En este artículo 24 secciones
- Qué es la dotación.
- Quiénes tienen derecho a la dotación.
- Fechas de entrega de la dotación.
- Qué debe incluir la dotación.
- Diferencia con los elementos de protección personal.
- Si el trabajador no usa la dotación.
- La dotación no se compensa en dinero.
- La dotación no se devuelve.
- Qué pasa si el empleador no entrega la dotación.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Cada cuánto se entrega la dotación?
- ¿Cuántas dotaciones se dan al año?
- ¿Quiénes tienen derecho a la dotación?
- ¿La dotación es una prestación social?
- ¿El auxilio de transporte se suma para saber si tengo derecho a dotación?
- ¿La dotación se puede pagar en dinero?
- ¿La dotación se debe devolver?
- ¿Se puede descontar la dotación del salario o de la liquidación?
- ¿Los trabajadores de medio tiempo tienen derecho a dotación?
- ¿Qué pasa si no uso la dotación?
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La dotación es la prestación social que obliga al empleador a entregar un par de zapatos y un vestido de labor tres veces al año —el 30 de abril, el 31 de agosto y el 20 de diciembre— a los trabajadores que devengan hasta dos salarios mínimos ($3.501.810 para 2026) y que en la fecha de entrega llevan más de tres meses en la empresa. La regula el artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo. ¿Qué debe incluir, qué pasa si no se entrega y en qué se diferencia de los elementos de protección personal?
Qué es la dotación.
La dotación es una prestación social en especie: el empleador no paga dinero sino que entrega calzado y ropa de trabajo. El artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo la establece así:
«Todo empleador que habitualmente ocupe uno (1) o más trabajadores permanentes, deberá suministrar cada cuatro (4) meses, en forma gratuita, un (1) par de zapatos y un (1) vestido de labor al trabajador, cuya remuneración mensual sea hasta dos (2) veces el salario mínimo más alto vigente. Tiene derecho a esta prestación el trabajador que en las fechas de entrega de calzado y vestido haya cumplido más de tres (3) meses al servicio del empleador.»
Su finalidad es que el trabajador que gana menos no tenga que gastar su propia ropa en el trabajo. Por eso es gratuita: el empleador no puede cobrarla ni descontarla del salario ni de la liquidación.
Quiénes tienen derecho a la dotación.
La norma exige dos condiciones, que deben cumplirse en la fecha de cada entrega:
- Devengar hasta dos salarios mínimos mensuales. Para este cálculo no se suma el auxilio de transporte, que no es salario.
- Llevar más de tres meses al servicio del empleador en la fecha de entrega.
Cumplidas esas dos condiciones, tienen derecho todos los trabajadores, cualquiera que sea su cargo, sea operativo, administrativo o comercial. La dotación se adapta a la labor de cada uno.
Trabajadores de medio tiempo o por días.
La ley no distingue por la jornada. El Ministerio del Trabajo, en el concepto 21784 del 14 de febrero de 2013, sostuvo que solo hay dos exigencias para el derecho a la dotación: el salario y el tiempo de vinculación.
En consecuencia, el trabajador de medio tiempo o por días tiene derecho a la dotación completa si su salario mensual no supera dos salarios mínimos, sin proporción alguna por los días trabajados. Lo explicamos también en liquidación de prestaciones sociales por días.
Trabajadores con salario variable.
Cuando el salario sube o baja cada mes, el trabajador puede ganar más de dos salarios mínimos en unos meses y menos en otros.
De acuerdo con nuestro criterio, lo más razonable es promediar lo devengado en los cuatro meses que cubre cada entrega: si el promedio no supera dos salarios mínimos, hay lugar a la dotación. El Ministerio del Trabajo, en el concepto 196694 de 2016, se inclinó por tomar el salario del mes en que se causa el derecho, aunque sin ser categórico. Lo desarrollamos en el artículo sobre el salario promedio para liquidar prestaciones sociales.
Quien gana más de dos salarios mínimos.
Quien gana más de dos salarios mínimos no tiene derecho a la dotación. Pero si la empresa exige que use uniforme, debe suministrárselo sin costo, por una razón distinta que explicamos en el artículo ¿la empresa debe suministrar los uniformes al trabajador?
Fechas de entrega de la dotación.
