Contrato de reemplazo: cómo contratar a quien cubre vacaciones, licencias o incapacidades

Cuando un trabajador sale de vacaciones, de licencia o incapacitado, el empleador puede contratar a otro para reemplazarlo temporalmente. La ley no prevé un «contrato de reemplazo» como figura aparte: se usa un contrato a término fijo cuando se conoce la duración de la ausencia, o uno por obra o labor cuando no se conoce, con las reglas del artículo 46 del Código Sustantivo del Trabajo. ¿Cuál conviene en cada caso, cuánto hay que pagarle al reemplazo y qué pasa si al final no se le puede desvincular?

Cuándo se necesita un reemplazo.

Las situaciones más frecuentes son estas:

• Vacaciones del trabajador titular.
• Licencia de maternidad o de paternidad.
• Incapacidad por enfermedad o accidente.
• Licencia no remunerada o suspensión del contrato.

En las dos primeras se sabe de antemano cuánto durará la ausencia; en las dos últimas no siempre, porque una incapacidad puede prorrogarse. Esa diferencia es la que decide el tipo de contrato.

Qué contrato se debe usar.

La elección depende de si se conoce o no la duración de la ausencia. Veamos cada caso.

Cuando se conoce la duración: término fijo.

Si el titular sale de vacaciones por quince días hábiles o de licencia de maternidad por dieciocho semanas, el reemplazo puede contratarse a término fijo por ese mismo tiempo. El contrato debe constar por escrito y conviene que indique a quién reemplaza y por qué causa.

Como todo contrato a término fijo, debe notificarse la no renovación con treinta días de antelación al vencimiento; de lo contrario se prorroga automáticamente, aunque el titular ya haya regresado. De acuerdo con nuestro criterio, en los contratos de treinta días o menos ese aviso no se exige. Ver preaviso y carta de no renovación del contrato a término fijo.

Cuando no se conoce la duración: obra o labor.

Si el titular está incapacitado y no se sabe cuándo volverá, el contrato por obra o labor permite pactar que el reemplazo dure hasta el reintegro del titular, sea en un mes o en un año.

Desde la Ley 2466 de 2025 ese contrato debe constar por escrito y describir la labor de forma precisa y detallada. De acuerdo con nuestro criterio, la describe suficientemente una cláusula que identifique al trabajador reemplazado, su cargo y la causa de la ausencia, y que fije como terminación su reintegro. Una cláusula genérica, como «reemplazos varios», no sirve. Ver contrato por obra o labor.

Si el titular regresa y el reemplazo sigue trabajando, o pasa a cubrir otras ausencias sin que se documente, el contrato se entiende indefinido desde el inicio.

¿Sirve el contrato ocasional?

No, aunque el reemplazo dure menos de un mes. El contrato ocasional exige que la labor sea distinta de las actividades normales del empleador, y quien reemplaza a un trabajador de planta desempeña precisamente una labor propia del negocio. Ver contrato ocasional, accidental o transitorio.

Reemplazo por medio de una empresa de servicios temporales.

La ley autoriza expresamente a las empresas de servicios temporales para cubrir estas ausencias. Lo dispone el numeral 2 del artículo 77 de la Ley 50 de 1990:

«Cuando se requiere reemplazar personal en vacaciones, en uso de licencia, en incapacidad por enfermedad o maternidad.»

La ventaja para la empresa es que no asume directamente la vinculación: el empleador es la temporal, que se encarga de la contratación, la liquidación y la no renovación.

Pero conviene no sobrevalorarla. La estabilidad laboral reforzada también protege al trabajador en misión: si la reemplazante queda embarazada, la temporal no puede desvincularla sin más, y la Corte Constitucional ha extendido en ciertos casos la responsabilidad a la empresa usuaria. La temporal reduce la carga administrativa, no el riesgo de la protección especial.

Cuánto se le paga al reemplazo.

La regla de referencia es el principio de a trabajo igual, salario igual del artículo 143 del Código Sustantivo del Trabajo: quien desempeña el mismo puesto, con la misma jornada y en condiciones de eficiencia iguales, debe recibir el mismo salario.

En la práctica, el empleador puede pagar un salario inferior si hay razones objetivas, como menor experiencia, formación o entrenamiento que el titular, y conviene que pueda demostrarlas. En ningún caso puede pagar menos del salario mínimo. El alcance del principio se explica en a trabajo igual, salario igual.

Si quien reemplaza es otro trabajador de la misma empresa, que asume temporalmente un cargo mejor remunerado, tiene derecho a la diferencia salarial mientras dure el reemplazo, según el mismo principio.

Derechos del trabajador de reemplazo.

El trabajador de reemplazo tiene exactamente los mismos derechos que cualquier otro, en proporción al tiempo trabajado: prestaciones sociales, seguridad social desde el primer día y liquidación al terminar. Como sus contratos suelen durar menos de un año, las vacaciones no alcanzan a disfrutarse y se le compensan en dinero. Ver liquidación del contrato de trabajo.

El riesgo de la estabilidad laboral reforzada.

Terminado el reemplazo, el contrato termina por una causa legal. Pero si en ese momento la trabajadora está embarazada, o el trabajador tiene una afectación de salud que el empleador conoce, la terminación exige revisar el caso, porque la protección especial no desaparece por tratarse de un reemplazo. Ver estabilidad laboral reforzada.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.