Retención en la fuente por consultoría

La consultoría no tiene una tarifa única: el decreto 1625 de 2016 creó cuatro conceptos distintos según el tipo de consultoría y quién la contrata, con tarifas que van del 2% al 11%. Lo que no cambia es que ninguna consultoría se retiene por el concepto de servicios, porque en todas prima el factor intelectual. ¿Cómo se identifica el concepto que corresponde en cada caso?

Los cuatro conceptos.

Conviene tener el panorama completo antes de entrar en cada uno, porque la elección se hace por descarte: primero se verifica si el caso encaja en alguno de los conceptos especiales y, si no, se aplica el general.

La última fila es la residual: cuando la consultoría no encaja en ninguno de los tres conceptos especiales, se le aplica el tratamiento de los honorarios.

Consultoría general.

Es el caso más frecuente y el punto de partida del análisis.

Se entiende por consultoría general la que no tiene un concepto reglamentario propio: la asesoría de un contador público, de un abogado, de un perito o de cualquier profesional contratado para aportar su criterio.

A ella se le aplica el concepto de honorarios, con las tarifas y las reglas que desarrollamos en el artículo sobre la retención en la fuente por honorarios.

La tarifa es del 11% para las personas jurídicas y del 10% para las personas naturales, que pasa al 11% cuando los pagos del año con ese mismo contratante superan el tope que fija el reglamento.

Consultoría y administración delegada.

El artículo 1.2.4.10.2 del decreto 1625 de 2016 fija ese mismo tratamiento de forma expresa para los contratos de consultoría y de administración delegada:

«Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 1.2.4.10.1 de este decreto, la retención en la fuente por concepto de pagos o abonos en cuenta en los contratos de consultoría que realicen las personas jurídicas, las sociedades de hecho y las demás entidades y personas naturales que tengan la calidad de agentes retenedores en favor de los contribuyentes del impuesto sobre la renta que sean personas jurídicas y asimiladas, es el once por ciento (11%). La misma tarifa se aplica a los pagos o abonos en cuenta por concepto de honorarios en los contratos de administración delegada.»

La norma empieza con una salvedad que conviene retener: opera sin perjuicio de la consultoría de obras públicas con factor multiplicador, que tiene tarifa propia y prevalece.

Cuando el beneficiario del pago es una persona natural, la misma norma remite a las reglas de los honorarios, de modo que la tarifa es del 10% o del 11% según el monto de los pagos del año.

Consultoría de obras públicas con factor multiplicador.

Es el concepto más específico de los cuatro y el que tiene la tarifa más baja, y por eso conviene verificarlo primero.

Lo prevé el artículo 1.2.4.10.1 del decreto 1625 de 2016:

«En los contratos de consultoría de obras públicas, celebrados con personas jurídicas por la Nación, los Departamentos, los Municipios, el Distrito Capital de Bogotá, los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta en las que el Estado posea el noventa por ciento (90%) o más de su capital social, cuya remuneración se efectúe con base en el método del factor multiplicador, se aplicará retención en la fuente sobre la totalidad de los pagos o abonos en cuenta efectuados al contratista, a la tarifa del dos por ciento (2%).»

La norma exige que concurran tres condiciones, y si falta una sola se vuelve al concepto general.

1. Que se trate de un contrato de consultoría de obra pública.
2. Que el contratante sea una de las entidades estatales que la norma enumera, o una sociedad de economía mixta con participación estatal del 90% o más.
3. Que la remuneración se pacte con el método del factor multiplicador.

El tercer requisito es el que más se pasa por alto. No basta con que el contrato sea de consultoría de obra pública: la remuneración debe estar estructurada con ese método, que consiste en aplicar un multiplicador sobre el costo de la nómina del consultor.

Si la entidad estatal contrata la consultoría con remuneración a precio global o por precios unitarios, la tarifa del 2% no aplica.

Conviene advertir además que el beneficiario debe ser persona jurídica, porque la norma se refiere a contratos «celebrados con personas jurídicas».

Consultoría en ingeniería de proyectos.

Es el concepto que cubre la consultoría técnica en infraestructura y edificaciones, y tiene dos tarifas según la condición del contratista.

El artículo 1.2.4.10.3 del decreto 1625 de 2016 fija una tarifa del 6% sobre el valor total del pago cuando el beneficiario está obligado a declarar renta.

