IVA en el arrendamiento de inmuebles con inmobiliarias

Cuando un inmueble se arrienda por medio de una inmobiliaria, quien factura es ella pero el responsable del IVA sigue siendo el propietario, porque la inmobiliaria actúa como mandataria. Así lo dispone el artículo 1.3.1.1.5 del decreto 1625 de 2016, que ordena atender «a la calidad de responsable de quien encarga la intermediación». ¿Qué significa eso en la práctica y quién declara qué?

La inmobiliaria no es la arrendadora.

Todo el tratamiento del IVA en estos casos se deriva de esa premisa, de modo que conviene fijarla primero.

La inmobiliaria no es propietaria del inmueble ni presta el servicio de arrendamiento: administra un bien ajeno bajo la figura del mandato. Recauda el canon para entregárselo al dueño, descontando su comisión.

Su ingreso es la comisión, no el arriendo. Esa distinción decide quién es responsable de qué frente al IVA, y es la que resuelve la mayoría de las dudas.

Conviene precisar además que la regla no exige una inmobiliaria constituida como tal. Aplica a cualquier intermediario que actúe entre el arrendador y el arrendatario, incluida una persona natural que administre inmuebles ajenos.

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La responsabilidad se mira en el propietario.

Es la regla central y la que suele aplicarse al revés.

Para saber si hay que cobrar IVA por el canon, se miran dos cosas y ninguna de ellas es la condición de la inmobiliaria.

1. Que el arrendamiento del inmueble esté gravado, es decir, que no sea vivienda ni de los demás excluidos.
2. Que el propietario del inmueble sea responsable del IVA.

Las dos filas centrales son las que sorprenden. Una inmobiliaria responsable del IVA no cobra el impuesto sobre el canon si el dueño no lo es, y una inmobiliaria que no es responsable sí debe cobrarlo si el dueño lo es, porque lo hace en nombre de él.

Qué arrendamientos están gravados y quién es responsable del impuesto se explica en IVA en el arrendamiento de inmuebles.

La norma que regula la intermediación.

El reglamento trae una disposición específica para estos contratos:

«En el servicio gravado de arrendamiento de bienes inmuebles prestado con intermediación de una empresa administradora de finca raíz, el impuesto sobre las ventas (IVA) por el servicio de arrendamiento se causará atendiendo a la calidad de responsable de quien encarga la intermediación y a lo previsto en el artículo 429 del Estatuto Tributario, y será recaudado por el intermediario en el momento del pago o abono en cuenta, sin perjuicio del impuesto que se genere sobre la comisión del intermediario.»

De ese inciso salen las cuatro reglas que gobiernan la operación.

• La causación se mira en el mandante. El IVA se causa según la calidad de quien encarga la intermediación, es decir, el propietario.
• El intermediario recauda. Cobra el impuesto al arrendatario en el momento del pago o abono en cuenta.
• Lo recaudado se traslada. La inmobiliaria entrega el impuesto al arrendador para que lo declare.
• La comisión va aparte. El IVA sobre la comisión del intermediario es un asunto distinto y propio de la inmobiliaria.

El traslado del impuesto y su plazo.

El numeral 1 del mismo artículo precisa cómo debe hacerse el traslado:

«Si quien solicita la intermediación es un responsable del régimen común, el intermediario administrador deberá trasladarle la totalidad del impuesto sobre las ventas generado en la prestación del servicio de arrendamiento, dentro del mismo bimestre de causación del impuesto sobre las ventas (IVA). Para este efecto deberá identificar en su contabilidad los ingresos recibidos para quien solicita la intermediación, así como el impuesto trasladado.»

El traslado debe hacerse dentro del mismo periodo de causación, para que el arrendador pueda declararlo cuando corresponda. La periodicidad de su declaración puede ser bimestral o cuatrimestral, como se explica en periodo gravable en el impuesto a las ventas.

La segunda parte de la regla impone a la inmobiliaria una obligación contable concreta: identificar en su contabilidad, por cada mandante, los ingresos recibidos y el impuesto trasladado. No basta con manejar un global.

Lo que quedó sin aplicación.

Conviene advertirlo porque el reglamento conserva un numeral que ya no opera.

El numeral 2 del artículo 1.3.1.1.5 dispone que, si el mandante pertenece al régimen simplificado, el impuesto se genera a través de la retención en cabeza del arrendatario del régimen común. Esa regla perdió aplicación cuando la ley 1819 de 2016 eliminó la retención de IVA en operaciones con no responsables, hoy recogida en el numeral 4 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario.

El decreto es de compilación y conserva la redacción anterior, pero la norma legal posterior prevalece.

El IVA sobre la comisión de la inmobiliaria.

Es un impuesto distinto, con un responsable distinto, y conviene no mezclarlo con el del canon.

La comisión que la inmobiliaria cobra por administrar el inmueble sí es un ingreso propio suyo, y por lo tanto un servicio gravado del que ella es responsable.

Se causa aunque el arrendamiento esté excluido. La inmobiliaria que administra apartamentos de vivienda no cobra IVA sobre los cánones, pero sí sobre la comisión que le cobra al propietario, si es responsable del impuesto.

Sobre qué valor se calcula la comisión.

Es una consulta frecuente de los propietarios y no tiene norma que la resuelva.

De acuerdo con nuestro criterio, la comisión debe calcularse sobre el canon sin incluir el IVA. El impuesto no es un ingreso del propietario sino un recaudo que pertenece al Estado, y cobrar comisión sobre él equivaldría a cobrarle al propietario por administrar un dinero que nunca fue suyo.

Es una posición interpretativa: la ley no regula el cálculo de las comisiones inmobiliarias, que son materia contractual. Conviene por eso pactar expresamente en el contrato de administración que la comisión se liquida sobre el canon sin IVA.

Quién factura y a nombre de quién.

La inmobiliaria expide la factura al arrendatario, porque es ella quien recibe el pago y quien figura como arrendadora en el contrato.

Esa factura incorpora el IVA cuando corresponda, según la condición del propietario. El arrendatario paga contra esa factura y con ella soporta su costo o deducción.

Cuando el arrendamiento no está gravado, la obligación de exigir la inscripción en el RUT que impone el numeral 3 del artículo 1.3.1.1.5 no tiene objeto, porque no hay impuesto que administrar. Sí subsiste la obligación de facturar o de expedir el documento soporte que corresponda, según documento equivalente a la factura.

El reporte en información exógena.

Es donde más se enredan los contadores, y conviene separar los conceptos.

El arrendatario reporta el gasto a nombre de quien le facturó, que es la inmobiliaria. La inmobiliaria, a su turno, reporta los valores recibidos para terceros en el formato correspondiente a los contratos de mandato, identificando a cada propietario.

La retención en la fuente sigue una regla propia y distinta, que la lleva al beneficiario final, como se explica en artículo 394 del Estatuto Tributario.

Cuando el inmueble tiene varios propietarios.

El caso se complica cuando unos copropietarios son responsables del IVA y otros no.

De acuerdo con nuestro criterio, si quien factura la totalidad del canon es un responsable del impuesto, lo más práctico es facturar con IVA sobre el total.

La alternativa técnicamente más precisa sería que cada copropietario facturara de forma independiente la parte que le corresponde, según su propia responsabilidad. Es lo correcto en estricto rigor, pero resulta engorroso, obliga a partir cada canon y suele generar más problemas de los que resuelve.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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