Provisiones de nómina

Cada vez que se liquida la nómina del trabajador, se deben liquidar las provisiones de nómina correspondientes, a fin de crear las provisiones que cubran los distintos conceptos que la empresa debe pagar a sus trabajadores.

Qué es una provisión de nómina.

La liquidación de la nómina tiene como finalidad pagar al trabajador lo que se ha ganado en el mes respectivo o en la quincena, dependiendo de su período de pago.

Pero, además del salario que se debe pagar al trabajador, la empresa debe pagar algunos cargos sobre esa nómina, que no se pagan en el mismo mes sino a mitad de año o al finalizar.

Es por ello que en cada liquidación se va provisionando lo que corresponde para que, al finalizar el año o cuando haya que pagarlo, ya se tengan provisionados los recursos necesarios.

Conceptos que se deben provisionar.

Básicamente, se deben hacer las provisiones correspondientes a las prestaciones sociales, que son:

1. Prima de servicios.
2. Auxilio de cesantías.
3. Intereses sobre las cesantías.
4. Vacaciones.

La idea de la provisión es que, al llegar la fecha de pagar esos conceptos, ya se tenga una liquidación aproximada y la empresa tenga provisionadas esas sumas al haberlas reconocido contablemente.

Cómo se hace la provisión de nómina.

La provisión se hace cada vez que se liquide la nómina, que por regla general es mensual, aunque puede ser quincenal. Pero, para efectos de simplicidad, haremos un ejemplo con una nómina mensual.

Liquidación de la nómina.Conceptos que se deben liquidar en una nómina, procedimiento que se debe seguir y fórmulas para su liquidación.

Provisión de prestaciones sociales.

La empresa, cada vez que liquida la nómina, hace la provisión respectiva de las prestaciones sociales que a continuación se detallan.

Provisión de la prima de servicios.

Para el caso de la prima de servicios, se tiene que por cada año de trabajo se debe pagar un mes de salario por ese concepto.

Como el año tiene 12 meses, provisionamos cada mes la doceava parte del salario para que al finalizar el año tengamos provisionado el salario de un mes.

Suponiendo un salario mensual de $1.200.000, debemos hacer la provisión mensual equivalente a la doceava parte de 1.200.000, que es:

1.200.000/12 = 100.000 mensuales.

Así, al cabo de 12 meses, tendremos el 1.200.000 que se debe pagar por prima de servicios.

Pero para hacerlo más sencillo, tomaremos el salario como un 100% y lo dividimos entre 12:

100/12 = 8.33%.

Entonces, cada mes provisionamos el 8.33% del salario para que, al cabo de 12 meses, hayamos provisionado el 100% de un salario mensual, y así se hace con los otros conceptos.

Provisión de cesantías.

La provisión de cesantías se calcula igual que la provisión de la prima de servicios, en razón a que corresponde a la misma suma, es decir, a 1 mes de salario por cada año trabajado.

En consecuencia, se aplica el 8.33% sobre el salario del mes respectivo, incluyendo el auxilio de transporte.

Provisión de los intereses sobre cesantías.

En el caso de los intereses sobre cesantías, la provisión se determina aplicando el 12% a la provisión de cesantías que se determine, tema explicado con más detalle en el siguiente artículo.

Provisión mensual de los intereses sobre las cesantías.Fórmula y procedimiento para calcular la provisión mensual de intereses de cesantías.

Provisión de vacaciones.

La provisión de las vacaciones se determina multiplicando el salario del mes respectivo por el 4.17%, teniendo en cuenta que no se debe incluir el auxilio de transporte, concepto que sí se incluye en la provisión de la prima de servicios y las cesantías.

De esta forma, se provisiona el equivalente a 15 días de vacaciones, que no es un valor preciso, pues las vacaciones son días hábiles, y estas pueden ser 17, 18, 9, etc., tema desarrollado en el siguiente artículo.

Liquidación de las vacaciones.Conozca el procedimiento a seguir para liquidar las vacaciones, tanto su provisión como su liquidación definitiva.

Porcentajes en las provisiones de nómina.

Los porcentajes para la provisión de las prestaciones sociales son los siguientes:

• Prima de servicios: 8.33%
• Auxilio de cesantías: 8.33%
• Intereses sobre las cesantías: 12%
• Vacaciones: 4.17%

El porcentaje de la provisión de vacaciones es la mitad del de las cesantías y prima de servicios, porque las vacaciones corresponden a 15 días por año de trabajo, en tanto que los otros conceptos son 30 días por año de trabajo.

Contabilización de las provisiones de nómina.

La provisión, una vez calculada, se debe contabilizar para que el efecto financiero de esas provisiones se vea reflejado en la contabilidad.

Prestaciones sociales.Que es una prestación social, que conceptos comprende, porcentaje de prestaciones, y base para su liquidación.

Recordemos que las prestaciones sociales forman parte de los gastos de nómina, y por tanto se deben contabilizar como un gasto, y su contrapartida es un pasivo, ya que no se pagan de inmediato, sino a fin de año, a mitad de año o cuando finaliza el contrato de trabajo.

Suponiendo un salario mensual de 1.200.000 (bajo el supuesto de que no hay auxilio de transporte), tendríamos la siguiente liquidación en un mes determinado:

Y la contabilización sería:

Como se puede observar, las provisiones quedaron registradas en el pasivo (cuenta 26), y una vez se paguen, se sacan del pasivo contra caja o bancos, según corresponda, y el pasivo queda en ceros.

Como los anteriores cálculos son provisionales, al liquidar definitivamente las prestaciones sociales al momento de pagarlas, el resultado puede ser diferente al valor provisionado, caso en el cual se hace el ajuste respectivo para que en el gasto figure el valor definitivo.