Compensación de las vacaciones en dinero

Por 29 agosto, 2019

La compensación de las vacaciones en dinero ocurre cuando el trabajador no las disfruta a pesar de tener derecho a ello, y en su lugar recibe su equivalente en dinero.

Casos en que procede la compensación de las vacaciones en dinero.

compensar-tiempo-dinero

La regla general es que el trabajador debe disfrutar de sus vacaciones, por cuanto es un derecho que consagra expresamente la ley laboral que se corresponde con las necesidades físicas y de salud del trabajador, y sólo de forma excepcional se pueden compensar dichas vacaciones en los casos que a continuación se señalan.

Compensación parcial de las vacaciones durante la ejecución del contrato de trabajo.

El artículo 189 del código sustantivo del trabajo prevé que parte de las vacaciones se puedan compensar previo acuerdo entre las partes:

«Empleador y trabajador, podrán acordar por escrito, previa solicitud del trabajador, que se pague en dinero hasta la mitad de las vacaciones.»

Lo máximo que se puede compensar es la mitad de las vacaciones, lo que significa que el trabajador por derecho propio debe disfrutar parte de las vacaciones anualmente, que considerando lo dispuesto por el artículo 190, el disfrute no debe ser inferior a 6 días hábiles continuos.

Acumulación de las vacaciones del trabajador

El acuerdo sobre la compensación de las vacaciones en dinero debe constar por escrito, pues así lo dispone la norma, y lo escrito es la mejor prueba de que el trabajador no disfrutó de las vacaciones porque le fueron pagadas no porque le fueron negadas.

Compensación de las vacaciones a la terminación del contrato de trabajo.

Cuando el contrato de trabajo se termina sin que el trabajador haya disfrutado de sus vacaciones, tiene derecho a que se le compensen en dinero.

Terminación del contrato de trabajo

Así lo dispone la ley 995 de 2005 en su artículo primero:

«Los empleados públicos, trabajadores oficiales y trabajadores del sector privado que cesen en sus funciones o hayan terminado sus contratos de trabajo, sin que hubieren causado las vacaciones por año cumplido, tendrán derecho a que estas se les reconozcan y compensen en dinero proporcionalmente por el tiempo efectivamente trabajado.»

Terminado el contrato de trabajo se liquidan las vacaciones pendientes de disfrute en proporción al tiempo por el cual se adeudan, ya sea el año completo o unos cuantos meses.

Valor de las vacaciones que se compensan en dinero.

Al compensar las vacaciones en dinero la liquidación se hará con base al último salario del trabajador, como lo señala el numeral 3 del artículo 189 del código sustantivo del trabajo:

«Para la compensación de dinero de estas vacaciones, en el caso de los numerales anteriores, se tomará como base el último salario devengado por el trabajador.»

Básicamente es el salario que el trabajador tiene al día en que se liquida la compensación de las vacaciones.

Salario base para liquidar la compensación de las vacaciones.

El salario base para liquidar la compensación de las vacaciones es el mismo que corresponde a las vacaciones, y respecto a este señala el artículo 192 del código sustantivo que señala dos situaciones:

  1. Durante el período de vacaciones el trabajador recibirá el salario ordinario que esté devengando el día en que comience a disfrutar de ellas. En consecuencia, sólo se excluirán para la liquidación de vacaciones el valor del trabajo en días de descanso obligatorio y el valor del trabajo suplementario en horas extras.
  2. Cuando el salario sea variable las vacaciones se liquidaran con el promedio de lo devengado por el trabajador en el año inmediatamente anterior a la fecha en que se concedan.

Cuando el salario es variable y el trabajador lleva menos de un año trabajando, el promedio se determina considerando los meses que lleve laborando, sean 2 o 10.

Salario variable y variación del salario

Determinación de los días a compensar. ¿Cómo se cuentan?

La norma dice que las vacaciones corresponden a 15 días hábiles por cada año laborado o proporcionalmente si el tiempo trabajador es menor a un año, luego partimos de los 15 días hábiles que es muy diferente a 15 días calendario.

Por lo general los empleadores compensan las vacaciones con 15 días nada más, como si fueran días calendario lo que es incorrecto y perjudica al trabajador.

