Retención en la fuente en software, hosting y servicios en la nube

El licenciamiento de software y los servicios en la nube soportan tarifas que van del 3.5% al 20% según quién los preste y qué se haya contratado exactamente, y la frontera que decide casi todos los casos es una sola: si hay o no intervención de personal especializado. Cuando el proveedor está en el exterior, la operación sale de estas reglas y entra al régimen de pagos al exterior. ¿Cómo se identifica cada supuesto?

El cuadro completo.

Conviene empezar por el panorama, porque estos servicios suelen contratarse juntos y facturarse en un solo documento.

Obsérvese que la tarifa del 3.5% aparece en tres supuestos distintos y que la diferencia entre ella y la de servicios generales no siempre juega a favor del prestador.

Licenciamiento y derecho de uso de software.

El parágrafo 1 del artículo 1.2.4.3.1 del decreto 1625 de 2016 fija una tarifa del 3.5% para el licenciamiento y el derecho de uso de software, y describe además todo el ciclo de vida del programa:

«…por actividades de análisis, diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento, ajustes, pruebas, suministro y documentación, fases necesarias en la elaboración de programas de informática, sean o no personalizados, así como el diseño de páginas web y consultoría en programas de informática…»

La enumeración es amplia y deliberada: cobija desde el análisis inicial hasta el mantenimiento posterior, y expresamente el diseño de páginas web.

La tarifa del 3.5% aplica cuando el beneficiario del pago está obligado a declarar renta. Cuando es una persona natural no declarante, la misma norma remite a las reglas de los honorarios.

Este concepto no tiene base mínima, de modo que se retiene cualquiera que sea el monto del pago.

El tope de las 3.300 UVT.

Conviene precisarlo porque es el mismo tope que opera en honorarios y en servicios, y se aplica igual.

Cuando el beneficiario es persona natural no declarante y del contrato se desprende que sus ingresos del año superarán las 3.300 UVT, o cuando los pagos acumulados de un mismo agente de retención superan esa cifra, la tarifa pasa a la de honorarios.

El cambio rige desde el pago con el que se supera el tope y no de forma retroactiva, conforme a las reglas que desarrollamos en el artículo sobre la retención en la fuente por honorarios.

El mantenimiento del software va al 3.5%.

Es la duda más frecuente de este concepto y conviene fijar criterio, porque la respuesta ha oscilado.

La norma incluye expresamente el mantenimiento entre las fases de elaboración de programas de informática, de modo que el mantenimiento del software encaja en la tarifa del 3.5%.

Cosa distinta es el mantenimiento de los equipos de cómputo, que es una actividad sobre el hardware y no sobre el programa. Ese sigue el concepto de servicios o de honorarios según su grado de especialización.

De acuerdo con nuestro criterio, la pregunta que resuelve el caso es sobre qué recae la actividad: si sobre el programa, aplica el 3.5%; si sobre la máquina, se aplica la regla general que desarrollamos en el artículo sobre la diferencia entre honorarios y servicios.

Hosting y servicios en la nube.

Aquí la clasificación no depende del nombre del servicio sino de cómo se presta, y esa es la aportación central de este artículo.

El hosting consiste en alojar una página web o una aplicación en un servidor, y en su forma más común es un servicio automatizado: el cliente contrata un plan, recibe unas credenciales y administra él mismo el espacio.

En ese caso no hay intervención de personal especializado del proveedor, y el concepto aplicable es el de servicios generales, con tarifa del 4% o del 6% según la condición del prestador.

Cuando sí hay personal especializado.

El escenario cambia cuando el proveedor no se limita a alojar sino que configura, administra, monitorea o da soporte técnico especializado.

Ahí ya no hay un servicio automatizado sino la prestación de un servicio técnico en el que interviene personal calificado, y el concepto aplicable es el del artículo 1.2.4.3.1, con la tarifa del 3.5%.

De acuerdo con nuestro criterio, la pregunta útil es si el proveedor pone trabajo humano calificado al servicio del cliente o si se limita a entregar un recurso que el cliente opera por sí mismo.

