Retención en la fuente a trabajadores independientes

Al contratista independiente se le pueden aplicar tres conceptos de retención distintos: servicios, honorarios o la tabla de rentas de trabajo del artículo 383 del Estatuto Tributario. El tercero es el que más le conviene, porque solo empieza a retener cuando la base depurada supera 95 UVT, mientras que en honorarios se retiene desde el primer peso. Para acogerse a él basta con una manifestación escrita. ¿Cómo funciona y qué hay que hacer?

Quién es trabajador independiente.

La expresión no tiene hoy una definición tributaria propia, porque la clasificación que existía fue derogada, de modo que el término quedó huérfano.

Llamamos trabajador independiente al contratista vinculado por un contrato de servicios que recibe como remuneración honorarios o un pago por servicios, y no un salario.

El Estatuto Tributario los agrupa bajo la categoría de rentas de trabajo. Señala el artículo 103:

«Se consideran rentas exclusivas de trabajo, las obtenidas por personas naturales por concepto de salarios, comisiones, prestaciones sociales, viáticos, gastos de representación, honorarios, emolumentos eclesiásticos, compensaciones recibidas por el trabajo asociado cooperativo y, en general, las compensaciones por servicios personales.»

Esa clasificación es la llave de todo lo que sigue: como los honorarios y la compensación por servicios personales son rentas de trabajo, pueden recibir el mismo tratamiento que un salario en materia de retención.

Los tres conceptos que se le pueden aplicar.

Antes de entrar en detalle conviene ver el panorama completo, porque la diferencia entre los tres es considerable.

Los dos primeros dependen de la naturaleza del servicio contratado. El tercero no es un concepto distinto sino una opción que desplaza a los otros dos cuando el contratista la solicita.

Retención por servicios.

Se aplica cuando la actividad del contratista no requiere especialización intelectual, es decir, cuando prima lo técnico o lo manual. Es el caso de quien presta el mantenimiento locativo de una oficina.

La tarifa es del 4% si el contratista declara renta y del 6% si no declara, y la base mínima es de 2 UVT.

Retención por honorarios.

Se aplica cuando el servicio es calificado y prima el factor intelectual, como las asesorías y consultorías de un contador o un abogado.

La tarifa es del 11% para personas jurídicas y del 10% para personas naturales, que pasa al 11% cuando los pagos del año con ese mismo contratante superan 3.300 UVT o cuando del contrato se desprende que los superarán.

Conviene precisar que la tarifa no depende de que el contratista declare renta, como suele creerse, sino del monto de esos pagos, según desarrollamos en el artículo sobre la retención en la fuente por honorarios.

Este concepto no tiene base mínima: se retiene cualquiera que sea el monto del pago.

Cuál de los dos conceptos corresponde en un caso concreto lo resolvemos en el artículo sobre la diferencia entre honorarios y servicios.

La retención por rentas de trabajo.

Es la opción que cambia por completo la situación del contratista y la que motiva la mayoría de las consultas sobre esta materia.

El parágrafo 2 del artículo 383 del Estatuto Tributario dispone:

«La retención en la fuente establecida en el presente artículo será aplicable a los pagos o abonos en cuenta por concepto de rentas de trabajo que no provengan de una relación laboral o legal y reglamentaria.»

Como los honorarios y la compensación por servicios personales son rentas de trabajo, el contratista puede pedir que se le aplique la tabla progresiva de los asalariados en lugar del concepto de honorarios o de servicios.

La ley 2277 de 2022 eliminó el requisito que antes existía de que el contratista no tuviera dos o más trabajadores vinculados, de modo que hoy la opción está abierta a cualquiera cuyos ingresos sean rentas de trabajo.

Por qué le conviene al contratista.

La razón es aritmética y conviene verla con cifras.

La tabla del artículo 383 solo empieza a retener cuando la base depurada supera 95 UVT mensuales. Por debajo de esa cifra la tarifa es cero.

En honorarios, en cambio, se retiene desde el primer peso, y en servicios desde 2 UVT.