Para compensar correctamente las vacaciones en dinero, el día en que se hace la compensación, supongamos el día en que el trabajador es desvinculado, se cuentan a partir de allí 15 días hábiles, es decir, descontando domingos y festivos, y el resultado será diferente dependiendo del día en que comience la compensación.

Por ejemplo, si el contrato termina el 10 de abril de 2019, se compensarán los 15 días de vacaciones a partir del 11 de abril, y los 15 días hábiles llegan hasta el 2 de mayo de 2019, por cuanto en ese tramo de tiempo hay 3 festivos y 3 domingos, es decir que en total se han de compensar 21 días.

Suponiendo que el trabajador tiene un salario de $1.200.000 al mes (40.000 diarios), tendremos que sus vacaciones compensadas equivalen a $840.000.

Cada caso particular será diferente puesto que incluyen extremos temporales distintos.

Aportes parafiscales en la compensación de las vacaciones en dinero.

Cuando se compensan vacaciones en dinero es obligatorio realizar aportes parafiscales sobre dichos pagos, aunque estos no tienen naturaleza salarial como se ve más adelante.

En consecuencia, a pesar de no constituir salario se debe pagar aportes parafiscales por expresa disposición del artículo 17 de la ley 21 de 1982, en la parte que se refiere a los descansos remunerados:

«Para efectos de la liquidación de los aportes al régimen del Subsidio Familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, Escuela Superior de Administración Pública, (ESAP), Escuela Industrial e Institutos Técnicos, se entiende por nómina mensual de salarios la totalidad de los pagos hechos por concepto de los diferentes elementos integrantes del salario en los términos de la Ley Laboral, cualquiera que sea su denominación y además, los verificados por descansos remunerados de Ley y convencionales o contractuales.»

En ese mismo sentido se ha pronunciado en innumerables ocasiones la sección cuarta del Consejo de estado, entre ellas en la sentencia 21598 del 5 de abril de 2018 con ponencia del magistrado Jorge Octavio Ramírez, donde se reitera jurisprudencia desde la década de los años 90.

El pago de aportes parafiscales se debe hacer sobre cualquier compensación, ya sea al finalizar el contrato de trabajo, o durante la ejecución de este en que las partes acuerdan compensar una parte y descansar otra.

En el caso en que el trabajador no disfruta las vacaciones sino que decide recibir su equivalente en dinero, en el periodo en que las compensa recibe doble asignación: el salario normal y el pago por la compensación de las vacaciones, de suerte que sobre esos dos pagos se debe aportar parafiscales cuando hay lugar a ello.

Exoneración de aportes a seguridad social y parafiscales

Aportes a seguridad social cuando se compensan las vacaciones en dinero.

De acuerdo al ministerio del trabajo y al mismo consejo de estado sección cuarta (sentencia 20487 del 3 de agosto de 2016 con ponencia de la magistrada Martha Teresa Briceño), no es obligatorio pagar seguridad social sobre las vacaciones compensadas en dinero.

Es así porque contrario a lo que sucede con los aportes parafiscales donde una ley expresamente lo exigen, no sucede así con los aportes a seguridad social regulados por la ley 100 de 1993, y al no existir esa obligación expresa no se puede incluir dentro de la obligación general de pagar seguridad social, por cuanto la compensación por vacaciones no tiene la naturaleza de salario en los términos del artículo 127 del código sustantivo del trabajo, únicos conceptos sobre los que se han de pagar aportes a seguridad social.

Naturaleza jurídica de la compensación de las vacaciones.

La compensación de las vacaciones no es salario ni prestación social, sino que tiene la connotación de indemnización, de compensación como su mismo nombre lo indica.

Respecto a la naturaleza no salarial de la compensación de vacaciones, señaló la sala laboral de la Corte suprema de justicia en sentencia del 27 de febrero de 2002, radicación No. 33.082:

«…también es verdad que tratándose de la compensación de las vacaciones, tal rubro no puede tenerse como factor de salario […] pues es indiscutible que la misma, tal y como lo ha precisado la Corte, es una especie de indemnización que el empleador paga al trabajador cuando por las circunstancias excepcionales, que la propia ley consagra, no puede disfrutar del descanso remunerado y reparador, que las vacaciones implican.»

