Los pagos que el contribuyente realice a contratistas personas naturales son deducibles del impuesto a la renta siempre que se acredite o se verifique que han pagado la seguridad social respectiva, pero no a todas las personas naturales se les debe exigir tal acreditación.
- ¿Se debe exigir el pago de seguridad social a los trabajadores independientes?
- Exigencia de seguridad social en la contratación por servicios.
- Contratistas a los que no se les debe exigir el pago de seguridad social.
- Comerciantes no deben acreditar pagos a seguridad social.
- Aportes que se deben exigir.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Qué pasa si un contratista no paga seguridad social?
- ¿Cuándo se debe exigir el pago de seguridad social?
- ¿El representante legal de una empresa debe pagar seguridad social?
- ¿Los contratos de suministro pagan seguridad social?
- ¿Quién debe pagar la seguridad social en un contrato de prestación de servicios?
El contribuyente del impuesto a la renta, sea persona natural o jurídica que contrate con trabajadores independientes, podrá deducir de la renta los pagos que le realice, pero debe verificar que esa persona esté afiliada a seguridad social como independiente y que haya pagado los aportes a seguridad social correspondientes en caso de estar obligados a ello.
Es una exigencia del parágrafo segundo del artículo 108 del estatuto tributario, que fija los requisitos para la deducción de los salarios, y de paso incluye a los pagos realizados a trabajadores independientes, es decir, a quienes no están vinculados como trabajadores asalariados.
El monto de los pagos a seguridad social debe corresponder con el ingreso obtenido por el trabajador independiente, como más adelante se detalla.
Si bien la norma habla de la necesidad de exigir o verificar el pago de seguridad social a los trabajadores independientes, el reglamento ha limitado dicha obligación a trabajadores o personas que han sido vinculadas con un contrato de prestación de servicios, ya sea verbal o por escrito. Así se desprende del inciso segundo del artículo 1.2.4.1.7 del decreto 1625 de 2016:
«Para la procedencia de la deducción en el impuesto sobre la renta y complementario de los pagos realizados a las personas mencionadas en el inciso anterior por concepto de contratos de prestación de servicios, el contratante deberá verificar que los aportes al Sistema General de Seguridad Social estén realizados de acuerdo con los ingresos obtenidos en el contrato respectivo, en los términos de Decreto número 780 de 2016, Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social y 1833 de 2016, por medio del cual se compilan las normas del Sistema General de Pensiones y las demás normas vigentes sobre la materia, así como aquellas disposiciones que las adicionen, modifiquen o sustituyan.»
Sólo a quienes sean vinculados con un contrato de prestación de servicios personales se les debe exigir que acrediten el pago de seguridad social como trabajadores independientes.
Es indiferente si la contratación se hizo por escrito o verbalmente, pues lo relevante es que se haya realizado un pago por un servicio prestado, como bien puede ser un asesor tributario o un técnico en computación que hizo mantenimiento a los equipos del contribuyente.
La regla general es que a todo contratista se le debe exigir el pago de seguridad social para poder deducir los pagos del impuesto a la renta, pero el parágrafo único de la norma ya citada contempla la siguiente excepción:
«Para efectos fiscales esta obligación no será aplicable cuando la totalidad de los pagos mensuales sea inferior a un salario mínimo legal mensual vigente (1 smlmv).»
Si el pago mensual que se hace a un contratista es inferior a 1 salario mínimo mensual, el contratista no está obligado a acreditar pagos a seguridad social.
Este tipo de contratistas, por lo general, son temporales, que no trabajan el mes completo, sino cuando se presentan necesidades específicas del contribuyente.
Se toma como referencia los ingresos que el contribuyente paga a ese contratista, aclaración que resulta pertinente porque es posible que ese contratista reciba ingreso de otros contratantes que en conjunto superen el salario mínimo mensual y estén obligados a pagar seguridad social como independientes, pero aún así el contratante que paga menos de un salario mínimo no tiene la obligación de verificar aportes.
La verificación de aportes aplica única y exclusivamente para los contratistas, más no para los comerciantes a quienes los contribuyentes les compran materiales y mercancías.
Por ejemplo, no se debe exigir pago de aportes por los pagos realizados al dueño de la ferretería que surte de materiales a la empresa.
El comerciante, individualmente, debe cotizar a seguridad social como trabajador independiente, pero la norma tributaria no exige al contribuyente que contrata con él que le exija el pago de seguridad social por los pagos que le haya realizado.
Aportes que se deben exigir.
Los aportes a seguridad social están constituidos por salud, pensión y riesgos laborales, y la norma se refiere a ellos de forma general, así que podría suponerse que el contratista debe acreditar que cotizó por todos ellos.
En la práctica, la mayoría de los contratistas solo aportan a salud y pensión; sin embargo, debe tenerse presente que toda persona que trabaje en las instalaciones de una empresa debe estar cubierta por riesgos laborales, y de hecho, en muchas empresas es así, y en todas debería serlo.
