Cotización a seguridad social en periodos de incapacidad

Durante la incapacidad se siguen pagando los aportes a salud y pensión, pero no los de riesgos laborales, y la base ya no es el salario sino el valor de la incapacidad. Quién asume cada parte cambia según el origen: en la de riesgo común la reparten empleador y trabajador, y en la laboral la parte del empleador la asume la ARL. Las reglas están en el artículo 3.2.1.10 del decreto 780 de 2016. ¿Cómo se liquida la planilla?

Se sigue cotizando porque el contrato sigue vivo.

La incapacidad no suspende el contrato de trabajo, de modo que las obligaciones de afiliación y cotización continúan.

Lo que cambia es la base. El trabajador ya no devenga salario sino un auxilio económico, y es ese auxilio el que se reporta como ingreso base de cotización.

Dice el artículo 3.2.1.10 del decreto 780 de 2016:

«Para efectos de liquidar los aportes correspondientes al período por el cual se reconozca al afiliado una incapacidad por riesgo común o una licencia de maternidad, se tomará como Ingreso Base de Cotización el valor de la incapacidad o licencia de maternidad según sea el caso.»

Cuando en un mismo mes hay días trabajados y días de incapacidad, la base es la suma de los dos conceptos: el salario de los días laborados más el auxilio de los días incapacitados.

Ese ingreso nunca puede quedar por debajo de un salario mínimo, porque tampoco puede estarlo el valor de la incapacidad.

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Qué se cotiza y qué no.

Los tres subsistemas se comportan de manera distinta y conviene tenerlos separados.

Los aportes a riesgos laborales no se causan por disposición del artículo 2.2.4.2.1.6 del decreto 1072 de 2015, que excluye las novedades de incapacidad de las cotizaciones a cargo del empleador.

Hay un requisito que no puede olvidarse: para que no se causen, el empleador debe reportar la novedad a la ARL. Si no lo hace, el sistema sigue liquidando y el aporte se cobra.

Los parafiscales siguen su propia regla, que explicamos en el artículo sobre los aportes parafiscales durante incapacidades y licencias.

Quién asume cada parte.

Aquí está la diferencia práctica entre los dos orígenes, y es la que decide cuánto le cuesta al empleador.

Incapacidad de origen común.

El reparto es el ordinario: cada parte asume el porcentaje que le corresponde, y la porción del trabajador se le descuenta del valor de la incapacidad.

Señala el artículo 3.2.1.10 del decreto 780 de 2016:

«En el evento de incapacidad derivada de riesgo común o de licencia de maternidad, los aportes al Sistema de Pensiones serán de cargo de los empleadores y empleados, en la proporción que establece la ley. Cuando los empleadores opten por pagar el valor de las incapacidades que en este evento se causen, podrán repetir dicho valor contra la respectiva EPS, al igual que descontar de aquellas el valor de los aportes al Sistema de Pensiones a cargo de sus empleados.»

Conviene advertir que la norma es anterior a la PILA y describe un procedimiento que ya no existe, cuando los pagos se hacían directamente a la EPS y el empleador «optaba» por adelantar la incapacidad.

De acuerdo con nuestro criterio, esa redacción no cambia el resultado: hoy el empleador liquida y paga por la PILA como de costumbre, descuenta del auxilio la parte del trabajador y recobra la incapacidad ante la EPS. Lo que la norma llama una opción es hoy una obligación.

Incapacidad de origen laboral.

Aquí el empleador queda aliviado, porque la parte que normalmente le corresponde la asume la ARL.

Dispone el mismo artículo:

«Serán de cargo de la respectiva Administradora de Riesgos Laborales (ARL), el valor de los aportes para los Sistemas de Seguridad Social en Salud y Pensiones que se causen durante los períodos de incapacidad originados por una enfermedad o accidente de carácter laboral, en la parte que de ordinario correspondería al aportante con trabajadores dependientes. En este evento, la ARL descontará del valor de la incapacidad el monto correspondiente a la cotización del trabajador dependiente.»

La porción del trabajador sigue a su cargo y se le descuenta de la incapacidad.

En la práctica el empleador sigue pagando todo por la PILA, porque es él quien tiene afiliado al trabajador, y después la ARL le reconoce lo que pagó por salud y pensión durante el periodo.

De acuerdo con nuestro criterio, conviene reclamarlo expresamente. Es un reembolso que muchas empresas no piden porque no saben que existe, y que en incapacidades largas representa una suma apreciable.

Trabajadores independientes.

El independiente no tiene empleador que asuma una parte, pero la norma le da un alivio parcial.

Los aportes a pensión corren íntegros por su cuenta. En salud asume solo la parte que ordinariamente correspondería al trabajador dependiente, y el excedente lo asume la EPS.

Es decir que la EPS cubre la porción que en un asalariado pagaría el empleador.

La base sigue siendo el valor de la incapacidad, sin que pueda ser inferior a un salario mínimo, como explicamos en el artículo sobre la incapacidad laboral en trabajadores independientes.

Efecto sobre las semanas y sobre la pensión.

Es la preocupación de fondo de quien consulta este tema, y conviene responderla directamente.

Las semanas no se pierden. Como se sigue cotizando, el periodo de incapacidad se contabiliza igual que cualquier otro para efectos pensionales.

Lo que sí se afecta es el ingreso base de cotización de esos meses, que es menor porque el auxilio es inferior al salario.

De acuerdo con nuestro criterio, ese efecto es marginal en incapacidades cortas pero deja de serlo en las prolongadas, porque el ingreso base de liquidación de la pensión se calcula sobre un promedio de los últimos años. Una incapacidad de año y medio cerca del final de la vida laboral sí mueve la aguja.

No hay mecanismo para compensar esa diferencia, de modo que es una consecuencia que conviene conocer y no una que pueda corregirse.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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