Sociedad matriz y sociedad subordinada: qué son y qué obligaciones tienen

Una sociedad es subordinada cuando su poder de decisión está sometido a la voluntad de otra u otras personas, que se llaman su matriz o controlante, según el artículo 260 del Código de Comercio. La relación entre ambas se denomina situación de control y trae consigo obligaciones de registro, de consolidación de estados financieros y de responsabilidad. ¿Cuándo se presume el control, quién puede ser matriz y qué debe hacer la controlante?

Qué es una sociedad matriz.

La matriz, también llamada controlante o casa matriz, es la persona que tiene el poder de decidir por otra sociedad. Ese poder suele provenir de la propiedad de la mayoría de sus acciones o cuotas, pero también puede derivar de los votos, de la facultad de elegir a la junta directiva o de un contrato que le dé influencia dominante.

La matriz no tiene que ser una sociedad. El parágrafo 1 del artículo 261 del Código de Comercio extiende la subordinación al control que ejercen personas naturales o entidades de naturaleza no societaria, como fundaciones o cooperativas, directamente o por medio de entidades en las que tengan más del 50 % del capital o la mayoría decisoria.

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Qué es una sociedad subordinada.

La subordinada o controlada es la sociedad cuyas decisiones dependen de la matriz. Conserva su personalidad jurídica, su patrimonio y sus administradores, pero en la práctica sus órganos sociales deciden lo que la matriz quiere. Según la forma del control, la subordinada se llama filial, si la controla directamente la matriz, o subsidiaria, si la controla por medio de otras subordinadas, distinción que desarrollamos en el artículo sobre la diferencia entre filial y subsidiaria.

Cuándo se presume que hay subordinación.

El artículo 261 del Código de Comercio, modificado por el artículo 27 de la ley 222 de 1995, señala los casos en que una sociedad es subordinada:

«1. Cuando más del cincuenta por ciento (50%) del capital pertenezca a la matriz, directamente o por intermedio o con el concurso de sus subordinadas, o de las subordinadas de éstas. Para tal efecto, no se computarán las acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto. 2. Cuando la matriz y las subordinadas tengan conjunta o separadamente el derecho de emitir los votos constitutivos de la mayoría mínima decisoria en la junta de socios o en la asamblea, o tengan el número de votos necesario para elegir la mayoría de miembros de la junta directiva, si la hubiere. 3. Cuando la matriz, directamente o por intermedio o con el concurso de las subordinadas, en razón de un acto o negocio con la sociedad controlada o con sus socios, ejerza influencia dominante en las decisiones de los órganos de administración de la sociedad.»

Los tres supuestos son alternativos: basta uno para que haya subordinación. El primero es de capital, el segundo de votos y el tercero contractual, y este último permite que haya control sin ser accionista, por ejemplo mediante un contrato que otorgue a un tercero el derecho a vetar las decisiones de la administración.

Supongamos que la sociedad A tiene el 45 % de las acciones de B y, por un acuerdo de accionistas, el derecho a elegir la mayoría de su junta directiva. Aunque no tiene más de la mitad del capital, A es matriz de B por el segundo supuesto.

Obligaciones derivadas de la situación de control.

Cuando se configura la situación de control nacen para la matriz y las subordinadas las siguientes obligaciones y restricciones.

Inscripción en el registro mercantil.

La situación de control debe hacerse pública. El artículo 30 de la ley 222 de 1995 dispone en su primer inciso:

«Cuando de conformidad con lo previsto en los artículos 260 y 261 del Código de Comercio, se configure una situación de control, la sociedad controlante lo hará constar en documento privado que deberá contener el nombre, domicilio, nacionalidad y actividad de los vinculados, así como el presupuesto que da lugar a la situación de control. Dicho documento deberá presentarse para su inscripción en el registro mercantil correspondiente a la circunscripción de cada uno de los vinculados, dentro de los treinta días siguientes a la configuración de la situación de control.»

Si la inscripción no se hace, la Superintendencia de Sociedades, o la Financiera en el caso de sus vigiladas, puede declarar la situación de control de oficio o a solicitud de interesado, ordenar la inscripción e imponer multas. Los cambios posteriores en el control también deben inscribirse.

Prohibición de que la subordinada sea socia de la matriz.

El artículo 262 del Código de Comercio prohíbe a las subordinadas tener, a cualquier título, acciones, cuotas o partes de interés en la sociedad que las controla, y declara ineficaces los negocios que la contraríen. La regla evita que la matriz use el patrimonio de sus subordinadas para controlarse a sí misma.

Estados financieros consolidados.

El artículo 35 de la ley 222 de 1995 obliga a la matriz a preparar y difundir, además de sus estados financieros individuales, estados financieros consolidados que presenten la situación financiera, los resultados y los flujos de efectivo de la matriz y sus subordinadas como si fueran un solo ente.

Responsabilidad de la matriz en la insolvencia de la subordinada.

Si la subordinada entra en reorganización o liquidación judicial por actuaciones de la matriz en interés propio o de otras subordinadas y en contra de la sociedad concursada, la matriz responde subsidiariamente por las obligaciones de esta. El artículo 61 de la ley 1116 de 2006 presume esa causa, de modo que corresponde a la matriz probar que la insolvencia se debió a otra razón.

Cuando, además de la subordinación, la matriz dirige a sus subordinadas hacia un objetivo común, se configura un grupo empresarial, con la obligación adicional del informe especial de relaciones económicas.

Cómo se consolidan los estados financieros.

La consolidación se hace con el marco técnico que aplique a la matriz según su grupo: la NIIF 10 para el grupo 1 y la sección 9 de la NIIF para las pymes para el grupo 2, conforme al decreto 2420 de 2015. En términos generales, el procedimiento es el siguiente:

1. Se suman, partida por partida, los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de la matriz y de sus subordinadas, con políticas contables homogéneas y a la misma fecha de corte.
2. Se elimina la inversión de la matriz en cada subordinada contra la parte del patrimonio de esta que le corresponde.
3. Se eliminan los saldos y las transacciones entre las sociedades del grupo, como ventas, préstamos y dividendos, y las utilidades no realizadas en ellas.
4. Se presenta por separado la participación no controladora, que es la parte del patrimonio y del resultado de las subordinadas que pertenece a otros socios.

Supongamos que A adquirió el 80 % de B, cuyo patrimonio es de $1.000.000.000, y que la inversión está registrada en A por $800.000.000, sin plusvalía. En la consolidación se elimina el patrimonio de B contra la inversión, y los $200.000.000 restantes se presentan como participación no controladora:

Esta eliminación se hace en una hoja de trabajo de consolidación, no en los libros de cada sociedad, que conservan su contabilidad individual.

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