Retención en la fuente en las entidades del sector público

Las universidades públicas, al ser entidades estatales, no son contribuyentes del impuesto a la renta y, por lo tanto, no están sometidas a retención en la fuente a título de renta ni de ICA. De modo que quien le haga un pago a una universidad pública no debe practicarle retención en la fuente.

Entidades estatales como agentes de retención.

Las entidades estatales no están sujetas a retención en la fuente, pero sí se constituyen en agentes retenedores cuando realizan pagos a contribuyentes que son sujetos pasivos del impuesto a la renta o del ICA y, por consiguiente, de la retención en la fuente.

La retención en la fuente, por regla general, se ha de aplicar en el momento del pago o el abono en cuenta, lo que ocurra primero de los dos.

Esta regla tiene su excepción en algunas entidades del sector público, en donde, según el artículo 76 de la ley 633 del 2000, «Las entidades ejecutoras del presupuesto General de la Nación operarán bajo el sistema de caja para efectos del pago de las retenciones en la fuente de impuestos nacionales.»

Cómo aplican la retención en la fuente las entidades del estado.

Quiere decir esto que aquellas entidades públicas que ejecuten recursos del presupuesto general de la nación, para efectos de la retención en la fuente, deben operar bajo el sistema de caja. Por lo que la retención en la fuente se aplicará siempre que se haga el pago, no cuando se haga el abono en cuenta. De modo que, si primero ocurre el abono en cuenta, no se aplica la retención en la fuente hasta tanto no se realice el pago.

Este procedimiento no se aplica en todas las entidades públicas, sino solo en aquellas entidades que ejecuten el presupuesto general de la nación, pues así lo estableció la ley. Por lo que aquellas entidades que no ejecuten presupuesto nacional, sino que ejecuten presupuesto propio, para efectos de la retención en la fuente deberán aplicar el principio general, esto es, aplicar la retención en el momento en que se realice el abono en cuenta o el pago, lo primero que ocurra.

Resta entonces definir cuáles son las entidades públicas que ejecutan el presupuesto general de la nación, que son las únicas que pueden operar con el sistema de caja en cuanto a retención en la fuente.

El presupuesto general de la nación está regulado por el decreto 111 de 1996, el cual conforma el estatuto orgánico del presupuesto.

Establece el artículo 3 del citado decreto:

«Cobertura del estatuto. Consta de dos (2) niveles: un primer nivel corresponde al presupuesto general de la Nación, compuesto por los presupuestos de los establecimientos públicos del orden nacional y el presupuesto nacional.

El presupuesto nacional comprende las ramas legislativa y judicial, el Ministerio Público, la Contraloría General de la República, la organización electoral, y la rama ejecutiva del nivel nacional, con excepción de los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta.

Un segundo nivel, que incluye la fijación de metas financieras a todo el sector público y la distribución de los excedentes financieros de las empresas industriales y comerciales del Estado, y de las sociedades de economía mixta con el régimen de aquéllas, sin perjuicio de la autonomía que la Constitución y la ley les otorga.

A las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta con el régimen de aquéllas, se les aplicarán las normas que expresamente las mencione (L. 38/89, art. 2º; L. 179/94, art. 1º).»

Nótese que dentro del presupuesto nacional no figuran las entidades territoriales ni los establecimientos públicos del orden territorial.

Según el artículo 286 de la constitución política, son entidades territoriales los Departamentos, los Distritos, los Municipios y los territorios indígenas.

Quiere decir esto que los municipios, departamentos, distritos, establecimientos y empresas públicas o mixtas del orden territorial, por no formar parte del presupuesto nacional, no se les puede aplicar el artículo 76 de la ley 633 de 2000. Por tanto, la retención en la fuente en estas entidades debe practicarse de acuerdo al principio de causación.

En el caso de las entidades y establecimientos públicos territoriales, si bien pueden incorporar recursos del presupuesto nacional, estos son un componente más de su propio presupuesto y, al incorporarse a él, no implica que se conviertan en ejecutores del presupuesto general de la nación, máxime cuando el mismo estatuto orgánico del presupuesto general de la nación no las incluye como componentes del mismo. De modo que, por definición legal, los entes territoriales y los establecimientos públicos de carácter territorial no son ejecutores del presupuesto general de la nación.

Recordemos que el principio general de la retención en la fuente establece que esta se debe practicar al momento del pago o abono en cuenta [Art. 366 del estatuto tributario], y la ley solo ha considerado dos excepciones a dicho principio en los que la retención se aplica al momento del pago, como es en la retención por ingresos laborales y para las empresas ejecutoras del presupuesto general de la nación, que es el caso que nos ocupa.

Este tipo de excepciones son de carácter restrictivo, lo que quiere decir que serán aplicables únicamente en los casos taxativamente señalados por la ley y no se pueden extender por analogía. Y en el caso en análisis, la ley 633 del 2000 ha considerado la aplicación del principio de caja exclusivamente para las empresas ejecutoras del presupuesto nacional.