El contrato del administrador lo firma el presidente del consejo de administración o, si no hay consejo, el presidente de la asamblea, según el parágrafo 1 del artículo 50 de la ley 675 de 2001. Suele celebrarse como prestación de servicios, pero si en su ejecución hay subordinación se configura un contrato de trabajo. Además del objeto y los honorarios, no pueden faltar las cláusulas sobre manejo de los dineros de la copropiedad, póliza de manejo y cumplimiento, tratamiento de datos personales y empalme con entrega de archivos y claves de acceso.
- Qué naturaleza tiene el contrato del administrador.
- Quién firma el contrato por la copropiedad.
- Qué debe contener el contrato.
- Cláusulas que no deben faltar.
- Aspectos tributarios del contrato.
- Modelo de contrato de administración.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Quién firma el contrato del administrador?
- ¿El contrato del administrador es laboral o de prestación de servicios?
- ¿Qué garantías se le pueden exigir al administrador?
- ¿El contrato puede renovarse automáticamente?
- ¿Qué debe entregar el administrador cuando termina el contrato?
- ¿Se le puede exigir exclusividad al administrador?
- ¿El contrato del administrador debe registrarse en alguna entidad?
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El administrador se vincula a la copropiedad mediante un contrato que debe suscribir el presidente del consejo de administración o, si no existe consejo, el presidente de la asamblea, según el parágrafo 1 del artículo 50 de la ley 675 de 2001. Antes del modelo conviene precisar qué naturaleza tiene ese contrato, qué cláusulas no pueden faltar y qué riesgos se corren cuando está mal redactado.
Qué naturaleza tiene el contrato del administrador.
La ley no impone una modalidad. La copropiedad puede vincular al administrador mediante un contrato de prestación de servicios o mediante un contrato de trabajo, y en la práctica casi siempre se opta por el primero.
La elección no es libre de consecuencias. Si en la ejecución del contrato concurren los tres elementos del artículo 23 del Código Sustantivo del Trabajo —actividad personal, subordinación continuada y remuneración—, existe contrato de trabajo, cualquiera sea la denominación que las partes le hayan dado.
De acuerdo con nuestro criterio, el riesgo de que se configure un contrato realidad aumenta cuando el administrador es persona natural, cumple horario, atiende de manera exclusiva a una sola copropiedad, usa los equipos y la oficina del conjunto y recibe instrucciones diarias sobre cómo hacer su trabajo.
Ese riesgo se reduce, en cambio, cuando el administrador presta sus servicios a varias copropiedades, organiza su propio tiempo, aporta sus medios de trabajo y responde por resultados y no por jornada.
Conviene precisar que las instrucciones que la asamblea y el consejo imparten sobre el qué —las políticas, el presupuesto, las decisiones adoptadas— no constituyen subordinación laboral, porque el administrador está obligado a ejecutarlas por mandato de la ley. Distinto es que se le impongan condiciones sobre el cómo, el cuándo y el dónde de su trabajo.
Cuando el administrador es una persona jurídica, la discusión desaparece: la copropiedad contrata con la empresa y la representación legal la ejerce el representante legal de esta, conforme al parágrafo del artículo 51 de la ley 675 de 2001.
Quién firma el contrato por la copropiedad.
Es el error formal más frecuente: que el contrato lo firme el propio administrador en representación de la copropiedad, porque es su representante legal.
La ley previó esa contradicción y trasladó la representación para ese solo acto. Dice el parágrafo 1 del artículo 50 de la ley 675 de 2001:
«Para efectos de suscribir el contrato respectivo de vinculación con el administrador, actuará como representante legal de la persona jurídica el presidente del consejo de administración o, cuando este no exista, el presidente de la asamblea general.»
El contrato debe identificar el acta en que se hizo la designación —de la asamblea o del consejo, según el órgano competente— y el período por el cual se eligió. Ese dato es el que después se inscribe ante la alcaldía, como explicamos en el artículo sobre la representación legal en la propiedad horizontal.
Qué debe contener el contrato.
