no hay verificación de aportes para efectos fiscales, aunque el contratante puede exigir contractualmente que los trabajadores que envíe estén afiliados.
Las entidades públicas tienen una regla distinta: el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 les exige verificar, en contratos de cualquier naturaleza, que el contratista esté al día con sus obligaciones con la seguridad social y los parafiscales de sus trabajadores.
Qué aportes se verifican y sobre qué base.
La verificación no consiste solo en ver que existe una planilla, sino en que corresponda al contrato. Estos son los puntos a revisar:
- Los subsistemas: salud, pensión y riesgos laborales. En la práctica la DIAN rara vez cuestiona la falta de afiliación a riesgos laborales, pero la norma habla de todos los aportes que correspondan, y quien trabaja en las instalaciones del contratante debería estar cubierto.
- La base: el ingreso base de cotización del contratista por prestación de servicios es el 40% del valor mensualizado del contrato, sin incluir el IVA, y nunca inferior a un salario mínimo.
- El periodo: la planilla debe corresponder al mes de los servicios que se cobran, aunque se haya pagado antes o después. Si la cuenta de cobro es de febrero, el periodo de cotización debe ser febrero.
- El tipo de planilla: debe ser una planilla de independiente a nombre del contratista. La planilla que su empleador paga por él como trabajador dependiente no acredita los aportes sobre los honorarios.
Si el contrato se ejecuta en una fracción de mes, puede cotizarse por los días correspondientes, reportando las novedades de ingreso y retiro. Y si el contratista es pensionado, no cotiza a pensión, de modo que solo se verifican los demás aportes.
Cómo verificar la planilla y detectar una planilla falsa.
La forma habitual es que el contratista adjunte a su factura o cuenta de cobro copia de la planilla pagada, como prevé el inciso primero del artículo 1.2.4.1.7 del Decreto 1625 de 2016.
Pero la copia no basta para descartar fraudes. Lo recomendable es que el contratante consulte la planilla directamente con el operador de información que la liquidó, con el número de planilla, el periodo y el documento del cotizante. Los operadores de la PILA permiten consultar y descargar el comprobante de pago, y así se confirma que la planilla existe y fue pagada.
Las entidades públicas tienen además la regla del parágrafo 4 del artículo 50 de la Ley 789 de 2002, adicionado por el Decreto Ley 2106 de 2019:
«Para efectos de verificar el cumplimiento de lo señalado en el presente artículo, las entidades verificarán mediante la herramienta tecnológica que ponga a disposición el Ministerio de Salud y Protección Social, el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social. En consecuencia, no habrá lugar a exigir a los contratistas de prestación de servicios suscritos con personas naturales la presentación de la planilla en físico.»
Esta norma se dirige a las entidades del Estado. Para los contratantes particulares, de acuerdo con nuestro criterio, lo prudente sigue siendo conservar la copia de la planilla y la evidencia de su consulta con el operador.
¿Qué se debe hacer si la planilla es falsa? No tomar la deducción de ese pago mientras no se acrediten aportes reales, pedir al contratista la planilla verdadera, conservar la evidencia y, dado que se trata de un documento falso, poner el hecho en conocimiento de la UGPP y de la Fiscalía.
Qué pasa si no se verifican los aportes.
La consecuencia es fiscal: el pago no es deducible. Si el contratante lo dedujo sin verificar y la DIAN lo detecta, debe corregir su declaración o afrontar la sanción por inexactitud. No hay una sanción adicional por la sola falta de verificación.
El contratante puede condicionar el pago de los honorarios a que se le entregue la planilla, porque sin ella no puede deducirlos. Lo que no debería es rechazar el pago porque los aportes se pagaron tarde: la norma exige que se hayan pagado, no que se pagaran oportunamente.
Tampoco hay salida cuando el contratista incumple. Si se entregó un anticipo y el contratista abandonó el trabajo sin acreditar los aportes de ese pago, el contratante no puede deducirlo.
Qué cambia con la reforma pensional.
La Ley 2381 de 2024, que entrará en vigencia el 1 de abril de 2027 según la sentencia C-264 de 2026, previó en sus artículos 7 y 21 que los contratantes de prestación de servicios pueden pagar los aportes de sus contratistas descontándolos de los honorarios.
El Ministerio de Salud, en la Resolución 467 de 2025 y en su abecé sobre el tema, precisó que ese pago por parte del contratante solo procede cuando lo acuerda con el contratista, mediante la planilla de independientes pagada por empresas. Sin acuerdo, el contratista sigue siendo el responsable de liquidar y pagar sus aportes, y el contratante, de verificarlos para deducir.
