Pago de cuotas y expensas necesarias en la propiedad horizontal

Los copropietarios tienen la obligación de pagar las expensas necesarias para que funcione la propiedad horizontal, pago que se hace por medio de las cuotas ordinarias y las cuotas extraordinarias de administración.

Expensas necesarias.

El artículo 3 de la ley 675 de 2001 las llama expensas comunes necesarias, y se refiera a ellas como las erogaciones necesarias para la administración y la prestación de los servicios comunes esenciales requeridos para el funcionamiento de la propiedad horizontal. . La norma señala que:

«Para estos efectos se entenderán esenciales los servicios necesarios, para el mantenimiento, reparación, reposición, reconstrucción y vigilancia de los bienes comunes, así como los servicios públicos esenciales relacionados con estos.»

Todos los recursos que la propiedad horizontal requiera para tales menesteres, constituyen expensas necesarias que los copropietarios están obligados a pagar.

Expensas no necesarias.

Hay algunos gastos u obras que no se constituyen en expensas necesarias, y que serán obligatorias si son aprobadas por la mayoría calificada de la asamblea de copropietarios, es decir, con el 70% de los coeficientes de la propiedad, más no el 70% del quorum que está sesionando.

Recordemos que una asamblea de copropietarios puede sesionar con un quorum que represente la mitad mas uno de los coeficientes de propiedad, pero en tal caso no pueden tomar decisiones que requiera mayoría calificada, pues esa mayoría calificada corresponde al 70% del coeficiente de toda la propiedad.

Entre las expensas no necesaria se incluyen los mejoramientos de la propiedad, como puede ser construir una piscina si no la tenía, o construir otro salón social, o instalar nuevos juegos o comprar nuevas máquinas para el gimnasio.

La expensa necesaria es aquella inversión que se requiere para conservar el estado del conjunto, sin hacerle nuevas obras. Una cosa es reparar el pavimento de la calle, y otra es cambiar el viejo aún funcional por uno nuevo por un más bonito, por ejemplo.

Expensas imprevistas o extraordinarias.

El artículo 35 de la ley 675 de 2001 habla de unas expensa imprevistas o extraordinarias, que se financian con el fondo de imprevistos.

Y el parágrafo único consagra una limitación que merece la pena precisar:

«El cobro a los propietarios de expensas extraordinarias adicionales al porcentaje del recargo referido, solo podrá aprobarse cuando los recursos del Fondo de que trata este artículo sean insuficientes para atender las erogaciones a su cargo.»

En nuestro criterio, las expensas extraordinarias o imprevistas a las que se refiere este artículo, corresponde precisamente a las necesidades o contingencias imprevistas que suelen suceder, como por ejemplo un fuerte aguacero que daña las vías de acceso a la propiedad, y es frente a ese tipo de expensas que aplica la limitación que impone el parágrafo único referido.

En consecuencia, esa restricción no aplica para el caso de las expensas no necesarias que no son imprevistas, como por ejemplo el proyecto de calentar la piscina con energía solar, o crear un gimnasio para el conjunto.

Este tipo de expensas no se financian con el fondo de imprevistos y por tanto la asamblea de copropietarios puede aprobar cuotas extraordinarias para esos fines aún en el caso que haya recursos en el fondo de imprevistos.

Coeficiente de copropiedad.

El coeficiente de copropiedad es el índice porcentual de cada bien privado respecto a los bienes comunes de la propiedad horizontal.

Un ejemplo en externo simple: Si la propiedad tiene 100 metros de vía por donde pasan 100 copropietarios, cada uno tendrá un coeficiente de 1%, coeficiente que puede variar en función la utilización que cada uno realice.

Por ejemplo, en un centro comercial, un local de 500 M2 tiene un mayor coeficiente que uno de 50 M2, como se entiende de la lectura del primer inciso del artículo 26 de la ley 675:

«Salvo lo dispuesto en la presente ley para casos específicos, los coeficientes de copropiedad se calcularán con base en el área privada construida de cada bien de dominio particular, con respecto al área total privada del edificio o conjunto.»

El coeficiente de copropiedad define la proporción en que cada bien privado debe contribuir con las expensas necesarias de la propiedad horizontal, y con las expensas no necesarias que sean aprobadas en asamblea.

El coeficiente de copropiedad debe estar definido en el reglamento de propiedad horizontal y es un asunto que se debe resolver desde la misma planeación del proyecto por el constructor.

Módulos de contribución en la propiedad horizontal.

Son sectores y módulos de contribución aquellos bienes y servicios comunales cuyo goce y uso no son de carácter general y favorecen solo una parte de la comunidad. También suelen llamarse gastos comunes sectorizados o diferenciados.