Un contratista que recibe honorarios mensuales moderados soporta hoy una retención del 10% u 11% sobre el valor completo. Acogiéndose a la tabla del 383, y tras depurar la base, es probable que no soporte retención alguna.

A eso se suma que la depuración admite los aportes obligatorios a salud y pensión, las deducciones del artículo 387 y la renta exenta del 25%, que en los conceptos de honorarios y servicios no existen.

Cómo se calcula la base.

La norma prevé un cálculo propio, distinto del de los asalariados, porque los contratos de servicios no siempre se pagan por meses.

Señala el inciso 2 del parágrafo 2 del artículo 383 del Estatuto Tributario:

«La retención a la que se refiere este parágrafo se hará por «pagos mensualizados». Para ello se tomará el monto total del valor del contrato menos los respectivos aportes obligatorios a salud y pensiones, y se dividirá por el número de meses de vigencia del mismo. Ese valor mensual corresponde a la base de retención en la fuente que debe ubicarse en la tabla. En el caso en el cual los pagos correspondientes al contrato no sean efectuados mensualmente, el pagador deberá efectuar la retención en la fuente de acuerdo con el cálculo mencionado en este parágrafo, independientemente de la periodicidad pactada para los pagos del contrato; cuando realice el pago deberá retener el equivalente a la suma total de la retención mensualizada.»

El procedimiento tiene entonces tres pasos: se toma el valor total del contrato, se restan los aportes obligatorios y se divide por los meses de vigencia. Ese resultado es la base que se lleva a la tabla.

Si el contrato no se paga mensualmente, la retención se calcula igual y al hacer el pago se retiene la suma de las retenciones mensualizadas que correspondan al periodo cubierto.

Ese cálculo evita que un pago único por un contrato de varios meses se grave como si fuera el ingreso de un solo mes, lo que dispararía la retención por efecto de la progresividad.

Qué se puede restar de la base.

Una vez determinado el pago mensualizado, el contratista accede a la misma depuración de los asalariados, prevista en el artículo 1.2.4.1.6 del decreto 1625 de 2016, que comprende:

• Los aportes obligatorios a salud, que en el independiente se restan por su valor total y no por la porción que en el asalariado corresponde al trabajador.
• Los aportes obligatorios a pensión y las cotizaciones voluntarias al régimen de ahorro individual, con el límite que fija la norma.
• La deducción por intereses de crédito de vivienda, con su tope mensual.
• La deducción por pagos de medicina prepagada y seguros de salud, hasta 16 UVT mensuales.
• La deducción por dependientes, hasta el 10% de la renta del mes con tope de 32 UVT.
• Las rentas exentas que correspondan, incluida la del 25%.

El detalle de cada concepto, con sus límites y sus certificados, lo desarrollamos en el artículo sobre la depuración de la base de retención por salarios.

La renta exenta del 25% exige renunciar a los costos.

Es la condición que conviene evaluar antes de acogerse, porque implica una decisión que no siempre favorece al contratista.

El numeral 6 del artículo 1.2.4.1.6 del decreto 1625 de 2016 dispone:

«Los ingresos percibidos por las personas naturales por concepto de rentas de trabajo que no provengan de una relación laboral o legal y reglamentaria podrán aplicar lo previsto en el numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario, siempre y cuando las personas naturales manifiesten por escrito y bajo la gravedad del juramento que no se tomarán costos o deducciones asociados a dichas rentas.»

El contratista debe elegir entonces: o resta la renta exenta del 25%, o imputa los costos y deducciones asociados a esos ingresos. No puede hacer las dos cosas.

De acuerdo con nuestro criterio, esa decisión debe tomarse con la calculadora y no por costumbre. El contratista que incurre en costos elevados para prestar el servicio, como quien subcontrata o compra insumos, puede perder más renunciando a ellos de lo que gana con el 25%.

Quien presta un servicio personal sin costos relevantes, en cambio, casi siempre sale mejor con la renta exenta.

Cómo solicitar que se aplique la tabla de rentas de trabajo.

