En este artículo 21 secciones
- Mandante y mandatario.
- Facturación en el contrato de mandato.
- Retención en la fuente en el contrato de mandato.
- IVA en el contrato de mandato.
- Impuesto de renta en el contrato de mandato.
- Información exógena.
- Resumen de obligaciones.
- Preguntas frecuentes.
- ¿En un contrato de mandato quién es el mandante y quién el mandatario?
- ¿Quién factura en el contrato de mandato?
- ¿Quién declara el IVA en el contrato de mandato?
- ¿Quién debe firmar la certificación del mandatario?
- ¿Qué pasa con la retención que le practican al mandatario por ventas del mandante?
- ¿El mandatario practica retención si el mandante no es agente de retención?
- ¿Una agencia de aduanas que actúa como mandataria practica las retenciones?
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En el contrato de mandato, el mandatario factura y practica las retenciones, pero quien declara los ingresos, costos, IVA y retenciones del negocio es el mandante, con base en la certificación que le expide el mandatario. Esa distribución la fija el artículo 1.2.4.11 del decreto 1625 de 2016, que se aplica también a la administración delegada. ¿Qué le corresponde a cada parte en facturación, retención, IVA, renta e información exógena?
Mandante y mandatario.
El mandato es un contrato por el cual una persona, el mandante, encarga a otra, el mandatario, la realización de uno o varios negocios por su cuenta. El mandante es quien encarga; el mandatario, quien ejecuta el encargo.
Por ejemplo, un almacén que encarga a un tercero la venta de su mercancía es el mandante, y el tercero que vende es el mandatario. O el cliente que contrata a un abogado para que lo represente es el mandante, y el abogado el mandatario.
El mandato suele ser remunerado: el mandatario cobra una comisión u honorarios por su gestión. Esa remuneración es un negocio propio del mandatario, distinto del negocio que ejecuta por cuenta del mandante, y tiene un tratamiento tributario separado.
Facturación en el contrato de mandato.
Quien expide la factura en el mandato es el mandatario. Lo dispone el inciso 1 del artículo 1.6.1.4.9 del decreto 1625 de 2016:
«En los contratos de mandato, las facturas de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario, si adquiere bienes y/o servicios en cumplimiento mandato, la factura de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidos a nombre del mandatario.»
De ahí se desprenden dos reglas. La primera es que el mandatario factura las ventas que hace por cuenta del mandante, de modo que debe estar habilitado para facturar. La segunda es que las compras que hace en cumplimiento del mandato se le facturan a él, aunque el costo sea del mandante.
En la factura electrónica, el anexo técnico de la Dian permite identificar, en cada producto, al mandante por cuenta de quien se vende, en el campo conocido como «producto para mandato». Así, la factura la expide el mandatario, pero permite distinguir las operaciones de cada mandante de las propias.
Retención en la fuente en el contrato de mandato.
La retención en las operaciones del mandato la practica el mandatario, pero no según su propia calidad sino según la del mandante. Señala el inciso 1 del artículo 1.2.4.11 del decreto 1625 de 2016:
«En los contratos de mandato, incluida la administración delegada el mandatario practicará al momento del pago o abono en cuenta, todas las retenciones del impuesto sobre la renta, ventas, y timbre establecidas en las normas vigentes, teniendo en cuenta para el efecto la calidad del mandante. Así mismo, cumplirá todas las obligaciones inherentes al agente retenedor.»
En consecuencia, hay dos escenarios:
- El mandante es agente de retención. El mandatario debe retener en los pagos que haga en desarrollo del mandato, como lo haría el propio mandante.
- El mandante no es agente de retención. El mandatario no retiene en las operaciones del mandato, aunque él mismo sea agente de retención en sus propios negocios.
Por eso el mandatario debe separar en su contabilidad las operaciones del mandato de las suyas propias.
Quién declara la retención.
Como el mandatario practica la retención, es también quien la declara, la paga y expide los certificados. Así lo precisó la Dian en el concepto 091385 de 2007, según el cual el mandatario cumple las obligaciones formales del agente retenedor: declarar, consignar lo retenido y expedir los certificados. Si incumple, responde por las sanciones e intereses.
Retenciones que le practican al mandatario.
Cuando un tercero le paga al mandatario por una venta hecha por cuenta del mandante, el tercero practica la retención a nombre del mandatario, porque es quien facturó. Esa retención, sin embargo, corresponde al mandante.
Por eso el mandatario debe incluirla en la certificación que le expide al mandante, para que este la descuente en su declaración, como dispone el inciso 3 del artículo 1.2.4.11.
