Plantilla en Excel para prefacturas, cotizaciones y cuentas de cobro

Un formato de factura en Excel sirve para cotizar, para llevar un control interno de ventas o para que una persona no obligada a facturar cobre sus servicios, pero no es una factura de venta válida. En Colombia, quienes están obligados a facturar deben hacerlo con factura electrónica, expedida y validada por la DIAN, según el artículo 616-1 del Estatuto Tributario. ¿Para qué sirve entonces una plantilla en Excel y cómo se arma para que calcule sola el IVA y los totales?

Qué se puede hacer y qué no con un formato de factura en Excel.

Desde la implementación de la facturación electrónica, la factura de venta es un documento electrónico en formato XML que se transmite a la DIAN para su validación, y que se entrega al comprador junto con su representación gráfica. Un archivo de Excel, aunque tenga el diseño de una factura y un número consecutivo, no cumple ese requisito.

Por eso, una plantilla en Excel es útil en estos casos:

• Cotizaciones o prefacturas: para enviar al cliente el detalle de los productos y precios antes de la venta, o para que apruebe el valor antes de facturar.
• Control interno: para llevar un registro de pedidos o ventas que luego se facturan en el sistema de facturación electrónica.
• Cuenta de cobro: para que las personas naturales que no son responsables del IVA ni están obligadas a facturar cobren sus servicios o ventas.

Cuando un obligado a facturar compra a una persona no obligada, quien debe expedir el documento electrónico es el comprador, mediante el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, que soporta el costo o gasto. La cuenta de cobro del vendedor es el respaldo de ese documento.

Los requisitos, las obligaciones y los sistemas de facturación se explican en el artículo sobre la facturación electrónica. En cuanto al antiguo «régimen simplificado», recordemos que ya no existe: la ley 1819 de 2016 lo reemplazó por la categoría de no responsables del IVA.

• Liquidador de renta personas naturales
• Guía de propiedad horizontal
• Liquidador de intereses propiedad horizontal

Estructura de la plantilla.

La plantilla del archivo descargable tiene tres hojas:

• Productos: la base con el código, la descripción, el precio unitario sin IVA y la tarifa de IVA de cada producto o servicio.
• Prefactura: el formato con los datos del vendedor y del cliente, el número, la fecha, el detalle de productos y los totales.
• Cuenta de cobro: un formato para personas naturales no obligadas a facturar.

En la prefactura solo se escriben el código del producto, que se elige de una lista desplegable, y la cantidad. Lo demás se calcula con fórmulas.

Fórmulas de la prefactura.

Cada fila del detalle trae los datos del producto desde la base con BUSCARV, y calcula el subtotal, el IVA y el total.

Traer la descripción y el precio.

Con el código en A13 y la base de productos en la hoja «Productos», rango A5:D44, la descripción es la columna 2 de la base:

=SI(A13="";"";SI.ERROR(BUSCARV($A13;Productos!$A$5:$D$44;2;FALSO);""))

Con el mismo esquema se traen el precio (columna 3) y la tarifa de IVA (columna 4). El último argumento, FALSO, obliga a una coincidencia exacta del código; sin él, BUSCARV puede devolver el producto equivocado. SI.ERROR deja la celda vacía si el código no existe, y el primer SI la deja vacía si no se ha escrito un código. El uso de BUSCARV se explica en detalle en el artículo sobre cómo usar BUSCARV en Excel.

Subtotal, IVA y total.

Con la cantidad en C13, el precio en D13 y la tarifa en F13:

=C13*D13

=REDONDEAR(E13*F13;0)

=E13+G13

El IVA se redondea a pesos en cada línea. La tarifa general del IVA es del 19 %, y algunos bienes tienen tarifa del 5 % o están excluidos o exentos; por eso la tarifa se lleva por producto. Al final, los totales de la prefactura son las sumas de las columnas de subtotal, IVA y total.

Número consecutivo.

El número de la prefactura se escribe en una celda con el formato personalizado "PF-"0000, de modo que al escribir 1 se ve PF-0001. Esta numeración es solo interna; la de la factura electrónica la asigna el sistema de facturación con la resolución de numeración. Las fórmulas para numerar se explican en el artículo sobre los números consecutivos en Excel.

Cuenta de cobro para no obligados a facturar.

La cuenta de cobro es el documento con el que una persona natural no obligada a facturar solicita el pago de una venta o un servicio. No tiene un formato oficial, pero suele contener: ciudad y fecha, número, nombre y NIT de quien debe pagar, nombre y cédula de quien cobra, valor en números y en letras, concepto, y la declaración de que quien cobra no es responsable del IVA y no está obligado a facturar.

Esa declaración debe corresponder a la realidad: si la persona cumple los requisitos para ser responsable del IVA o está obligada a facturar, no puede usar una cuenta de cobro en lugar de la factura electrónica.

Plantilla con inventario.

Si además de facturar se necesita descontar las unidades vendidas del inventario, la base de productos puede conectarse con el formato de control de inventarios en Excel, sumando las cantidades de las prefacturas con SUMAR.SI por código. Para volúmenes altos, de acuerdo con nuestro criterio, es más seguro un sistema de facturación electrónica que ya incluya el inventario, porque evita registrar dos veces la misma venta.

Descargar la plantilla en Excel.

El archivo tiene la base de productos, con espacio para 40 productos; la prefactura, con lista desplegable de códigos, cálculo de IVA por línea y totales, y la cuenta de cobro. No tiene macros ni contraseñas, de modo que puede adaptarse libremente..

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

• Liquidador de intereses judiciales y comerciales
• Guía de arrendamiento sin riesgo
• Guía Laboral 2026
• Liquidador de pensiones en Colpensiones
• Proyección y planeación pensional
• Calculadora de retención en la fuente por salarios