En este artículo 24 secciones
- Qué es la novedad de retiro y por qué importa.
- Quién debe reportarla y cuándo.
- Cómo se reporta, paso a paso.
- Qué pasa si no se reporta a tiempo.
- Cómo desafiliar a un beneficiario de la EPS.
- Qué pasa con la salud después del retiro.
- Volver a cotizar después del retiro.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Cómo reporto la novedad de retiro en la PILA?
- ¿Debo desafiliar al trabajador en la EPS, la ARL y el fondo?
- ¿Qué plazo tiene el empleador para reportar el retiro?
- ¿Qué plazo tiene el independiente?
- ¿Se puede hacer una novedad de retiro retroactiva?
- ¿Cómo dejo de cotizar como independiente?
- ¿Cómo desafilio a un beneficiario de la EPS?
- ¿Qué pasa si el empleador no reporta mi retiro?
- ¿Volver a cotizar exige afiliarse de nuevo?
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La novedad de retiro es el reporte que se hace en la PILA para que el sistema deje de causar cotizaciones, y debe hacerlo el empleador cuando termina el contrato de trabajo o el propio cotizante independiente cuando pierde la capacidad de pago. Quien no la reporta sigue debiendo aportes por meses que nadie trabajó, con intereses y con riesgo de fiscalización. ¿Cómo se hace y qué plazos hay?
Qué es la novedad de retiro y por qué importa.
La afiliación a la seguridad social no se apaga sola. Mientras el sistema no reciba el aviso, sigue entendiendo que hay un cotizante activo y sigue liquidando aportes.
La novedad de retiro es ese aviso. Se reporta en la planilla y con ella el sistema entiende que desde esa fecha no habrá más cotizaciones.
De no reportarla, la consecuencia no es teórica: aparecen periodos en mora por meses en los que no hubo relación laboral ni ingresos, y esa deuda hay que pagarla con intereses.
De acuerdo con nuestro criterio, este es el trámite más barato y más olvidado de la seguridad social. Toma minutos y evita deudas que después cuestan millones.
Quién debe reportarla y cuándo.
La obligación cambia de titular según el tipo de vinculación, y también cambia el plazo.
Trabajador con contrato de trabajo.
La reporta el empleador, que es quien afilió al trabajador y quien viene pagando la planilla.
El momento es la terminación del contrato, indicando la fecha real de retiro. El empleador debe pagar los aportes hasta esa fecha.
El plazo y la consecuencia de incumplirlo están en el artículo 2.2.1.1.3.5 del decreto 780 de 2016:
«El empleador que no reporte dentro del mes siguiente a aquel en el cual se produce la novedad de retiro, responderá por el pago integral de la cotización hasta la fecha en que efectúe el reporte a la EPS.»
Es decir que hay un mes de margen, y pasado ese mes el empleador responde por las cotizaciones que se sigan causando hasta que reporte.
Cotizante independiente.
La reporta él mismo, y el plazo es más corto y menos conocido.
Señala el segundo inciso del artículo 2.1.6.3 del decreto 780 de 2016:
«Cuando el trabajador independiente no reúne las condiciones para continuar cotizando, deberá registrar la novedad de retiro a más tardar dentro de los cinco (5) primeros días del mes y se hará efectiva vencido el mes por el cual se pague la última cotización; si lo realiza por fuera de dicho término, se causará el pago completo de la cotización.»
La regla práctica es que el reporte hecho después del quinto día del mes obliga a pagar ese mes completo.
Recuérdese que la obligación de cotizar existe mientras haya capacidad de pago, es decir, mientras los ingresos mensuales igualen o superen un salario mínimo. Perdida esa capacidad, no hay obligación de cotizar, pero sí de avisarlo.
De acuerdo con nuestro criterio, conviene reportar el retiro apenas se sepa que no habrá ingresos, y no esperar a ver si aparecen. Reactivar la cotización después es sencillo; deshacer una deuda acumulada, no.
Cuando no hay que reportar el retiro.
No toda terminación obliga a desafiliar, y conviene distinguirlo para no generar vacíos de cobertura.
- Si el trabajador pasa de inmediato a otro empleador, el nuevo reporta el ingreso y no queda desafiliado.
- Si el trabajador continúa cotizando como independiente, la afiliación se mantiene y solo cambia la calidad del aportante.
- Si hay un nuevo contrato con el mismo empleador pocos días después, se reporta el retiro y luego el ingreso: refleja la realidad contractual y es un procedimiento normal.