El artículo 232 del Código Sustantivo del Trabajo fija tres fechas de entrega:
| Entrega. | Fecha. |
|---|---|
| Primera. | 30 de abril. |
| Segunda. | 31 de agosto. |
| Tercera. | 20 de diciembre. |
La dotación la recibe quien en cada una de esas fechas lleve más de tres meses en la empresa. Por eso, un trabajador nuevo no tiene derecho a dotación desde el primer día: la recibe en la primera fecha de entrega en que cumpla más de tres meses. Si la empresa uniforma a todo su personal, puede entregarla antes, pero es una decisión suya.
Qué debe incluir la dotación.
La dotación consiste en un par de zapatos y un vestido de labor, es decir, las prendas de vestir con que el trabajador desempeña su oficio. El decreto 982 de 1984 precisó que se considera calzado y vestido de labor el que se requiere para desempeñar una función o actividad determinada, y que debe ser apropiado para la clase de labor y para el medio ambiente en que se trabaja.
La ley no fija marcas, precios ni calidades. Lo que exige es que la dotación sea adecuada: no tiene sentido entregar ropa de clima frío a quien trabaja en tierra caliente, ni zapatos de oficina a quien trabaja en una obra. De acuerdo con nuestro criterio, también debe atender las condiciones físicas del trabajador, como una discapacidad.
La ley tampoco dice nada sobre la dotación usada, pero por razones de higiene y de dignidad del trabajador no es recomendable entregarla.
Diferencia con los elementos de protección personal.
La dotación no debe confundirse con los elementos de protección personal, como cascos, guantes, gafas, botas de seguridad o arneses. Son obligaciones distintas:
| Aspecto. | Dotación. | Elementos de protección personal. |
|---|---|---|
| Quién la recibe. | Quien gana hasta dos salarios mínimos. | Todo trabajador expuesto a un riesgo, gane lo que gane. |
| Cuándo. | Tres veces al año, en fechas fijas. | Desde el primer día y cuando se deterioren. |
| Qué comprende. | Calzado y vestido de labor. | Los elementos que exija el riesgo. |
| A quién pertenece. | Al trabajador. | Al empleador, salvo lo que este decida. |
Un mismo elemento puede cumplir las dos funciones: unas botas de seguridad pueden ser el calzado de la dotación si cumplen las especificaciones. Pero la obligación de entregar los elementos de protección subsiste aunque el trabajador no tenga derecho a dotación. Lo explicamos en el artículo sobre los elementos de protección personal.
Si el trabajador no usa la dotación.
El trabajador está obligado a usar la dotación en su trabajo. Si no lo hace, pierde la siguiente entrega, según el artículo 233 del Código Sustantivo del Trabajo:
«El trabajador queda obligado a destinar a su uso en las labores contratadas el calzado y vestido que le suministre el empleador, y en el caso de que así no lo hiciere éste quedará eximido de hacerle el suministro en el período siguiente.»
La pérdida es solo de la entrega siguiente. Si en la posterior el trabajador vuelve a usar la dotación, recupera el derecho.
La dotación no se compensa en dinero.
La ley prohíbe pagar la dotación en dinero en lugar de entregarla, porque su finalidad es que el trabajador tenga ropa de trabajo, no un ingreso adicional. Aunque en algunas empresas se acostumbra entregar un bono o dinero para que el trabajador compre las prendas, esa práctica no cumple la obligación.
Por la misma razón, cuando el contrato termina y el empleador no entregó dotaciones, el trabajador no puede reclamar su valor en dinero. La Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia lo explicó en la sentencia SL5107-2018:
«Debe sumarse a lo anterior, que conforme a lo dicho por esta Sala, no hay lugar a ordenar el pago de la compensación en dinero de las dotaciones, en razón a que las mismas tienen como objetivo que sean utilizadas en vigencia del contrato.»
Lo que el trabajador puede reclamar es una indemnización por los perjuicios que le causó la falta de dotación, por ejemplo por haber tenido que usar y desgastar su propia ropa. Pero esos perjuicios deben probarse en el proceso, lo que en la práctica es difícil.
La dotación no se devuelve.
Una vez entregada, la dotación pasa a ser del trabajador, porque es una prestación social. No debe devolverla al terminar el contrato, y el empleador no puede descontar su valor de la liquidación.
La excepción suele darse en actividades donde el uniforme identifica a quien lo porta, como la vigilancia privada, en las que la regulación del sector o el reglamento exigen devolverlo por razones de seguridad. En ese caso, más que dotación, se trata de un elemento de identificación.
Qué pasa si el empleador no entrega la dotación.
No entregar la dotación es incumplir una obligación laboral. El trabajador puede presentar una queja ante el Ministerio del Trabajo, cuyos inspectores pueden imponer multas por el incumplimiento de las normas laborales.
