Cada vez que se liquida la nómina, la empresa debe causar las prestaciones sociales que se van acumulando a favor del trabajador, como la prima de servicios, las cesantías, sus intereses y las vacaciones, y cuando las liquida en forma definitiva ajustar lo acumulado al valor real. Por tradición se les llama provisiones de nómina, pero bajo las NIIF son obligaciones laborales ciertas. Veamos cómo se causan, cómo se ajustan y cómo se pagan.
Por qué se causan mes a mes.
Las prestaciones se pagan en fechas fijas: la prima de servicios en junio y diciembre, las cesantías con su consignación anual y los intereses sobre cesantías en enero. Pero el derecho del trabajador se va generando día a día, a medida que trabaja.
Por eso, en aplicación de la causación, el gasto debe reconocerse en el mes en que se genera, no en el mes en que se paga: de lo contrario, junio y diciembre cargarían el gasto de todo el semestre.
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Provisión o pasivo laboral: dónde se registran.
Tradicionalmente, la causación mensual se llevaba a la cuenta 26 (pasivos estimados y provisiones) y, al liquidar en forma definitiva, se trasladaba a la cuenta 25 (obligaciones laborales).
Bajo las NIIF, las prestaciones sociales son beneficios a corto plazo a los empleados, cuyo valor y vencimiento se conocen con suficiente certeza, de modo que no son provisiones en el sentido técnico, como explicamos en el artículo sobre las provisiones contables. Por eso muchas empresas las causan directamente en la cuenta 25. Ambas prácticas llegan al mismo resultado; lo importante es que el pasivo refleje lo que se debe al trabajador.
Ejemplo: causación de la prima de servicios.
Supongamos un trabajador con salario de $1.000.000. La prima de servicios equivale a un mes de salario por año, es decir, al 8,33% mensual, de modo que cada mes se causan $83.300:
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 510536 | Prima de servicios | 83.300 | |
| 261020 | Prestaciones sociales – prima (o 2520) | 83.300 |
Después de seis meses, el saldo acumulado es de $499.800.
Ajuste al liquidar en forma definitiva.
La liquidación definitiva casi nunca coincide con lo causado, porque durante el semestre pudo variar el salario, incluirse horas extras o comisiones o haber ausencias. Pueden darse tres situaciones:
- Que lo liquidado sea igual a lo causado: no hay ajuste.
- Que lo liquidado sea mayor: se causa la diferencia como gasto.
- Que lo liquidado sea menor: se reversa el exceso.
Liquidación mayor. Si la prima liquidada es de $550.000, faltan $50.200, que se causan con el mismo asiento mensual: débito a la 510536 y crédito al pasivo.
Liquidación menor. Si la prima liquidada es de $450.000, sobran $49.800. Si el exceso se detecta dentro del mismo año, se reversa contra el gasto; si corresponde a años anteriores ya cerrados, se reconoce como recuperación en la cuenta 4250:
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 261020 | Prestaciones sociales – prima | 49.800 | |
| 510536 / 425035 | Prima de servicios / recuperaciones | 49.800 |
Si se usó la cuenta 26, una vez ajustado el saldo se traslada a la cuenta 25, debitando la 2610 y acreditando la 2520, de modo que la provisión queda en ceros y el pasivo real en las obligaciones laborales.
Pago de las prestaciones.
Al pagar, se debita el pasivo laboral y se acredita bancos; el gasto ya no se toca, porque se reconoció mes a mes. En el caso de las cesantías, el pago es la consignación al fondo:
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 251005 | Cesantías consolidadas | XXX | |
| 111005 | Bancos | XXX |
Las prestaciones se causan en cada liquidación de la nómina con estos porcentajes de referencia sobre el salario: prima 8,33%, cesantías 8,33%, intereses sobre cesantías 1% mensual sobre las cesantías y vacaciones 4,17%.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cómo se contabiliza la prima de servicios?