En consecuencia, al no tener carácter salarial, y al no existir una norma expresa que obligue a realizar aportes a seguridad social sobre las vacaciones compensas, no hay lugar a ello.

Aportes a seguridad social

No obstante, como la liquidación se hace por medio de la planilla única donde se toma una misma base para liquidar los diferentes conceptos, en la práctica se termina pagando seguridad social sobre los mismos pagos respecto a los que se pagan aportes parafiscales.

Y, a decir verdad, muchos empleadores no pagan ni seguridad social ni aportes parafiscales sobre los pagos por compensación de vacaciones, en vista que estos por descuido son tratados como una indemnización y no como salario quedando por fuera de la base de liquidación.

Lo que se debe pagar en la compensación de vacaciones en dinero.

Para resumir lo que se debe pagar y no se debe pagar al compensar las vacaciones tenemos la siguiente tabla:

Lo que se debe pagar. Lo que no se debe pagar.
La compensación propiamente dicha. Seguridad social.
Los aportes parafiscales. Prestaciones sociales.

Recordemos que la compensación de las vacaciones en dinero no constituye salario, de modo que sobre ese concepto no se pagan prestaciones sociales ni seguridad social, y por excepción legal se pagan aportes parafiscales.

Prescripción de las vacaciones compensadas en dinero.

La prescripción del derecho a las vacaciones compensadas en dinero al terminar el contrato de trabajo tiene un tratamiento de especial cuidado que a continuación explicamos.

Causación de las vacaciones y el derecho a exigirlas.

Para entender claramente la prescripción de las vacaciones se debe precisar cuándo se causan y cuándo se hacen exigibles.

Las vacaciones se causan luego de un año de trabajo, por cuanto estas se otorgan por cada año laborado, pero sólo se hacen exigibles un año después de causadas, en atención a lo dispuesto por el artículo 187 del código sustantivo del trabajo que da un año de plazo al empleador para conceder las vacaciones, y sólo después de vencido ese plazo es que el trabajador puede exigir las vacaciones.

Si el trabajador ingresó a laborar en enero 01 de 2018, las vacaciones se causan en diciembre 31 de 2018, pero sólo son exigibles para el trabajador a partir del 01 de enero de 2020.

Prescripción general de las obligaciones laborales.

Por regla general los derechos laborales prescriben a los tres años de haberse causado, según el artículo 488 del código sustantivo del trabajo, pero no es el caso de las vacaciones el asunto varía un poco.

Prescripción de los derechos laborales

Prescripción del derecho a las vacaciones.

Si bien el término de prescripción de las vacaciones es de 3 años, este término sólo se empieza a contar luego de un año de causado el derecho, de hacerse exigible para el trabajador,  como ya se explicó.

Como el trabajador sólo puede exigir sus vacaciones un año después de haberse causado el derecho, el término de prescripción no es de 3 años sino de 4, pues el conteo de la prescripción inicia cuando el derecho se hace exigible para el trabajador.

Respecto a la compensación de las vacaciones en dinero al terminar el contrato de trabajo, la prescripción es de tres años contados desde el momento en que se hace exigible la compensación.

Para el caso en que se termina el contrato de trabajo, este derecho nace o se causa en el momento en que el contrato de trabajo termina, y desde allí empieza a contar el término de la prescripción.

La prescripción de las vacaciones en todo caso es de tres años, lo que cambia es el momento o fecha en que estos tres años se cuentan:

  • Disfrute de vacaciones: 1 año después de causadas.
  • Compensación en dinero: Desde la terminación del contrato.

Esta diferenciación tiene importancia para determinar qué y cuándo prescribe, como pasa a señalarse.

La compensación de las vacaciones no revive las vacaciones prescritas.

Al terminar el contrato de trabajo se deben compensas las vacaciones que el trabajador no haya disfrutado, pero sólo se pueden compensar aquellas que aún no hayan prescrito.

La regla general es que se compensan las vacaciones proporcionales no causadas en el último año, pues las anteriores el trabajador debió disfrutarlas, pero hay casos en que el trabajador no las disfruta sino que las acumula.