Una plazoleta por ejemplo en un conjunto comercial puede beneficiar más a unos locales que a otros, luego el mantenimiento no debe ser por igual para todos. Lo mismo puede acontecer con bahías de parqueo o zonas de cargue y descargue, que por su ubicación no beneficien la totalidad del conglomerado.

Es un concepto que debe estar resuelto en el reglamento de propiedad original y que sirve de base para complementar la documentación requerida para obtener la licencia de construcción.

Si se trata de mejoras posteriores o adiciones al proyecto inicial, corresponde a los copropietarios decidir la proporción de la participación y cumplir con todos los requisitos que en materia urbanística disponga la autoridad respectiva de su localidad.

Las contribuciones a las expensas necesarias se han de hacer de acuerdo a los módulos de contribución, de modo que a estos contribuyen sólo los propietarios del módulo respectivo.

Supongamos que un conjunto está conformado por 4 manzanas de casas y una torre de apartamentos, y en esa torre hay dos ascensores. En tal caso se puede conformar un módulo de contribución para esa torre de apartamentos, pues no es correcto que los propietarios de las casas deban pagar el costo del mantenimiento de los ascensores que no utilizan.

Fijación de las cuotas de administración.

Le corresponde a la asamblea de copropietarios fijar la cuota de administración que ha de pagar mensualmente cada propietario en función de su coeficiente de copropiedad.

Las cuotas se fijarán de acuerdo al presupuesto que se elabore y apruebe, y su monto será el que resulte suficiente para cubrir el presupuesto de gastos e inversiones de cada ejercicio.

En algunos casos habrá que ajustar el presupuesto o las cuotas según lo que decida la asamblea, quien es la que aprueba tanto el presupuesto como las cuotas ordinarias y extraordinarias necesarias para cubrir ese presupuesto.

¿En un conjunto mixto las cuotas de administración pueden ser mayores para locales comerciales?

Algunas personas han llegado a considerar que es justo cobrar una cuota de administración más elevada a un local comercial que a una vivienda, por cuanto el local comercial, se supone, es una unidad de negocio que genera una rentabilidad y que por ello debería asumir un mayor costo o gasto de mantenimiento de la propiedad horizontal.

Aunque este razonamiento pudiere ser adecuado desde algún punto de vista, la ley no lo ha considerado así exactamente.

La ley 675 de 2001, para evitar complicaciones, definió que la contribución a las expensas necesarias se haría en función de los coeficientes de copropiedad, de modo que aquella unidad privada que tenga un mayor coeficiente, tendrá que hacer una mayor contribución.

No se ocupó la ley de hacer una diferenciación respecto a los conjuntos de uso mixto, de modo que en todos los casos las expensas necesarias serán asumidas según el coeficiente de copropiedad de cada bien, sin importar que se trate de un bien dedicado a vivienda familiar o a la explotación comercial.

Lo que la ley 675 de 2011 en su artículo 3 sí consideró, fue la posibilidad de crear módulos de contribución, definiéndolos de la siguiente forma:

«Índices que establecen la participación porcentual de los propietarios de bienes de dominio particular, en las expensas causadas en relación con los bienes y servicios comunes cuyo uso y goce corresponda a una parte o sector determinado del edificio o conjunto de uso comercial o mixto.»

Mediante esta figura es posible sectorizar dentro de un conjunto algunas unidades privadas con el fin de que estas asuman el mantenimiento de lo  que sólo ellos utilizan, y allí podrá creare un módulo de contribución para los locales comerciales, por ejemplo, pero lo máximo que se puede exigir es que estos locales asuman la totalidad de ciertos gastos, más no que de forma general y global deban pagar una cuota de administración superior a los otros bienes privados, sólo por el hecho de ser comerciales.

Plazos o fechas para el pago de las cuotas de administración.

Cada propiedad horizontal fijará las fechas para el pago de las cuotas de administración ordinarias y extraordinarias.

El pago de las cuotas de administración se hace por lo general mes vencido dentro de los primeros días del mes siguiente, que pueden ser los 5 primeros días o los 10 primeros días; cada propiedad horizontal fijará sus plazos.

Igualmente cuando se acuerda el pago de una cuota extraordinaria, se fija también los plazos en que se deben pagar.

Recordemos que es la asamblea de copropietarios quien tiene la facultad de fijar los pagos y las fechas de pago.

Intereses moratorios por el incumplimiento del pago de expensas.

El copropietario que no pague oportunamente las expensas, o cuotas de administración, pagará un interés moratorio equivalente al 1.5 veces la tasa de interés bancario corriente que es certificada mensualmente por la superintendencia financiera.