En esos casos lo que hay es un cambio de aportante, no una salida del sistema.
Cómo se reporta, paso a paso.
El procedimiento es el mismo para el empleador y para el independiente, y se hace por el operador de PILA en el que se venían pagando los aportes.
- Ingresar al operador de PILA que usa habitualmente, con el usuario con el que liquida la planilla.
- Generar la planilla del periodo correspondiente.
- Marcar la novedad de retiro en el registro del cotizante, indicando la fecha real del retiro.
- Liquidar y pagar los aportes causados hasta esa fecha, incluidos los intereses si los hay.
- Conservar el soporte del pago y de la planilla con la novedad marcada.
El último paso es el que evita los problemas de años después: la constancia de que la novedad se marcó.
La planilla que se usa.
El retiro se reporta generalmente mediante la planilla de novedades, conocida como planilla N, aunque también puede marcarse dentro de la planilla ordinaria del periodo.
Cada operador tiene su propia ruta de menús, de modo que conviene buscar la opción de novedades dentro del proceso de liquidación y, si no aparece, consultar la mesa de ayuda del operador.
No hay que desafiliar entidad por entidad.
Es una confusión frecuente que hace perder tiempo.
El pago de la seguridad social está centralizado en la PILA, y la novedad reportada allí se comunica a todas las entidades a las que se les paga por ese medio: EPS, fondo de pensiones, ARL y caja de compensación.
No hace falta diligenciar un formulario de retiro ante cada una, ni acercarse a las oficinas de la EPS. Si alguna entidad sigue cobrando después del reporte, lo que corresponde es acreditarle la planilla con la novedad marcada.
Qué pasa si no se reporta a tiempo.
Las consecuencias se acumulan y son de tres tipos.
- Se siguen causando las cotizaciones, que el empleador o el independiente deben pagar aunque no haya habido relación laboral ni ingresos.
- Se causan intereses de mora sobre esas cotizaciones, liquidados a la tasa de las deudas tributarias.
- Las entidades suelen reportar la situación a la UGPP, que puede iniciar un proceso de fiscalización con sanciones.
En la práctica, el caso típico es el del empleador que se acuerda del retiro tres meses después y se encuentra con una deuda de tres meses de aportes completos.
El retiro no es retroactivo.
La PILA no cuenta con una novedad de retiro retroactiva. La novedad surte efecto desde que se reporta, no desde la fecha en que realmente terminó el vínculo.
Cuando ya pasaron meses, lo que queda es informar la situación a cada entidad aportando las pruebas del retiro real, como la carta de terminación, la liquidación de prestaciones o la certificación laboral.
De acuerdo con nuestro criterio, esa gestión probatoria tiene posibilidades cuando el retiro está documentado, pero es incierta y depende de cada entidad. Es la razón por la que el reporte oportuno importa tanto.
Cómo desafiliar a un beneficiario de la EPS.
La novedad de retiro saca del sistema al cotizante. Retirar a un beneficiario, en cambio, es excluir del grupo familiar a quien estaba inscrito como tal: un cónyuge del que se separó, un hijo que dejó de cumplir las condiciones, un padre que ya cotiza por su cuenta.
Ese trámite no se hace por la PILA sino directamente ante la EPS, porque es ella quien administra la inscripción del núcleo familiar.
Lo usual es que la EPS disponga de un formulario de novedades del afiliado, hoy casi siempre en línea, en el que el cotizante reporta el retiro del beneficiario y adjunta el soporte cuando corresponde.
De acuerdo con nuestro criterio, conviene hacerlo apenas desaparezca la condición que daba derecho a la inscripción. Mantener inscrito a quien ya no cumple los requisitos expone al cotizante a que la EPS le cobre los servicios prestados.
Conviene además verificar si la persona excluida queda sin cobertura, para orientarla hacia su propia afiliación o hacia el régimen subsidiado.
Qué pasa con la salud después del retiro.
Reportar el retiro no deja a la persona sin atención de un día para otro.
La EPS debe seguir prestando los servicios de salud durante uno o tres meses, según el tiempo que la persona llevara inscrita en esa entidad. Es el periodo de protección laboral, y allí explicamos qué cubre, a quién alcanza y qué hacer cuando termina.
Ese es además el estado que aparece en la consulta de afiliación una vez reportado el retiro, y que muchos confunden con una sanción.
Volver a cotizar después del retiro.
Reportar el retiro no cierra la puerta, pero tampoco basta con volver a pagar una planilla.
