En este artículo 15 secciones
- Caducidad de la facultad fiscalizadora y sancionatoria de la UGPP.
- La firmeza de la PILA.
- Prescripción del cobro de los aportes.
- Las EPS y los fondos también pueden cobrar y embargar.
- Los aportes a pensión no prescriben para el trabajador.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Cuánto tiempo tiene la UGPP para requerir a un empleador?
- ¿La UGPP puede sancionar aportes de hace más de cinco años?
- ¿Una EPS puede embargar a un afiliado que le debe cotizaciones?
- ¿La EPS cobra sanciones además de los intereses?
- ¿El trabajador puede reclamar aportes a pensión de hace más de cinco años?
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La UGPP tiene cinco años para fiscalizar y sancionar a empleadores e independientes por los aportes a seguridad social y parafiscales que no declararon o declararon por menos, contados desde el vencimiento del plazo para pagar cada planilla mensual, según el parágrafo 2 del artículo 178 de la ley 1607 de 2012. Pasado ese término la planilla queda en firme, pero los aportes a pensión se pueden seguir reclamando judicialmente. ¿Cómo se cuenta el plazo, qué pasa con el cobro y quién más puede cobrar, incluso con embargo?
Caducidad de la facultad fiscalizadora y sancionatoria de la UGPP.
La UGPP, Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales, es la entidad que verifica que empleadores e independientes paguen correctamente sus aportes. Su facultad no es indefinida. El parágrafo 2 del artículo 178 de la ley 1607 de 2012 dispone:
«La UGPP podrá iniciar las acciones sancionatorias y de determinación de las Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, con la notificación del Requerimiento de Información o del pliego de cargos, dentro de los cinco (5) años siguientes contados a partir de la fecha en que el aportante debió declarar y no declaró, declaró por valores inferiores a los legalmente establecidos o se configuró el hecho sancionable. En los casos en que se presente la declaración de manera extemporánea o se corrija la declaración inicialmente presentada, el término de caducidad se contará desde el momento de la presentación de la declaración extemporánea o corregida.»
Es decir que la UGPP debe notificar el requerimiento de información o el pliego de cargos dentro de los cinco años siguientes a la fecha en que venció el plazo para pagar la planilla. Si la planilla se presentó tarde o se corrigió, los cinco años se cuentan desde esa presentación.
El término se cuenta por cada mes.
Los aportes se declaran mes a mes en la PILA, de modo que cada planilla tiene su propio término. La planilla de marzo de 2021, que vencía en abril de 2021 según los plazos de pago de la seguridad social, podía ser fiscalizada hasta abril de 2026; la de abril de 2021, hasta mayo de 2026, y así sucesivamente.
Supongamos que la UGPP notifica un requerimiento de información en octubre de 2026 a un empleador que no incluyó las comisiones en la base de cotización desde 2019. Solo puede revisar los periodos cuyo plazo de pago venció después de octubre de 2021; los anteriores ya caducaron para ella.
Corregir la planilla reinicia el término de ese periodo.
La regla final de la norma tiene un efecto que conviene conocer: si el aportante corrige una planilla o la presenta tarde, el término de cinco años para ese periodo empieza a contarse de nuevo desde la corrección. Por eso corregir una planilla antigua reabre ese mes a la fiscalización.
La firmeza de la PILA.
La planilla es una autoliquidación: el aportante declara y liquida lo que debe pagar. La UGPP puede revisarla mientras no quede en firme, y la planilla queda en firme cuando vencen los cinco años del artículo 178 sin que se haya notificado un requerimiento.
Los cinco años son para iniciar la actuación, es decir, para notificar el requerimiento o el pliego de cargos. Una vez iniciada, la UGPP tiene plazos propios para proferir la liquidación y la sanción, que regula el artículo 180 de la misma ley y que explicamos en el artículo sobre el procedimiento de la UGPP para imponer sanciones.
Prescripción del cobro de los aportes.