Al respecto señala el inciso primero del artículo 30 de la ley 675 de 2001:

«El retardo en el cumplimiento del pago de expensas causará intereses de mora, equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente, certificado por la Superintendencia Bancaria, sin perjuicio de que la asamblea general, con quórum que señale el reglamento de propiedad horizontal, establezca un interés inferior.»

La ley faculta a la asamblea de copropietarios para que fije una tasa de interés moratorio inferior a la legal.

Solidaridad en el pago de las cuotas de administración.

El artículo 29 de la ley 675 de 2001 contempla dos clases de solidaridad a saber:

1. Solidaridad en las expensas comunes ordinarias entre el propietario y el tenedero a cualquier título del bien privado, como puede ser el arrendatario.
2. Solidaridad entre el comprador y el vendedor respecto a las expensas comunes de cualquier tipo adeudadas a la fechan en que se realice la enajenación.

En el caso el arrendamiento, en el respectivo contrato de arrendamiento las partes acordarán a quién le corresponde el pago de las cuotas de administración, pero ese contrato no es oponible a la propiedad horizontal, pues tanto el arrendador como el arrendatario responderán solidariamente por las cuotas de administración.

Cuando se trata de la venta del bien privado, dice el artículo 29 de la ley 675:

«Igualmente, existirá solidaridad en su pago entre el propietario anterior y el nuevo propietario del respectivo bien privado, respecto de las expensas comunes no pagadas por el primero, al momento de llevarse a cabo la transferencia del derecho de dominio.»

Por lo anterior, es que la ley exige que para elaborar la escritura de compraventa del inmueble se adjunte el paz y salvo de la administración, y en caso de que no sea posible adjuntar ese paz y salvo dice la norma:

«En caso de no contarse con el paz y salvo, se dejará constancia en la escritura de tal circunstancia, de la respectiva solicitud presentada al administrador de la copropiedad y de la solidaridad del nuevo propietario por las deudas que existan con la copropiedad.»

Con lo anterior, el comprador queda advertido de que tendrá que responder por las deudas dejadas por quien le vende el inmueble.

Cobro judicial de las expensas comunes.

Si el copropietario no paga las expensas necesarias, el administrador de la propiedad horizontal podrá promover un proceso judicial para cobrar coactivamente esas deudas.

Al respecto señala el artículo 48 de la ley 675 de 2001:

«En los procesos ejecutivos entablados por el representante legal de la persona jurídica a que se refiere esta ley para el cobro de multas u obligaciones pecuniarias derivadas de expensas ordinarias y extraordinarias, con sus correspondientes intereses, sólo podrán exigirse por el Juez competente como anexos a la respectiva demanda el poder debidamente otorgado, el certificado sobre existencia y representación de la persona jurídica demandante y demandada en caso de que el deudor ostente esta calidad, el título ejecutivo contentivo de la obligación que será solamente el certificado expedido por el administrador sin ningún requisito ni procedimiento adicional y copia del certificado de intereses expedido por la Superintendencia Bancaria o por el organismo que haga sus veces o de la parte pertinente del reglamento que autorice un interés inferior.

La acción ejecutiva a que se refiere este artículo, no estará supeditada al agotamiento previo de los mecanismos para la solución de conflictos previstos en la presente ley.»

El título ejecutivo es el certificado expedido por el administrador en el que consten los valores adeudados.

La ley ha dotado a la propiedad horizontal de un proceso muy expedito para cobrar a los copropietarios morosos, por lo que no hay razón para no hacer la gestión correspondiente.

Téngase en cuenta que se trata de un proceso ejecutivo donde no hay nada qué discutir, sino que se procede directamente a la ejecución, y si fuere el caso, la imposición de medidas cautelas como el embargo y secuestro de las propiedades del deudor moroso.

Lo anterior debe ser suficiente para que la administración haga una buena gestión de cartera.

Prescripción de las cuotas de administración de la propiedad horizontal.

Las cuotas de administración, ordinarias o extraordinarias, y en general cualquier deuda con la propiedad horizontal prescribe a los 5 años de haberse causado la obligación de pagarlas.

Las deudas originadas con la propiedad horizontal son de carácter civil y se aplican las reglas del artículo 2536 del código civil que señala al respecto:

«La acción ejecutiva se prescribe por cinco (5) años. Y la ordinaria por diez (10).»

Recordemos que las deudas con la propiedad horizontal se cobran mediante un proceso ejecutivo, cuyo título ejecutivo es la certificación del administrador, por tanto, estas prescriben a los 5 años.

Cada cuota irá de administración irá prescribiendo individualmente según se vaya cumpliendo los 5 años desde que venció el plazo para pagarla.