Al terminar el contrato de trabajo, cualquiera que sea la causa, el empleador debe pagar al trabajador la liquidación de salarios, prestaciones y vacaciones pendientes, como se desprende del artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo. Ese cálculo puede hacerse en Excel con nuestro formato gratuito, que sirve para contratos a término fijo, indefinido y de obra. ¿Cómo se usa y qué hay que tener en cuenta?
Descargar el formato de liquidación laboral en Excel.
El formato está disponible para descarga gratuita: descargue aquí el liquidador en Excel.
Si prefiere no descargar nada, puede usar el liquidador de contrato de trabajo en línea, que hace el mismo cálculo y muestra la operación de cada concepto.
- Liquidador de pensiones en Colpensiones
- Guía de propiedad horizontal
- Liquidador de intereses judiciales y comerciales
Qué liquida el formato.
El formato calcula los conceptos que integran la liquidación ordinaria:
- El salario del último mes o fracción de mes laborado.
- La prima de servicios.
- El auxilio de cesantías y sus intereses.
- Las vacaciones pendientes, compensadas en dinero.
- Los aportes a salud y pensión del último periodo que se descuentan al trabajador.
Si el empleador adeuda salarios de meses anteriores, deben ingresarse en la celda dispuesta para ello. Las deudas del trabajador con la empresa, como préstamos o anticipos, también se ingresan a mano, y solo pueden descontarse con autorización escrita del trabajador, según el artículo 149 del Código Sustantivo del Trabajo.
El formato no calcula la indemnización por despido sin justa causa, que tiene reglas propias y su propio liquidador en indemnización por despido sin justa causa.
Cómo usarlo correctamente.
Hay tres datos que deciden si el resultado es correcto, y son los que más se equivocan.
La fecha de la última liquidación de cada concepto.
La liquidación no se hace por todo el tiempo trabajado, sino desde la última vez que se liquidó cada concepto. Las cesantías se liquidan cada 31 de diciembre, la prima cada 30 de junio y 20 de diciembre, y las vacaciones desde el último disfrute. Por eso el formato pide esas fechas por separado.
Si al trabajador nunca se le liquidó nada, como ocurre con quien lleva uno o dos meses, se toma como referencia la fecha de ingreso.
El conteo de días con el método de 360 días.
En materia laboral el mes tiene 30 días y el año 360. En Excel los días se calculan con la función DIAS360 y no restando fechas, porque la resta simple arroja los días corridos del calendario y distorsiona el resultado en los meses de 31 días y en febrero.
El salario base y el auxilio de transporte.
El auxilio de transporte se suma al salario para calcular la prima, las cesantías y sus intereses, pero no las vacaciones. Si el salario es variable, se promedia lo devengado en el último año. Las fórmulas y el detalle de cada concepto están en liquidación del contrato de trabajo.
Actualizar los valores de cada año.
Antes de usar el formato conviene verificar que el salario mínimo y el auxilio de transporte correspondan al año de la liquidación, porque cambian cada enero.
Modificar el formato.
Para evitar que se borren las fórmulas, el archivo está protegido, pero sin contraseña. Cada usuario puede desprotegerlo desde la pestaña Revisar y adaptarlo a sus necesidades.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿El formato sirve para contratos a término fijo?
Sí. Sirve para cualquier tipo de contrato, porque liquida cada concepto desde su última fecha de corte, sin importar la duración pactada.
¿Cómo calculo los días de la liquidación en Excel?
Con la función DIAS360, que cuenta los meses de 30 días. Restar las fechas arroja los días del calendario y produce un resultado distinto al legal.
¿El formato incluye la indemnización por despido?
No. La indemnización se calcula aparte, con el liquidador de indemnización por despido sin justa causa.
¿Puedo modificar el formato?
Sí. Está protegido sin contraseña para evitar errores accidentales, pero puede desprotegerlo y adaptarlo.
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Los gastos de representación de un funcionario judicial que no es ni juez se pueden deducir para el cálculo del impuesto sobre la renta?
Si no está dentro de los presupuestos que establece el artículo 206 del Estatuto Tributario para declararlos como renta exenta, no se pueden deducir ni descontar, sino que son un ingreso gravado.
Cordial saludo:
Quiero saber cuánto es la liquidación por 2 años de trabajo, desde el 1 de mayo de 2021 hasta la fecha del contrato a término fijo.
Depende del salario. La liquidación la puede hacer en esta herramienta.
¿Podrían, por favor, colaborar con esta información? Una señora de 57 años comenzó a trabajar en octubre de 2002 en un restaurante y quiere saber su liquidación laboral. Ella ha laborado durante 20 años, cumplidos. No cotizó pensión, ARL y solo cotizó 5 años en salud. Aun así, ella está trabajando, pero se quiere retirar. El restaurante no le quiere reconocer lo justo.
Salario mínimo.
¿Podrían, por favor, colaborar con esta información? Una señora de 57 años comenzó a trabajar en octubre de 2002 en un restaurante con un salario mínimo. Quiere saber su liquidación laboral. Ella ha trabajado durante 20 años cumplidos, no cotizó pensión, ARL y solo cotizó 5 años en salud. Aún está trabajando, pero se quiere retirar. El restaurante no le quiere reconocer lo justo. ¿Quién me ayuda con la liquidación laboral?