Esa tarifa aplica a los contratos de consultoría en ingeniería de proyectos de infraestructura y edificaciones, celebrados por personas naturales o jurídicas de derecho público o privado, sociedades de hecho y demás entidades.

También se extiende a las personas naturales no declarantes y a los consorcios o uniones temporales integrados por personas naturales en dos supuestos:

• Cuando del contrato se desprenda que los ingresos que obtendrá la persona natural, directamente o como miembro del consorcio, superan en el año el tope que fija la norma.
• Cuando los pagos que un mismo agente de retención le haga durante el año, directamente o a través del consorcio, superen ese mismo tope. En ese caso el 6% se aplica a partir del pago con el que se excede.

Y el parágrafo del mismo artículo fija la tarifa aplicable cuando no se da ninguno de esos supuestos:

«Cuando el beneficiario del pago o abono en cuenta en los contratos antes referidos sea una persona natural no obligada a declarar o un consorcio o unión temporal cuyos miembros, personas naturales, no se encuentren obligados a presentar declaración del impuesto sobre la renta, la tarifa de retención será del diez por ciento (10%) del valor total del pago o abono en cuenta.»

Obsérvese la particularidad de este concepto: aquí el no declarante soporta una tarifa mayor que el declarante, al contrario de lo que ocurre en servicios y en honorarios.

Consultoría en programas de informática.

Es el concepto que suele aplicarse mal, porque se confunde con el licenciamiento de software o con los honorarios generales.

El parágrafo 1 del artículo 1.2.4.3.1 del decreto 1625 de 2016 lo describe con una enumeración amplia:

«…por actividades de análisis, diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento, ajustes, pruebas, suministro y documentación, fases necesarias en la elaboración de programas de informática, sean o no personalizados, así como el diseño de páginas web y consultoría en programas de informática…»

La enumeración cobija prácticamente todo el ciclo de vida de un programa, y expresamente el diseño de páginas web y la consultoría informática.

Cuando el beneficiario del pago está obligado a declarar renta, la tarifa es del 3.5%, considerablemente inferior a la de los honorarios generales.

Cuando es una persona natural no obligada a declarar, la misma norma remite a las reglas de los honorarios, de modo que la tarifa es del 10% o del 11% según el monto de los pagos del año.

De acuerdo con nuestro criterio, la diferencia entre el 3.5% y el 11% justifica revisar con cuidado si la consultoría contratada encaja en esta enumeración antes de aplicar el concepto general, sobre todo en contratos de desarrollo o de mantenimiento de sistemas.

La frontera con el mantenimiento de software.

Conviene precisarlo porque es la duda más frecuente de este concepto.

La enumeración incluye expresamente el mantenimiento como una de las fases de la elaboración de programas de informática, de modo que el mantenimiento del software encaja en el 3.5%.

Cosa distinta es el mantenimiento de equipos de cómputo, que es una actividad sobre el hardware y no sobre el programa, y que sigue el concepto de servicios o de honorarios según su grado de especialización.

La distinción importa porque la doctrina del sitio sobre el mantenimiento de software ha oscilado, y conviene fijar el criterio: lo que la norma somete al 3.5% es la actividad sobre el programa, no sobre la máquina. La frontera general entre honorarios y servicios la desarrollamos en el artículo sobre la diferencia entre honorarios y servicios.

Ninguna consultoría se retiene por servicios.

Conviene cerrar con esta regla, porque es la que evita el error más costoso.

En toda consultoría prima el factor intelectual: se contrata el criterio del consultor, no su fuerza de trabajo. Esa es precisamente la nota que define los honorarios.

En consecuencia, la tarifa de servicios no aplica a ninguna consultoría, cualquiera que sea su objeto, y aplicarla produce una retención inferior a la debida que el agente tendrá que asumir.

Lo que hacen los tres conceptos especiales es sacar ciertas consultorías del régimen de honorarios para darles una tarifa propia, no llevarlas al régimen de servicios.

Consultoría contratada en el exterior.

Cuando el consultor no tiene residencia ni domicilio en Colombia, la operación sale de estos cuatro conceptos y entra al régimen de pagos al exterior.

El artículo 408 del Estatuto Tributario somete expresamente a retención las consultorías, los servicios técnicos y la asistencia técnica prestados por no residentes, con su propia tarifa.

Antes de retener hay que verificar que el ingreso sea de fuente nacional y si existe convenio de doble tributación con el país del consultor, como desarrollamos en el artículo sobre la retención en la fuente en pagos al exterior.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.