En un proceso judicial, puede reclamar la indemnización de los perjuicios que la falta de dotación le causó, con las dificultades de prueba ya explicadas. De acuerdo con nuestro criterio, un incumplimiento aislado difícilmente justifica un despido indirecto, pero el incumplimiento sistemático de esta y otras obligaciones sí podría sustentarlo.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cada cuánto se entrega la dotación?
Cada cuatro meses: el 30 de abril, el 31 de agosto y el 20 de diciembre.
¿Cuántas dotaciones se dan al año?
Tres, una en cada fecha de entrega.
¿Quiénes tienen derecho a la dotación?
Los trabajadores que devengan hasta dos salarios mínimos y que en la fecha de entrega llevan más de tres meses en la empresa.
Sí. Es una prestación social en especie, regulada en los artículos 230 y siguientes del Código Sustantivo del Trabajo.
¿El auxilio de transporte se suma para saber si tengo derecho a dotación?
No. Se tiene en cuenta el salario, y el auxilio de transporte no es salario.
¿La dotación se puede pagar en dinero?
No. La ley prohíbe compensarla en dinero, y al terminar el contrato tampoco se paga su valor.
¿La dotación se debe devolver?
No. Es propiedad del trabajador. La excepción son actividades como la vigilancia privada, en las que el uniforme identifica a quien lo porta.
¿Se puede descontar la dotación del salario o de la liquidación?
No. Es gratuita por disposición del artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo.
¿Los trabajadores de medio tiempo tienen derecho a dotación?
Sí, si su salario no supera dos salarios mínimos y llevan más de tres meses en la empresa. La jornada no afecta el derecho.
¿Qué pasa si no uso la dotación?
El empleador queda eximido de entregarle la dotación del periodo siguiente.
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Para las personas que, adicional a su salario, la empresa paga bono no salarial y bono salarial, ¿cómo lo tengo en cuenta para validar si corresponde entrega de dotación?
Se toma como referencia el factor salarial, y si hay cambios, lo correcto es promediar el salario en el período al que corresponde la dotación.
Si un empleado termina contrato el 30 de abril, se le debe entregar dotación.
En nuestro criterio, sí, porque es una prestación social causada y, si el trabajador la reclama luego, se tiene que indemnizar.
¿Cuál es el monto mínimo que se debe pagar por bono de dotación? ¿El bono se puede entregar una sola vez al año en vez de cada 4 meses?
No existe un valor mínimo para el bono o la dotación, y se paga cada 4 meses.
Tengo un salario por debajo de los 2 salarios mínimos, pero adicional recibo un bono no salarial. Si sumo ambos conceptos, mi devengo total supera los 2 salarios mínimos, pero si miro solo el salario básico, estoy por debajo. ¿Tengo derecho a dotación?
En nuestro criterio sí, porque los pagos salariales se toman como válidos para todos los efectos. No puede excluirse para lo que conviene al empleador y excluirlo para lo que no le conviene. La norma habla de salario, lo que necesariamente implica incluir solo lo que se considera salario.
Si mi empleador hace entrega de dotación de acuerdo a las fechas estipuladas, pero esta no cumple con las características específicas del colaborador, ¿se puede dar esta obligación por cumplida? Es decir, me suministra camisa talla S pero soy M, me suministra calzado talla 38 pero soy 41. ¿Existe marco normativo con el que pueda argumentar la NO aceptación de esta?
No existe norma al respecto, pero se entiende que si la dotación suministrada no puede ser utilizada por el trabajador, la obligación no se ha cumplido y lo que debe hacer el trabajador en ese caso es no recibir la dotación o devolverla. Si la recibe, se entiende que ha quedado conforme, lo que conlleva a considerar cumplida la obligación.
Si la dotación se compone de un pantalón y una camisa, y mi empleador me da solo una camisa y yo tengo que poner mi pantalón, ¿me puede obligar a usar la dotación o uniforme?
La dotación debe ser completa y, si no es el caso, no podría obligarse a usarla. El trabajador puede alegar que no se suministró de forma completa.
Si la empresa tiene varios uniformes por días, ¿cuántos me debe dar en cada fecha de dotación, uno de cada uno o solo uno en general?
Dependerá de cada empresa y de cómo se utilizarán. En la práctica se requiere de por lo menos 2 uniformes; uno que se utiliza y el otro en lavandería, pero si si el uniforme del lunes se utiliza el miércoles, sólo sería necesario 1 porque mientras se usa el del martes se lava el de lunes para ser usado nuevamente el miércoles, etc.
