El análisis de cartera por edades clasifica las cuentas por cobrar según los días que llevan vencidas: por vencer, de 1 a 30 días, de 31 a 60, y así sucesivamente. Sirve para priorizar el cobro, medir el riesgo de no recaudo y estimar el deterioro de la cartera. En Excel se arma con una resta de fechas, una tabla de rangos y SUMAR.SI.CONJUNTO. ¿Cómo se construye y qué indicadores se calculan con ella?
Qué es la cartera por edades.
La edad de una factura es el tiempo transcurrido desde su vencimiento hasta la fecha de corte del análisis. Una factura que vencía el 14 de agosto y se analiza al 30 de septiembre tiene 47 días de vencida, y cae en el rango de 31 a 60 días.
El informe agrupa los saldos de cada cliente por rangos de edad. Los rangos más usados son por vencer, de 1 a 30, de 31 a 60, de 61 a 90, de 91 a 180, de 181 a 360 y más de 360 días, aunque cada empresa puede ajustarlos a sus plazos de crédito.
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Estructura de la plantilla.
La plantilla del archivo descargable tiene cuatro hojas:
- Facturas: el detalle de las facturas pendientes, con cliente, número, fecha de emisión, vencimiento y saldo, y las columnas calculadas de días vencidos y edad.
- Rangos: la tabla con los límites de cada rango, que puede modificarse.
- Resumen: el informe de cartera por edades por cliente, con totales, participación de cada rango e indicadores.
- Deterioro fiscal: una referencia del método general de deterioro para efectos tributarios.
Basta con pegar el listado de facturas pendientes, que la mayoría de los programas contables permite exportar a Excel, y escribir la fecha de corte.
Fórmulas de la plantilla.
El cálculo se hace en tres pasos: los días vencidos de cada factura, el rango en que cae y la suma por cliente y rango.
Días vencidos.
Con la fecha de corte en C3 y el vencimiento de la factura en D6, los días vencidos son la resta de las dos fechas. Para que las facturas no vencidas no den números negativos, se usa MAX:
=SI(D6="";"";MAX(0;$C$3-D6))La fecha de corte va con signos pesos para que no se desplace al copiar la fórmula. La resta de fechas se explica en el artículo sobre los días entre dos fechas en Excel.
Rango de edad.
Con la tabla de rangos en la hoja «Rangos», con el límite inferior de cada rango en la columna A y su nombre en la C, BUSCARV en modo aproximado ubica cada factura en su rango:
=SI(D6="";"";SI($C$3<=D6;"Por vencer";BUSCARV(F6;Rangos!$A$5:$C$10;3;VERDADERO)))Si la factura no ha vencido, la fórmula devuelve «Por vencer»; si no, busca el mayor límite inferior que sea menor o igual a los días vencidos. La tabla debe estar ordenada de menor a mayor. Esta forma de buscar por tramos se explica en el artículo sobre las funciones condicionales en Excel.
Resumen por cliente y rango.
En el resumen, con los clientes en la columna A y los nombres de los rangos en la fila 4, cada celda suma los saldos que cumplen ambas condiciones:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Facturas!$E$6:$E$205;Facturas!$A$6:$A$205;$A5;Facturas!$G$6:$G$205;B$4)La referencia $A5 fija la columna del cliente y B$4 fija la fila del rango, de modo que la fórmula se copia a toda la tabla sin modificarla. El porcentaje vencido de cada cliente es el total menos lo que está por vencer, dividido entre el total.
Ejemplo de cartera por edades.
