Cuando el trabajador está incapacitado se deben seguir haciendo las respectivas cotizaciones al sistema de seguridad social y el pago depende del tipo de incapacidad.
Cuando el trabajador está incapacitado el empleador debe seguir realizando las cotizaciones a seguridad social, en razón a que la incapacidad laboral no suspende el contrato de trabajo.
La base de cotización a seguridad social no es el salario por cuanto el trabajador durante ese periodo no devenga salario, sino que recibe un auxilio económico.
Los aportes a seguridad social en periodos de incapacidad cambian un poco según se trata de una incapacidad de origen común o de origen laboral.
Cuando la incapacidad es de origen común, los aportes a seguridad social se siguen haciendo conforme lo señala el inciso primero del artículo 3.2.1.10 del decreto 780 de 2016:
«Durante los períodos de incapacidad por riesgo común o de licencia de maternidad, habrá lugar al pago de los aportes a los Sistemas de Salud y de Pensiones.»
Las cotizaciones que se deben hacer con las de salud y pensión, mas no las de riesgos laborales por expresa disposición del articulo 2.2.4.2.1.6 del decreto 1072 de 2015 que afirma:
«Durante el período de duración de la novedad no se causan cotizaciones a cargo del empleador, al Sistema General de Riesgos Laborales, por las contempladas en los numerales 1.2., 1.3., 1.4 y 1.6., de este artículo.»
Y la novedad señalada en el numeral 1.2 es precisamente la generada por la incapacidad del trabajador.
Para que no se causen aportes al sistema de riesgos laborales es requisito que el empleador reporte la novedad a la ARL.
¿Quién paga las cotizaciones en la incapacidad de origen común?
Siendo claro que durante el periodo de incapacidad laboral de origen común se deben hacer las cotizaciones a salud y pensión, resta por definir quién debe hacer esas cotizaciones.
Este tema lo aborda el inciso segundo del artículo 3.2.1.10 del decreto 780 de 2016:
«En el evento de incapacidad derivada de riesgo común o de licencia de maternidad, los aportes al Sistema de Pensiones serán de cargo de los empleadores y empleados, en la proporción que establece la ley. Cuando los empleadores opten por pagar el valor de las incapacidades que en este evento se causen, podrán repetir dicho valor contra la respectiva EPS, al igual que descontar de aquellas el valor de los aportes al Sistema de Pensiones a cargo de sus empleados.»
El pago sigue a cargo empleador y trabajador en las proporciones acostumbradas, y el empleador descontará de la incapacidad lo que le corresponde al empleado aportar.
Es importante anotar que esta es una norma antigua redactada cuando no existía la PILA y los pagos se hacían directamente a la EPS, por lo que hoy en día no se corresponde con el nuevo sistema de pago de aportes, donde el empleador debe hacer las cotizaciones a través de la PILA.
De manera que, como el trabajador fue afiliado por el empleador, este debe seguir haciendo los pagos por medio de la PILA como de costumbre.
Además, debemos recordar que le corresponde al empleador gestionar el reconocimiento y pago de las incapacidades ante la EPS, así que el trabajador nada tiene que ver con el pago de aportes a seguridad social, siendo un asunto que deben manejar empleadores y EPS.
Durante el periodo de incapacidad las cotizaciones a seguridad social se liquidan sobre el valor de la incapacidad conforme lo dispone el artículo 3.2.1.10 del decreto 780 de 2016:
«Para efectos de liquidar los aportes correspondientes al período por el cual se reconozca al afiliado una incapacidad por riesgo común o una licencia de maternidad, se tomará como Ingreso Base de Cotización el valor de la incapacidad o licencia de maternidad según sea el caso.»
Cuando la incapacidad es de pocos días, que en un mismo mes el trabajador recibe salario y auxilio por incapacidad, se suman los dos conceptos para determinar la base para liquidar los aportes a seguridad social en el mes en cuestión.
Cuando la incapacidad es de origen laboral, el reconocimiento de la incapacidad no la hace la EPS sino la ARL, y las reglas aplicables a las cotizaciones a seguridad social son un poco distintas.
El inciso tercero del artículo 3.2.1.10 del decreto 780 de 2016 señala:
«Serán de cargo de la respectiva Administradora de Riesgos Laborales (ARL), el valor de los aportes para los Sistemas de Seguridad Social en Salud y Pensiones que se causen durante los períodos de incapacidad originados por una enfermedad o accidente de carácter laboral, en la parte que de ordinario correspondería al aportante con trabajadores dependientes. En este evento, la ARL descontará del valor de la incapacidad el monto correspondiente a la cotización del trabajador dependiente.»
Lo que cambia es que las cotizaciones a salud y pensión correspondientes al empleador están a cargo de la ARL, y las que corresponden al trabajador siguen a cargo de este, valor que es descontado de la incapacidad respectiva.
Los aportes los sigue pagando el empleador por medio de la PILA, pues es el quien tiene afiliado al trabajador y no la ARL; lo que hace la ARL es reconocer al empleador lo que este haya pagado por salud y pensión durante el periodo de incapacidad.
Lo expuesto anteriormente aplica para el caso de los trabajadores asalariados o dependientes; en el caso de los trabajadores independientes se aplican reglas distintas porque no existe un empleador.
Al respecto señala el inciso 4 del artículo 3.2.1.10 del decreto 780 de 2016:
«Serán de cargo de los trabajadores independientes, la totalidad de las cotizaciones para el Sistema de Pensiones que se causen durante el periodo de duración de una incapacidad o una licencia de maternidad. En el Sistema de Salud, serán de cargo de dichos trabajadores la parte de los aportes que de ordinario corresponderían a los trabajadores dependientes, y el excedente será de cargo de la respectiva EPS.»
Es decir que la EPS le corresponde asumir el 8.5% de los aportes a salud, que es lo que le corresponde asumir a un empleador.
La base para liquidar las cotizaciones es el valor de la incapacidad, y en ningún caso la base puede ser inferior a un salario mínimo.
Preguntas frecuentes.
A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.
Sí. El trabajador que esté incapacitad debe seguir haciendo los aportes a salud y pensión correspondientes.
Las incapacidades no afectan las semanas cotizadas porque el trabajador sigue cotizando mientras está incapacitado. Se afecta el ingreso base de cotización, pero no las semanas cotizadas.
Sí. Las cotizaciones a seguridad social se hacen sobre el valor o monto de la incapacidad, que por regla general es inferior al salario del trabajador, excepto cuando este es de un salario mínimo, debido a que el valor de la incapacidad no puede ser inferior al salario mínimo.
No se paga Arl en incapacidad en razón a que no existe riesgo laboral asegurable porque el trabajador no está laborando al estar incapacitado.
El IBC es el monto o valor que se reconoce por incapacidad.
Sí. Los aportes que corresponden al trabajador le son descontados de la incapacidad en los porcentajes que normalmente corresponden a este.
Guía Laboral 2024
Conozca sus derechos y obligaciones laborales como trabajador o como empleador, y evítese problemas. Ver más.
Recomendados.