Por otra parte, la Resolución 1529 de 2026 creó una modalidad voluntaria de cotización para independientes con ingresos inferiores a un salario mínimo. Como en esos casos el contratante no está obligado a verificar aportes, la nueva modalidad no altera la regla fiscal.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
A las personas naturales vinculadas por contrato de prestación de servicios, incluido el servicio de transporte, cuando los pagos del mes sean iguales o superiores a un salario mínimo.
¿A quién no se le debe exigir la planilla?
A quien recibe pagos mensuales inferiores a un salario mínimo, a los comerciantes y proveedores de bienes, a quienes arriendan bienes y a los contratistas personas jurídicas, al menos para efectos fiscales.
Si estaba obligado a cotizar y no lo hizo, el contratante no puede deducir lo que le pagó. Por eso puede condicionar el pago a que se le entregue la planilla.
Consultándola directamente con el operador de la PILA que la liquidó, con el número de planilla, el periodo y el documento del cotizante. Si no aparece o no está pagada, no debe aceptarse.
¿La planilla debe corresponder al mes de los honorarios?
Sí. El periodo de cotización debe coincidir con el mes de los servicios que se cobran, aunque la planilla se haya pagado antes o después.
¿Si le pago a un contratista dos cuentas de cobro en el mismo mes, se suman?
Sí. El límite de un salario mínimo se mide sobre la totalidad de los pagos del mes al mismo contratista.
Sí, según el Concepto DIAN 34321 de 2014, cuando los pagos del mes alcanzan un salario mínimo, aunque el servicio sea esporádico.
No para efectos fiscales, porque no son contratos de prestación de servicios. El proveedor persona natural debe cotizar como independiente por cuenta propia, pero su cliente no está obligado a verificarlo.
¿El contratista que cotiza sobre el 40% del contrato cumple la exigencia?
Sí. Esa es la base que exige la ley para los contratos de prestación de servicios, y con ella el contratante puede deducir el 100% del pago.
¿Qué pasa con un contratista que no reside en Colombia?
De acuerdo con nuestro criterio, quien no reside en el país no está obligado a afiliarse al sistema colombiano. El contratante debe documentar esa situación para explicarla ante la DIAN, porque la norma no regula expresamente el caso.
¿Una persona del régimen subsidiado o de una comunidad indígena queda exenta de la verificación?
No, si recibe pagos mensuales de al menos un salario mínimo. El reglamento no prevé esas condiciones como excepción a la verificación.
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Tengo un taller y manejo un contrato por comisión. Cada trabajador debe asumir su seguridad social. ¿Cuál es la mejor forma en que se afilien, por independientes o que me afilie como persona natural y afiliarnos todos?
Si están vinculados con un contrato comercial, como parece ser, lo correcto es que cada uno pague su seguridad social como independiente, que es el deber ser. Si los afilia como asalariados, se genera un indicio en favor del contratista si en un futuro quieren reclamar la existencia del contrato de trabajo en realidad.
Buen día. Una persona natural constructor contrata albañiles en una zona rural y dice no aportar seguridad social porque pertenecen a régimen subsidiado de salud. Si en el mes el pago que les hace supera 1 SMLV, ¿cómo podría deducir esos costos?
Es requisito acreditar el pago de la seguridad social; si no lo acredita, no puede deducir ese pago del impuesto a la renta.
Buen día
Para las entidades del sector publico para contratos de cualquier naturaleza se debe verificar el pago de la seguridad social LEY 789 de 2002 Articulo 50.
Es correcto, pero el objetivo de la norma se dirige principalmente al cumplimiento de las obligaciones del contratista con los empleados que contrate.
Siguiendo en el ámbito público (institución educativa). Un contrato de compraventa se le adjudicó a una persona natural para que suministre papelería, él alega que no debe presentar planilla de seguridad social.
Según lo que aquí se menciona, ¿el contratista está en lo cierto? ¿Qué norma confirma o contrarresta lo antes dicho?
Algo a tener en cuenta es que él no tiene empleados a su cargo, ¿en qué afecta a la norma el que tenga o no empleados en su establecimiento de comercio?
¿Bajo qué normatividad le puedo exigir a un contratista de obra que pague la seguridad social sobre el 40% de lo percibido en el contrato? Es decir, una Alcaldía contrató la construcción de una escuela por 400.000.000 con “soluciones S”. ¿Cómo le puedo exigir a “soluciones S” pagar la seguridad social sobre el 40%?
El párrafo segundo del artículo 108 del Estatuto Tributario exige a todo contratista verificar el pago de aportes a seguridad social, pero únicamente a trabajadores independientes por la prestación de un servicio. Sin embargo, en el caso de un contrato de obra o labor, no conocemos una norma que expresamente lo contemple. En el contrato firmado debió haberse pactado esa situación, o, en su defecto, recurrir a los artículos 34 y 37 del Código Sustantivo del Trabajo, que tratan sobre la responsabilidad solidaria entre contratante y contratista si esta se llegara a configurar en su caso particular.
