Liquidador de vacaciones en Excel

Con Excel se puede calcular cuándo regresa un trabajador de vacaciones, cuántos días calendario cubren y cuánto se le paga, descontando domingos y festivos. La regla de fondo está en el artículo 186 del Código Sustantivo del Trabajo (CST): por cada año de servicio, el trabajador tiene derecho a 15 días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas. ¿Qué fórmulas permiten llevar esa regla a una hoja de cálculo?

Las vacaciones se cuentan en días hábiles.

El artículo 186 del CST, en su numeral 1, establece:

«Los trabajadores que hubieren prestado sus servicios durante un (1) año tienen derecho a quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas.»

Como son días hábiles, los domingos y los festivos que caen dentro del periodo no se cuentan como días de vacaciones. Por eso 15 días hábiles casi siempre equivalen a 17 o más días calendario, y la fecha de regreso no se obtiene sumando 15 a la fecha de inicio.

Las reglas generales sobre causación, disfrute y pago están en el artículo sobre las vacaciones. Aquí nos ocupamos del cálculo en Excel.

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Calcular la fecha de regreso de vacaciones en Excel.

La función DIA.LAB.INTL suma días hábiles a una fecha, saltándose los días de descanso y los festivos que le indiquemos. Su sintaxis es:

=DIA.LAB.INTL(fecha_inicial;días;[fin_de_semana];[festivos])

Los argumentos son los siguientes:

Supongamos que en B10 está la fecha de inicio de las vacaciones, en B11 los días hábiles (15), y que el rango con los festivos se llama «Festivos». Como DIA.LAB.INTL no cuenta la fecha inicial, le restamos un día para que el primer día de vacaciones sí se cuente:

=DIA.LAB.INTL(B10-1;B11;11;Festivos)

El resultado es el último día de vacaciones. La fecha de regreso es el siguiente día hábil después de ese:

=DIA.LAB.INTL(B12;1;11;Festivos)

No basta con sumar 1 al último día de vacaciones, porque si este cae un sábado y la empresa no labora ese día, o antes de un festivo, el trabajador no regresa al día siguiente.

Ejemplo con la empresa que labora los sábados.

Supongamos que un trabajador sale a vacaciones el lunes 9 de noviembre de 2026 y le corresponden 15 días hábiles. En ese periodo está el festivo del lunes 16 de noviembre. Con el código 11 (solo domingo):

• Del 9 al 14 de noviembre: 6 días hábiles.
• Del 17 al 21 de noviembre: 5 días hábiles (el 16 es festivo). Van 11.
• Del 23 al 26 de noviembre: 4 días hábiles. Van 15.

El último día de vacaciones es el jueves 26 de noviembre y el trabajador regresa el viernes 27 de noviembre. Las vacaciones cubren 18 días calendario.

Ejemplo con la empresa que no labora los sábados.

Con las mismas fechas y el código 1 (sábado y domingo), el último día de vacaciones es el lunes 30 de noviembre y el regreso es el martes 1 de diciembre. Las vacaciones cubren 22 días calendario.

Contar los días hábiles de un periodo de vacaciones.

Cuando ya se conocen la fecha de inicio y la fecha de regreso, y lo que se necesita es saber cuántos días hábiles se disfrutaron, se usa DIAS.LAB.INTL, que sí incluye la fecha inicial y la final:

=DIAS.LAB.INTL(B10;B13-1;11;Festivos)

A la fecha de regreso (B13) se le resta un día porque ese día el trabajador ya está laborando. Con el ejemplo anterior, el resultado es 15.

Las dos funciones, sus códigos de fin de semana y la forma de armar la lista de festivos se explican en detalle en el artículo sobre cómo sumar días hábiles a una fecha en Excel.

Vacaciones disfrutadas.

