Retención en la fuente por servicios

La retención por servicios se practica a una tarifa del 4% o del 6% sobre los pagos iguales o superiores a 2 UVT ($105.000), según el artículo 392 del Estatuto Tributario y el artículo 1.2.4.4.14 del decreto 1625 de 2016. Su dificultad no está en el cálculo sino en dos decisiones previas: si el pago es realmente un servicio y no un honorario, y cuál de las dos tarifas corresponde. ¿Cómo se resuelven?

Qué se entiende por servicios.

El concepto de servicios se aplica cuando en la actividad contratada prima el factor manual o técnico sobre el intelectual, es decir, cuando no se requiere una calificación profesional especial para prestarla.

Es el caso del aseo, de la pintura de una edificación, del arreglo de una instalación eléctrica o del transporte de mercancía.

Lo determinante no es quién presta el servicio sino qué actividad se contrató. Un contador público contratado para cobrar cartera presta un servicio, aunque sea profesional titulado, porque llamar a clientes morosos no exige desplegar conocimiento especializado.

Ese mismo contador contratado para analizar la estructura de costos de la empresa y proyectar estados financieros presta honorarios, porque allí sí prima el factor intelectual. La frontera entre los dos conceptos, que es la duda con más consultas del clúster, la desarrollamos en el artículo sobre la diferencia entre honorarios y servicios.

La distinción importa por el dinero: entre el 4% de servicios y el 11% de honorarios hay siete puntos de diferencia, y el error lo paga el agente de retención si retuvo de menos.

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Tarifas de retención en la fuente por servicios.

Existen dos tarifas, y elegir entre ellas no es tan simple como clasificar al proveedor en declarante y no declarante, porque el reglamento agrega dos condiciones que hacen que un no declarante termine con la tarifa de declarante.

Tarifa del 4%.

Se aplica a toda persona natural o jurídica que sea declarante del impuesto de renta. Como las personas jurídicas siempre declaran, a ellas siempre les corresponde el 4%.

Pero el artículo 1.2.4.4.14 del decreto 1625 de 2016 extiende esa tarifa a quien no declara renta en dos supuestos:

• Cuando del contrato se desprende que los ingresos que obtendrá la persona natural en el año gravable superan 3.300 UVT ($172.834.000 en 2026).
• Cuando los pagos que un mismo agente de retención le hace a una misma persona natural durante el año superan 3.300 UVT, caso en el cual el 4% se aplica a partir del pago que, sumado a los anteriores, exceda esa cifra.

El segundo supuesto obliga a llevar un control acumulado por proveedor. Quien no lo lleva termina reteniendo el 6% todo el año a alguien que desde determinado pago debía soportar el 4%, y el excedente tendrá que reintegrarlo.

Tarifa del 6%.

Se aplica a la persona natural que no es declarante de renta y que no se encuentra en ninguno de los dos supuestos anteriores.

Es, en la práctica, la tarifa del prestador pequeño: quien no alcanza los topes para declarar y cuyos contratos con ese mismo cliente no superan las 3.300 UVT en el año.

Para determinarla, el agente de retención debe preguntar al prestador si declara renta o si declaró en el año anterior, y conservar esa manifestación. Es una información que el proveedor debe suministrar, y conviene pedirla por escrito o dejarla en la factura.

Qué pasa si se aplica la tarifa equivocada.

Las dos equivocaciones tienen consecuencias y ninguna se corrige sola.

Si se aplica una tarifa inferior a la debida, el agente de retención tendrá que corregir la declaración del periodo y asumir la diferencia, con la sanción por corrección y los intereses que correspondan.

Si se aplica una tarifa superior, el prestador puede solicitar el reintegro del exceso, lo que también supone ajustar las declaraciones, según el procedimiento del artículo sobre las retenciones practicadas en exceso.

De acuerdo con nuestro criterio, el riesgo de retener de menos es mayor que el de retener de más, porque el primero lo asume el agente con su propio patrimonio y el segundo lo recupera el prestador en su declaración. Ante la duda sobre la condición del proveedor, y a falta de manifestación suya, lo prudente es aplicar la tarifa mayor y advertírselo.

Base de retención en la fuente por servicios.

La base es el valor total del servicio sin incluir el IVA ni ningún otro impuesto que recaiga sobre la operación.

Si el servicio se factura en $1.000.000 más IVA de $190.000, la retención se calcula sobre $1.000.000. La misma regla sirve para verificar la base mínima.

Cuando el prestador incluye en la factura reembolsos de gastos o insumos, la base sigue siendo el valor total facturado, salvo que esos conceptos estén discriminados y correspondan a un concepto de retención distinto.

Base mínima de retención por servicios.

La base mínima está en el artículo 1.2.4.4.1 del decreto 1625 de 2016, modificado por el decreto 0572 de 2025, y quedó fijada en 2 UVT ($105.000 en 2026).

Por debajo de esa cuantía no hay obligación de retener, lo que en la práctica significa que casi cualquier servicio facturado queda sujeto a retención.

Esa base cambió tres veces entre 2025 y 2026, de modo que conviene tener claro qué regía en cada momento si hay que revisar operaciones anteriores.

La sección cuarta del Consejo de Estado suspendió provisionalmente los artículos 2 a 8 del decreto 0572 el 7 de mayo de 2026, y la Dian ordenó volver a las reglas anteriores al día siguiente. El 2 de junio de 2026 la misma Sala revocó la suspensión, con efectos desde el 1 de julio de 2026.

Conviene tener presente que la decisión recayó sobre una medida cautelar y no sobre el fondo, de modo que el proceso de nulidad contra el decreto sigue abierto a la fecha de publicación del artículo.

Servicios con tarifa propia.

Varios servicios tienen tarifa o base distinta de la general, y aplicarles el 4% o el 6% es uno de los errores más frecuentes. Estos son los principales:

Cada uno tiene su propio desarrollo. Los hoteles y restaurantes, en el artículo sobre la retención en servicios de hoteles y hospedaje; las IPS, en el de la tarifa de retención aplicable a las IPS; el transporte, en el de la retención en el servicio de transporte; y los servicios facturados con AIU, en el de la base de retención en los contratos con AIU.

Conviene revisar esta lista antes de retener, porque la tarifa general de servicios solo se aplica cuando el servicio contratado no encaja en ninguno de estos conceptos especiales ni en el de honorarios.

Ejemplo de liquidación y contabilización.

Supongamos el pago de un servicio de mantenimiento locativo por $1.000.000 más IVA del 19%, prestado por una persona natural que no declara renta y cuyos pagos acumulados en el año con ese cliente no superan las 3.300 UVT.

Si el prestador fuera declarante de renta, la retención sería de $40.000 y el neto a pagar de $1.150.000. Es toda la diferencia que produce establecer bien la condición del proveedor.

El registro contable en cabeza del agente de retención sería el siguiente:

La retención se registra como pasivo porque es dinero que el agente debe consignar a la Dian. El prestador, por su parte, la registra como activo en la cuenta 135515, y la descontará del impuesto que liquide en su declaración de renta.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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