Acumulación de las vacaciones del trabajador

En consecuencia, al terminar el contrato de trabajo el empleador adeuda las vacaciones de varios años, vacaciones que debe compensar en dinero, siempre que esas vacaciones acumuladas no hayan prescrito, que como ya se indicó sucede a los 4 años de causadas.

Si bien a la terminación del contrato de trabajo se han de compensar las vacaciones adeudadas, las ya prescritas no reviven en ocasión al derecho de la compensación.

Así lo señala con claridad la sala laboral de la Corte suprema de justicia en sentencia 71281 del 6 de febrero de 2019 con ponencia de la magistrada Clara Cecilia Dueñas Quevedo:

«Paralelamente, ha de señalar la Sala que la compensación judicial en dinero de las vacaciones no revive periodos vacacionales prescritos, como lo entendió el Tribunal, al ordenar la compensacion de todos las vacaciones exigibles en vigencia del contrato de trabajo, sin tener en cuenta el fenomeno extintivo de las obligaciones. En rigos, las únicas exigibles a la terminacion del contrato de trabajo son las vacaciones proporcionales (aeti. 1º L. 995/2005), pues las causadas y exigibles durante la vigencia del contrato de trabajo prescriben paulatinamente conforme a lo explicado en el parágrafo anterior.

De acuerdo a lo expuesto, precisa la Corte que la compenacion en dinero de la vacaciones no impide aplicar el fenomeno de la prescripcion frente a las vacaciones exigibles en desarrollo del contrato de trabajo…»

De acuerdo a lo anterior, al terminar el contrato de trabajo sólo es viable exigir la compensación de las vacaciones correspondientes a los últimos 4 años, pues las del quinto y anteriores ya están prescritas.

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Déjenos su opinión

16 Opiniones
  1. Federico Dice:

    En caso de finalización de contrato no se compensa la totalidad de las vacaciones en dinero, solo la mitad. Articulo 189 numeral 1 de CST, modificado por el artículo 20 de la Ley 1429 de 2010

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    • Cristian Dice:

      Podrán acordar la mitad del pago de sus vacaciones en dinero, pero tienen obligatoriamente que disfrutar la otra mitad de tiempo de vacaciones,en caso de terminación de contrato si el trabajador no ha disfrutado sus vacaicones se las tienen que pagar completas.

      Responder
    • Wilson V. Dice:

      Federico, Eso no lo dice la norma citada.
      A la finalización del contrato laboral, las partes pueden acordar la forma en que se:
      1.- Concederán (lo que implicaría el aplazamiento de la fecha de la liquidación laboral) o,
      2.- Compensarán (pago de la totalidad de las vacaciones, en dinero, las cuales se incluyen en la liquidación del contrato laboral).
      jwilsonvs@yahoo.com

      Responder
  2. Beatriz Zapata Dice:

    Buenos días,
    En días pasados, por una situación económica por la que estaba pasando solicité la mitad del dinero de las vacaciones y este fue aprobado por mi empleador, ahora la pregunta es cuando valla a disfrutar de las vacaciones en tiempo solo disfruto de la mitad del tiempo tambien?

    Responder
  3. Luisa Mejia Dice:

    Si el trabajador leva la solicitud por escrito para el pago de unos dias de vacaciones que no superen la mitad, la empresa esta obligada a hacer el pago o podria negarse ?

    Responder
  4. gan2017 Dice:

    Buenas tardes.
    En caso del pago de las vacaciones que no fueron disfrutadas y van dentro de la liquidación, ya que el empleado se retiro antes del año, ese valor de vacaciones dentro de la liquidaron, hace parte del IBC para descontarle al empleado EPS y AFP?
    Muchas gracias.

    Responder
    • Yessica Cataño Dice:

      Buenos días, el pago por vacaciones en dinero solo hace base para el aporte al Sistema de Parafiscales, mas no para el sistema de seguridad social por este valor, por ende no debe realizarse la deducción al empleado por salud y pensión ni tener en cuenta este valor para el IBC.

