Seguridad social cuando hay varios contratos

Quien tiene varios contratos al mismo tiempo, sean de trabajo, de prestación de servicios o una combinación de ambos, cotiza a seguridad social por cada uno, pero sobre una sola afiliación en cada entidad y con un tope conjunto de 25 salarios mínimos, según el parágrafo 1 del artículo 18 de la ley 100 de 1993. No es una doble cotización: las bases se suman y mejoran la pensión y las incapacidades. ¿Cómo se afilia, quién paga cada parte y qué pasa con la ARL?

Se cotiza por cada contrato, pero no es doble cotización.

La ley 100 de 1993 previó el caso de quien recibe ingresos de varias fuentes al mismo tiempo. Dice el parágrafo 1 de su artículo 18:

«En aquellos casos en los cuales el afiliado perciba salario de dos o más empleadores, o ingresos como trabajador independiente o por prestación de servicios como contratista, en un mismo período de tiempo, las cotizaciones correspondientes serán efectuadas en forma proporcional al salario, o ingreso devengado de cada uno de ellos, y estas se acumularán para todos los efectos de esta ley sin exceder el tope legal. Para estos efectos, será necesario que las cotizaciones al sistema de salud se hagan sobre la misma base.»

La norma dice tres cosas: que cada empleador o contratante cotiza en proporción a lo que paga, que las cotizaciones se acumulan y que la suma no puede superar el tope de 25 salarios mínimos.

Que se acumulen significa que no hay una doble cotización sino una base mayor. Si un empleador paga $2.000.000 y otro $3.000.000, cada mes se cotiza sobre una base total de $5.000.000: el mes cuenta una sola vez como semana cotizada, pero con una base más alta, lo que produce una mejor pensión, no una pensión más temprana.

Afiliación cuando hay varios empleadores.

La afiliación a la EPS y al fondo de pensiones es una sola. Todos los empleadores cotizan a la misma EPS y al mismo fondo en los que está afiliado el trabajador, porque el sistema no admite la afiliación múltiple.

Cada empleador afilia al trabajador en esas mismas entidades y paga su parte sobre el salario que él paga, descontándole al trabajador su 4% de salud y su 4% de pensión. El artículo 2.2.1.1.2.6 del decreto 780 de 2016 lo dispone así para salud:

«Cuando una persona sea dependiente de más de un empleador o reciba pensión de más de una administradora de pensiones, cotizará sobre la totalidad de los ingresos con un tope máximo de veinticinco (25) salarios mínimos mensuales legales vigentes, en una misma Entidad Promotora de Salud, informando tal situación a los empleadores o administradoras de pensiones correspondientes.»

El trabajador es quien debe informar a cada empleador que tiene otro vínculo y cuál es su EPS, para que todos coticen en la misma. Si no lo hace y termina afiliado en dos EPS, responde por lo que el sistema haya pagado de más.

El tope de 25 salarios mínimos cuando hay varios empleadores.

Si entre todos los salarios se superan los 25 salarios mínimos, que en 2026 son $43.772.625, solo se debe cotizar hasta ese tope. Como la ley ordena cotizar en proporción al salario de cada empleador, de acuerdo con nuestro criterio el tope se reparte entre ellos en esa misma proporción, y no es el último empleador quien deja de cotizar.

Supongamos que un médico gana $30.000.000 en una clínica y $20.000.000 en otra. La suma, $50.000.000, supera el tope. La clínica que paga el 60% del total cotiza sobre el 60% del tope ($26.263.575) y la otra sobre el 40% ($17.509.050).

Los límites de la base los explicamos en el artículo sobre los límites a la base de aportes a seguridad social.

La PILA no controla el tope conjunto.

La planilla no suma lo que cotizan los distintos aportantes. Cada empleador, o el propio trabajador como independiente, liquida su planilla por separado, y el operador solo valida que la base de esa planilla no sea inferior a un salario mínimo ni superior a 25; no compara esa base con las de las planillas que otros aportantes pagan por el mismo trabajador, muchas veces en operadores distintos.

En consecuencia, si cada empleador cotiza sobre el salario completo que paga, la planilla lo acepta aunque entre todos superen el tope. En el ejemplo anterior, una clínica cotizaría sobre $30.000.000 y la otra sobre $20.000.000, y el sistema recibiría aportes sobre $50.000.000. Por eso es frecuente encontrar en la historia laboral de Colpensiones meses en los que la suma de las bases supera los 25 salarios mínimos.

El reparto del tope depende, entonces, de la información que maneje cada aportante, y esa carga la ley se la asigna al trabajador:

• En salud: el artículo 2.2.1.1.2.6 del decreto 780 de 2016 obliga al trabajador a informar a sus empleadores que tiene otro vínculo, y lo hace responder por lo que el sistema haya pagado de más si no lo hace.
• En pensión: el parágrafo del artículo 2.3.1.7 del decreto 1833 de 2016 obliga al trabajador dependiente que además cotiza como independiente o contratista a informar el ingreso que efectivamente percibe y la fuente de sus recursos.

