Compensación de las vacaciones en dinero

La compensación de las vacaciones en dinero ocurre cuando el trabajador no disfruta el descanso al que tiene derecho y en su lugar recibe su equivalente en efectivo, figura que la ley permite de forma restringida durante la vigencia del contrato, según el artículo 189 del Código Sustantivo del Trabajo, y de forma plena cuando el contrato termina, conforme al artículo 1 de la Ley 995 de 2005. ¿Cuántos días se pagan, con qué salario y qué aportes se causan sobre ese pago?

Qué es la compensación de las vacaciones en dinero.

Las vacaciones se establecieron para que el trabajador descanse, no para que reciba dinero. Ese es el punto de partida y explica por qué la ley limita tanto la posibilidad de pagarlas.

Cuando la compensación procede, el trabajador que sigue laborando recibe dos pagos por el mismo periodo: su salario normal, porque trabajó, y el valor de las vacaciones que no tomó.

Cosa distinta ocurre al terminar el contrato, donde ya no hay descanso posible y la compensación es la única forma de reconocer el derecho.

Casos en que procede la compensación.

Solo hay dos escenarios, y las reglas de cada uno son diferentes, como se explica a continuación.

Compensación parcial durante la vigencia del contrato.

El numeral 1 del artículo 189 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 20 de la Ley 1429 de 2010, lo permite en estos términos:

«Empleador y trabajador, podrán acordar por escrito, previa solicitud del trabajador, que se pague en dinero hasta la mitad de las vacaciones.»

Tres requisitos saltan del texto y conviene subrayarlos, porque es donde más se equivocan las empresas: la solicitud debe partir del trabajador, el acuerdo debe constar por escrito y el tope es la mitad del periodo.

El empleador no puede decidir unilateralmente compensar las vacaciones de su personal, ni siquiera con el consentimiento verbal del trabajador. El documento escrito es además la mejor prueba de que el trabajador no descansó porque le pagaron, y no porque le negaron el derecho.

Compensación al terminar el contrato de trabajo.

Cuando el contrato termina sin que el trabajador haya disfrutado sus vacaciones, estas se compensan en dinero sin el tope de la mitad, cualquiera que sea el tiempo laborado. Así lo dispone el artículo 1 de la Ley 995 de 2005:

«Los empleados públicos, trabajadores oficiales y trabajadores del sector privado que cesen en sus funciones o hayan terminado sus contratos de trabajo, sin que hubieren causado las vacaciones por año cumplido, tendrán derecho a que estas se les reconozcan y compensen en dinero proporcionalmente por el tiempo efectivamente trabajado.»

Aquí no operan los topes del artículo 189, y la razón es evidente: terminado el contrato ya no existe posibilidad de descansar, de modo que la finalidad protectora que justifica el límite desaparece. El único límite es la prescripción, que explicamos al final. Las vacaciones hacen parte de la liquidación que se paga en la terminación del contrato de trabajo.

Cuántos días se pueden compensar.

Durante la vigencia del contrato el tope es la mitad del periodo, esto es, 7,5 días hábiles de los 15 anuales. Como el dinero admite fracciones, pueden compensarse exactamente 7,5 días; lo que no cabe es compensar 8, porque excede la mitad que autoriza la ley.

A ese tope se suma un segundo límite que suele pasarse por alto: el numeral 1 del artículo 190 del Código Sustantivo del Trabajo obliga a gozar cada año, como mínimo, seis días hábiles continuos que no son acumulables ni compensables, según explicamos en días mínimos de vacaciones.

De manera que una empresa que compensa en dinero la totalidad de las vacaciones de su personal está incumpliendo la ley, aun cuando los trabajadores estén de acuerdo.

Con qué salario se liquida la compensación.

La base es el último salario devengado, por disposición expresa del numeral 3 del artículo 189 del Código Sustantivo del Trabajo:

«Para la compensación de dinero de estas vacaciones, en el caso de los numerales anteriores, se tomará como base el último salario devengado por el trabajador.»

