¿Cuánto tiempo tiene la EPS para pagar una incapacidad?

La EPS tiene 15 días hábiles para revisar y liquidar la solicitud y 5 días hábiles más para pagar, según el artículo 2.2.3.4.3 del decreto 780 de 2016. Son hasta veinte días hábiles en total, contados desde la radicación y no desde que el médico prescribe la incapacidad. Vencidos esos plazos, la EPS debe intereses de mora. ¿Desde cuándo corren y qué hacer si no paga?

Los dos plazos.

No es un solo término sino dos, y corren uno después del otro.

El primero es para revisar la solicitud y liquidar la prestación. El segundo para girar el dinero una vez autorizada. Dice la norma:

«La revisión y liquidación de las solicitudes de reconocimiento de prestaciones económicas se efectuará por la entidad promotora de salud o entidad adaptada dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su presentación por el aportante, o del interesado en los eventos de licencia de maternidad por extensión.»

Lo anterior se puede resumir del siguiente modo:

Veinte días hábiles son cerca de un mes calendario, y eso suponiendo que la solicitud se radicó completa. Cualquier documento faltante reinicia el conteo.

El plazo no corre desde la incapacidad.

Es la confusión más frecuente y conviene despejarla.

Los quince días no se cuentan desde la fecha en que el médico prescribió la incapacidad ni desde que el trabajador la entregó a la empresa, sino desde que se radican los documentos ante la EPS.

De acuerdo con nuestro criterio, esa es la razón por la que muchos reclamos no prosperan: se cuenta el plazo desde la fecha de la incapacidad y para la EPS el reloj empezó semanas después.

Conviene conservar la constancia de radicación, porque es la única prueba de cuándo empezó a correr el término.

Los plazos son los mismos para todas las prestaciones.

No hay un plazo distinto para las incapacidades y otro para las licencias.

El artículo 2.2.3.4.3 del decreto 780 de 2016 habla de «prestaciones económicas», expresión que cubre el conjunto:

• Incapacidades de origen común.
• Licencia de maternidad y sus modalidades, incluidas la de adopción y la de extensión.
• Licencia de paternidad y licencias parentales.
• Licencia por aborto, interrupción del embarazo o parto prematuro no viable.
• Licencia para el cuidado de la niñez.

De modo que el tiempo que tiene la EPS para pagar una licencia de maternidad es exactamente el mismo que tiene para pagar una incapacidad. Las reglas propias de cada licencia las desarrollamos en el artículo sobre la licencia de maternidad.

La licencia por luto es la excepción, porque no está a cargo de la EPS sino del empleador, como explicamos en el artículo sobre la licencia por luto.

Intereses de mora cuando la EPS incumple.

Es el derecho menos reclamado y probablemente el mejor disuasivo que existe.

La misma norma dispone que la EPS que no cumpla el plazo debe reconocer intereses moratorios al aportante, conforme al artículo 4 del decreto ley 1281 de 2002.

Ese artículo remite a la tasa de mora de los tributos administrados por la Dian, que fija el artículo 635 del Estatuto Tributario.

De acuerdo con nuestro criterio, los intereses deben solicitarse expresamente al radicar el reclamo, porque ninguna EPS los liquida de oficio. Basta con dejar constancia de la fecha de radicación y de la de pago efectivo.

Cuánto tiempo hay para radicar.

Los plazos anteriores solo empiezan cuando la solicitud se radica, de modo que la pregunta previa es hasta cuándo se puede radicar.

La ley no fijó un término específico para presentar la incapacidad, pero sí un tope general. Dice el artículo 28 de la ley 1438 de 2011:

«El derecho de los empleadores de solicitar a las Entidades Promotoras de Salud el reembolso del valor de las prestaciones económicas prescribe en el término de tres (3) años contados a partir de la fecha en que el empleador hizo el pago correspondiente al trabajador.»

Son tres años contados desde el pago al trabajador, no desde la expedición de la incapacidad.

De acuerdo con nuestro criterio, ese plazo es un límite y no una meta. Entre más tiempo pase, más difícil resulta reunir los soportes y más probable es que la EPS glose el cobro.

Tampoco hay plazo legal para que el trabajador entregue la incapacidad al empleador, pero conviene hacerlo de inmediato, porque de esa entrega depende que la empresa pueda radicar.

Quién radica y cómo.

La gestión no es del trabajador cuando hay contrato de trabajo, y esa es la regla que más se incumple.

Le corresponde al empleador radicar y hacer el seguimiento, porque es él quien paga la incapacidad y quien recobra. El régimen completo está en el artículo sobre quién paga las incapacidades laborales al trabajador.

El trabajador independiente sí radica por su cuenta, porque no hay empleador que lo haga.

La mayoría de las EPS habilitó la radicación en línea, con seguimiento del estado de la solicitud y pago a la cuenta bancaria registrada. Algunas todavía reciben por correo electrónico o de forma presencial.

Los documentos.

Una solicitud incompleta no hace correr el plazo, de modo que conviene revisar los soportes antes de radicar. El artículo 2.2.3.4.1 del decreto 780 de 2016 exige, como mínimo:

• Solicitud de pago suscrita por el aportante, por el medio que establezca la EPS.
• Certificación bancaria con fecha de expedición no superior a treinta días calendario.
• Certificado de incapacidad expedido o validado por la EPS.

La certificación bancaria vencida es la causa más frecuente de devolución, y es también la más fácil de evitar.

Qué hacer si la EPS no paga.

Conviene distinguir dos situaciones que se confunden, porque el interlocutor no es el mismo.

Si usted es trabajador con contrato. No haga nada frente a la EPS. Cóbrele al empleador, que es el obligado a pagarle esté o no reembolsado. Que la EPS no pague es un problema de la empresa.

Si usted es el empleador o un independiente. Es a usted a quien la EPS le debe, y el orden de las actuaciones es este.

1. Derecho de petición ante la EPS, indicando la fecha de radicación y solicitando el pago junto con los intereses moratorios causados.
2. Queja ante la Superintendencia Nacional de Salud, que puede sancionar a la entidad por el incumplimiento.
3. Demanda ante la justicia laboral cuando la entidad persiste en la negativa.

De acuerdo con nuestro criterio, conviene no saltarse el derecho de petición. Obliga a la EPS a decir por escrito por qué no pagó, y muchas negativas no sobreviven a esa exigencia.

Distinto es cuando la EPS no paga porque no está obligada a hacerlo. Esos casos, y qué hacer en cada uno, los tratamos en el artículo sobre los casos en que la EPS no reconoce incapacidades laborales.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.