Además de las obligaciones propias del cargo, el contrato debe resolver los puntos que suelen generar conflicto al terminar la relación:
- La identificación completa de las partes y del acta de designación.
- El objeto, con remisión expresa a las funciones del artículo 51 de la ley 675 de 2001 y del reglamento de propiedad horizontal.
- El período, su coincidencia con el previsto en el reglamento y la forma de renovación.
- Los honorarios, su forma de pago, los ajustes anuales y quién asume los gastos de oficina y papelería.
- Las reglas de manejo de los dineros de la copropiedad.
- Las garantías exigidas y quién paga su costo.
- Las causales y el procedimiento de terminación, con los preavisos.
- La obligación de empalme y entrega de archivos, con su plazo y su sanción.
- El tratamiento de los datos personales de propietarios y residentes.
- El mecanismo de solución de controversias.
De acuerdo con nuestro criterio, los tres puntos que más pleitos evitan son el manejo de los dineros, el empalme y la terminación, porque son los que se discuten cuando la relación ya se rompió.
Cláusulas que no deben faltar.
Las siguientes cláusulas no deben faltar en el contrato que se firma con el administrador de la propiedad horizontal.
El manejo de los dineros de la copropiedad.
Los recursos son de la persona jurídica y no del administrador. El contrato debe dejarlo expreso y fijar reglas verificables.
- Las cuentas bancarias se abren a nombre de la copropiedad y con su NIT, nunca a nombre del administrador ni de la empresa administradora.
- Se establece doble firma, o un tope de valor por encima del cual se requiere la firma de un miembro del consejo.
- Se prohíbe recibir pagos en efectivo sin recibo numerado y consignarlos en cuentas distintas de las de la copropiedad.
- Se fija la obligación de entregar mensualmente la conciliación bancaria y el estado de cartera.
Las garantías: póliza sí, títulos valores no.
Es una consulta frecuente: qué garantía puede exigírsele a quien va a manejar un patrimonio ajeno.
La ley previó la figura. El parágrafo 3 del artículo 50 de la ley 675 de 2001 faculta al Gobierno Nacional para disponer la constitución de pólizas que garanticen el cumplimiento de las obligaciones del administrador, y señala que el monto máximo asegurable equivale al presupuesto de gastos del edificio o conjunto para el año de la designación.
Aunque esa reglamentación no se ha expedido, nada impide que la copropiedad exija contractualmente una póliza de manejo y de cumplimiento a su favor, que es lo aconsejable cuando el administrador maneja recaudos importantes.
De acuerdo con nuestro criterio, lo que no debe hacerse es exigir la firma de letras de cambio o pagarés en blanco como garantía, ni la entrega de bienes en prenda: son prácticas que generan más problemas de los que resuelven y que suelen terminar en discusiones sobre el llenado del título.
El contrato debe precisar el valor asegurado, la vigencia de la póliza, la obligación de renovarla y quién asume su costo, que normalmente es el administrador y se considera al fijar los honorarios.
El empalme y la entrega de archivos.
La terminación del contrato es el momento crítico. Sin una cláusula clara, la copropiedad queda sin libros, sin soportes y sin claves de acceso.
El contrato debe fijar un plazo corto para la entrega —cinco días hábiles es razonable—, enumerar qué se entrega y prever una consecuencia por el incumplimiento.
De acuerdo con nuestro criterio, la cláusula penal debe ser proporcional al valor del contrato; una pena excesiva puede ser reducida por el juez y, en la práctica, resulta menos disuasoria que una obligación bien detallada de entrega con acta de empalme.
El tratamiento de los datos personales.
El administrador maneja nombres, cédulas, teléfonos, correos, placas de vehículos, videos de las cámaras y el estado de cartera de cada unidad, que son datos personales de los residentes.
De acuerdo con nuestro criterio, el contrato debe dejar claro que la copropiedad es la responsable del tratamiento y el administrador un encargado, que la información no puede usarse para fines distintos ni entregarse a terceros, y que al terminar el contrato debe devolverse o eliminarse. Es una cláusula que rara vez aparece en las minutas tradicionales y que hoy resulta indispensable.