IVA en el contrato de mandato.
En el IVA hay que distinguir dos operaciones distintas: la que se ejecuta por cuenta del mandante y la remuneración del mandatario.
IVA de las operaciones del mandato.
Si el mandatario vende bienes o presta servicios gravados por cuenta del mandante, debe facturar y cobrar el IVA, según la responsabilidad del mandante frente a ese impuesto.
Pero quien declara ese IVA es el mandante. Así lo señaló la Dian en el concepto 077986 de 2001:
«En este contexto y en lo que a la obligación de presentar la declaración del impuesto sobre las ventas se refiere, deberá entonces el mandante presentar la correspondiente declaración del impuesto sobre las ventas con base (en lo que a las operaciones derivadas del contrato de mandato se refiere), en la información que le suministre el mandatario tal y como lo disponen las normas anteriormente citadas.»
Así, el mandante declara el IVA generado en las ventas y descuenta el IVA de las compras hechas en desarrollo del mandato, con base en la información que le entrega el mandatario. El mandatario nunca declara como propio el IVA de las operaciones del mandato.
IVA de la remuneración del mandatario.
La comisión o los honorarios que cobra el mandatario son la remuneración de un servicio, gravado con IVA. Si el mandatario es responsable del IVA, debe facturarlo y declararlo en su propia declaración.
Por ejemplo, si un almacén encarga a un mandatario la venta de mercancía a cambio de una comisión del 10%, hay dos IVA distintos: el de la venta de la mercancía, que declara el almacén, y el de la comisión, que declara el mandatario.
Impuesto de renta en el contrato de mandato.
En la renta, el reparto es el mismo. Señala el inciso 3 del artículo 1.2.4.11 del decreto 1625 de 2016:
«El mandante declarará los ingresos y solicitará los respectivos costos, deducciones, impuestos descontables y retenciones en la fuente, según la información que le suministre el mandatario, el cual deberá identificar en su contabilidad los ingresos recibidos para el mandante y los pagos y retenciones efectuadas por cuenta de este.»
El mandatario, por su parte, declara como ingreso propio solo su remuneración, y como costos y gastos solo los relacionados con ella. Los ingresos que recibe para el mandante son, para él, ingresos para terceros.
La certificación del mandatario.
Como las facturas de las compras del mandato están a nombre del mandatario, el mandante no tiene una factura propia para soportar esos costos. Por eso el inciso 2 del artículo 1.6.1.4.9 del decreto 1625 de 2016 exige que el mandatario le expida una certificación, avalada por contador público o revisor fiscal, en la que consten la cuantía y el concepto de los costos, deducciones e impuestos descontables.
Esa certificación reemplaza la factura como soporte del costo del mandante. Es una excepción a la regla general del artículo 771-2 del E.T., que exige la factura como soporte de costos y deducciones. El mandatario, a su vez, debe conservar las facturas y demás documentos de las operaciones, y en las solicitudes de devolución el mandante debe adjuntar copia del contrato.
Información exógena.
El mandatario recibe ingresos de terceros por cuenta del mandante. Por eso suele quedar obligado a reportar esa información en la exógena, en los términos del literal g del artículo 631 del E.T., que se refiere a los ingresos recibidos para terceros y a los terceros a cuyo nombre se recibieron.
El detalle de cada reporte lo fija la Dian cada año en la resolución de información exógena.
Resumen de obligaciones.
La siguiente tabla resume quién cumple cada obligación en el contrato de mandato:
| Obligación | Quién la cumple |
|---|---|
| Facturar las operaciones del mandato | Mandatario |
| Practicar y declarar la retención en las operaciones del mandato | Mandatario, según la calidad del mandante |
| Declarar el IVA de las operaciones del mandato | Mandante |
| Declarar ingresos, costos y retenciones del mandato en renta | Mandante |
| Certificar al mandante costos, IVA descontable y retenciones | Mandatario |
| Facturar y declarar el IVA de su remuneración | Mandatario |
| Reportar los ingresos recibidos para terceros en la exógena | Mandatario |
La administración delegada sigue estas mismas reglas, como explicamos en el artículo sobre los impuestos en el contrato de administración delegada.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿En un contrato de mandato quién es el mandante y quién el mandatario?
El mandante es quien encarga el negocio y el mandatario quien lo ejecuta por cuenta de aquel.
¿Quién factura en el contrato de mandato?
El mandatario, según el artículo 1.6.1.4.9 del decreto 1625 de 2016. En la factura electrónica identifica al mandante en cada producto.