Buen día,
Dado el texto me surgen las siguientes preguntas: ¿Qué ocurre si una persona es trabajadora dependiente y al mismo tiempo tiene un contrato con otra empresa por prestación de servicios, pero este contrato es inferior a 1 SMLMV? ¿Se deben computar ambos valores y sobre ese sacar el 40% para pagar seguridad social, o cada contrato (laboral y por prestación de servicios) es independiente y, conforme a ello, del contrato laboral se hace la deducción por su empleador, pero del de prestación de servicios no se debe efectuar? En caso de que no se deban computar, ¿la UGPP puede realizar alguna acción por el no pago frente al contrato por debajo del salario mínimo?
Gracias.
Son dos relaciones contractuales independientes reguladas de forma independiente en cuanto a la obligación de pagar seguridad social. En consecuencia, para determinar si está obligado a cotizar a la seguridad social como independiente, sólo debe considerar los ingresos que obtenga como independiente, y si son menores al salario mínimo, no debe pagar seguridad social.
Gracias por la respuesta. Con base en qué norma me puedo sustentar para indicar justamente eso, que son independientes y no se computan? porque el estatuto tributario no las diferencia… habla de contratos
El artículo 108 del estatuto tributario sí los diferencia; el inciso primero habla de salarios y el parágrafo segundo habla de trabajadores independientes.
En cuanto a la obligación de cotizar, están el artículo 17 de la Ley 100 de 1993 y el 89 de la Ley 2277 de 2022.
La norma claramente regula el aporte a la seguridad social de los asalariados, que se realiza conjuntamente entre trabajador y empleador, y el de independientes que paga en su totalidad el independiente, excepto riesgos laborales para niveles de riesgo altos.
Buen día, tengo el siguiente caso y es para poder entender el hecho del pago a mes vencido, pero también el deber de pagar de acuerdo a los ingresos de un mes.
Digamos que se tiene un contrato de 4 millones, dividido en pagos mensuales de marzo a abril.
Cuando termina marzo, se pasa la cuenta de cobro en el mes de abril. Para pasar la cuenta de cobro, toca pagar seguridad social del mes de marzo, donde no se recibió ningún ingreso referente a dicho contrato. En este caso, teniendo en cuenta que uno debe pagar seguridad social de acuerdo a los ingresos en un mes, ¿no significa que está pagando dos veces?
Marzo – no recibe ingreso
Abril – pagas seguridad social de marzo para pasar cuenta de cobro, recibes en abril 2 millones
Mayo – pagas seguridad social de abril para pasar cuenta de cobro, recibes en mayo 2 millones
Junio – pagas seguridad social de mayo por recibir 2 millones…
Esa es mi duda, si es pago a mes vencido y se le hace el pago en el siguiente mes, ¿qué procede? ¿No se hace pago en junio ya que se pagó de forma adelantada mayo?
Para que no haya un doble pago, la cuenta de cobro se pasa por los honorarios que se hayan devengado en el mes respectivo. Como el pago sólo se realiza si se acredita el pago de la seguridad social por ese mes, al contratista le corresponde financiar el aporte a pensión.
Por ejemplo, si en marzo generó ingresos, en abril se presenta la cuenta de cobro del mes de marzo y debe incluir la planilla con el pago de la seguridad social de marzo, que se hace en abril o en el mismo marzo. Es la forma correcta, pero el contratista tendrá que pagar la seguridad social antes de que le paguen su cuenta de cobro o factura.
Mi actividad económica es transporte de carga por carretera. Para el pago de manifiestos de carga con diferentes empresas, ¿debo presentar el pago de seguridad social?
Sí, como trabajador independiente, debe pagar seguridad social sobre el 40% de los ingresos que tenga, descontando previamente los costos en los que incurra.
Sí, el pago lo debo realizar, pero ¿para que una empresa me realice el pago de un flete esporádico me puede exigir la plantilla de seguridad social para dicho pago?
Sí, siempre que el pago mensual sea igual o superior al salario mínimo. Si el pago es inferior al mínimo, no debe exigirse el pago de seguridad social.
¿Qué ley exige que los contratistas deben solicitar la planilla de seguridad social a aquellas personas que facturan de manera electrónica por servicio de transporte mayor a un SMLV?
Cordial saludo. Tengo un contrato de prestación de servicios en el que se pactó un pago mensual de febrero a agosto, previa presentación de factura y pago de aportes. Solo se pagó febrero, a pesar de que se pagó lo correspondiente a aportes sobre el monto estipulado de febrero, marzo y abril. Me dicen que las facturas se pasaron extemporáneas y que tengo que volver a pagar seguridad social. Me sugieren pasar factura por mayo y certificado de aportes de mayo y juntar las otras dos en julio. ¿Por qué si aceptan mayo y no marzo y abril? ¿Acaso no se puede solicitar un pago con aportes de meses anteriores?