Una cosa es la facultad de fiscalizar y sancionar, y otra el cobro de lo que ya está liquidado. Si el aportante presentó la planilla y no la pagó, o si la UGPP ya profirió una liquidación en firme, la entidad tiene cinco años para cobrar, porque se aplican las reglas del estatuto tributario sobre la prescripción de la acción de cobro, como explicamos en el artículo sobre la prescripción de la acción de cobro de los impuestos.
La UGPP cobra por jurisdicción coactiva, igual que la Dian: puede ordenar directamente el embargo de bienes y cuentas mediante un acto administrativo, sin acudir a un juez, y además de los aportes cobra los intereses de mora y las sanciones que impone la UGPP.
Las EPS y los fondos también pueden cobrar y embargar.
La UGPP no es la única que cobra. El artículo 24 de la ley 100 de 1993 faculta a las administradoras, sean EPS, fondos de pensiones o ARL, para cobrar las cotizaciones que no se les pagaron:
«Corresponde a las entidades administradoras de los diferentes regímenes adelantar las acciones de cobro con motivo del incumplimiento de las obligaciones del empleador de conformidad con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional. Para tal efecto, la liquidación mediante la cual la administradora determine el valor adeudado, prestará mérito ejecutivo.»
A diferencia de la UGPP, la EPS no puede embargar por sí misma. Su liquidación es un título ejecutivo, y con él debe demandar ante un juez, que es quien decreta el embargo de bienes y cuentas del deudor. En ese cobro, la EPS solo exige los aportes y los intereses de mora, no sanciones.
La facultad de las administradoras y la de la UGPP coexisten: la ley 1607 de 2012 le dio a la UGPP la fiscalización y el cobro, pero no le quitó a las administradoras su competencia de cobro.
Reportar el retiro evita que se sigan causando cotizaciones.
Las EPS cobran también a trabajadores independientes y a empleadores que dejaron de pagar sin reportar el retiro. Mientras no se reporte la novedad de retiro en la PILA, el sistema asume que la afiliación sigue vigente y que se siguen causando cotizaciones, que después pueden cobrarse con intereses.
Por eso el independiente que deja de tener ingresos, o el empleador que despide a un trabajador, debe reportar la novedad de retiro en la planilla, como explicamos en el artículo sobre qué pasa si no pago la seguridad social como independiente.
Los aportes a pensión no prescriben para el trabajador.
Aunque la UGPP pierda la facultad de fiscalizar o cobrar, el trabajador conserva el derecho a exigir sus aportes a pensión. La sala laboral de la Corte Suprema de Justicia ha sostenido de forma reiterada que las cotizaciones a pensión son imprescriptibles, porque son necesarias para construir el derecho a la pensión, que también lo es.
En consecuencia, el trabajador puede demandar en cualquier tiempo al empleador que no le pagó los aportes a pensión, para que pague el cálculo actuarial por los periodos omitidos, como explicamos en el artículo sobre qué pasa si no se afilia al trabajador a la seguridad social.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cuánto tiempo tiene la UGPP para requerir a un empleador?
Cinco años, contados desde el vencimiento del plazo para pagar cada planilla mensual, o desde su presentación si se presentó tarde o se corrigió.
¿La UGPP puede sancionar aportes de hace más de cinco años?
No. Pasados los cinco años sin que haya notificado el requerimiento de información o el pliego de cargos, la planilla de ese mes queda en firme.
¿Una EPS puede embargar a un afiliado que le debe cotizaciones?
Sí, pero no directamente: su liquidación presta mérito ejecutivo y debe demandar ante un juez, que es quien decreta el embargo. La UGPP, en cambio, embarga mediante acto administrativo.
¿La EPS cobra sanciones además de los intereses?
No. La EPS cobra los aportes y los intereses de mora. Las sanciones las impone la UGPP.
¿El trabajador puede reclamar aportes a pensión de hace más de cinco años?
Sí. Las cotizaciones a pensión no prescriben para el trabajador, que puede demandar en cualquier tiempo el cálculo actuarial por los periodos no cotizados.
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