En términos prácticos, es el salario que el trabajador tiene el día en que se liquida la compensación, aunque los periodos correspondan a años anteriores en los que ganaba menos.

Los conceptos que integran esa base son los mismos de las vacaciones disfrutadas: entran el salario ordinario, las comisiones, el recargo nocturno de la jornada ordinaria y el salario en especie no excluido por pacto; quedan por fuera las horas extras, el trabajo en días de descanso obligatorio y el auxilio de transporte, según las reglas de la base para liquidar las vacaciones.

Base cuando el salario es variable.

Si el salario varía mes a mes, el numeral 2 del artículo 192 del Código Sustantivo del Trabajo obliga a promediar lo devengado en el año inmediatamente anterior.

Cuando el trabajador lleva menos de un año, el promedio se toma sobre los meses efectivamente laborados, sean dos o diez. Y si quedan días pendientes que se compensen más adelante, hay que rehacer el promedio con los doce meses previos a esa nueva liquidación. Recordemos que un aumento de sueldo no convierte el salario en variable.

Los domingos y festivos en la compensación de las vacaciones.

Este es el punto más discutido de todos y merece tratamiento aparte, porque de él depende que la compensación resulte correcta o que el trabajador reciba bastante menos de lo que le corresponde.

Lo habitual es que el empleador liquide 15 días por año trabajado, o la proporción que corresponda, tratándolos como días calendario. Pero el artículo 186 del Código Sustantivo del Trabajo no habla de días calendario: habla de quince días hábiles.

En nuestro criterio, al compensar las vacaciones se deben reconocer los días hábiles causados más los domingos y festivos que habrían quedado comprendidos en el periodo de descanso, y también los sábados cuando la jornada de la empresa es de lunes a viernes.

El argumento es sencillo: el Código Sustantivo del Trabajo no distingue entre vacaciones disfrutadas y compensadas. Existe un único mandato, que es otorgar 15 días hábiles por año de servicios. Si la ley no hizo la distinción, no le corresponde al intérprete crearla. La regla de los sábados la explicamos en ¿el sábado es día hábil?

En la práctica esto significa que, al terminar el contrato, se determinan los días hábiles a compensar y se cuentan a partir del día siguiente a la terminación, saltando domingos y festivos, hasta obtener el total de días calendario que se han de reconocer. El resultado varía según la fecha, porque no es lo mismo terminar un contrato en enero que en la semana de Pascua.

Lo que dicen el Ministerio del Trabajo y los jueces.

Advertimos que lo anterior es nuestra posición, y no es la que aplican las autoridades.

El Ministerio del Trabajo, en el concepto 08SE20231203000000027666 de 2023, considera que no deben incluirse los días no laborables en la compensación de las vacaciones a la terminación del contrato, sin entrar a interpretar mayormente la ley.

Los jueces laborales han seguido esa misma línea. Nos ha escrito más de un lector que perdió el proceso reclamando esos días, en procesos de única instancia que no admiten apelación, y en algún caso con condena en costas.

De acuerdo con nuestro criterio, la discusión solo quedará zanjada cuando se pronuncie la Corte Suprema de Justicia o la Corte Constitucional. Mientras tanto, cada juez aplica su propio entendimiento y los empleadores seguirán liquidando 15 días calendario.

La conclusión práctica para el trabajador es incómoda pero útil: acumular vacaciones es un mal negocio. Quien acumula varios periodos y termina compensándolos pierde, en la interpretación que hoy se impone, todos los días no hábiles que habría disfrutado.

Cómo se liquida la compensación de las vacaciones.

Despejado lo anterior, el procedimiento corriente es este:

1. Se determinan los días laborados desde la última liquidación de vacaciones o desde el ingreso.
2. Se calculan los días hábiles causados con la fórmula (días trabajados × 15) ÷ 360.
3. Se determina el salario diario dividiendo el último salario entre 30.
4. Se multiplica el salario diario por los días hábiles causados.