En la práctica, los operadores le indican al aportante que sume los ingresos del trabajador en todas sus relaciones y, si superan el tope, calcule la base proporcional que le corresponde. Para hacerlo, cada empleador necesita saber cuánto le pagan al trabajador los demás, información que solo este puede darle.

Qué pasa con lo cotizado por encima del tope.

Cotizar por encima del tope no mejora la pensión, porque la base de cotización, y con ella la de liquidación, no puede superar 25 salarios mínimos por mes. La Corte Constitucional, en la sentencia C-078 de 2017, avaló ese límite al recordar que existe precisamente para mantener la relación entre la cotización y el monto máximo de la pensión.

No encontramos una norma que regule la devolución de lo cotizado en exceso por concurrencia de aportantes, ni un procedimiento de las administradoras para identificarlo de oficio. De acuerdo con nuestro criterio, quien detecte en su historia laboral meses con bases acumuladas superiores al tope puede pedirle a la administradora, mediante derecho de petición, que revise esos periodos y le informe el tratamiento que dará al exceso. Y los empleadores que lo pagaron pueden reclamar lo que aportaron de más, si demuestran que la suma de las bases superaba el tope.

La forma de evitarlo es la coordinación desde el comienzo: que el trabajador informe por escrito a cada empleador su otro salario y que cada uno cotice sobre la parte proporcional del tope.

Varios contratos de prestación de servicios.

El contratista con varios contratos de prestación de servicios no paga una planilla por cada uno. Suma el valor mensual de todos sus contratos, aplica el 40% y cotiza en una sola planilla sobre ese resultado, con base mínima de un salario mínimo y máxima de 25.

Ejemplo: un contratista tiene dos contratos con el Estado, uno de $7.000.000 y otro de $4.000.000 mensuales. Su base es el 40% de $11.000.000, es decir, $4.400.000, y paga una sola planilla que le sirve para acreditar el pago ante los dos contratantes. En un mismo operador no es posible presentar dos planillas para el mismo periodo.

El detalle de cómo se liquida está en el artículo sobre los aportes a seguridad social en el contrato de servicios.

Contrato de trabajo y contrato de servicios al mismo tiempo.

Quien es empleado y además tiene contratos de prestación de servicios cotiza por las dos vías: el empleador paga sobre el salario, y el trabajador paga como independiente sobre el 40% de sus honorarios. El inciso segundo del artículo 2.2.1.1.1.3 del decreto 780 de 2016 lo prevé expresamente:

«Se considerarán como trabajadores independientes aquellos que teniendo un vínculo laboral o legal y reglamentario, además de su salario perciban ingresos como trabajadores independientes.»

Las dos cotizaciones van a la misma EPS y al mismo fondo, y ambas se suman para el tope de 25 salarios mínimos. El caso completo, incluido el pensionado, lo explicamos en el artículo sobre la seguridad social en asalariados con ingresos como independientes.

¿Puedo estar afiliado a dos ARL?

Depende de la clase de vínculo, porque en riesgos laborales la regla es distinta según se trate de empleados o de contratistas:

• Varios contratos de trabajo: sí. Cada empleador escoge la ARL y afilia al trabajador en ella, de modo que el trabajador puede quedar afiliado a tantas ARL como empleadores tenga. Cada ARL responde por el riesgo de su empleador.
• Varios contratos de prestación de servicios: El contratista escoge una sola ARL y en ella se reportan todos sus contratos, cada uno con su nivel de riesgo, según el artículo 2.2.4.2.2.5 del decreto 1072 de 2015. El contratista le informa a cada contratante cuál es su ARL para que este reporte el nuevo contrato.
• Empleado que además es contratista: debe usar la misma ARL de su empleador para sus contratos de servicios, según el parágrafo del artículo 2.2.4.2.2.4 del mismo decreto.

La siguiente tabla lo resume:

Accidente de trabajo cuando hay varios empleadores.

Si el trabajador se accidenta en la empresa A, la ARL de la empresa A paga la incapacidad sobre el salario que cotiza la empresa A. La ley no regula qué pasa con la empresa B, donde el trabajador tampoco puede trabajar durante la incapacidad.

De acuerdo con nuestro criterio, como la incapacidad no suspende el contrato con la empresa B y esta no aseguró ese riesgo, la empresa B debe seguir pagando el salario sin poder recobrarlo a la ARL de la empresa A. Es una situación sin solución legal expresa, y conviene tenerla en cuenta al contratar a un trabajador que tiene otro empleo.

Incapacidades cuando hay varios contratos.

Como el trabajador está afiliado a una sola EPS, la incapacidad por enfermedad común no se paga dos o tres veces: se paga una sola, liquidada sobre la base total cotizada. Cada empleador paga la parte que corresponde a su salario y la recobra a la EPS.

En riesgos laborales, en cambio, la incapacidad la paga la ARL del empleador o del contrato donde ocurrió el accidente, sobre la base cotizada en esa relación.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.