Si la factura se emite mensualmente, los aportes a la seguridad social se deben acreditar mensualmente. Si en el concepto de la factura se coloca el pago de 3 meses, es válido el aporte, siempre y cuando se haya cotizado sobre el total facturado, puesto que lo importante es que se pague la seguridad social correspondiente sobre el ingreso real.
Hola, soy docente y debo remitir una cuenta de cobro por valor de $2 millones de pesos colombianos. Me solicitan planilla de seguridad social como independiente. Yo dicté por 3 días unas clases en una universidad; del resto, trabajo como dependiente. ¿Puedo liquidar la planilla solo por los 3 días que dicté las clases o se debe liquidar la planilla con el mes completo? Muchas gracias por la aclaración.
En nuestro entender, como independiente, debe pagar el mes completo, y es lo conveniente porque al final deberá pagar lo mismo.
Muchas gracias por su amable respuesta, quizás no me hice entender, No soy independiente porque trabajo con el magisterio, solo dicté 3 clases en tres días consecutivos en un mes, he revisado normatividad al respecto, y en el Decreto 1273 de 2018 dice en el Título 7 ARTÍCULO . 3.2.7.1. Cuando por inicio o terminación del contrato de prestación de servicios personales relacionados con las funciones de la entidad contratante resulte un periodo inferior a un mes, el pago de la cotización al Sistema de Seguridad Social Integral se realizará por el número de días que corresponda. El Ingreso Base de Cotización (IBC) no podrá ser inferior a la proporción del salario mínimo mensual legal vigente.
Es decir, que en ese orden de ideas sí aplicaría hacer el ingreso y retiro en ese mismo mes de la planilla y pagar solo los 3 días y no el mes completo, lo pregunto con todo el respeto posible, puesto que no sé si es correcto y si esta norma aplica.
Gracias
En su caso, podría cotizarse por fracción de mes, reportando las novedades respectivas.
Buenas tardes,
Tengo un contratista que contraté para un servicio el 02 de mayo. El valor del contrato era por $40,000,000 y le di un anticipo de $20,000,000, pero el contratista me dejó el trabajo tirado. En ese caso, ¿cómo hago, como empresa, para soportar ese anticipo, teniendo en cuenta que él solo me brindó la seguridad social del mes de abril y solo por 1 SMLV?
Gracias.
Desafortunadamente, no podrá deducir los pagos respecto de los cuales no haya verificación de aportes. No conocemos una norma que pueda solventar la situación que se ha presentado por el incumplimiento del contratista.
Buenas tardes,
¿Se requiere pagar la planilla de parafiscales por un contrato de 24 horas para dictar una capacitación, la cual se realiza una única vez en el año?
Si en ese contrato le representa ingresos iguales o superiores a 1 salario mínimo, sí debería pagar seguridad social con independencia de la duración o la ocasionalidad.
Cuando la prestación de servicios se da en un mes 1 y se paga la seguridad social de ese mes por el valor correspondiente a lo contratado, pero la factura es devuelta y se vuelve a facturar 3 meses después por culpa del contratista, ¿se tiene que volver a pagar la seguridad social el mes de presentación de la factura?
No se debe pagar doble seguridad social sobre un mismo ingreso. El ingreso se causa y se registra con independencia de la fecha de la factura, y la seguridad social está asociada a ese pago.
Es probable que, si sucede lo que comenta, la UGPP pueda suponer una omisión de aportes, pero esto es plenamente justificable con la factura anulada.
Para evitar ese tipo de inconvenientes, lo correcto es que en la factura nueva que se emite se anote que corresponde al pago de un servicio prestado con anterioridad, a fin de facilitar el proceso de justificación.
Una entidad estatal contrata suministros con una persona natural y/o jurídica, ¿cuál es la base de cotización al sistema de seguridad social y en qué normas están amparadas dichas cotizaciones?
En primer lugar, la empresa estatal no puede exigir planilla de seguridad social por la compra de suministros, ya que esta solo se exige en el contrato de servicios personales, y menos si el proveedor es una persona jurídica.
En segundo lugar, tratándose de la comercialización de bienes o mercancías, la seguridad social se paga sobre la utilidad que obtiene el comerciante, descontando costos y gastos. La norma más parecida es el artículo 89 de la Ley 2277 de 2022.
Hola, buenas tardes.
A una persona natural no responsable, cuando me alquila un bien mueble, ¿debo exigirle la planilla de los aportes a seguridad social correspondiente a los ingresos percibidos para que estos me sean deducibles en renta? ¿O no se debe solicitar por ser el tipo de actividad por la cual no se realizó un contrato por prestación de servicios?