Cada mes se debita el gasto (510536 o 520536) y se acredita el pasivo laboral por el 8,33% del salario; al pagarla se debita el pasivo contra bancos.
¿Cómo se contabiliza el pago de las cesantías al fondo?
Se debita la cuenta de cesantías consolidadas (2510) y se acredita bancos. El gasto ya se reconoció al causarlas mensualmente.
Tradicionalmente se causaban en la 26 y se trasladaban a la 25 al liquidar; bajo NIIF son obligaciones laborales ciertas y pueden causarse directamente en la 25.
¿Qué hago si lo causado es mayor que lo liquidado?
Se reversa el exceso: contra el gasto si es del mismo año, o como recuperación (4250) si corresponde a años ya cerrados.
¿La cuenta 26 puede quedar con saldo al cierre del año?
Solo si se trata de provisiones verdaderas, por obligaciones inciertas; las prestaciones liquidadas deben quedar en la cuenta 25 por su valor real.
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Buen día,
¿Las provisiones se deben registrar en el mes que se liquida un contrato? Por ejemplo, un trabajador laboró hasta el 15 de octubre, ¿esa proporción de los 15 días la debo provisionar o directamente asumo el gasto en la liquidación?
¿Aplica lo mismo cuando es un mes completo? Por ejemplo, liquidación a 31 de octubre, ¿mes completo?
Muchas gracias.
Contablemente, lo indicado es causar la provisión, pero también es válido registrar directamente la obligación y el pago, debido a que hay certeza en los valores que se deben pagar.
Buenos días. Para el cálculo de las provisiones de las vacaciones, ¿qué se debe tener en cuenta? ¿Recargos nocturnos, dominicales, comisiones, bonificaciones?
Se excluyen los pagos por trabajo en días de descanso obligatorio y horas extras. No se descuenta el cargo nocturno ordinario. Se incluyen las comisiones y las bonificaciones que constituyan salario.
Gracias por la explicación. Me queda una duda: si se provisiona con la cédula del trabajador y se paga con el NIT de la entidad, ¿no lograría dejar la cuenta en cero? O, ¿lo estoy haciendo mal al utilizar la cuenta del gasto con la cédula del trabajador y la cuenta por pagar con el NIT de la entidad?
Buenas noches, Leidy
La provisión está a cargo de al empresa, por lo tanto no debería estar con la cédula del trabajador, puesto que el llevar la provisión al gasto seguiría presente la provisión en el pasivo.
Saludos
Buen día. En el lugar donde trabajo, que es en proyectos de construcción, quisiera saber de dónde proviene que el factor prestacional para un empleado que devenga menos de 2 salarios mínimos es 1.56, y para uno que devenga más de 2 salarios mínimos, es 1.45.
Si más contexto no se puede dar, ¿una respuesta probablemente es por el efecto del auxilio de transporte?
No me queda claro en el ejemplo si el salario es de 1.200.000 y, para provisionar las cesantías, se incluye el auxilio de transporte. ¿El valor de 100.000 estaría errado? En consecuencia, se aplica el 8.33% sobre el salario del mes respectivo, incluyendo el auxilio de transporte.
Para efecto de simplicidad en el ejemplo, se supuso que no había auxilio de transporte.
Esas provisiones deben ir a la cuenta 25 o a la cuenta 26, ¿y por qué?
Deben ir en la cuenta 26, porque así fue diseñado el Plan Único de Cuentas.
Buen día, tengo una duda. Si en el mes de octubre la nómina de un empleado me da como base 1.500.000 debido a unos gastos de representación y al mes siguiente me da una base de 1.250.000, ¿cómo me afectan las provisiones?
Si en octubre la provisión me da 292.862 con la base de 1.500.000, en noviembre me da 504.056 con la base de 1.250.000 y un acumulado de 60 días, ¿eso sería correcto o no?
Las provisiones se hacen mensualmente con el valor de cada mes, y luego, al hacer los cálculos definitivos, se realizan los ajustes correspondientes.