Cuando el trabajador está incapacitado, se deben seguir haciendo las respectivas cotizaciones al sistema de seguridad social y el pago depende del tipo de incapacidad.
Cuando el trabajador está incapacitado, el empleador debe seguir realizando las cotizaciones a seguridad social, en razón de que la incapacidad laboral no suspende el contrato de trabajo.
La base de cotización a seguridad social no es el salario, ya que el trabajador durante ese periodo no devenga salario, sino que recibe un auxilio económico.
Los aportes a seguridad social en periodos de incapacidad cambian un poco según se trate de una incapacidad de origen común o de origen laboral.
Cuando la incapacidad es de origen común, los aportes a seguridad social se siguen haciendo conforme lo señala el inciso primero del artículo 3.2.1.10 del decreto 780 de 2016:
«Durante los períodos de incapacidad por riesgo común o de licencia de maternidad, habrá lugar al pago de los aportes a los Sistemas de Salud y de Pensiones.»
Las cotizaciones que se deben hacer son las de salud y pensión, mas no las de riesgos laborales por expresa disposición del artículo 2.2.4.2.1.6 del decreto 1072 de 2015 que afirma:
«Durante el período de duración de la novedad no se causan cotizaciones a cargo del empleador, al Sistema General de Riesgos Laborales, por las contempladas en los numerales 1.2., 1.3., 1.4 y 1.6., de este artículo.»
Y la novedad señalada en el numeral 1.2 es precisamente la generada por la incapacidad del trabajador.
Para que no se causen aportes al sistema de riesgos laborales, es requisito que el empleador reporte la novedad a la ARL.
¿Quién paga las cotizaciones en la incapacidad de origen común?
Siendo claro que durante el periodo de incapacidad laboral de origen común se deben hacer las cotizaciones a salud y pensión, resta por definir quién debe hacer esas cotizaciones.
Este tema lo aborda el inciso segundo del artículo 3.2.1.10 del decreto 780 de 2016:
«En el evento de incapacidad derivada de riesgo común o de licencia de maternidad, los aportes al Sistema de Pensiones serán de cargo de los empleadores y empleados, en la proporción que establece la ley. Cuando los empleadores opten por pagar el valor de las incapacidades que en este evento se causen, podrán repetir dicho valor contra la respectiva EPS, al igual que descontar de aquellas el valor de los aportes al Sistema de Pensiones a cargo de sus empleados.»
El pago sigue a cargo del empleador y trabajador en las proporciones acostumbradas, y el empleador descontará de la incapacidad lo que le corresponde al empleado aportar.
Es importante anotar que esta es una norma antigua redactada cuando no existía la PILA y los pagos se hacían directamente a la EPS, por lo que hoy en día no se corresponde con el nuevo sistema de pago de aportes, donde el empleador debe hacer las cotizaciones a través de la PILA.
De manera que, como el trabajador fue afiliado por el empleador, este debe seguir haciendo los pagos por medio de la PILA como de costumbre.
Además, debemos recordar que le corresponde al empleador gestionar el reconocimiento y pago de las incapacidades ante la EPS, así que el trabajador nada tiene que ver con el pago de aportes a seguridad social, siendo un asunto que deben manejar empleadores y EPS.
Durante el periodo de incapacidad, las cotizaciones a seguridad social se liquidan sobre el valor de la incapacidad conforme lo dispone el artículo 3.2.1.10 del decreto 780 de 2016:
«Para efectos de liquidar los aportes correspondientes al período por el cual se reconozca al afiliado una incapacidad por riesgo común o una licencia de maternidad, se tomará como Ingreso Base de Cotización el valor de la incapacidad o licencia de maternidad según sea el caso.»
Cuando la incapacidad es de pocos días, y en un mismo mes el trabajador recibe salario y auxilio por incapacidad, se suman los dos conceptos para determinar la base para liquidar los aportes a seguridad social en el mes en cuestión.
Cuando la incapacidad es de origen laboral, el reconocimiento de la incapacidad no lo hace la EPS, sino la ARL, y las reglas aplicables a las cotizaciones a seguridad social son un poco distintas.
El inciso tercero del artículo 3.2.1.10 del decreto 780 de 2016 señala:
«Serán de cargo de la respectiva Administradora de Riesgos Laborales (ARL), el valor de los aportes para los Sistemas de Seguridad Social en Salud y Pensiones que se causen durante los períodos de incapacidad originados por una enfermedad o accidente de carácter laboral, en la parte que de ordinario correspondería al aportante con trabajadores dependientes. En este evento, la ARL descontará del valor de la incapacidad el monto correspondiente a la cotización del trabajador dependiente.»
Lo que cambia es que las cotizaciones a salud y pensión correspondientes al empleador están a cargo de la ARL, y las que corresponden al trabajador siguen a cargo de este, valor que es descontado de la incapacidad respectiva.
Los aportes los sigue pagando el empleador por medio de la PILA, pues es él quien tiene afiliado al trabajador y no la ARL; lo que hace la ARL es reconocer al empleador lo que este haya pagado por salud y pensión durante el periodo de incapacidad.