Lo anterior, por supuesto, no está contenido en ninguna norma sino que es una interpretación que intenta responder a la realidad cotidiana del trabajador.
Soy operario de aseo y mantenimiento en un conjunto residencial. ¿Me deben dar dotación para invierno? ¿Es la empresa por la cual estoy contratado o la administración del conjunto? ¿El calzado (botas) también se me debe entregar cada cuatro meses?
La ley no especifica que se deba dar una dotación para invierno y otra para verano, pero la doctrina ha sostenido que esta debe adecuarse a las condiciones del trabajo. Por lo tanto, si el trabajador se ve sometido a condiciones extremas en invierno, como cuando se trabaja en campo abierto, es razonable que la empresa suministre la dotación de acuerdo con las condiciones climáticas. Es una sugerencia o solicitud que los trabajadores pueden realizar a la empresa.
En cuanto a las botas, se deben entregar cada 4 meses, puesto que son parte de la dotación.
Buen día,
Laboré por 8 años en una empresa, devengando menos de dos salarios mínimos, y nunca recibí dotación. ¿Es obligación de la empresa pagarlas como indemnización junto con la liquidación, lo equivalente al valor de las dotaciones del tiempo laborado, o el empleador puede alegar que nunca las reclamé, aunque no tenía conocimiento de que debía hacerlo?
Por otro lado, ¿cómo puedo indicar que el valor de la indemnización debe ser calculado en base al valor actual de la moneda y no al valor de la moneda de cada año en que estuve laborando?
Agradecería mucho su orientación.
Sí se puede reclamar una indemnización por la dotación no suministrada, pero el empleador difícilmente accede, así que será necesario interponer una demanda laboral, donde se debe tasar el valor del perjuicio recibido por no haberse suministrado la dotación. Por lo que, si es la única pretensión, es un proceso que no se justifica. En todo caso, el valor o monto depende de un peritaje, más no de un valor específico.
Si trabajo desde casa, ¿tengo derecho a dotación?
Si tiene derecho. La ley solo excluye de la dotación a quienes devenguen un salario superior al salario mínimo. No establece ninguna otra condición.
La empresa da bono, pero ellos avisan cuando está disponible. En este caso, por ningún medio me avisaron que estaba disponible desde el 20 de diciembre hasta el 20 de enero. Pregunté y no hubo respuesta. Y ya pasada la fecha del 20 de enero, si no lo reclamé, me dicen que ya lo perdí. ¿Esto es legal?
En principio, no es legal. Lo que se paga al trabajador es de este, y sólo se puede perder por prescripción si no se reclama en un término de 3 años.
En el improbable caso de que en el acuerdo que contempla el pago del bono se hubiera incluido tal disposición, de que el bono se perdería si no se reclama en x tiempo, entonces tal afirmación será válida.
Buen día:
Mi consulta es: ¿cuándo prescribe una dotación si no es solicitada por escrito por el empleado?
Saludos.
La dotación, como todo derecho laboral prescribe a los 3 años de haberse causado.
Es necesario solicitar la dotación por escrito? Si el CST da unas fechas límites para su entrega, ¿entonces no son de obligatorio cumplimiento?
La dotación es una obligación para el empleador y la ley ha fijado la fecha de entrega, por lo que no debería ser necesario que el trabajador la solicite, puesto que la empresa debe entregarla por obligación. En todo caso, el trabajador puede hacer la solicitud verbalmente o por escrito, ya que, en cualquier caso, es irrelevante porque la empresa deberá cumplir con las fechas de entrega haya o no solicitud por parte del trabajador.
Hola, ¿puedo dar de baja un inventario que ha estado desde hace tres (3) años y que no fue entregado a los trabajadores hace el mismo tiempo? ¿Cómo se procede en ese caso? Muchas gracias.
En primer lugar, contablemente no se puede hablar de inventarios, por cuanto la dotación no corresponde a un inventario sino a un gasto que se debió haber contabilizado como tal al momento de comprar la dotación, y en ese sentido no habría necesidad de darlo de baja, pues ya se había incorporado dentro del gasto.
Si ese no fue el caso, y fue contabilizado como un activo diferido (gasto diferido), pues entonces darlo de baja llevándolo al gasto.
Saludos
Buen día. Mi pregunta es: si por ley no tengo derecho a la dotación, ¿estoy obligado a comprar el uniforme que vende la empresa con sus logos y colores?