La inscripción del nombramiento.
El contrato no reemplaza la inscripción del nombramiento ante la alcaldía municipal o distrital, que exige el artículo 8 de la ley 675 de 2001 y que se hace con el acta y la aceptación del cargo.
Conviene que el contrato incluya la obligación del administrador de adelantar ese trámite y de entregar copia del certificado a la copropiedad.
Aspectos tributarios del contrato.
Son tres los puntos que conviene definir desde la firma, para evitar reclamaciones posteriores sobre el valor a pagar.
Retención en la fuente. Los honorarios están sometidos a retención por ese concepto, a la tarifa que corresponda según se trate de una persona jurídica o de una persona natural y según su condición de declarante. La copropiedad actúa como agente retenedor.
IVA. El servicio de administración está gravado. Si el administrador es responsable del impuesto, debe facturarlo, y por eso el contrato debe decir si el valor pactado lo incluye o si se adiciona.
Facturación. El contrato debe exigir la factura electrónica o el documento equivalente que corresponda, porque es el soporte del gasto en la contabilidad de la copropiedad.
Las obligaciones tributarias de la copropiedad como agente retenedor las tratamos en el artículo sobre las obligaciones tributarias de la propiedad horizontal.
Modelo de contrato de administración.
El siguiente modelo puede adaptarse a cada copropiedad. Los espacios entre corchetes deben completarse y las cláusulas que no apliquen pueden suprimirse, ajustando la numeración.
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE ADMINISTRACIÓN DE PROPIEDAD HORIZONTAL
Entre los suscritos, [nombre completo], mayor de edad, identificado con cédula de ciudadanía número [número] de [lugar], quien obra en calidad de presidente del consejo de administración de [nombre del edificio o conjunto] – P.H., persona jurídica con NIT [número], sometida al régimen de propiedad horizontal mediante escritura pública número [___] del [fecha] de la Notaría [___] de [ciudad], registrada en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de [ciudad], y facultado para suscribir este contrato por el parágrafo 1 del artículo 50 de la ley 675 de 2001, quien en adelante se denominará LA COPROPIEDAD, por una parte; y por la otra [nombre completo o razón social], identificado con [cédula de ciudadanía / NIT] número [número], [quien obra en nombre propio / representada legalmente por [nombre], identificado con cédula de ciudadanía número [número]], quien en adelante se denominará EL ADMINISTRADOR, hemos convenido celebrar el presente contrato de prestación de servicios de administración, que se regirá por las siguientes cláusulas y, en lo no previsto en ellas, por la ley 675 de 2001, el reglamento de propiedad horizontal y las normas civiles y comerciales aplicables:
PRIMERA. DESIGNACIÓN. EL ADMINISTRADOR fue designado por [la asamblea general de propietarios / el consejo de administración] mediante acta número [___] del [fecha], para el período comprendido entre el [fecha] y el [fecha], y aceptó el cargo mediante comunicación del [fecha], que hace parte integral de este contrato.
SEGUNDA. OBJETO. EL ADMINISTRADOR se obliga a prestar a LA COPROPIEDAD, con plena autonomía técnica, administrativa y directiva, el servicio de administración del edificio o conjunto, ejerciendo su representación legal y cumpliendo las funciones señaladas en el artículo 51 de la ley 675 de 2001, en el reglamento de propiedad horizontal y en las decisiones adoptadas por la asamblea general y el consejo de administración.
PARÁGRAFO. Las partes declaran que las políticas, instrucciones y decisiones que la asamblea general y el consejo de administración impartan a EL ADMINISTRADOR corresponden al ejercicio de las competencias que la ley les atribuye, y no configuran la subordinación propia del contrato de trabajo. EL ADMINISTRADOR ejecutará sus obligaciones con sus propios medios y organizará su tiempo con autonomía.
TERCERA. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DE EL ADMINISTRADOR. Sin perjuicio de las funciones legales y reglamentarias, que no son taxativas, EL ADMINISTRADOR se obliga a:
- Personal y contratistas. Seleccionar y contratar, dentro del presupuesto aprobado y de las atribuciones fijadas por la asamblea y el consejo, al personal y a los contratistas necesarios; verificar su idoneidad y experiencia; cumplir las obligaciones laborales y de seguridad social que correspondan; y mantener organizado el archivo de cada vinculación.