No se debe exigir la seguridad social porque no se trata de un contrato de prestación de servicios personales, sino de arrendamiento, y en ese caso no se requiere verificar aportes.
Hola,
Creé una empresa hace tres años, soy la representante legal y única empleada.
En alguna oportunidad pagué seguridad social, pero dejé de pagar porque mis ingresos son menos de un salario mínimo.
Sin embargo, la deuda con Pensiones, EPS, Caja de Compensación y ARL siguió corriendo. No sabía que debía poner novedad de retiro en el formulario.
Al no tener contrato y devengar menos de un salario mínimo, ¿estoy obligada a cotizar?
¿Hay alguna forma de bajar esa deuda?
Gracias.
Como trabajador independiente, no debe pagar seguridad social si sus ingresos son inferiores al salario mínimo, pero es preciso reportar la novedad de retiro porque, de lo contrario, el sistema no puede saber que ha perdido la capacidad de pago, por lo que seguirá causando las cotizaciones, y frente a esta situación, la ley no ha fijado un procedimiento a seguir.
Buena tarde, soy persona jurídica y tengo un independiente que me presta el servicio de forma mensual fija (asesoría de implementación en el sistema de gestión de calidad) por la suma de $600.000 mensuales, sosteniendo un contrato de prestación de servicios verbal. Según lo que explican, no debería exigirle el pago de seguridad social, ya que el monto que me cobra NO supera el SMMLV. Sin embargo, mi contadora dice que sí debo hacerlo porque es un servicio que presta de forma mensual, siendo este repetitivo. Pero pagar $415.000 en seguridad social, que es el valor promedio mensual para un independiente sobre el SMMLV, para cobrar $600.000 mensuales no es negocio para él.
¿Debo o no exigirle el pago de seguridad social? Y, en caso de que sí, ¿sobre qué base debe pagar?
Gracias. Saludos.
Fiscalmente, no se deben exigir los aportes a la seguridad social cuando los pagos mensuales son inferiores a 1 salario mínimo mensual, y el hecho de que sean pagos regulares mensualmente no cambia la situación, porque la ley sólo condiciona esa obligación a que el pago sea igual o superior al salario mínimo mensual.
Hola. De antemano, gracias por la respuesta.
Tengo a un “independiente” al que le pagamos honorarios por servicios que son esporádicos, es decir, no se dan todos los meses, pero que generalmente superan el SMLV. Sin embargo, parece ser un trabajador dependiente y me pasa esa planilla con su salud, pensión, caja y ARL, pero planilla (E) de empleado a nombre de la empresa con la que labora. ¿Es aceptada esa seguridad social o deberá pagar nuevamente solo como independiente?
Lo correcto es que cotice a seguridad social sobre los ingresos que le paga el contratista y no pase la planilla de otra empresa. En caso de un proceso de fiscalización de la Dian, esos pagos podrían ser rechazados si no se pueden verificar esos aportes.
Buenos días:
¿Me pueden responder esta pregunta?
Se le realiza una orden de servicio a una persona natural de más de un salario mínimo, y no se revisa la seguridad social, ¿tendría alguna sanción la compañía que contrata? El trabajador prestará un servicio que no requiere salir de su hogar, por lo tanto, no tendría riesgo de la ARL.
El único problema que tendrá el contratante es que no puede deducir ese pago del impuesto de la renta, y si lo declarara, podría ser objeto de una sanción por corrección o inexactitud.
¿Los pagos que se hacen por honorarios a personas naturales pertenecientes a la junta directiva deben tener el pago de seguridad social?
Sí, son honorarios que son rentas de trabajo, por lo que debe pagarse seguridad social sobre ellas.
Los honorarios que se pagan a las juntas directivas no causan el IVA por expresa exclusión legal (artículo 1.3.1.13.4 del decreto 1625 de 2016), lo que no sucede con la seguridad social.
Si los ingresos de un trabajador independiente son 2.500.000 y al aplicarle el 40% para el cálculo del IBC da 1.000.000, ¿se debe cotizar sobre ese 1.000.000 o sobre el salario mínimo, en este caso 1.423.500?
Se debe cotizar sobre $1.423.500 en razón a que el salario mínimo es la base mínima de cotización.
Cordial saludo, equipo de Gerencie.
Si el contratante paga a un contratista 10 millones mensuales por la ejecución de un contrato de prestación de servicios y el contratista cotiza sobre un IBC de 4 millones (el 40% de ese ingreso), ¿igualmente el contratante puede hacer la deducción del impuesto sobre la renta? Gracias de antemano.
No nos queda clara la pregunta. El contratista está obligado a pagar la seguridad social sobre el 40% del ingreso, es lo que la ley exige, de modo que el contratante puede deducir el 100% del pago, que en su caso son $10.000.000, porque la seguridad social se ha pagado conforme lo establece la ley.