Buenos días, Jhon.
No está obligado, como se explica aquí.
Saludos
Consulta: si al trabajador se le pierde la dotación entregada, ¿la empresa puede cobrarle por reponerla?
Buenos días, Carolina.
La dotación es una prestación social que pertenece al trabajador, por lo tanto, si este la pierde la empresa no puede cobrársela, y tampoco está obligada a suministrarle otra.
Saludos
Buenos días: La dotación que entrego a mis trabajadores tiene distintivos y logos. ¿Cómo puedo obligar al trabajador a que la devuelva cuando finaliza su contrato? Y si no lo hace, ¿puedo descontársela por los riesgos de fraude a los que se vería expuesta la empresa después de su desvinculación? Gracias.
En el caso de las empresas de seguridad y vigilancia privada, sí es necesario que el trabajador devuelva las prendas de dotación. En los demás casos, no es obligatorio, pero puede ser una política razonable y debe ser incluida al firmar el contrato de trabajo.
Buen día,
Mi inquietud es la siguiente: tengo un colaborador que no viene por su dotación y siempre pone pretextos para no hacerlo. ¿Qué debo hacer? No tengo con quién enviársela, ya que trabaja en un área aparte y no hay nadie que se la entregue. Además, tengo entendido que debe venir personalmente por ella para firmar su respectivo formulario.
Lo importante es que el empleador notifique al trabajador para que recoja la dotación y que pueda acreditar dicha notificación, y guardarla en las instalaciones de la empresa hasta que el trabajador decida retirarla.
Buenas tardes,
Por favor, ¿me podrían orientar en lo siguiente?
La empresa nos entregó dotación al personal administrativo en febrero del año 2022 (3 blusas y 3 pantalones; nada de calzado). Ya el 28 de febrero de 2023 cumplimos un año con la misma dotación. Los uniformes ya están demasiado desgastados, deteriorados y con mala presentación, pero no nos dan nuevamente dotación. La gran mayoría de nosotros llevamos varios años en la empresa. En ese caso, ¿qué se debe hacer para que se cumpla la norma? ¿A dónde se puede radicar la denuncia anónima para que se cumpla la ley? Quedo muy pendiente de la respuesta. Gracias.
La página web del Ministerio del Trabajo tiene un enlace desde donde puede presentar quejas anónimas.
Si la dotación lleva los logos de la empresa y el trabajador no la entrega, se puede descontar el valor de la misma o que puede pasar? Ya que se han visto casos en los que se utiliza para cometer actos fraudulentos.
No se puede descontar porque la dotación es una prestación social que pertenece al trabajador. Es un asunto que se podría regular en el contrato de trabajo.
Buenos días, tengo una consulta. Si un empleado, durante el período en que estuvo laborando (más de un año), no recibió dotación, ¿tiene derecho a que se le reconozca en la liquidación?
Gracias.
Hola, sí, al finalizar la relación laboral, dentro de la liquidación pertinente se deben incluir todos los dineros que, por alguna razón, se dejaron de pagar. Puedes contactar a [email protected] para más información.
Buen día, tengo una duda. Mi empleador me está dando dotación cada 4 meses, según indica la ley; sin embargo, no la uso porque soy personal administrativo a cargo de una bodega que no tiene movimiento. En este punto, ya llevo acumulado hasta 10 períodos de ropa nueva sin usar. Por otro lado, tengo entendido que al personal administrativo le dan dotación en dinero cargada a una tarjeta Big Pass. Mi empleador se niega a darme el mismo trato que les da a mis colegas administrativos. En este caso, ¿qué puedo hacer?
No se puede hacer nada. El empleador no está obligado a entregar dinero en lugar de dotación, así que no se le puede exigir tal cosa si no quiere hacerlo.
La dotación no solo puede ser entregada en ropa, sino también en dinero. Exíjanle que les remunere ese derecho en dinero. Ejemplo: la empresa donde laboro me da 120,000 pesos colombianos cada 4 meses, recibiéndolo tres veces al año en diciembre, abril y agosto. ¡Saludos!
Algunas empresas entregan el valor de la dotación en dinero para que el trabajador compre los elementos de dotación o para que les dé el uso que desee. Lo importante es que la empresa guarde la evidencia de esa compensación para evitar futuras reclamaciones.
Ganas menos de dos salarios mínimos.
Es correcto. Si gana menos de dos salarios mínimos, se tiene derecho a la dotación.