- Mantenimiento. Adelantar el mantenimiento corriente, las reparaciones urgentes y las obras de adecuación aprobadas, de modo que las instalaciones y los equipos permanezcan operativos y seguros.
- Seguridad y aseo. Adoptar las medidas necesarias para la seguridad del edificio, sus residentes y sus bienes, contratando empresas de vigilancia debidamente autorizadas; mantener el aseo de las áreas comunes; y conservar actualizado el registro de propietarios y residentes por unidad privada.
- Servicios públicos. Atender oportunamente la contratación, el pago y las reclamaciones ante las empresas de servicios públicos correspondientes a las zonas comunes, y organizar la información de cada empresa.
- Contabilidad. Asegurar que un contador público con tarjeta profesional vigente lleve la contabilidad conforme al marco normativo aplicable y prepare oportunamente los estados financieros, el estado de cartera y la ejecución presupuestal, con sus notas; y velar por el cumplimiento de las obligaciones tributarias de LA COPROPIEDAD.
- Tesorería. Preparar y ejecutar los pagos conforme a las reglas de la cláusula sexta, llevar el control de los compromisos pendientes y mantener actualizado un flujo de caja proyectado a cuatro semanas.
- Cartera. Facturar las cuotas ordinarias y extraordinarias a más tardar el [sexto] día hábil de cada mes; mantener actualizado el estado de cuenta de cada unidad privada; adelantar la gestión de cobro persuasivo; e iniciar oportunamente el cobro judicial, conforme al numeral 8 del artículo 51 de la ley 675 de 2001, sin necesidad de autorización alguna.
- Órganos de la copropiedad. Convocar al consejo de administración por lo menos una vez al mes e informarle de los hechos relevantes; convocar la asamblea ordinaria dentro del término legal y las extraordinarias que se requieran; preparar el informe de gestión y los proyectos que se sometan a decisión; y llevar los libros de actas y de registro de propietarios y residentes.
- Actas y publicidad. Poner a disposición de los propietarios copia del acta de cada asamblea dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la reunión, informar de ello y dejar la constancia respectiva en el libro de actas, conforme al artículo 47 de la ley 675 de 2001.
- Inscripción. Adelantar, dentro de los [quince] días siguientes a la firma de este contrato, la inscripción de su nombramiento ante la entidad competente del municipio o distrito, y entregar a LA COPROPIEDAD copia del certificado de existencia y representación legal.
PARÁGRAFO. EL ADMINISTRADOR no responderá por el incumplimiento de obligaciones que requieran fondos, documentos o autorizaciones que LA COPROPIEDAD no le haya suministrado oportunamente, ni por hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito, siempre que haya requerido por escrito lo necesario y dejado constancia de ello.
CUARTA. OBLIGACIONES DE LA COPROPIEDAD. LA COPROPIEDAD se obliga a: a) suministrar a EL ADMINISTRADOR la información y los documentos de que disponga sobre el edificio, sus residentes, empleados, contratistas y su situación financiera y jurídica; b) pagar oportunamente los honorarios pactados; c) autorizar los pagos que se sometan a su aprobación cuando cumplan los requisitos internos y legales y estén presupuestados; d) dar a conocer las políticas de funcionamiento y las decisiones de sus órganos; e) apoyar las gestiones que EL ADMINISTRADOR deba adelantar ante autoridades, contratistas y terceros; y f) resolver, aprobando o improbando, los proyectos que EL ADMINISTRADOR someta a su consideración.
QUINTA. HONORARIOS. LA COPROPIEDAD pagará a EL ADMINISTRADOR la suma de [valor en letras] ($[valor]) mensuales, [más el IVA cuando haya lugar a él], dentro de los primeros [séptimo] días hábiles del mes siguiente a aquel en que se prestó el servicio, previa presentación de la factura o del documento equivalente. Los honorarios se ajustarán en la forma que apruebe la asamblea general al aprobar el presupuesto de cada vigencia. Los gastos de papelería, transporte y comunicaciones estarán a cargo de [precisar].