Hola,
soy contratista. Siempre paso la factura de cobro en los primeros 5 días del mes siguiente al laborado. ¿Los pagos a seguridad social deben hacerse para el mes en el que se pasó la factura o se pueden pagar al mes que se laboró?
Si está facturando, la seguridad social se debería pagar según el mes facturado para que la base de cotización coincida con el ingreso facturado.
En el párrafo “Los comerciantes no deben acreditar pagos a la seguridad social”, ¿podrían, por favor, citar la norma en la cual se basan para redactar el texto? Gracias.
La sustentación normativa es el artículo 1.2.4.1.7 del decreto 1625 de 2016, puesto que allí claramente que esa exigencia aplica a quienes tienen contrato de prestación de servicios, de modo que por lógica deductiva no aplica para comerciantes donde no hay un contrato de prestación de servicios personales sino uno de compraventa comercial celebrado entre el cliente y el dueño de la ferretería, por ejemplo.
Saludos
Buen día. Se aclara que no se deben acreditar para efectos fiscales los aportes a la seguridad social de quien le suministra los bienes; sin embargo, es obligación del comerciante estar afiliado a la seguridad social y realizar los pagos correspondientes. Esto ya es un tema con la UGPP.
Sí. El comerciante deberá acreditar el pago de su seguridad social como trabajador independiente en caso que la UGPP lo requiera. Par esos efectos se apoya en la información en medios magnéticos que se reporta a la Dian lo que les permite conocer los ingresos que cualquier persona ha obtenido.
Soy colombiano residente en el exterior y presté un servicio para una empresa en Colombia. Me piden una cuenta de cobro mostrando que pagué pensión y seguridad social, pero al no ser residente fiscal, no tengo afiliación a una EPS.
¿Estoy obligado a afiliarme a una EPS?
Si no reside en el país no es obligatorio afiliarse a seguridad social, y es algo que deberá explicar a la empresa a quien le prestó el servicio, y esta deberá a explicar a la Dian el por qué no puede aportar la prueba de los aportes a seguridad socia. Lamentablemente es una situación que la ley no reglamentó.
Buen día, quiero aclarar unas dudas. Si tengo varios contratos, pero son inferiores al SMLV y la suma de todos ellos lo supera, ¿debo pagar mi planilla? Porque, según la ley, cuando el contrato con un cliente supere el SMLV, ahí sí me debe exigir mi planilla. Espero que me puedan ayudar. Gracias.
Manuel, la persona o empresa que te contrata no te va a pedir el seguro social (SS) por el tema de que no supera el SMMLV, pero debes tener en cuenta que te van a reportar en la exógena y demás. En este caso, también se aborda el tema de la UGPP, que te va a solicitar los aportes por los ingresos obtenidos.
Es correcta su respuesta. Gracias.
Debido a que, al sumar los diferentes contratos, se supera el salario mínimo, deberá pagar los aportes a seguridad social que correspondan, independientemente de si la empresa le solicita o no la planilla de pago.
Para una persona natural que me alquila unos equipos, por ejemplo, computadores portátiles, con un valor mensual de 1.800.000,00, debo exigirle parafiscales a la persona que me los alquila por este valor.
Debe exigir el pago de la seguridad social (salud, pensión y ARL si estuviera obligado a pagarla), no de los parafiscales, porque la persona natural, como trabajador independiente, no debe aportar parafiscales.
El contratante de un contratista de persona jurídica, ¿cómo debe solicitar la constancia de pago a la seguridad social de los empleados del contratista? Ya que la ley establece que, para los contratistas que contraten con entidades del Estado, deben hacerlo mediante una certificación del revisor fiscal. ¿Aplica también para empresas contratantes particulares?
No conocemos una norma que exija el aporte de seguridad social a los empleados de la persona jurídica que actúa como contratante, al menos desde el punto de vista fiscal.
La obligación surge cuando se contratan personas naturales por medio de un contrato de prestación de servicios personales.
Si yo no trabajé el mes anterior, quisiera saber si una empresa me puede exigir la planilla de pago de ese mes, aun cuando no lo haya trabajado, para pagarme la primera cuenta.
Las cotizaciones deben corresponderse con los meses laborados o ejecutados, por lo que, en principio, no se debe exigir el pago de seguridad social para pagar una cuenta que no corresponde a un mes laborado, sino a otro.
Sin embargo, habría que determinar el tipo de contrato, porque si el pago no es mensual, sino por proyecto, por ejemplo, que será ejecutado por un determinado tiempo, al mensualizar el pago sí podría haber obligación de pagar la seguridad social de cada mes.