Durante las vacaciones el trabajador sigue recibiendo su salario, incluidos los domingos y festivos que quedan dentro del periodo, que son de descanso remunerado. De acuerdo con nuestro criterio, el pago corresponde a los días calendario que cubren las vacaciones:

=REDONDEAR(B5/30*B15;0)

Con un salario de 2.000.000 y los 18 días calendario del primer ejemplo, el valor es 2.000.000 ÷ 30 × 18 = $1.200.000. Se suele pagar por anticipado, al inicio de las vacaciones.

Compensación de vacaciones en dinero.

Las vacaciones se pueden pagar en dinero sin disfrutarlas solo en dos casos, que regula el artículo 189 del CST:

«1. Empleador y trabajador, podrán acordar por escrito, previa solicitud del trabajador, que se pague en dinero hasta la mitad de las vacaciones. 2. Cuando el contrato de trabajo termine sin que el trabajador hubiere disfrutado de vacaciones, la compensación de éstas en dinero procederá por año cumplido de servicio y proporcionalmente por fracción de año. En todo caso, para la compensación de vacaciones, se tendrá como base el último salario devengado por el trabajador.»

El primer caso exige que el trabajador lo pida y que se pacte por escrito, y tiene un límite: la mitad del periodo. El segundo procede al terminar el contrato. Ambos se explican en el artículo sobre la compensación de vacaciones en dinero.

Compensar la mitad y disfrutar la otra mitad.

Supongamos que un trabajador con un salario de 2.000.000 pide compensar en dinero 7 de sus 15 días hábiles y disfrutar los 8 restantes. Los dos cálculos se hacen por separado:

• Los 7 días compensados no son de descanso, de modo que se pagan como días hábiles: 2.000.000 ÷ 30 × 7 = $466.667.
• Los 8 días disfrutados se calculan como cualquier periodo de vacaciones: con DIA.LAB.INTL se obtiene la fecha de regreso, y se pagan los días calendario que cubren.

El límite de la mitad no permite compensar 8 días de un periodo de 15, porque 7,5 es la mitad. La plantilla avisa cuando los días compensados la superan.

Vacaciones al terminar el contrato.

Al terminar el contrato se pagan las vacaciones causadas y no disfrutadas, por años completos y de forma proporcional por la fracción. Como corresponden 15 días hábiles por cada 360 días trabajados, la fórmula se simplifica así:

=REDONDEAR(B5*B27/720;0)

B5 es el último salario y B27 los días trabajados desde que se causaron las vacaciones pendientes, contados con año de 360 días. Para contarlos se usa DIAS360 con el método europeo, que trata el día 31 como día 30:

=DIAS360(B24;B25;VERDADERO)+1-B26

Se suma un día porque se cuentan el primero y el último, y se restan las licencias no remuneradas y las suspensiones del contrato, que no generan vacaciones. Supongamos que el trabajador debe vacaciones desde el 1 de marzo de 2025 y el contrato termina el 15 de octubre de 2026: son 585 días, que equivalen a 24,38 días hábiles, y la compensación es 2.000.000 × 585 ÷ 720 = $1.625.000.

Este valor hace parte de la liquidación del contrato de trabajo.

Control de vacaciones de varios trabajadores.

Para llevar el control de los días pendientes de cada trabajador, la plantilla incluye una hoja que, a una fecha de corte, calcula los días hábiles causados desde el ingreso (días trabajados × 15 ÷ 360), resta los días ya disfrutados o compensados y muestra los días pendientes.

Cuando a un trabajador se le acumulan dos o más periodos, conviene programar su disfrute. La acumulación de vacaciones tiene límites, que se explican en el artículo sobre las vacaciones.

Descargar el liquidador de vacaciones en Excel.

El archivo calcula el último día de vacaciones, la fecha de regreso, los días calendario y el valor a pagar; la compensación parcial en dinero con el control del límite; la compensación al terminar el contrato, y el control de vacaciones de varios trabajadores. Incluye la hoja de festivos de Colombia de 2025 a 2027, que se puede ampliar con los de años siguientes. Descargar archivo.

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