Lo expuesto anteriormente aplica para el caso de los trabajadores asalariados o dependientes; en el caso de los trabajadores independientes se aplican reglas distintas porque no existe un empleador.
Al respecto señala el inciso 4 del artículo 3.2.1.10 del decreto 780 de 2016:
«Serán de cargo de los trabajadores independientes, la totalidad de las cotizaciones para el Sistema de Pensiones que se causen durante el periodo de duración de una incapacidad o una licencia de maternidad. En el Sistema de Salud, serán de cargo de dichos trabajadores la parte de los aportes que de ordinario corresponderían a los trabajadores dependientes, y el excedente será de cargo de la respectiva EPS.»
Es decir que a la EPS le corresponde asumir el 8.5% de los aportes a salud, que es lo que le corresponde asumir a un empleador.
La base para liquidar las cotizaciones es el valor de la incapacidad, y en ningún caso la base puede ser inferior a un salario mínimo.
Preguntas frecuentes.
A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.
Sí. El trabajador que esté incapacitado debe seguir haciendo los aportes a salud y pensión correspondientes.
Las incapacidades no afectan las semanas cotizadas porque el trabajador sigue cotizando mientras está incapacitado. Se afecta el ingreso base de cotización, pero no las semanas cotizadas.
Sí. Las cotizaciones a seguridad social se hacen sobre el valor o monto de la incapacidad, que por regla general es inferior al salario del trabajador, excepto cuando este es de un salario mínimo, debido a que el valor de la incapacidad no puede ser inferior al salario mínimo.
No se paga ARL en incapacidad en razón de que no existe riesgo laboral asegurable porque el trabajador no está laborando al estar incapacitado.
El IBC es el monto o valor que se reconoce por incapacidad.
Sí. Los aportes que corresponden al trabajador le son descontados de la incapacidad en los porcentajes que normalmente corresponden a este.
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Forma de citar este artículo (APA):
Gerencie.com. (2023, agosto 14). Cotización a seguridad social en periodos de incapacidad [Entrada de blog]. Recuperado de https://www.gerencie.com/cotizacion-a-seguridad-social-en-periodo-de-incapacidad.html
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¿Quién paga la seguridad social después de los 180 días de incapacidad por enfermedad común?
Buenas tardes, quiero saber quién paga la salud cuando una persona está incapacitada más de 180 días. Gracias.
Los paga la empresa como de costumbre para lo cual descontará de la incapacidad el porcentaje que corresponde al trabajador.
Buenas noches. Si tengo un empleado que se gana más de 4 SMLV y se le descuenta el fondo de solidaridad pensional, pero este mes estuvo incapacitado 16 días y no alcanzó esos 4 SMLV, ¿se lo debo descontar o no?
Buenas noches. Mi pregunta es la siguiente: si un empleado está incapacitado por una enfermedad común y su incapacidad ya la está cubriendo el fondo de pensiones, pero los aportes a la seguridad social los sigue realizando la empresa, ¿quién asume los aportes correspondientes al empleado si no se pueden descontar dentro de la nómina, dado que ya el que le paga es el fondo de pensiones?
Gracias.
En el caso que plantea, la empresa debe asumir los aportes a salud y pensión correspondientes al trabajador incapacitado por enfermedad común. Aunque el fondo de pensiones paga la incapacidad, no significa que asuma las obligaciones patronales en materia de seguridad social.
La empresa sigue siendo responsable del pago de los aportes a seguridad social como empleador. La diferencia es que esos aportes ya no se descuentan del salario del trabajador, sino que son asumidos directamente por la empresa.
Por ejemplo:
– Si el salario mensual es $2.000.000 y el aporte total a salud es 12%, corresponde pagar $240.000.
– Como ya no se le descuenta nada al empleado (pues está incapacitado), la empresa debe provisionar ese valor para pagarlo junto con otros conceptos relacionados con nómina.
Incluso si es el fondo de pensiones quien paga las incapacidades, la obligación de pagar los aportes a seguridad social siguen en cabeza del empleador.
Buenas tardes. Tengo una duda. Si el trabajador lleva más de 180 días incapacitado y Pensiones le debe pagar su incapacidad, ¿el empleador debe seguir pagando la seguridad social?
Si, el empleador debe seguir pagando la seguridad social con base al valor de la incapacidad.
Si vamos a cotizar la seguridad social del mes de abril, pero un empleado me entrega una incapacidad del mes de marzo, ¿cómo se paga en nómina y cómo se reporta en seguridad social esta incapacidad que tiene fechas del mes de marzo en la seguridad social del mes de abril?
Como la incapacidad ha sido reportada en abril, es en ese mes que se reconoce para los distintos efectos que tiene la incapacidad.
Debo seguir pagando como independiente los aportes si estoy incapacitado y dicha incapacidad es por enfermedad común grave, lo que significa que ya lleva más de 3 meses continuos. ¿Hasta cuándo debo seguir pagando y tengo derecho a cobrar a la EPS, así no pague?
Debe seguir cotizando a seguridad social con base al valor pagado por incapacidad hasta tanto supere dicha incapacidad.