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  5. melvin Dice:

    si un trabajador solicita las vacaciones pero no desea salir al disfrute de sus dias y quiere quedarse trabajando.

    Estos dias se pagan adicionales al pago de vacaciones

    El puede solicitar despues el disfrute de sus dias y estos seran descontados o hay que pagarle al trabajador asi no este laborando

    Responder
  6. Erika Dice:

    Buenas tardes:

    En caso de presentar la renuncia voluntaria antes de completar el año para solicitar las vacaciones correspondientes, existe la normatividad que le diga al empleador que debe pagar parte de esas vacaciones?. Algo así como funcionan las cesantías, es decir, que, independientemente de que no complete el año, debe contenerse en la liquidación lo que lleve el trabajador hasta el mes transcurrido.

    Mil gracias.

    Responder
  7. Milena Dice:

    Ejemplo: Un trabajador con contrato a término indefinido cumple el año de trabajo el 31 de Diciembre y sale a vacaciones el 1 de Enero. El nuevo año laboral se cuenta a partir del regreso de sus vacaciones? Es decir, cada disfrute de vacaciones se va corriendo los 20 días q descansó el trabajador? O se cuenta el tiempo disfrutado de vacaciones como tiempo laborado y su año siempre se va a cumplir el 31 de Diciembre? Gracias

    Responder
  8. Milena Dice:

    Si un trabajador a estado incapacitado durante 3 años como seria el.pago de las vacaciones solo un año o año por año gracias

    Responder
    • Venis Pardo Dice:

      En el sector privado no existe o no conocemos una norma que permite afirmar que si el trabajador ha estado incapacitado un año, no tiene derecho a las vacaciones. Esto por una sencilla razón: las incapacidades, por extensas que sean, no suspenden el contrato de trabajo, único evento en que no hay lugar al reconocimiento de las vacaciones (La incapacidad no suspende el contrato de trabajo, toda vez que la incapacidad es una inhabilidad física o mental que tiene el trabajador para desarrollar sus funciones ocasionando que se ausente de sus labores, asi lo señaló el Ministerio de Trabajo en el Concepto 8813 de marzo de 2019, adicionalmente no esta inmerso entre las situaciones de suspensión del contrato que trata el artículo 53 del CST.)

      En el sector público si hay una antigua norma (Decreto-Ley 1848 de 1969 y Decreto Ley 1045 de 1978) que consideró el descuento de incapacidades superiores a 180 días para efecto de el cálculo de la vacaciones, pero no en el sector privado.

      Responder
    • Venis Pardo Dice:

      La incapacidad no suspende el contrato de trabajo, toda vez que la incapacidad es una inhabilidad física o mental que tiene el trabajador para desarrollar sus funciones ocasionando que se ausente de sus labores, asi lo señaló el Ministerio de Trabajo en el Concepto 8813 de marzo de 2019, adicional mente no esta inmerso entre las situaciones de suspensión del contrato que trata el artículo 53 del CST.

      Responder
  9. CRISTINA Dice:

    Si un trabajador tiene acumulado 46 dias, de los cuales el primer periodo le hacen falta por disfrutar 13 dias, 15 dias del siguiente año, y el resto de los siguientes años.
    Si se quiere tomar una parte en dinero 7 pagados 8 tomados, lo puedo hacer sabiendo que afecta periodos diferentes.

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  10. YULY parrado Dice:

    Buenas noches mi pregunta es llevo dos años con la empresa en la cual el primer año no pedí mis vacaciones y para el segundo año estaba incapacitada ya llevo 4 meses de incapacidad medica por enfermedad cáncer pase carta solicitando q me paguen las vacaciones del primer año entre septiembre del 2017 -2018 pero refieren q la ley no lo deja porque me encuentro en incapacidad médica quiero saber si es verdad y q ley es esa q no permite esto muchas gracias

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  11. ecgm6070 Dice:

    Buena noche, tengo una duda para calcular la base de unas vacaciones que se van a pagar en la liquidación de contrato de trabajo, debo tener en cuenta para el promedio las horas extras generadas por el colaborador en el ultimo año de servicio, y de ser así para provisionar el valor mensual debo tener en cuenta las mismas horas extras?, muchas gracias

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