Las actas del consejo de administración en la propiedad horizontal

Las actas del consejo de administración documentan las reuniones y decisiones de este órgano de la propiedad horizontal. A diferencia de las actas de la asamblea, la ley 675 de 2001 no les impone un régimen de publicación, y el consejo puede fijar internamente cómo elaborarlas y aprobarlas; pero eso no significa que sean inaccesibles para los copropietarios. Veamos cómo se elaboran, qué deben contener, quién las firma, si son públicas y cómo puede un copropietario acceder a ellas.

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¿Qué son las actas del consejo de administración?

El acta del consejo de administración es el documento en el que se deja constancia de lo tratado y decidido en cada reunión del consejo. Es la prueba de sus determinaciones y el soporte para verificar que el consejo actuó dentro de sus competencias.

La ley 675 de 2001 regula en detalle las actas de la asamblea de copropietarios, pero no las del consejo, cuyo funcionamiento se rige por el reglamento de propiedad horizontal y por las reglas que el propio consejo adopte. Puede ampliarse en el artículo sobre el consejo de administración en la propiedad horizontal.

Elaboración y aprobación de las actas del consejo.

El consejo puede dictar su propio reglamento interno, en cuanto no contraríe la ley ni el reglamento de propiedad horizontal. En ejercicio de esa autonomía, puede optar por elaborar y aprobar el acta en la misma reunión, o llevarla a consideración en la reunión siguiente.

Sus actas no requieren publicación, salvo que el reglamento de propiedad horizontal así lo estipule. Distinto es lo que ocurre con las actas de la asamblea, que sí tienen un régimen legal de publicación, como veremos más adelante.

Contenido de un acta del consejo de administración.

Aunque la ley no fija su contenido, un acta del consejo bien elaborada debe permitir reconstruir la reunión y sus decisiones. Por eso conviene que contenga, al menos:

• El nombre de la copropiedad, el número del acta y el lugar, la fecha y la hora de la reunión.
• La constancia de la convocatoria y la relación de los consejeros asistentes.
• La verificación del quórum, esto es, que asistió la mayoría de los miembros.
• El orden del día aprobado.
• El desarrollo de cada punto, con las decisiones adoptadas y el resultado de las votaciones.
• La hora de finalización y la firma del presidente del consejo.

¿Quién firma las actas del consejo?

Las actas del consejo las firma su presidente. La ley no exige que en el acta conste el nombre de cada consejero junto al sentido de su voto, de modo que ello depende de lo que el conjunto defina internamente; en la práctica, el consejero que vota en contra suele pedir que su voto negativo quede por escrito.

Las actas se llevan en un libro de actas del consejo, cuyo manejo corresponde a la administración, y se conservan como soporte de la gestión de la copropiedad.

¿Las actas del consejo de administración son públicas?

Las actas del consejo no son «públicas» en el sentido de que deban publicarse de oficio a toda persona, ni se someten al régimen de publicación de las actas de la asamblea. Tampoco la información contable es de libre y permanente disponibilidad.

Sin embargo, ello no quiere decir que el copropietario no pueda acceder a ellas. Para conocer un acta o una información concreta, el interesado debe solicitarla por escrito a las instancias correspondientes —la administración, el consejo o la revisoría fiscal, según el caso—, y la copropiedad debe atender esa solicitud, como se explica enseguida.

En cambio, los reglamentos que regulan derechos y deberes de los residentes —el reglamento de propiedad horizontal, el manual de convivencia y similares— sí deben entregarse libremente a quien los solicite.

El derecho de petición para acceder a las actas del consejo.

Existe la creencia de que el derecho de petición no procede frente a la propiedad horizontal por ser una entidad de naturaleza privada. Esa posición está superada.

El artículo 32 de la ley 1755 de 2015 permite ejercer el derecho de petición ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales:

«Toda persona podrá ejercer el derecho de petición para garantizar sus derechos fundamentales ante organizaciones privadas con o sin personería jurídica, tales como sociedades, corporaciones, fundaciones, asociaciones, organizaciones religiosas, cooperativas, instituciones financieras o clubes.»

La Corte Constitucional, en la sentencia T-333 de 2018, precisó que esa lista no es taxativa y que el copropietario puede ejercer el derecho de petición ante la propiedad horizontal, pues se encuentra en una situación de subordinación frente a sus órganos de administración. En consecuencia, la copropiedad vulnera el derecho de petición si no responde de fondo y de manera oportuna.

Por eso, un copropietario puede solicitar por escrito las actas del consejo de administración, y la copropiedad debe resolver la petición dentro de los términos legales —tratándose de solicitud de documentos, dentro de los 10 días hábiles que fija el artículo 14 de la ley 1755 de 2015—, y solo puede negar la información cuando exista una reserva legal o constitucional que expresamente la ampare.

Diferencia con las actas de la asamblea de copropietarios.

Conviene no confundir las actas del consejo con las de la asamblea. Estas últimas sí tienen un régimen legal de publicación: el artículo 47 de la ley 675 de 2001 ordena al administrador poner a disposición de los propietarios una copia del acta de la asamblea dentro de los 20 días hábiles siguientes a la reunión.

Las actas del consejo, en cambio, no tienen ese deber de publicación, salvo que el reglamento lo disponga. Ampliamos el régimen de las actas de la asamblea en el artículo sobre la asamblea de copropietarios.

Modelo de acta del consejo de administración.

A modo de ejemplo, un acta del consejo de administración puede seguir la siguiente estructura, que debe ajustarse a cada copropiedad:

Preguntas frecuentes.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes que nos plantean nuestros lectores.