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La doble contabilidad consiste en llevar dos o más registros contables de las mismas operaciones, registradas de forma diferente, por lo general uno para mostrar a las autoridades y otro con la realidad del negocio. Está prohibida por el artículo 57 del Código de Comercio y es una de las irregularidades contables que sanciona el artículo 654 del Estatuto Tributario. Veamos su alcance y sus consecuencias.
Qué es la doble contabilidad.
El Código de Comercio, entre las prohibiciones relativas a los libros, describe la doble contabilidad así en el artículo 57:
«Llevar doble contabilidad, es decir, llevar dos o más libros iguales en los que registre en forma diferente las mismas operaciones, o cuando tenga distintos comprobantes sobre los mismos actos;»
De la norma se desprenden dos formas de doble contabilidad: tener dos juegos de libros con las mismas operaciones registradas de manera distinta, y tener comprobantes diferentes para un mismo hecho. En ambos casos, una de las versiones no refleja la realidad.
Ejemplos típicos son llevar en el software oficial solo una parte de las ventas mientras otra se controla aparte, emitir facturas distintas para el cliente y para la contabilidad, o mantener un registro interno que no coincide con el que se declara.
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Consecuencias de la doble contabilidad.
La doble contabilidad tiene consecuencias en varios frentes:
- Es una de las irregularidades contables del artículo 654 del Estatuto Tributario, que da lugar a la sanción por libros de contabilidad del artículo 655.
- Hace que la contabilidad pierda su valor probatorio frente a la Dian, que puede desconocer costos, deducciones y demás valores que pretendían probarse con ella.
- Puede constituir delito, como la falsedad en documento privado y, si se omiten ingresos o activos, delitos tributarios, además de la responsabilidad del contador que la tolere, como explicamos en el artículo sobre falsear estados financieros.
La doble contabilidad frente a la facturación electrónica.
Su propósito suele ser defraudar al Estado, omitiendo ingresos para pagar menos impuestos. Con la facturación electrónica, la nómina electrónica y la información exógena, la Dian conoce en tiempo real buena parte de las operaciones, de modo que llevar una contabilidad paralela es hoy mucho más fácil de detectar y mucho más riesgoso.
No debe confundirse con la conciliación fiscal, que es un mecanismo legal: la empresa lleva una sola contabilidad y, aparte, concilia sus cifras contables con las fiscales, sin alterar los registros.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Qué es la doble contabilidad?
Es llevar dos o más libros iguales con las mismas operaciones registradas de forma diferente, o tener distintos comprobantes sobre los mismos actos.
¿La doble contabilidad está prohibida?
Sí. La prohíbe el artículo 57 del Código de Comercio y es una irregularidad contable sancionable según el artículo 654 del Estatuto Tributario.
¿La conciliación fiscal es doble contabilidad?
No. Es un mecanismo legal que concilia las cifras contables con las fiscales sin alterar la contabilidad, que es una sola.
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