Como la novedad se comunicó a todas las entidades, el retiro implica la terminación de la inscripción, de modo que al reanudar la cotización debe gestionarse nuevamente la afiliación, conforme al artículo 2.1.3.17 del decreto 780 de 2016.
En la práctica, quien vuelve con el mismo empleador y en el mismo mes suele resolverlo con la novedad de ingreso, mientras que quien estuvo meses por fuera debe rehacer la afiliación.
De acuerdo con nuestro criterio, conviene confirmar el estado de la afiliación antes de liquidar la primera planilla del regreso, para no pagar aportes que después se rechacen.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cómo reporto la novedad de retiro en la PILA?
Ingresando al operador por el que paga, generando la planilla del periodo y marcando la novedad de retiro con la fecha real, para luego liquidar y pagar los aportes causados hasta esa fecha.
¿Debo desafiliar al trabajador en la EPS, la ARL y el fondo?
No. La novedad reportada en la PILA se comunica a todas las entidades a las que se les paga por ese medio. No hace falta un trámite adicional ante cada una.
¿Qué plazo tiene el empleador para reportar el retiro?
Un mes contado desde aquel en que se produjo la novedad. Pasado ese plazo responde por el pago integral de las cotizaciones hasta la fecha en que efectivamente reporte.
¿Qué plazo tiene el independiente?
Los cinco primeros días del mes. Si reporta después, se causa el pago completo de la cotización de ese mes.
¿Se puede hacer una novedad de retiro retroactiva?
No. La PILA no contempla el retiro retroactivo. Cuando ya pasaron meses, lo que queda es informar la situación a cada entidad aportando las pruebas del retiro real.
¿Cómo dejo de cotizar como independiente?
Reportando la novedad de retiro por pérdida de capacidad de pago dentro de los cinco primeros días del mes. Desde ese reporte dejan de causarse cotizaciones e intereses.
¿Cómo desafilio a un beneficiario de la EPS?
Ese trámite no va por la PILA sino ante la EPS, que administra la inscripción del núcleo familiar. Se reporta como novedad del afiliado, por lo general en línea, adjuntando el soporte cuando corresponda.
¿Qué pasa si el empleador no reporta mi retiro?
El sistema lo sigue considerando cotizante activo y se acumulan aportes en mora a cargo del empleador. Si eso le impide afiliarse por otra vía o acceder a un subsidio, puede requerir a la empresa por escrito y denunciarla ante la UGPP.
¿Volver a cotizar exige afiliarse de nuevo?
Por regla general sí, porque el retiro implica la terminación de la inscripción. Conviene confirmar el estado de la afiliación antes de liquidar la primera planilla.
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Hola, tengo una pregunta. Estaba aportando como independiente y empecé a trabajar el 25 de agosto de 2026 en una firma de abogados. Revisando la información que ustedes dan acá, yo inocentemente pagué aportes como independiente el mes de septiembre completo. La verdad, pensé que debía hacerlo y ni consulté con el sistema de Aportes en Línea, que es mi operador para estos casos. Sin embargo, para el pago de septiembre, esperaba no volver a pagar completo. Yo había consultado el 6 de octubre con atención al cliente de Aportes en Línea, y ellos inevitablemente me obligaban a hacer el pago completo una vez más. No hay forma alguna de que no me cobren completo?
La fracción de mes aplica solo cuando se inicia o finaliza actividades en el mes. Una vez pagado el primer mes, tiene que seguir cotizando hasta cuando surja una novedad, ya sea por retiro o por pérdida de capacidad de pago, y no es práctico estar haciéndolo cada mes.
Buenas tardes,
Cordial saludo.
¿Si a un trabajador se le termina su contrato el 6 de mayo y lo vuelvo a contratar el 12 de mayo, se puede hacer la novedad de retiro de todo el sistema de seguridad social y nuevamente hacer la novedad de ingreso en el mismo mes?
Sí, se puede hacer porque refleja la realidad contractual del trabajador. Es un proceso normal que sucede regularmente.
La empresa me propuso un traslado forzoso, el cual rechacé por motivos de salud y económicos. Ahora, desde ese rechazo, me dejaron sin el pago de EPS y ARL, y aparecen inconsistencias en los pagos por parte de la empresa, lo que interfiere en el seguro social. No me atienden en urgencias ni en nada.
Todavía aparezco vinculada y activa en EPS, pero no lo están pagando. Por ende, requiero ser atendida. Tampoco me desvinculan ni pagan absolutamente nada, ni tiempo de trabajo.
