No es difícil omitir el tema de fraude. Muchas empresas en cualquier momento pasan por esta situación que no se puede desconocer ni mucho menos ignorar; es una amenaza que está latente en todo momento, por ende se van a enunciar algunas situaciones que puede evidenciar alguna debilidad en las organizaciones que puede ser aprovechada por algunos empleados.
Riesgo de fraude.
Toda organización está controlada y gestionada por personas, así que internamente siempre está latente la posibilidad de que algún trabajador intente cometer un fraude contra la empresa, desde pequeños robos hasta fraudes mucho más elaborados.
Por lo anterior es importante tener claras las condiciones que hacen más posible el fraude, para así tratar de minimizar ese riesgo, y entre esas situaciones tenemos las siguientes:
- Falta de controles adecuados en una organización: Cuando en una empresa la gerencia no ha implementado controles para la realización y desarrollo de sus procesos o si los que existen son inadecuados, se crea un riesgo para la empresa.
- Baja o alta rotación de puestos de trabajo: Cuando en un puesto de trabajo hay demasiada rotación de personal es difícil que se lleven de manera inadecuada los controles existentes; puede ser por falta de responsabilidad y compromiso o porque simplemente el empleado como sabe que durará poco tiempo allí, no le da mayor importancia en ejecutar adecuadamente su labor, además por la misma rotación de personal el puesto de trabajo no es entregado adecuadamente. Pero también sucede lo contario, es decir cuando una persona permanece demasiado tiempo en un mismo puesto de trabajo adquiere la suficiente confianza y experiencia que eventualmente lo llevará considerar la posibilidad de cometer un fraude que considera de mínimo riesgo.
- Documentación confusa: La inadecuada utilización de documentación conlleva a que no se reporte verdaderamente la información que se necesita sino quizás información que pueda llegar a ser irrelevante, especialmente para el control. De allí la necesidad de implementar procesos de control efectivos con sus respectivos planes de seguimiento y ajustes permanentes.
- Salarios Bajos: Este es aún más común de lo que se cree. Algunos empleados por tener un sueldo bajo para sobrevivir, buscan la forma de obtener ingresos adicióneles sin importarles que metodología les toque utilizar. Hay que tener en cuenta que hay labores donde se facilita realizar más este tipo de acciones, por lo tanto la remuneración allí debería ser reconsiderada.
- Transacciones inusuales: Se debe tener cuidado de las personas que realizan transacciones no utilizadas normalmente dentro del desarrollo normal de sus operaciones y quizás con explicaciones insuficientes, con falta de credibilidad, documentación alterada, incompleta o abiertamente falsa.
- Periodo de vacaciones escasas: Hay fraudes que se detectan cuando una persona nueva llega a ocupar un puesto, como cuando el trabajador sale a vacaciones y es remplazado por otro, pero si el trabajador nunca sale a vacaciones, se pierde la oportunidad que alguien más revise su trabajo y sus procedimientos. De hecho hay empleados a los que no les gusta tomar vacaciones, algunos con el argumento que el que lo remplace no hará bien su trabajo, o le dejará todo desordenado y tendrá que hacer todo de nuevo, lo cual generalmente es cierto, pero no siempre.
- Exceso de confianza en el empleado: El hecho de tener confianza en la persona que esté ejerciendo cualquier tipo de cargo en una organización sea de mando bajo, medio o alto, no es razón suficiente para que esta persona no lleve en debida forma los controles implementados por la compañía, ya que estos se deben cumplir sin interesar el tipo de persona o el tipo de cargo que esté desempeñando.
- Ausencia de auditorías: Cuando se implementa una serie de controles en la empresa es para la obtención de buenos resultados, y para asegurarlos es preciso realizar auditorías permanentes para analizar el cumplimiento de los controles. ¿De que sirven los controles sino se están efectuando?
- Inexistencia de controles de acceso: Cuando se manipula dinero, cheques, información de confiabilidad, títulos valores etc., éstos deben estar bajo la máxima seguridad en áreas especiales, determinadas oficinas o cajas fuertes. Se debe contar con los debidos controles de acceso tanto de claves como de personal autorizado para evitar posibles fraudes.
Estos son algunos de los riesgos que pueden derivar en un fraude por parte de algunos empleados de cualquier empresa, grande o pequeña.
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