Al terminar el contrato de trabajo el empleador tiene la obligación de reportar la novedad respectiva a la EPS y demás entidades administradoras del sistema de seguridad social y parafiscal.
No vedad de retiro.
El empleador es el responsable de afiliar al trabajador al sistema de seguridad social, y al terminar la relación laboral, es su obligación notificarlo al sistema para la desafiliación, si es que el trabajado no mantiene la afiliación como independiente, o no consigue en nuevo empleador que lo afilie.
Cuando se inicia la relación laboral se hace la afiliación del trabajador, y cuando la relación laboral termina, el empleador debe notificar el retiro, que es una novedad en la PILA.
Igual obligación tiene el trabajador independiente cuando pierde su capacidad de pago; debe reportar la novedad de retiro para que el sistema conozca que no seguirá haciendo cotizaciones.
Sanción por no reportar la novedad de retiro.
Como el empleador es el responsable de notificar al sistema de seguridad social la novedad que indica el retiro del trabajador, sino lo hace debe asumir las consecuencias señaladas en el artículo 2.2.1.1.3.5 del decreto 780 de 2016, que dice en su primer inciso:
«El empleador que no reporte dentro del mes siguiente a aquel en el cual se produce la novedad de retiro, responderá por el pago integral de la cotización hasta la fecha en que efectúe el reporte a la EPS.»
La sanción, o mejor, la consecuencia por no hacer el reporte oportuno, es la obligación de pagar las cotizaciones al sistema general de seguridad social tanto en salud como pensiones y riesgos laborales, hasta tanto no notifique la novedad de retiro.
Es decir que, si al empleador se le olvida reportar el retiro del trabajador, y se acuerda luego de 2 o 3 meses, tendrá que pagar las cotizaciones junto con intereses moratorios hasta la fecha en que notifique el retiro.
El pago de las cotizaciones se sigue causando hasta que el empleador o el trabajador independiente notifique el retiro.
Cómo se notifica el retiro del trabajador.
El retiro del trabajador se debe hacer desde la PILA desde donde el empleador ha estado pagando los aportes a seguridad social.
Para ello debe diligenciar una plantilla N, específicamente de retiro, donde indicará la fecha en que se retira o se retiró el trabajador.
El empleador debe pagar los aportes a seguridad social hasta la fecha de retiro informada, y el pago debe hacerse por medio de la misma PILA, quien no acepta pagos a unas entidades y a otras no, por lo que se deben pagar todas las cotizaciones asociadas a la PILA.
Cómo desafiliar al trabajador de la EPS.
El empleador no tiene necesidad de diligenciar ningún formulario ante la EPS para que proceda su desafiliación.
El pago de los aportes a seguridad social está centralizado por medio de la PILA, y al reportar la novedad de retiro por intermedio de ésta, se notifica el retiro a cada una de las entidades a las que se le paga por medio de la PILA:
Recordemos que no sólo se deben pagar aportes a la EPS, sino al fondo de pensiones, la ARL, la caja de compensación familiar, etc.
Todas estas entidades quedan notificadas de la novedad de retiro informada en la PILA, por lo que el empleador no debe desafiliar al trabajador en cada una de ellas.
Por último, recordemos que, si no se reporta ni el pago ni la novedad de retiro a las diferentes entidades, estas suelen informar la situación a la UGPP, quien podrá iniciar un proceso de fiscalización al empleador.
Responsable de la gestión de novedades de retiro
Es responsabilidad o función de recursos humanos o talento humano, según la denominación que la empresa haya adoptado, verificar y revisar el retiro de los empleados, la desvinculación de la Eps, Arl, Afp, cajas de compensación y liquidación de prestaciones sociales para garantizar los derechos de trabajador y evitar a la empresa riesgos de auditoría por parte de las entidades que fiscalizan la seguridad social y en general el cumplimiento de las obligaciones laborales y de seguridad social.
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