Tengo una duda con respecto a la compra de estanterías, muebles y otros elementos, donde no se paga por el servicio, sino por la compra de dichos activos. La persona natural, algunas veces, manda a sus colaboradores a realizar la instalación, es decir, personas contratadas por el proveedor de la estantería. Otras veces, solo envían los artículos sin el servicio de instalación. En este caso, ¿cómo se procede? ¿Se debe solicitar planilla de seguridad social?
El pago de la seguridad social se exige cuando hay un contrato de prestación de servicios. En el caso planteado por usted, hay un contrato de compraventa comercial que incluye la instalación de la cosa comprada, por lo que no hay lugar a solicitar el pago de seguridad social.
Soy representante legal de una ESAL. Ganamos una licitación para eventos culturales y la alcaldía me está exigiendo que yo pague la seguridad social por el valor total del contrato, como si fuera una persona natural y no solo como representante de una persona jurídica.
Para efectos tributarios, no es un requisito debido a que el contratista es una persona jurídica. Sin embargo, por políticas internas, el contratante sí podría exigir que los trabajadores que serán enviados a sus instalaciones estén afiliados a seguridad social para evitar posibles reclamaciones en caso de un accidente.
Si yo presto servicios por días (uno o dos días a la semana), es decir, cada vez que el cliente lo necesita, y en 10 días, por ejemplo, supero el salario mínimo, ¿debido a eso debo pagar la seguridad social por 30 días o solo por los diez días que presté el servicio?
Deberá pagar seguridad social por el mes completo sobre el ingreso obtenido en el mes respectivo.
Como la ley establece que para los independientes la base para la cotización es el 40% del total de los ingresos, si el ingreso (de todos los contratos en el mes) de ese transportador es, por ejemplo, $1.200.000, el 40% sería $480.000. En ese caso, si el transportador no tiene la capacidad de pago, entonces no estaría obligado a cotizar, aunque sus ingresos brutos superen 1 SMMLV. Es lo que he entendido de la ley.
La obligación de pagar surge cuando los ingresos netos, esto es, aquellos menos rebajas, descuentos y devoluciones, son iguales o superiores al salario mínimo. Aunque al aplicar el 40% el resultado quede por debajo del mínimo, que en todo caso deberá cotizar sobre el mínimo.
Si el transporte solo es por días, ¿el transportador aporta 30 días o solo los días que laboro?
Se debe cotizar por el mes completo, siempre que en el respectivo mes sus ingresos sean de por lo menos un salario mínimo mensual.
Tengo un caso en el que una persona me presenta dos cuentas de cobro que no son superiores a 1 SMLV. Las cuentas de cobro son diferentes, pero tienen la misma fecha dentro del mes. En ese caso, ¿qué puedo hacer? ¿Sumo las dos y le pido certificación del pago de la seguridad social, o puedo gestionar cada una por separado?
Juan, como las dos cuentas son del mismo mes, se suman. Es decir, que tendría que pagar seguro social. Recuerda que es el 40%. Si es menos del mínimo, la cotización se realiza por el mínimo.
Buenas tardes:
Si una persona factura electrónicamente por concepto de servicio de transporte, ¿la empresa a la que se le facturó puede exigir el pago de la seguridad social?
En nuestro criterio, no debería, porque no está ante un contrato de prestación de servicios personales, sino ante un contrato de servicio de transporte, que es diferente.
Actualización: La Dian considera que sí hay lugar a verificar aportes en el servicio de transporte prestado por persona natural. Consultar concepto 34321 de 2014.
Hola, referente a esta inquietud, ¿es posible citar la norma? Muchas gracias.
Revisando nuestro criterio, encontramos que la Dian (Concepto 34321 de 2014) considera que sí se deben verificar aportes en el contrato de servicio de transporte prestado por una persona natural, por lo que debemos corregir nuestra opinión.
En el caso de las personas que trabajan por corretaje, como freelance o corredores, cuando presentan una cuenta de cobro por un valor inferior a un salario mínimo, la empresa les exige que paguen aportes a la seguridad social. Por ejemplo, si presentan una cuenta de cobro por $200,000.
Para efectos fiscales, no es obligatorio exigir el pago de la seguridad social, debido a que el pago mensual es inferior al salario mínimo.
Buenas noches. Tengo registro en la DIAN como persona natural en régimen común. Yo vendí unos equipos electrónicos a una empresa y esta me exige el pago de la seguridad social como independiente. ¿Es normal? Es la única empresa que lo hace. Si debo pagar la seguridad social, ¿se liquida por las facturas presentadas de los equipos vendidos? Yo pago la seguridad social como independiente. ¿Debo pagar más seguridad social por cada factura de venta que genere?
La verificación de los aportes a seguridad social no procede cuando lo que hay es un contrato de compraventa. Procede únicamente cuando hay un contrato de servicios personales.