Así liquidan el Ministerio del Trabajo y los jueces, y es lo que el trabajador va a recibir. Para aplicar nuestro criterio se agrega un paso entre el segundo y el tercero: proyectar esos días hábiles sobre el calendario a partir del día siguiente a la terminación, identificar los domingos y festivos comprendidos y sumarlos al total. Nuestro liquidador de vacaciones en línea muestra las dos cifras.

Ejemplo de compensación de vacaciones en dinero.

Supongamos un trabajador con salario de $2.400.000 y jornada de lunes a sábado, cuyo contrato termina el martes 1 de diciembre de 2026 tras 240 días laborados, es decir, ocho meses.

La cifra destacada es la que va a recibir: los 10 días hábiles causados por $80.000 diarios. Las filas siguientes muestran lo que, de acuerdo con nuestro criterio, debería pagarse: al proyectar esos 10 días hábiles desde el 2 de diciembre, el descanso llega hasta el 14 y comprende dos domingos y el festivo del 8.

Esos $240.000 de diferencia son los que hoy están en discusión y que los jueces vienen negando. La primera cifra no depende del calendario; la segunda cambia según la fecha en que termine el contrato y los festivos que caigan en el tramo.

Cuando una parte se disfruta y otra se compensa.

Es frecuente que el trabajador tome parte del descanso y pida en dinero el resto, lo que la ley permite hasta por la mitad del periodo.

El procedimiento es el mismo para las dos partes, con una advertencia práctica: los días no hábiles no se cuentan dos veces. Los de la parte disfrutada son los que efectivamente cayeron en el calendario durante el descanso; los de la parte compensada se proyectan como si el trabajador la hubiera tomado a continuación.

Supongamos un trabajador con 15 días hábiles causados que disfruta 8 y compensa 7, con salario de $2.400.000, es decir, $80.000 diarios.

Nótese que la suma equivale a las vacaciones completas: el trabajador no pierde nada por haber tomado el descanso en dos formas distintas.

Aportes parafiscales sobre las vacaciones compensadas.

Sobre el valor que se paga por compensación de vacaciones sí se deben liquidar aportes parafiscales, pese a que ese pago no constituye salario.

La obligación no nace de la naturaleza del pago sino de una norma expresa, el artículo 17 de la Ley 21 de 1982, que amplía la base más allá del salario:

«Para efectos de la liquidación de los aportes al régimen del Subsidio Familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, Escuela Superior de Administración Pública, (ESAP), Escuela Industrial e Institutos Técnicos, se entiende por nómina mensual de salarios la totalidad de los pagos hechos por concepto de los diferentes elementos integrantes del salario en los términos de la Ley Laboral, cualquiera que sea su denominación y además, los verificados por descansos remunerados de Ley y convencionales o contractuales.»

La expresión decisiva es «descansos remunerados de Ley», que incluye las vacaciones. En ese sentido se ha pronunciado de forma reiterada la sección cuarta del Consejo de Estado, entre otras en la sentencia 21598 del 5 de abril de 2018, con ponencia del magistrado Jorge Octavio Ramírez.

La regla aplica tanto a la compensación que se pacta durante el contrato como a la que se paga al terminarlo, sin perjuicio de la exoneración del SENA y el ICBF del artículo 114-1 del Estatuto Tributario cuando el empleador cumple sus condiciones. La caja de compensación nunca está exonerada, como explicamos en ¿en vacaciones se paga caja de compensación?

Las vacaciones compensadas y la base de seguridad social.

Aquí la respuesta se invierte: sobre las vacaciones compensadas en dinero no es obligatorio pagar aportes a seguridad social.

La razón es la ausencia de una norma como la que existe en materia parafiscal. La Ley 100 de 1993 construye la base de cotización sobre el salario, y la compensación de vacaciones no es salario en los términos del artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo.

Así lo ha entendido la sección cuarta del Consejo de Estado en la sentencia 20487 del 3 de agosto de 2016, con ponencia de la magistrada Martha Teresa Briceño.