No obstante, de momento la Dian no suele cuestionar la ausencia de los pagos a riesgos laborales, y se acepta el pago de las cotizaciones a salud y pensión solamente, pero ello no significa que sea correcto.
Por último, se debe verificar que los pagos a seguridad social se correspondan con el monto del pago recibido por el trabajador independiente, es decir, que el aporte se haya realizado sobre el ingreso base de cotización que la ley exige; esto es, el 40% del pago mensualizado, considerando las posibles depuraciones que se puedan hacer para determinar el IBC, que son extrañas en el contrato de prestación de servicios, pero que en todo caso pueden existir.
Preguntas frecuentes.
A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.
Si el contratista no paga seguridad social, estando obligado conforme se ha explicado, el contratante retiene el pago hasta tanto se acredite el pago de la seguridad social.
Se debe exigir el pago de seguridad social cuando la totalidad del pago mensual sea igual o superior a un salario mínimo.
Sí. Cuando el representante legal ha sido vinculado con un contrato de prestación de servicios, sí debe pagar la seguridad social.
No. La seguridad social se debe pagar, o mejor, el contratante solo debe exigir el pago cuando se trata de un contrato de prestación de servicios.
Si el contratista es persona natural, deberá cotizar como independiente sobre los ingresos que obtenga del contrato de suministros, pero el contratante no deberá exigirle que acredite el pago de la seguridad social para poderle hacer el pago.
La seguridad social debe pagarla el contratista, quien debe afiliarse como trabajador independiente, y luego entregar al pagador copia de la planilla de pago.
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Buen día
Para las entidades del sector publico para contratos de cualquier naturaleza se debe verificar el pago de la seguridad social LEY 789 de 2002 Articulo 50.
Es correcto, pero el objetivo de la norma se dirige principalmente al cumplimiento de las obligaciones del contratista con los empleados que contrate.
¿Bajo qué normatividad le puedo exigir a un contratista de obra que pague la seguridad social sobre el 40% de lo percibido en el contrato? Es decir, una Alcaldía contrató la construcción de una escuela por 400.000.000 con “soluciones S”. ¿Cómo le puedo exigir a “soluciones S” pagar la seguridad social sobre el 40%?
El párrafo segundo del artículo 108 del Estatuto Tributario exige a todo contratista verificar el pago de aportes a seguridad social, pero únicamente a trabajadores independientes por la prestación de un servicio. Sin embargo, en el caso de un contrato de obra o labor, no conocemos una norma que expresamente lo contemple. En el contrato firmado debió haberse pactado esa situación, o, en su defecto, recurrir a los artículos 34 y 37 del Código Sustantivo del Trabajo, que tratan sobre la responsabilidad solidaria entre contratante y contratista si esta se llegara a configurar en su caso particular.
Buen día,
Dado el texto me surgen las siguientes preguntas: ¿Qué ocurre si una persona es trabajadora dependiente y al mismo tiempo tiene un contrato con otra empresa por prestación de servicios, pero este contrato es inferior a 1 SMLMV? ¿Se deben computar ambos valores y sobre ese sacar el 40% para pagar seguridad social, o cada contrato (laboral y por prestación de servicios) es independiente y, conforme a ello, del contrato laboral se hace la deducción por su empleador, pero del de prestación de servicios no se debe efectuar? En caso de que no se deban computar, ¿la UGPP puede realizar alguna acción por el no pago frente al contrato por debajo del salario mínimo?
Gracias.
Son dos relaciones contractuales independientes reguladas de forma independiente en cuanto a la obligación de pagar seguridad social. En consecuencia, para determinar si está obligado a cotizar a la seguridad social como independiente, sólo debe considerar los ingresos que obtenga como independiente, y si son menores al salario mínimo, no debe pagar seguridad social.
Gracias por la respuesta. Con base en qué norma me puedo sustentar para indicar justamente eso, que son independientes y no se computan? porque el estatuto tributario no las diferencia… habla de contratos
El artículo 108 del estatuto tributario sí los diferencia; el inciso primero habla de salarios y el parágrafo segundo habla de trabajadores independientes.
En cuanto a la obligación de cotizar, están el artículo 17 de la Ley 100 de 1993 y el 89 de la Ley 2277 de 2022.
La norma claramente regula el aporte a la seguridad social de los asalariados, que se realiza conjuntamente entre trabajador y empleador, y el de independientes que paga en su totalidad el independiente, excepto riesgos laborales para niveles de riesgo altos.
Buen día, tengo el siguiente caso y es para poder entender el hecho del pago a mes vencido, pero también el deber de pagar de acuerdo a los ingresos de un mes.
Digamos que se tiene un contrato de 4 millones, dividido en pagos mensuales de marzo a abril.