Puede demandar a la empresa para que responda por los tratamientos médicos que le niega la EPS y que usted deba asumir. Además, puede denunciar a la empresa ante la UGPP e incluso ante el Ministerio del Trabajo. Son prácticas que atentan gravemente contra los derechos del trabajador.
Buenas tardes,
Cordial saludo:
Resulta que yo retiré a un empleado el 1 de diciembre del año 2022. En la planilla hice la novedad de retiros, pero la caja de compensación me dice que debo noviembre. Este empleado ingresó nuevamente a la empresa con un nuevo contrato.
El tema es que solo la caja de compensación me está cobrando noviembre de 2022, pero las otras entidades, como EPS y fondo de pensiones, me dicen que al abrirse un nuevo contrato con las mismas entidades, la situación queda así y no se adeuda, y que con ellos estoy bien. ¿Por qué la caja de compensación me está cobrando ese mes si se abrió un nuevo contrato?
Gracias por lo que me puedan colaborar.
[email protected]
Si el retiro del empleado se hizo el 1 de diciembre, se supone que debió haber pagado noviembre, y si lo hizo, sólo debe acreditar el pago.
Cordial saludo:
En caso de no reportar la novedad de retiro de un trabajador, puede configurarse esto como una continuidad del contrato. Por ejemplo, si la persona se retiró en enero, pero hasta mayo del mismo año se reportó la novedad de retiro en una planilla E con el pago de intereses, ¿esto podría generar alguna obligación al empleador de generar o pagar los salarios de los meses de febrero a mayo?
Agradezco sus comentarios. Gracias.
Sí, cuando no se reporta la novedad de retiro, el sistema sigue causando la obligación de pagar seguridad social, por lo que entrará en mora hasta tanto se reporte dicha novedad.
Hola, y en caso de que la empresa ya no exista y no hayan registrado la novedad hace ya más de un año, ¿qué debo hacer?
La norma no establece el procedimiento en esos casos y la PILA no cuenta con una novedad de retiro retroactiva; habría que informar a cada una de las entidades sobre la situación.
Buenos días,
Tengo un inconveniente: le pagué fuera de la fecha la seguridad social a un trabajador incapacitado y ahora me dicen que el sistema lo retiró por pagar fuera de la fecha. ¿Qué debo hacer? Porque ahora me dice la EPS que demora un mes para poder sacar citas.
No puede ser retirado del sistema si ya se hizo el pago, incluidos los intereses moratorios. Si se hubiera retirado, tendría que ser reintegrado al sistema. En tal evento, debe pasarse una queja a la Superintendencia de Salud.
Buenas tardes,
Un trabajador se retiró el 30 de noviembre de 2020. Se realizó el trámite de retiro con su respectivo pago, pero por error no se marcó la novedad de retiro en la planilla de aportes de noviembre de 2020. En su momento, no nos dimos cuenta del error. La AFP, ARL y la Caja de Compensación no hicieron reclamo. Salud Total EPS solo nos hizo el reclamo hasta noviembre de 2021. Desde entonces, todos los comunicados se han respondido adjuntando pruebas del retiro del empleado, registrado con P.E.P.
Si no realicé la marcación de retiro en la planilla de noviembre de 2020, ¿cómo se enmienda de forma legal esta situación sin necesidad de pagar? O, ¿cómo podría evitar que la EPS me cobre el total de la deuda?
¡Muchas gracias!
[email protected]
Itagüí
Por olvido, no se marcó la modalidad de retiro en diciembre de 2022. ¿Cómo puedo realizar el retiro sin pagar?
Buenas noches. Quisiera saber cómo han solucionado las personas que han recibido cobros por no haber registrado la novedad de retiro. En nuestro caso, somos una fundación con muy pocos recursos y Litigar Punto Com S.A.S., una empresa que contrata Porvenir, nos está cobrando casi 30 millones por una novedad de retiro que no se marcó en el año 2002. Según la contabilidad, hay evidencia de que se hizo todo correcto; no encontramos los documentos, pero sabemos que el error fue no hacer la novedad de retiro. Esta empresa nos amenaza con reportarnos al Ministerio de Trabajo. Hemos enviado la documentación que hemos podido, pero insisten en el pago. ¿Alguien podría ayudarme, por favor, a solucionar esto sin pagar a un abogado? Gracias.
Correo: [email protected]
Solo WhatsApp: 3143732600