Conviene distinguir bien este punto de otro parecido: las vacaciones disfrutadas sí son base de cotización, y durante ellas el ingreso base es el último reportado antes de iniciar el descanso, como explicamos en ¿a las vacaciones se les descuenta salud y pensión? Lo que queda por fuera es la compensación, y por eso tampoco se le descuenta al trabajador salud ni pensión sobre ella.

Naturaleza jurídica de la compensación.

La compensación de las vacaciones no es salario ni prestación social: tiene naturaleza indemnizatoria, como su propio nombre sugiere.

Sobre ese carácter no salarial ha dicho la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia, en criterio reiterado entre otras en la sentencia SL13747-2017:

«…también es verdad que tratándose de la compensación de las vacaciones, tal rubro no puede tenerse como factor de salario […] pues es indiscutible que la misma, tal y como lo ha precisado la Corte, es una especie de indemnización que el empleador paga al trabajador cuando por las circunstancias excepcionales, que la propia ley consagra, no puede disfrutar del descanso remunerado y reparador, que las vacaciones implican.»

De esa naturaleza indemnizatoria se desprende todo lo demás: no genera prestaciones sociales, no genera seguridad social y solo genera parafiscales porque una ley especial así lo dispuso.

Lo que se debe pagar al compensar las vacaciones.

En resumen, estos son los pagos que genera la compensación y los que no:

Una advertencia práctica sobre esta tabla: como la liquidación se hace por medio de la planilla integrada, que toma una misma base para todos los conceptos, en el día a día muchas empresas terminan cotizando seguridad social sobre esos pagos. Hacerlo de más no genera sanción, pero sí un mayor costo que en estricto derecho no corresponde.

Y en el extremo contrario, muchos empleadores no pagan ni parafiscales ni seguridad social sobre la compensación, porque la tratan sin más como una indemnización. Ese sí es un riesgo real frente a la UGPP.

Prescripción de las vacaciones compensadas.

La prescripción de las vacaciones tiene un funcionamiento particular que conviene explicar por partes.

Cuándo se hacen exigibles las vacaciones.

Las vacaciones se causan al cumplirse el año de servicios, pero no son exigibles de inmediato: el artículo 187 del Código Sustantivo del Trabajo concede al empleador un año más para señalar la época del disfrute.

El artículo 488 del Código Sustantivo del Trabajo fija la prescripción en tres años contados desde que la obligación se hace exigible, no desde que se causa. Sumando el año de gracia del empleador, el trabajador dispone en la práctica de cuatro años desde la causación, como explicamos en ¿cuándo se pierden las vacaciones?

Tratándose de la compensación por terminación del contrato, el punto de partida es otro: el derecho nace el día en que el contrato termina, y desde allí corren los tres años.

En resumen, el término siempre es de tres años; lo que cambia es desde cuándo se cuenta:

• Vacaciones para disfrutar: desde un año después de causadas.
• Compensación por terminación: desde la terminación del contrato.

La compensación no revive las vacaciones prescritas.

Este es el punto que más sorprende a los trabajadores que acumularon periodos durante años.

Al terminar el contrato se compensan las vacaciones pendientes, pero solo aquellas que no hayan prescrito. Así lo precisó la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia en la sentencia SL467-2019, radicación 71281, del 6 de febrero de 2019, con ponencia de la magistrada Clara Cecilia Dueñas Quevedo:

«Paralelamente, ha de señalar la Sala que la compensación judicial en dinero de las vacaciones no revive periodos vacacionales prescritos […] En rigor, las únicas exigibles a la terminación del contrato de trabajo son las vacaciones proporcionales (art. 1º L. 995/2005), pues las causadas y exigibles durante la vigencia del contrato de trabajo prescriben paulatinamente…»

De manera que al terminar el contrato solo es viable exigir la compensación de las vacaciones de los últimos cuatro años; las del quinto y anteriores ya se perdieron.

Sumado a lo que vimos sobre los domingos y festivos, la conclusión para el trabajador es la misma por dos caminos distintos: conviene tomar las vacaciones, no acumularlas.

A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.