En este artículo 14 secciones
- El trabajador debe devolver lo pagado en exceso.
- Descuento del salario con autorización escrita.
- Si el trabajador se niega a devolver el dinero.
- ¿Es justa causa de despido no devolver el dinero?
- Ajustes en la nómina, la seguridad social y la nómina electrónica.
- Preguntas frecuentes.
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Si el empleador paga por error un salario doble, o cualquier suma que no correspondía, el trabajador debe devolverla, porque es un pago de lo no debido según el artículo 2313 del Código Civil. Pero el empleador no puede descontarla del salario sin autorización escrita del trabajador, porque lo prohíbe el artículo 149 del Código Sustantivo del Trabajo. ¿Qué alternativas tiene el empleador si el trabajador no devuelve el dinero?
El trabajador debe devolver lo pagado en exceso.
El dinero pagado por error no le pertenece al trabajador: no es salario, porque no retribuye ningún servicio, ni un préstamo, porque nadie lo pactó. Es un pago sin causa, y quien lo recibe debe restituirlo. Así lo dispone el artículo 2313 del Código Civil:
«Si el que por error ha hecho un pago, prueba que no lo debía, tiene derecho para repetir lo pagado.»
Por eso lo primero que debe hacer el empleador, apenas advierta el error, es informar al trabajador por escrito y pedirle que devuelva la suma. En la mayoría de los casos el asunto termina ahí.
Descuento del salario con autorización escrita.
Si el trabajador no puede devolver la suma de una vez, lo usual es pactar el descuento en cuotas. Para hacerlo, el empleador necesita la autorización escrita del trabajador, en la que conste el valor, la cuota y el plazo, conforme al artículo 151 del Código Sustantivo del Trabajo. Una autorización verbal no basta.
Aun con autorización, el descuento tiene un límite: no puede afectar el salario mínimo ni la parte inembargable del salario, que es cuatro quintas partes de lo que exceda el mínimo. Así, a un trabajador con un salario de $6.000.000 se le puede descontar como máximo $849.819 al mes en 2026, y a uno que gana el salario mínimo no se le puede descontar nada por esta vía.
Los límites los explicamos en límites a los descuentos de nómina, y el máximo de cada caso puede calcularse con la calculadora de límite de embargos salariales.
Si el trabajador se niega a devolver el dinero.
Sin autorización, el empleador no puede descontar la suma del salario mientras el contrato esté vigente. Le quedan tres caminos.
Reclamarlo judicialmente.
El empleador puede demandar la restitución del pago de lo no debido. Es la vía más segura jurídicamente, aunque su costo solo se justifica si la suma es importante.
Compensarlo al terminar el contrato.
Al terminar el contrato, la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia admite que el empleador compense contra la liquidación las deudas ciertas del trabajador, aun sin su autorización. Lo explicamos en descuentos de la liquidación sin autorización del trabajador.
Esta vía no permite despedir al trabajador para compensar: si el despido es sin justa causa, el empleador debe pagar la indemnización, aunque pueda descontar de la liquidación la suma pagada por error.
Tratarlo como pago anticipado del salario.
Algunos empleadores optan por considerar el pago doble como el salario del mes siguiente pagado por adelantado, y no pagar ese mes. De acuerdo con nuestro criterio, es una alternativa riesgosa: el artículo 151 exige acuerdo escrito para los anticipos de salario, y un juez podría considerar que el empleador dejó de pagar un mes de salario, con las consecuencias del incumplimiento.
¿Es justa causa de despido no devolver el dinero?
No de forma automática. Negarse a devolver una suma pagada por error, o a autorizar su descuento, no está entre las justas causas del artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo.
Si la suma es considerable y el trabajador actuó de mala fe, por ejemplo ocultando que la recibió, el empleador podría evaluar la pérdida de confianza, pero es una causal difícil de sostener ante un juez, como explicamos en despido por pérdida de confianza.
Además de recuperar el dinero, el empleador debe corregir los registros que el pago erróneo afectó:
- Nómina electrónica: debe emitir la nota de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica del periodo.
- Seguridad social: si el pago se reportó como salario en la planilla, debe corregirse la base de cotización.
- Retención en la fuente: si se practicó retención sobre el pago doble, debe ajustarse.
- Contabilidad: mientras no se recupera, la suma se registra como una cuenta por cobrar al trabajador, en la subcuenta 136595 del PUC, otras cuentas por cobrar a trabajadores.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Me pueden descontar un pago doble sin mi autorización?
No mientras el contrato esté vigente. Necesitan su autorización escrita. Al terminar el contrato, sí pueden compensarlo contra la liquidación.
¿Estoy obligado a devolver el salario que me pagaron de más?
Sí. Es un pago de lo no debido, y el empleador puede exigir su restitución, incluso judicialmente.
¿Cuánto me pueden descontar al mes para recuperar el pago?
Lo que usted autorice por escrito, sin afectar el salario mínimo ni las cuatro quintas partes de lo que exceda el mínimo. Si gana el mínimo, no se le puede descontar nada por esta vía.
¿Me pueden despedir por no devolver el dinero?
No es una justa causa automática. El empleador puede despedirlo sin justa causa pagando la indemnización, y descontar de la liquidación lo pagado por error.
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Pero si este pago se hizo en la liquidación por error de ellos, ya lo gasté y resulta que nunca pagaron horas extras. Tuve que renunciar porque las condiciones desmejoraban, y ahora esto es un golpe bajo, ya que gasté el dinero.
En primer lugar, si renunció por desmejoramiento de las condiciones laborales, debió haber presentado una carta de renuncia motivada para seguidamente demandar al empleador y alegar un despido indirecto, que en caso de proceder, se debe pagar la indemnización por despido injusto. Si presentó la carta de renuncia sin explicar la razón de por qué renunció, no puede demandar el despido indirecto.
Respecto a las hora extras, si puede probar que la laboró y no se las pagaron, puede demandar para exigir su pago.
En cuanto al pago doble, el hecho que haya sido un error de la empresa no justifica que el trabajador se quede con el dinero, pero si ya renunció es difícil para empresa perseguir ese pago.
Saludos