El procedimiento es sencillo y esa es la razón por la que conviene conocerlo: basta una manifestación escrita dirigida al contratante.

La forma la deja abierta el propio reglamento, en el inciso siguiente al que se acaba de transcribir:

«La manifestación de que trata el inciso anterior podrá hacerse en la factura, documento equivalente, documento expedido por las personas no obligadas a facturar o cualquier otro medio que disponga el agente de retención o la persona natural beneficiaria del pago.»

De modo que puede incluirse en la propia factura, en la cuenta de cobro o en una comunicación independiente. Un texto suficiente sería el siguiente:

Bajo la gravedad de juramento manifiesto que no tomaré costos ni deducciones asociados a los ingresos por rentas de trabajo incluidos en esta factura, para efectos de la aplicación del numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario y del parágrafo 2 del artículo 383 del mismo Estatuto.

Conviene advertir que esta manifestación no sirve para que no le practiquen retención. Sirve para que se la practiquen bajo un concepto distinto, cuyo efecto es que muchos contratistas terminan sin retención por no alcanzar la base.

Los dos únicos requisitos.

Conviene enunciarlos porque circulan exigencias que la norma no contempla.

1. Que los ingresos correspondan a rentas de trabajo, es decir, a honorarios o a compensación por servicios personales.
2. Que el beneficiario manifieste bajo juramento que no tomará costos ni deducciones asociados a esos ingresos.

No se exige que el contratista carezca de trabajadores vinculados, requisito que desapareció con la ley 2277 de 2022, ni que acredite la certificación que antes se pedía.

Tampoco se exige que sea declarante de renta ni que tenga determinado nivel de ingresos.

No existe exoneración de retención para independientes.

Conviene decirlo con claridad porque circula la idea contraria.

La ley no contempla ninguna exoneración de retención para los trabajadores independientes. Lo que existe es la posibilidad de cambiar el concepto aplicable.

Y como la tabla de rentas de trabajo solo retiene por encima de 95 UVT depuradas, el resultado práctico es que el contratista de ingresos moderados no soporta retención. Pero eso no es una exención: es el efecto de una base mínima más alta.

Si los ingresos superan ese umbral, el contratista soporta retención como cualquier asalariado, con la tarifa progresiva que corresponda.

La retención de aportes a seguridad social nunca se implementó.

Es una duda distinta que conviene despejar aquí, porque afecta al mismo contratista y suele confundirse con la retención en la fuente a título de renta.

El penúltimo inciso del artículo 135 de la ley 1753 de 2015 previó que los contratantes retuvieran directamente las cotizaciones a la seguridad social de sus contratistas, y esa obligación fue reglamentada por el decreto 1273 de 2018.

El reglamento dispuso que los contratantes personas jurídicas, los patrimonios autónomos y los consorcios conformados por al menos una persona jurídica debían retener y girar esos aportes a través de la planilla integrada de liquidación de aportes.

Por qué no se aplica.

La norma que sustentaba esa obligación desapareció.

El artículo 135 de la ley 1753 de 2015 fue derogado por la ley 1955 de 2019, de modo que el decreto 1273 de 2018 quedó reglamentando una ley que ya no existe.

De acuerdo con nuestro criterio, ese decreto sufrió decaimiento y resulta inaplicable, aunque no haya sido derogado de forma expresa. Hoy no existe ley que ordene retener los aportes a seguridad social de los contratistas.

Conviene no confundir esa figura con la obligación del contratante de verificar que el contratista esté al día en sus aportes, que sí subsiste y cuyo incumplimiento hace no deducible el pago.

Los aportes parafiscales nunca estuvieron incluidos.

Es una precisión que evita otra confusión frecuente.

La retención que se reglamentó se refería a las cotizaciones a salud, pensión y riesgos laborales, que son contribuciones parafiscales en sentido amplio.

Los aportes parafiscales propiamente dichos, los del SENA, el ICBF y las cajas de compensación, nunca estuvieron sujetos a esa retención, porque los paga directamente el empleador y no un tercero.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.