Supongamos una empresa con diez facturas pendientes de cinco clientes, analizadas al 30 de septiembre de 2026. El resumen queda así:
| Cliente | Por vencer | 1-30 | 31-60 | 61-90 | 91-180 | 181-360 | >360 | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cliente A | 4.500.000 | 2.200.000 | 6.700.000 | |||||
| Cliente B | 3.100.000 | 1.800.000 | 4.900.000 | |||||
| Cliente C | 950.000 | 1.200.000 | 2.150.000 | |||||
| Cliente D | 6.000.000 | 2.700.000 | 8.700.000 | |||||
| Cliente E | 1.500.000 | 800.000 | 2.300.000 | |||||
| Total | 10.500.000 | 4.600.000 | 2.200.000 | 2.700.000 | 1.800.000 | 950.000 | 2.000.000 | 24.750.000 |
El 57,6 % de la cartera está vencida, y 4.750.000 llevan más de 90 días. Los clientes C y E tienen saldos con más de un año, que requieren gestión de cobro inmediata y una evaluación de su deterioro.
Indicadores de cartera.
Con el resumen y las ventas a crédito del periodo se calculan dos indicadores básicos:
- Rotación de cartera: las ventas a crédito del periodo divididas entre la cartera promedio. Indica cuántas veces se recupera la cartera en el año.
- Periodo promedio de cobro: 360 dividido entre la rotación. Indica en cuántos días, en promedio, se recauda una venta a crédito.
Con ventas a crédito de 120.000.000 en el año, cartera inicial de 22.000.000 y cartera al corte de 24.750.000, la rotación es 120.000.000 ÷ 23.375.000 = 5,13 veces, y el periodo promedio de cobro, 360 ÷ 5,13 = 70 días. Si el plazo de crédito que se concede es de 30 días, el resultado muestra que los clientes pagan, en promedio, con más del doble de demora.
Deterioro de la cartera.
La cartera por edades es la base para estimar el deterioro, es decir, la parte de las cuentas por cobrar que probablemente no se recuperará. En contabilidad se registra con un gasto contra la cuenta 1399 del PUC, que disminuye el saldo de los deudores.
Bajo las normas de información financiera, el deterioro se reconoce cuando hay evidencia objetiva de que no se recuperará el saldo, o con el modelo de pérdida esperada, según el marco que aplique la empresa. No hay porcentajes fijos: la empresa los estima con su experiencia de recaudo.
Para efectos fiscales, el artículo 145 del Estatuto Tributario permite deducir el deterioro de cartera de dudoso o difícil cobro, y su reglamentación contempla un método general con porcentajes según la antigüedad del vencimiento: el 5 % para las deudas vencidas entre tres y seis meses, el 10 % entre seis meses y un año, y el 15 % para las de más de un año. La hoja «Deterioro fiscal» aplica esos porcentajes como aproximación a los rangos del resumen. La diferencia entre el deterioro contable y el fiscal genera una diferencia temporaria.
El tratamiento completo del deterioro se explica en el artículo sobre la provisión de cartera.
Descargar la plantilla en Excel.
La plantilla admite 200 facturas, calcula los días vencidos y la edad de cada una, arma el resumen por cliente con totales y participación por rango, calcula la rotación y el periodo promedio de cobro, y aplica los porcentajes del método general de deterioro fiscal. No tiene macros y los rangos se pueden modificar. Descargar archivo.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Qué es la cartera por edades?
Es la clasificación de las cuentas por cobrar según los días que llevan vencidas a una fecha de corte, agrupadas en rangos como 1 a 30, 31 a 60 o más de 360 días.
¿Cómo calculo los días vencidos de una factura en Excel?
Restando el vencimiento de la fecha de corte: =MAX(0;corte-vencimiento). MAX evita los negativos de las facturas no vencidas.
¿Cómo clasifico cada factura en un rango de edad?
Con BUSCARV en modo aproximado sobre una tabla con el límite inferior de cada rango ordenado de menor a mayor.
¿Cómo se calcula la rotación de cartera?
Dividiendo las ventas a crédito del periodo entre la cartera promedio. El periodo promedio de cobro es 360 dividido entre la rotación.
¿Qué porcentaje de deterioro de cartera es deducible?
Con el método general fiscal, el 5 %, el 10 % o el 15 % según la antigüedad, de acuerdo con el artículo 145 del E.T. y su reglamentación. Contablemente, el deterioro se estima según la evidencia de pérdida.
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