Contabilidad de costos: qué es, para qué sirve y qué la diferencia de la financiera

La contabilidad de costos acumula y analiza lo que cuesta producir, para valorar los inventarios, controlar la operación y sustentar decisiones de precio. No produce estados financieros para terceros, sino información para la gerencia, aunque de ella salen las cifras con las que se miden los inventarios. ¿En qué se diferencia de la contabilidad financiera y qué conceptos hay que tener claros?

Las tres contabilidades.

Conviene ubicar primero el terreno, porque los tres términos se usan como si fueran intercambiables y no lo son:

La contabilidad de costos es una rama de la contabilidad de gestión o administrativa, que es la que produce información para decidir dentro de la empresa.

Pero la separación no es absoluta: la valoración de los inventarios que exige la contabilidad financiera sale de la contabilidad de costos. Sin ella, una empresa industrial no puede medir su inventario ni su costo de ventas.

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Qué es un costo.

Es el valor de los recursos consumidos para producir un bien o prestar un servicio. Materiales, trabajo y capacidad instalada que se incorporan al producto.

Lo que distingue al costo del gasto no es su naturaleza sino su destino: el costo se incorpora al producto y permanece en el inventario hasta que se vende; el gasto se consume en el periodo y afecta el resultado de inmediato.

El sueldo de un operario de planta es costo y queda en el inventario mientras el producto no se venda. El sueldo del contador es gasto y afecta el resultado del mes en que se causa, aunque no se haya vendido nada.

Esa distinción, con las demás clasificaciones, la desarrollamos en el artículo sobre la clasificación de los costos.

Los elementos del costo.

Toda la contabilidad de costos gira alrededor de tres elementos: la materia prima directa, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación. Su suma es el costo de producción, y de su acumulación depende el costo unitario.

Para qué sirve.

Sus objetivos son concretos y se aplican todos los días:

• Valorar los inventarios. Determinar a qué valor quedan los productos en proceso y terminados en el estado de situación financiera.
• Determinar el costo de ventas. Saber cuánto costó lo que se vendió, que es lo que define la utilidad bruta.
• Fijar precios. Conocer el costo unitario para no vender por debajo de él.
• Controlar la eficiencia. Comparar lo consumido con lo previsto y detectar desviaciones por área.
• Evaluar si conviene fabricar o comprar, mantener o retirar una línea, aceptar un pedido especial.

De acuerdo con nuestro criterio, los dos primeros objetivos no son opcionales para una empresa industrial: sin contabilidad de costos no hay forma de sustentar el valor del inventario ni el costo de ventas frente a un auditor o frente a la DIAN.

La contabilidad de costos y las NIIF.

Las NIIF no regulan cómo debe llevarse la contabilidad de costos, pero sí imponen el resultado al que debe llegar. La sección 13 de la NIIF para las pymes exige que el costo del inventario incluya los costos de adquisición, los de transformación y los demás costos necesarios para darle su condición actual.

También fija los límites: los costos indirectos fijos se distribuyen con base en la capacidad normal de operación, y no entran al inventario los gastos de administración y ventas, ni el desperdicio anormal, ni los costos de almacenamiento que no sean necesarios para el proceso.

Por eso una contabilidad de costos bien llevada no es un lujo gerencial: es la fuente de una cifra que se audita.

Cómo se lleva.

Los costos se acumulan en la clase 7 del plan único de cuentas y se trasladan al inventario, como explicamos en el artículo sobre las clases 6 y 7 del plan de cuentas.

La forma de acumularlos, el momento en que se determinan y el tratamiento de los costos fijos los define el sistema de costos que adopte la empresa.

En una empresa pequeña, la contabilidad de costos puede llevarse con hojas de cálculo bien organizadas. Lo que no puede es no llevarse: sin ella, el costo del producto es una estimación y el inventario, una cifra sin respaldo.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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