Notas debito y crédito

Las notas débito y crédito son documentos o comprobantes que las empresas hacen para realizar un ajuste contable o en las facturas, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectiva cuenta.

Modificación de los valores registrados inicialmente.

Cuando se registra una operación en la contabilidad, o cuando se emite una factura, es probable que se cometa un error, o la situación cambie, haciendo que el valor inicialmente registrado o facturado deba ser ajustado, ya sea para incrementarlo o para disminuirlo.

Las notas débito o crédito se utilizan precisamente para hacer esos ajustes y dejar constancia del ajuste y de la razón del ajuste, de allí su clasificación como comprobante interno de contabilidad.

Las modificaciones que se requieran hacer a un registro contable de una compra o venta, por ejemplo, se hace utilizando una nota crédito o débito según corresponda.

Qué es una nota débito.

La nota débito es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota.

Este documento registra el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

La nota débito se emite cuando se incrementa el valor cobrado al cliente.

Qué es una nota crédito

La nota crédito es el documento o comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.

Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación.

La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta, es decir, cuando se le disminuye el valor inicialmente cobrado al cliente.

Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para ésta, y la nota crédito significa una erogación.

Ejemplos de notas débito y crédito.

Las notas débito y crédito se utilizan para hacer ajustes a los valores, facturados en el caso de la emisión de facturas, así que supongamos la siguiente situación:

Se emite una factura por la venta de 10 productos a un valor de $30.000 cada uno, para un valor total de $300.000.

La empresa luego se entera que cometió un error en el precio, que no era de $30.000 sino de $35.000, por lo que debe cobrar al cliente $50.000 más, lo que hace emitiendo una nota debido sobre la factura respectiva.

¿Y por qué una nota débito?

Porque el vendedor debita la cuenta en la que registró la factura. Por ejemplo, si esta se hizo a crédito, los $300.000 se registraron en el lado débito de la cuenta 1305, de modo que al cobrar otros $50.000 se ingresan también en el débito de la cuenta 1305.

En este contexto debitar significa registrar un valor en el débito de la cuenta, siguiendo el principio básico de la cuenta T en el que existe un lado débito y un lado crédito, donde el débito representa lo que se tiene y el crédito lo que se adeuda.

Ahora supongamos que el precio del producto no era de $30.000 sino de $25.000. En este caso al cliente se le cobró $50.000 de más, valor que se le debe devolver, lo que se hace con una nota crédito.

La misma pregunta: ¿Por qué una nota crédito?

Porque se debe acreditar la cuenta en la que se registraron los $300.000.

Cuando se hizo la venta en la cuenta 1305 se contabilizaron $300.000 en su lado débito, pero como se cobró de más se deben retirar de esa cuenta $50.000 para devolvérselos al cliente, lo que se hace por el lado crédito de la cuenta, y de allí que el documento que registra esa disminución se conoce como nota crédito.

Lo anterior se puede reflejar gráficamente así:

Notas débito y notas crédito

Esto desde el punto de vista de quien emite la nota crédito o débito, pues para el que la recibe es lo contrario.

Si el vendedor cobra menos, el ajuste que se haga representa un ingreso débito para el vendedor, pero para el comprador es un crédito, por cuanto debe pagar más.

Si el vendedor cobra más, el ajuste que haga es un crédito para el vendedor, pero un ingreso para el comprador, pues le devuelven parte de lo que cobraron.

Notas débito y crédito en la facturación electrónica.

En la facturación electrónica las notas debido y crédito también deben ser electrónicas, y cuando se emiten se asocian directamente con la factura sobre la cual se hace el débito o crédito.

Facturación electrónica.Personas y empresas que están obligadas a expedir factura electrónica, procedimientos y requisitos para expedirla.

En consecuencia, si debe ajustar una factura electrónica para incrementar su valor, se emite una nota débito electrónica, y si el ajuste es para disminuir el valor de la factura, se emite una nota crédito.

Recuérdese que las devoluciones y ajustes se deben hacer mediante notas débito y crédito, por cuanto no es posible borrar, eliminar ni anular una factura electrónica ya emídida y validada por la Dian.

Quién emite las notas débito y crédito.

Las notas debido o crédito son emitidas por el vendedor quien emitió la factura, pues es quien cobró de más o de menos.

Recordemos que las nota débito o crédito deben estar asociadas a la factura que se ajusta, factura emitida por el vendedor.

Diferencia entre nota débito y crédito.

La nota débito se diferencia en la nota crédito en que para quien la emite, la nota débito representa un mayor valor o ingreso, y la nota crédito representa un menor valor o un egreso.

La nota débito representa un ingreso o incremento, y la nota crédito una salida o egreso.

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  1. Patricia Vsqz (enero 12 de 2022)

    La última explicación de como se registra las notas débitos y créditos por parte del comprador no me quedó muy clara, o creo que está al revés: “Si el vendedor cobra menos, el ajuste que haga es un crédito para el vendedor (NC), pero un ingreso para el comprador, pues le devuelven parte de lo que cobraron”
    “Si el vendedor cobra más, el ajuste que se haga representa un ingreso débito para el vendedor (ND), pero para el comprador es un crédito, por cuanto debe pagar más.

    Responder
  2. Andrea Palacio (mayo 12 de 2022)

    Buen día para todos.
    ¿Cómo se hace cuando la nota credito afecta a una factura que es de un periodo de iva diferente, es decir, como declaro ese iva en cada perido?

    Ejemplo: realizo una factura en abril 30 (1er cuatrimestre) con su respectivo iva y en mayo (2do cuatrimestre) le genero nota credito a esa factura de abril 30.

    ¿Como declaro el iva en ambos cuatrimestres?

    Agradezco a quien amablemente resuelva mi duda.

    Responder
    • EDALY en respuesta a Andrea Palacio (junio 16 de 2022)

      HOLA…..para ayudarte a aclarar la duda debes hacer la relación de la factura venta y la nota credito en la fecha correspondiente, es decir, 30 abril factura de venta generada lo relacionas en tu archivo contable tal cual, y la nota credito que haya sido el 20 mayo lo relacionas en la fecha igualmente tal cual, para que el contador de tome el iva y el gasto del abril….y en el cuatrimestre siguiente se descuenta ese IVA tomado.

      Espero que haya sido de ayuda.

      Responder
  3. Maricela (agosto 5 de 2022)

    BUENOS Dias, en un caso que la nota crédito haya quedado con la cantidad mal que se puede hacer para reversar? ejem debia acreditar 20 unidades y se acreditaron 40

    Responder
  4. Liliana Diaz (enero 4 de 2023)

    Buenas tardes

    Mi cliente genero una nota credito a una factura por uno de los productos facturados, pero cuando la revisó se dio cuenta que registro el producto equivocado, y la nota fue aprobada por la Dian. En ese caso es posible generar una nota debito con el registro de la nota credito, y luego volver a emitir la nota credito correcta?

    Agradezco su ayuda

    Responder
  5. Pidiendo ayuda (enero 17 de 2023)

    Si yo hice una factura donde vendi 2140 unidades a $1.100 pero cuando me di cuenta el valor real era de $1.700. _Para hacer la nota debito la hago 2140×1.7000 o solo lo hago por diferencia es decir 2140×600

    Responder

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