¿Quién declara el IVA en el contrato de mandato?
El mandante declara el IVA de las operaciones del mandato, con la información que le suministra el mandatario. El mandatario solo declara el IVA de su propia remuneración.
¿Quién debe firmar la certificación del mandatario?
La norma exige que esté avalada por contador público o revisor fiscal, según corresponda, además de la firma de quien representa al mandatario.
¿Qué pasa con la retención que le practican al mandatario por ventas del mandante?
El mandatario debe trasladarla al mandante mediante la certificación, para que este la descuente en su declaración de renta.
¿El mandatario practica retención si el mandante no es agente de retención?
No, en las operaciones del mandato, porque la retención se determina según la calidad del mandante.
¿Una agencia de aduanas que actúa como mandataria practica las retenciones?
Sí. Practica las retenciones de las operaciones del mandato según la calidad de su cliente, que es el mandante.
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En contratos de mandato por agencias de aduanas, las facturas de los gastos o costos portuarios o de importación vienen a nombre del cliente. La agencia de aduana, como mandataria, podrá realizar las respectivas retenciones, teniendo la calidad de su cliente.
Sí, es la forma en que funciona la retención en la fuente en el contrato de mandato.
Buenas noches, una entidad que realiza un contrato de mandato con varias empresas, las cuales quedan denominadas mandantes, cada una le va a realizar un pago para que al final todo lo que se recaude, el mandatario lo utilice para pagar una asesoría jurídica. Este pago individual, ¿se debe facturar electrónicamente a cada empresa? Teniendo en cuenta que solo fue de intermediaria la mandataria y en cuanto al pago de la asesoría jurídica, ¿se debe reconocer como un gasto en la contabilidad de la mandataria? Gracias por su tiempo y respuesta.
Sí, es posible facturar a cada mandante de forma individual, aunque lo indicado es que, si el mandatario factura a nombre de todos, los proveedores le facturen a este, pero la norma no prohíbe que le facturen a cada mandante. (Estamos suponiendo que son varios mandantes y un solo mandatario).
Si la asesoría jurídica es el objeto del mandato, no debería ser un gasto propio del mandatario, sino asociado al contrato de mandato, un gasto de ejecución, que al final es lo mismo pero discriminado.
Buen día, si compro unos tiquetes y el proveedor me factura el IVA de los ingresos a terceros, ¿ese IVA descontable es deducible para mí? ¿Lo registro en la contabilidad como IVA descontable o lo envió como mayor valor del gasto?
Lo relevante para clasificar el IVA pagado como descontable o como mayor valor del gasto es la destinación del servicio adquirido. Si el servicio es un simple gasto administrativo, debe ir como mayor valor del gasto.
Como IVA descontable se puede llevar todo aquel que se haya destinado o esté asociado con la generación de ingresos gravados con el IVA, y para ello resulta indiferente si el IVA que se le facturó fue para terceros o no.
Hola, entiendo que en el contrato de mandato, en todos los casos el mandante debe generar la declaración de IVA. ¿Cuál es el soporte idóneo que debe emitir el mandatario, teniendo en cuenta que es este quien factura?
¿Puede existir casos en que el mandatario sea el obligado a presentar la declaración de IVA?
El soporte es el reporte que realicé relacionando las facturas emitidas y, si es necesario, adjuntar copia de las mismas.
En el contexto del contrato de mandato, el mandante siempre es el que declara las operaciones relacionadas con el contrato de mandato. El mandatario puede tener que declarar, pero solo sus operaciones, nunca las relacionadas con el mandato.
Cordial saludo. Observo que todo está enfocado cuando el mandatario factura o vende por mandato, pero si el mandatario recibe transacciones a nombre del mandante, ¿debe trasladarle la retención en la fuente que le practicó el tercero al mandante, así el certificado de retención esté a nombre del mandatario?
La transacción se debe hacer a nombre del mandante, no del mandatario, precisamente por la característica del contrato de mandato. Así, el mandante puede recibir un pago a favor del mandatario, pero debe solicitar que la factura y, por supuesto, la retención se realice a nombre del mandante.
Hola, ¿me pueden confirmar, por favor, si los certificados de mandato que no están por fiducia deben ser firmados también por el representante legal o solo por el revisor fiscal? ¿Y en qué norma puedo encontrar esta información?
El certificado debería ser firmado por el representante legal o la persona que para ello ha sido encargada en la empresa, y esa persona no puede ser el revisor fiscal, puesto que no es su función.