SEXTA. MANEJO DE RECURSOS. Los dineros de LA COPROPIEDAD se manejarán exclusivamente en cuentas bancarias abiertas a su nombre y con su NIT. Los pagos y transferencias superiores a $[valor] requerirán, además de la firma de EL ADMINISTRADOR, la de [el presidente del consejo de administración / el tesorero designado]. EL ADMINISTRADOR se abstendrá de recibir dineros en efectivo sin expedir recibo numerado y de consignarlos en cuentas distintas de las de LA COPROPIEDAD. Mensualmente entregará al consejo de administración las conciliaciones bancarias, el estado de cartera y la ejecución presupuestal.
SÉPTIMA. GARANTÍAS. EL ADMINISTRADOR constituirá, dentro de los [diez] días siguientes a la firma de este contrato y a favor de LA COPROPIEDAD, póliza de manejo y de cumplimiento por valor de $[valor], con vigencia igual a la del contrato y [cuatro] meses más, y se obliga a mantenerla vigente y a acreditar su renovación. El costo de la póliza estará a cargo de [precisar].
OCTAVA. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. LA COPROPIEDAD es la responsable del tratamiento de los datos personales de propietarios, residentes, empleados y contratistas, y EL ADMINISTRADOR actúa como encargado. En tal calidad se obliga a tratarlos únicamente para los fines de este contrato, a adoptar medidas de seguridad razonables, a no transferirlos ni divulgarlos a terceros sin autorización, y a devolverlos o eliminarlos a la terminación del contrato, dejando constancia de ello en el acta de empalme.
NOVENA. DURACIÓN. El presente contrato tendrá una duración de [un (1) año], contada a partir del [fecha] y hasta el [fecha], en concordancia con el período para el cual fue designado EL ADMINISTRADOR. No habrá renovación automática. Si el órgano competente decide reelegirlo y EL ADMINISTRADOR acepta, se suscribirá un nuevo contrato o un otrosí que precise el nuevo período y las condiciones aplicables.
DÉCIMA. TERMINACIÓN. El contrato terminará por: a) el vencimiento del plazo; b) el mutuo acuerdo de las partes; c) la remoción de EL ADMINISTRADOR por el órgano competente; d) el incumplimiento grave de cualquiera de las partes, previo requerimiento escrito no atendido dentro de los [diez] días siguientes; y e) la decisión unilateral de cualquiera de las partes, comunicada por escrito con una antelación no inferior a [cuarenta y cinco (45)] días hábiles, sin que ello genere indemnización.
PARÁGRAFO. En todos los casos, cada parte deberá cumplir las obligaciones causadas hasta la fecha de terminación.
DÉCIMA PRIMERA. EMPALME Y ENTREGA. Terminado el contrato por cualquier causa, EL ADMINISTRADOR entregará a quien designe LA COPROPIEDAD, a más tardar dentro de los [cinco (5)] días hábiles siguientes y mediante acta de empalme suscrita por ambas partes: los libros de actas y de registro de propietarios y residentes; la contabilidad y sus soportes; los estados financieros y la ejecución presupuestal a la fecha; el estado de cartera detallado por unidad privada; los contratos vigentes y sus soportes; las pólizas; las claves y credenciales de acceso a los sistemas y a las cuentas bancarias; los inventarios de bienes; y las llaves y elementos de LA COPROPIEDAD en su poder. El incumplimiento de esta obligación dará lugar a una pena de $[valor], sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.
DÉCIMA SEGUNDA. INDEPENDENCIA. Este contrato no genera relación laboral entre las partes ni con el personal que EL ADMINISTRADOR vincule para su ejecución, respecto del cual asume la calidad de empleador y las obligaciones que de ello se derivan.
