Costos en la prestación de servicios

Las empresas que prestan servicios también manejan costos, pero su tratamiento difiere del de una empresa manufacturera o comercializadora, porque no hay mercancías para la venta: el costo principal es la mano de obra, se contabiliza en la clase 7 del PUC y no procede el juego de inventarios, como lo precisó el Consejo de Estado en la sentencia 12608 de 2002. ¿Qué costos se reconocen y cómo se contabilizan?

Los costos que se reconocen en la prestación de servicios.

La prestación de servicios supone una serie de erogaciones necesarias para prestarlos: mano de obra, tecnología, equipos, entre otras.

El concepto más común es la mano de obra, pues se requiere una persona que preste el servicio: el profesional o técnico directamente relacionado con la actividad.

Otros costos asociados son el software, el alquiler de espacios y los servicios públicos directamente relacionados con la prestación del servicio, aunque, según la política contable de la empresa, estos conceptos podrían llevarse al gasto y no al costo.

El criterio de separación es el mismo de siempre: es costo lo directamente vinculado con la prestación del servicio que genera el ingreso, y es gasto lo relacionado con la administración y las ventas.

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El inventario en las empresas de servicios.

Una empresa prestadora de servicios no tiene inventario de mercancías, porque no compra ni fabrica productos para la venta, de modo que las cuentas de inventario de mercancías no se utilizan.

Ahora bien, la ausencia de mercancías no significa que no pueda existir ningún inventario. Los elementos que la empresa usa para prestar el servicio se clasifican según su naturaleza:

• Herramientas y equipos duraderos: se contabilizan como propiedad, planta y equipo, pues se usan por varios periodos y no se consumen en un solo servicio.
• Insumos y materiales consumibles: como repuestos menores o materiales que se agotan al prestar el servicio, pueden manejarse como inventario de suministros mientras se consumen, y al consumirse van al costo del servicio.

Lo que no existe en una empresa de servicios es el inventario de productos destinados a la venta, que es el que da lugar al costo de venta y al juego de inventarios.

Contabilización de los costos en la prestación de servicios.

Los costos del servicio se llevan a la clase 7 del plan único de cuentas, y en el caso de la mano de obra, al grupo 72, donde se crean las cuentas necesarias según las necesidades de cada ente.

Por ejemplo, la causación de los salarios del personal que presta el servicio sería la siguiente:

Contrario a lo que sucede en las empresas comerciales y manufactureras, en el registro del costo no interviene ninguna cuenta de inventario de mercancías, porque no hay productos a los cuales darles salida.

Al cierre del periodo, los costos acumulados en la clase 7 se trasladan al costo de prestación de servicios del estado de resultados, grupo 61 del PUC, para enfrentarlos a los ingresos por servicios.

No procede el juego de inventarios en los servicios.

El juego de inventarios determina el costo de venta sumando al inventario inicial las compras y restando el inventario final, así que supone la existencia de mercancías. Si no hay productos para la venta, el juego de inventarios queda descartado por definición.

Así lo precisó la sección cuarta del Consejo de Estado en la sentencia 12608 del 26 de septiembre de 2002:

«Al respecto la Sala considera que el sistema de juego de inventarios es compatible con actividades manufactureras o comerciales que suponen la existencia de materias primas, productos en proceso y artículos terminados o mercancías, al inicio y al final de cada período, pero no en relación con la prestación de servicios cuyos costos deben imputarse a cuentas de gastos operacionales, o gastos generales y de administración. Así las cosas, en los ingresos obtenidos por la prestación de servicios, las erogaciones que los afectan constituyen expensas o gastos normales dentro de la actividad que los produce y que como deducciones que son, requieren para su procedencia el cumplimiento de las formalidades señaladas en la ley.»

Aunque la entidad llamada a conceptuar en materia contable sería el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, se trata de un criterio autorizado y lógico, que compartimos, y que sirve de referencia: los costos del servicio se determinan por su causación directa, no por diferencias de inventarios.

Cuando la empresa vende productos y presta servicios.

Es posible que la empresa haga las dos cosas, como vender una máquina y prestar el servicio de instalación o de mantenimiento.

En tal caso se deben separar las dos actividades: para la venta de la máquina se determina el costo de venta con el sistema de inventarios que corresponda, y para el servicio, los costos se causan directamente en la clase 7, sin juego de inventarios.

Esa separación importa también para efectos de facturación y de impuestos, pues cada actividad puede tener tratamientos diferentes.

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