Cuando termina marzo, se pasa la cuenta de cobro en el mes de abril. Para pasar la cuenta de cobro, toca pagar seguridad social del mes de marzo, donde no se recibió ningún ingreso referente a dicho contrato. En este caso, teniendo en cuenta que uno debe pagar seguridad social de acuerdo a los ingresos en un mes, ¿no significa que está pagando dos veces?
Marzo – no recibe ingreso
Abril – pagas seguridad social de marzo para pasar cuenta de cobro, recibes en abril 2 millones
Mayo – pagas seguridad social de abril para pasar cuenta de cobro, recibes en mayo 2 millones
Junio – pagas seguridad social de mayo por recibir 2 millones…
Esa es mi duda, si es pago a mes vencido y se le hace el pago en el siguiente mes, ¿qué procede? ¿No se hace pago en junio ya que se pagó de forma adelantada mayo?
Para que no haya un doble pago, la cuenta de cobro se pasa por los honorarios que se hayan devengado en el mes respectivo. Como el pago sólo se realiza si se acredita el pago de la seguridad social por ese mes, al contratista le corresponde financiar el aporte a pensión.
Por ejemplo, si en marzo generó ingresos, en abril se presenta la cuenta de cobro del mes de marzo y debe incluir la planilla con el pago de la seguridad social de marzo, que se hace en abril o en el mismo marzo. Es la forma correcta, pero el contratista tendrá que pagar la seguridad social antes de que le paguen su cuenta de cobro o factura.
Mi actividad económica es transporte de carga por carretera. Para el pago de manifiestos de carga con diferentes empresas, ¿debo presentar el pago de seguridad social?
Sí, como trabajador independiente, debe pagar seguridad social sobre el 40% de los ingresos que tenga, descontando previamente los costos en los que incurra.
Sí, el pago lo debo realizar, pero ¿para que una empresa me realice el pago de un flete esporádico me puede exigir la plantilla de seguridad social para dicho pago?
Sí, siempre que el pago mensual sea igual o superior al salario mínimo. Si el pago es inferior al mínimo, no debe exigirse el pago de seguridad social.
¿Qué ley exige que los contratistas deben solicitar la planilla de seguridad social a aquellas personas que facturan de manera electrónica por servicio de transporte mayor a un SMLV?
Cordial saludo. Tengo un contrato de prestación de servicios en el que se pactó un pago mensual de febrero a agosto, previa presentación de factura y pago de aportes. Solo se pagó febrero, a pesar de que se pagó lo correspondiente a aportes sobre el monto estipulado de febrero, marzo y abril. Me dicen que las facturas se pasaron extemporáneas y que tengo que volver a pagar seguridad social. Me sugieren pasar factura por mayo y certificado de aportes de mayo y juntar las otras dos en julio. ¿Por qué si aceptan mayo y no marzo y abril? ¿Acaso no se puede solicitar un pago con aportes de meses anteriores?
Si la factura se emite mensualmente, los aportes a la seguridad social se deben acreditar mensualmente. Si en el concepto de la factura se coloca el pago de 3 meses, es válido el aporte, siempre y cuando se haya cotizado sobre el total facturado, puesto que lo importante es que se pague la seguridad social correspondiente sobre el ingreso real.
Hola, soy docente y debo remitir una cuenta de cobro por valor de $2 millones de pesos colombianos. Me solicitan planilla de seguridad social como independiente. Yo dicté por 3 días unas clases en una universidad; del resto, trabajo como dependiente. ¿Puedo liquidar la planilla solo por los 3 días que dicté las clases o se debe liquidar la planilla con el mes completo? Muchas gracias por la aclaración.
En nuestro entender, como independiente, debe pagar el mes completo, y es lo conveniente porque al final deberá pagar lo mismo.
Muchas gracias por su amable respuesta, quizás no me hice entender, No soy independiente porque trabajo con el magisterio, solo dicté 3 clases en tres días consecutivos en un mes, he revisado normatividad al respecto, y en el Decreto 1273 de 2018 dice en el Título 7 ARTÍCULO . 3.2.7.1. Cuando por inicio o terminación del contrato de prestación de servicios personales relacionados con las funciones de la entidad contratante resulte un periodo inferior a un mes, el pago de la cotización al Sistema de Seguridad Social Integral se realizará por el número de días que corresponda. El Ingreso Base de Cotización (IBC) no podrá ser inferior a la proporción del salario mínimo mensual legal vigente.
Es decir, que en ese orden de ideas sí aplicaría hacer el ingreso y retiro en ese mismo mes de la planilla y pagar solo los 3 días y no el mes completo, lo pregunto con todo el respeto posible, puesto que no sé si es correcto y si esta norma aplica.
Gracias
En su caso, podría cotizarse por fracción de mes, reportando las novedades respectivas.