Los servicios de infraestructura en la nube suelen estar en el primer extremo cuando se contratan con soporte gestionado, y en el segundo cuando se contratan como autoservicio.

El almacenamiento en la nube.

Conviene mencionarlo porque se contrata de forma masiva y suele facturarse por suscripción.

El almacenamiento puro, sin administración ni soporte especializado, es un servicio automatizado y sigue la regla de los servicios generales.

Si el contrato incluye administración de la información, respaldos gestionados o soporte técnico, el componente de personal especializado reaparece y con él la tarifa del 3.5%.

En la práctica lo determinante es revisar el contrato o la descripción de la factura, no el nombre comercial del producto.

Cuando el proveedor está en el exterior.

Es hoy el caso más frecuente en software y en nube, y cambia por completo el régimen aplicable.

El artículo 408 del Estatuto Tributario somete a retención los pagos al exterior por explotación de software, con una tarifa del 20% sobre el valor del pago.

Conviene precisar de dónde viene esa norma, porque suele buscarse en un artículo derogado: el artículo 411 del Estatuto Tributario, que regulaba específicamente el uso de software, fue derogado por la ley 2010 de 2019, y el concepto quedó recogido en el 408.

Antes de retener hay que verificar dos cosas: que el ingreso sea de fuente nacional para el proveedor y si existe convenio de doble tributación con su país, como desarrollamos en el artículo sobre la retención en la fuente en pagos al exterior.

El proveedor no acepta el descuento.

Es la consecuencia práctica más costosa y conviene anticiparla al presupuestar el servicio.

Las plataformas y proveedores internacionales de software y nube no aceptan un pago disminuido: cobran el valor facturado y punto.

El resultado es que el contratante termina asumiendo la retención con recursos propios, y ese valor no es deducible del impuesto de renta, como explicamos en el artículo sobre las retenciones en la fuente asumidas.

Y si el pago se hace con tarjeta de crédito, el banco emisor practica además una retención independiente que concurre con la anterior.

De acuerdo con nuestro criterio, en suscripciones recurrentes de software y nube conviene presupuestar la retención como un costo adicional desde la contratación, porque el efecto acumulado en el año es considerable.

El efecto sobre la deducción.

Hay una razón más para practicar la retención aunque haya que asumirla.

El artículo 121 del Estatuto Tributario condiciona la deducción de los gastos efectuados en el exterior a que se haya practicado la retención cuando lo pagado constituye renta gravable en Colombia para el beneficiario.

Quien no retiene pierde dos veces: responde ante la Dian por la retención omitida y pierde la deducción del gasto.

Cuando la factura mezcla conceptos.

Es frecuente que un mismo proveedor facture la licencia, el alojamiento y el soporte en un solo documento, y conviene saber cómo proceder.

Si los conceptos están discriminados, a cada uno se le aplica su propia tarifa y se verifica por separado su base mínima, conforme a la regla que desarrollamos en el artículo sobre la base mínima de retención y conceptos por factura.

Si la factura muestra un valor global, se identifica el concepto que predomina según lo contratado y se aplica una sola tarifa.

De acuerdo con nuestro criterio, conviene solicitar la discriminación desde la cotización, porque en estos contratos la diferencia de tarifas entre los componentes es significativa y una factura global suele arrastrar todo al concepto más gravoso.

Otras retenciones que concurren.

El pago por software y servicios en la nube puede soportar más de una retención, y conviene liquidarlas por separado.

Si el proveedor nacional es responsable del IVA y factura el impuesto, procede el reteiva según las reglas ordinarias del artículo sobre la retención en la fuente por IVA.

Cuando el proveedor está en el exterior, el IVA tiene un régimen propio con retención del ciento por ciento, distinto del de renta que aquí se explica. Esa retención recae sobre el contratante responsable del IVA y, en los servicios digitales, sobre las emisoras de tarjetas y demás recaudadores que la norma designa.

Si el contratante no es responsable del IVA, no debe retener: es el proveedor del exterior quien asume la condición de responsable y declara el impuesto por el procedimiento simplificado.

Y según el municipio puede haber lugar a retención de industria y comercio sobre la actividad del proveedor nacional.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.