Contratamos recurrentemente un servicio de guías y operadores turísticos a unos señores pertenecientes a una comunidad indígena. Ellos, por su condición de indígenas, no están obligados a pagar seguridad social porque pertenecen al Sisbén. La duda que tenemos es: ¿qué les debemos exigir al presentar su cuenta de cobro?
Si los pagos mensuales son iguales o superiores a un salario mínimo, tanto desde el punto de vista laboral como fiscal, se debe pagar seguridad social; por lo que la empresa deberá solicitar el soporte del pago, y si no lo hace, la Dian con seguridad rechazará ese pago.
El hecho de que el guía pertenezca a una comunidad indígena o tenga Sisben no está contemplado por el reglamento como causa de exoneración del cumplimiento de la verificación de aportes.
Buen día, señores de Gerencie.com. ¿Podrían ser tan amables de aclararme esta duda?
Si un contrato de prestación de servicios profesionales termina el 31 de diciembre, ¿puede la entidad estatal exigir el pago del mes de diciembre, o se puede presentar la planilla pagada de los días laborados en enero con un nuevo contrato? Lo anterior teniendo en cuenta que se puede configurar un contrato realidad, ya que no se tiene relación laboral con el contrato anterior.
La seguridad social debe corresponderse con el mes de servicios por el que se está presentando la cuenta de cobro. Si la cuenta de cobro es de diciembre, el periodo pagado que figure en la planilla debe ser diciembre, sea que pague la PILA en diciembre o en enero.
Soy un contratista independiente y genero una cuenta de cobro cada 2 meses por un valor que no supera el mínimo legal vigente. La empresa a la que le presto este servicio me exige que pague salud, pensión y ARL, porque según ellos son retenedores del IVA.
Pregunta: ¿Debo pagar estos aportes obligatoriamente? ¿Y dónde encuentro esta norma o decreto? Gracias.
Si el valor que la empresa le paga mensualmente es inferior al salario mínimo, no debe solicitarle prueba del pago de aportes a seguridad social. El reglamento es claro en eso, y eso nada tiene que ver con su calidad de retenedor de IVA; son asuntos diferentes.
Otra cosa es que, contractualmente, la empresa le exija estar afiliado a seguridad social porque no quiere correr el riesgo de tener en sus instalaciones a una persona sin cobertura del sistema de seguridad social integral.
No debe ser así el pago de aportes, dado que las personas naturales no generan ingresos por sistema de causación, excepto que estén obligadas a llevar contabilidad. Por tanto, el ingreso de la persona natural se da en el momento en que recibe el pago o abono en cuenta. Debería regularse este tema que atropella a todas las personas naturales, quienes, además de no contar con auxilios ni beneficios, se ven obligadas a hacer aportes que realmente deberían corresponder al Estado.
Las personas naturales deben pagar sus aportes a seguridad social sobre los ingresos que efectivamente reciban en el mes, pero, debido a que es necesario presentar la planilla para el pago de la factura o cuenta de cobro, se hace necesario pagar antes de recibir los ingresos de ese mes.
Buenas tardes. Soy pensionado y, a la vez, comerciante perteneciente al Régimen Simple de Tributación. ¿Qué base debo tomar para el pago de aportes a salud (EPS)?
Atentamente,
Hoover Avendaño
Los contribuyentes que pertenecen al régimen simple no deben pagar aportes a la EPS, según el parágrafo 3 del artículo 903 del Estatuto Tributario.
Me está sucediendo este mismo caso y me dicen que no se puede utilizar el de la empresa en la cual laboro, pues es un aporte aparte, que debe ser el independiente. Hasta donde tengo entendido, si tu servicio no supera 1 SMMLV, no está en la norma que deban exigirte ese aporte como independiente. Si supera 1 SMMLV, sí debes pagar el aporte.
Es correcto. Si el pago mensual es inferior al mínimo, la empresa no debe solicitar aportes a seguridad social como independientes, al menos para efectos fiscales.
La regla general es que a todo contratista se le debe exigir el pago de seguridad social para poder deducir los pagos del impuesto a la renta. Sin embargo, el parágrafo único de la norma ya citada contempla la siguiente excepción: «Para efectos fiscales, esta obligación no será aplicable cuando la totalidad de los pagos mensuales sea inferior a un salario mínimo legal mensual vigente (1 SMLMV)». Si el pago mensual que se hace a un contratista es inferior a 1 salario mínimo mensual, el contratista no está obligado a acreditar pagos a seguridad social.
Este tipo de contratistas, por lo general, son temporales y no trabajan el mes completo, sino cuando se presentan necesidades específicas del contribuyente.
PD: Lo saqué del mismo texto.
Es correcto. La empresa o contratante no debe solicitar el pago de aportes a seguridad social como trabajador independiente si los pagos mensuales realizados al contratista son inferiores a un salario mínimo, con independencia de los ingresos adicionales que pueda tener el contratista con otros clientes.