Préstamos a trabajadores: cómo otorgarlos, descontarlos y registrarlos

El empleador puede prestar dinero a sus trabajadores y descontar las cuotas del salario, siempre que el préstamo y la autorización del descuento consten por escrito, según el artículo 151 del Código Sustantivo del Trabajo. Ya no hace falta la autorización del inspector del trabajo, pero el descuento tiene límites y el cobro de intereses tiene reglas propias. ¿Cómo debe hacerse el préstamo, cuánto se puede descontar y cómo se contabiliza?

El préstamo debe constar por escrito.

El inciso primero del artículo 151 del Código Sustantivo del Trabajo lo establece así:

«El empleador y su trabajador podrán acordar por escrito el otorgamiento de préstamos, anticipos, deducciones, retenciones o compensaciones del salario, señalando la cuota objeto de deducción o compensación y el plazo para la amortización gradual de la deuda.»

El documento debe indicar, al menos:

1. El valor del préstamo.
2. La cuota que se descontará y su periodicidad.
3. El plazo para pagarlo.
4. Los intereses, si se pactan.
5. La autorización expresa del trabajador para descontar las cuotas del salario.
6. La autorización para descontar el saldo de la liquidación final si el contrato termina antes de pagarlo.

Antes de la ley 1429 de 2010 se necesitaba la autorización del inspector del trabajo. Hoy no: solo interviene si el empleador cambia las condiciones pactadas en perjuicio del trabajador, caso en el cual este puede acudir al inspector para exigir su cumplimiento.

Cuánto se puede descontar por el préstamo.

Aun con autorización, el descuento no puede afectar el salario mínimo ni la parte inembargable del salario, según el numeral 2 del artículo 149 del mismo código. En la práctica, la cuota no puede superar la quinta parte de lo que el salario excede del mínimo.

Así, a un trabajador con un salario de $5.000.000 se le pueden descontar como máximo $649.819 al mes en 2026, y a quien gana el salario mínimo no se le puede descontar nada por esta vía. Por eso el plazo del préstamo debe calcularse de modo que la cuota quepa dentro de ese límite.

La libranza tiene un límite distinto, del 50% del salario neto, pero exige un acuerdo con una entidad operadora. Los límites los explicamos en descuentos de nómina permitidos y prohibidos.

Intereses en los préstamos a trabajadores.

El artículo 153 del Código Sustantivo del Trabajo dispone que los préstamos o anticipos de salario que el empleador haga al trabajador no pueden devengar intereses, salvo los destinados a vivienda del artículo 152.

Sin embargo, la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia ha matizado esa prohibición. En la sentencia SL4613-2019 dijo:

«Sobre este aspecto concreto del cobro de intereses por parte del empleador por préstamos otorgados y lo referente a los descuentos que por este concepto se efectuaron por la empleadora, que es el punto sobre el cual se encuentra inconforme el demandante, corresponde señalar que los mismos no están del todo prohibidos.»

La Corte admite el cobro de intereses mientras no perjudique al trabajador. De acuerdo con nuestro criterio, eso significa intereses razonables, inferiores o similares a los del mercado, y en ningún caso superiores a la tasa de usura. Lo más seguro, sin embargo, es no cobrarlos.

Si el contrato termina antes de pagar el préstamo.

Al terminar el contrato, el empleador puede descontar el saldo del préstamo de la liquidación final, aun sin autorización del trabajador. La Sala Laboral lo explicó en la sentencia SL868-2020:

«Los descuentos no autorizados por el asalariado no son legales mientras se encuentre vigente la relación laboral, pero una vez ésta termine, no tiene la misma connotación, porque también desparece la garantía para el crédito otorgado por el empleador, que lo es el salario y las prestaciones sociales.»

Aun así, conviene incluir la autorización en el documento del préstamo, para evitar discusiones. Las reglas de ese descuento están en descuentos de la liquidación sin autorización del trabajador.

Cómo se registran los préstamos en el PUC.

Con el plan único de cuentas del decreto 2650 de 1993, los préstamos a trabajadores se registran en la cuenta 1365, cuentas por cobrar a trabajadores, en la subcuenta que corresponda a su destino: 136505 vivienda, 136510 vehículos, 136515 educación, 136520 médicos, odontológicos y similares, 136525 calamidad doméstica o 136595 otros.

Supongamos un préstamo de $3.000.000 para educación, pagadero en cuotas mensuales de $300.000 descontadas de la nómina. Al desembolsar:

Al descontar cada cuota en la nómina:

Si se pactan intereses, se registran como ingreso en la subcuenta 421005, intereses, al causarse.

Préstamos de terceros y fondos de empleados.

El empleador no puede descontar del salario las deudas del trabajador con terceros sin autorización escrita. La Sala Laboral de la Corte Suprema lo precisó en la sentencia 23867 del 3 de marzo de 2005, en relación con un fondo de empleados: no cabe la compensación de obligaciones con un tercero, ni durante el contrato ni al terminarlo. La vía para esos créditos es la libranza, que explicamos en libranza.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.