DÉCIMA TERCERA. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS. Las diferencias que surjan con ocasión de este contrato se resolverán de manera directa entre las partes dentro de los [diez (10)] días hábiles siguientes a su formalización por escrito. De no lograrse un acuerdo, las partes acudirán a [conciliación ante un centro de conciliación de [ciudad] / amigable composición en los términos de la ley 1563 de 2012], designando al [conciliador / amigable componedor] dentro de los [diez (10)] días hábiles siguientes.
DÉCIMA CUARTA. NOTIFICACIONES. Las partes recibirán las comunicaciones relativas a este contrato en las siguientes direcciones y correos electrónicos: LA COPROPIEDAD en [dirección] y [correo]; EL ADMINISTRADOR en [dirección] y [correo]. Cualquier cambio deberá informarse por escrito.
DÉCIMA QUINTA. DOCUMENTOS DEL CONTRATO. Hacen parte integral de este contrato el acta de designación, la aceptación del cargo, el reglamento de propiedad horizontal, el presupuesto aprobado para la vigencia y la póliza a que se refiere la cláusula séptima.
Para constancia se firma en [ciudad], el [día] de [mes] de [año], en dos ejemplares del mismo tenor.
[Firma] — [Nombre] — C.C. [número] — Presidente del consejo de administración — LA COPROPIEDAD
[Firma] — [Nombre] — C.C. o NIT [número] — EL ADMINISTRADOR
Preguntas frecuentes.
A continuación damos respuesta a las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Quién firma el contrato del administrador?
El presidente del consejo de administración y, cuando no exista consejo, el presidente de la asamblea general, según el parágrafo 1 del artículo 50 de la ley 675 de 2001. No puede firmarlo el propio administrador en representación de la copropiedad, porque nadie contrata consigo mismo.
¿El contrato del administrador es laboral o de prestación de servicios?
Puede ser cualquiera de los dos; la ley no lo impone. En la práctica se usa el de prestación de servicios, pero si en la ejecución concurren actividad personal, subordinación continuada y remuneración, se configura un contrato de trabajo por aplicación del artículo 23 del Código Sustantivo del Trabajo, sin importar la denominación.
¿Qué garantías se le pueden exigir al administrador?
Una póliza de manejo y de cumplimiento a favor de la copropiedad es lo aconsejable. El parágrafo 3 del artículo 50 de la ley 675 de 2001 prevé esa figura y fija como monto máximo asegurable el presupuesto de gastos del año de la designación.
De acuerdo con nuestro criterio, no debe exigirse la firma de títulos valores en blanco ni la entrega de bienes en prenda.
¿El contrato puede renovarse automáticamente?
No es lo aconsejable. El administrador se designa por un período y la reelección corresponde al órgano competente, de modo que la renovación debe ser expresa, mediante un nuevo contrato o un otrosí que precise el período.
¿Qué debe entregar el administrador cuando termina el contrato?
Los libros de actas y de registro de propietarios, la contabilidad y sus soportes, los estados financieros, el estado de cartera, los contratos vigentes, las pólizas, las claves de acceso, los inventarios y las llaves, mediante acta de empalme y dentro del plazo que fije el contrato.
¿Se le puede exigir exclusividad al administrador?
Puede pactarse, pero de acuerdo con nuestro criterio no es conveniente en un contrato de prestación de servicios, porque es uno de los indicios que suelen invocarse para alegar la existencia de un contrato de trabajo.
¿El contrato del administrador debe registrarse en alguna entidad?
No. Lo que se inscribe ante la alcaldía es el nombramiento, con el acta y la aceptación del cargo, conforme al artículo 8 de la ley 675 de 2001. El contrato de vinculación no se exige para ese trámite.
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Por favor, corrijan en el contrato la ortografía de la palabra “Concejo”, ya que los Consejos de Administración son diferentes del Concejo Municipal.
Gracias por la observación.
Buen día.
Por favor, ¿podría señalarnos qué garantías se le exigen al administrador en virtud de que estará bajo su responsabilidad un patrimonio ajeno, entendiendo que en todo contrato de servicios se solicita garantía?
En esos casos, se solicita una póliza de garantía expedida por una aseguradora, pero en general no se solicitan garantías, ni se puede exigir la firma de títulos valores y otra figura como garantía.