¿A las vacaciones se les descuenta salud y pensión?

Sí, cuando las vacaciones se disfrutan, porque ese pago es salario y el contrato sigue vigente durante el descanso, de modo que se cotiza a salud y pensión y al trabajador se le descuenta su parte; no, cuando se compensan en dinero, porque la compensación no es salario. La base de cotización de los días de descanso, además, tiene una regla propia en el artículo 3.2.5.1 del Decreto 780 de 2016, y durante las vacaciones no se cotiza a riesgos laborales. ¿Cuánto se descuenta y sobre qué base?

Sí se descuenta cuando las vacaciones se disfrutan.

Las vacaciones laborales son un descanso remunerado de naturaleza salarial, de modo que los días de descanso cotizan igual que los días trabajados. El empleador aporta lo que le corresponde y al trabajador se le descuenta lo suyo, exactamente igual que cuando trabaja.

Por la misma razón, el trabajador no se retira de la seguridad social cuando sale a vacaciones: se reporta la novedad de vacaciones en la planilla, nunca la de retiro. Lo que sí cambia es la base sobre la que se calculan los aportes de esos días, como se verá más adelante.

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Cuánto se le descuenta al trabajador.

El descuento es del 4% para salud y del 4% para pensión, es decir, un 8% en total. Supongamos un trabajador con salario de $2.000.000 que sale a vacaciones y recibe $1.200.000 por ese concepto:

El ejemplo supone que el salario no cambió respecto del mes anterior, que es lo habitual. Cuando cambió, el descuento se calcula sobre la base de cotización que se explica a continuación, y puede no coincidir exactamente con el 8% del pago de vacaciones.

Si el trabajador devenga cuatro o más salarios mínimos, se le descuenta además el aporte al fondo de solidaridad pensional, que se liquida sobre el ingreso base de cotización del mes.

El ingreso base de cotización durante las vacaciones.

La base de cotización de los días de descanso no es lo que el trabajador recibe por vacaciones. La fija el inciso segundo del artículo 3.2.5.1 del Decreto 780 de 2016:

«Las cotizaciones durante vacaciones y permisos remunerados se causarán en su totalidad y el pago de los aportes se efectuará sobre el último salario base de cotización reportado con anterioridad a la fecha en la cual el trabajador hubiere iniciado el disfrute de las respectivas vacaciones o permisos.»

Es decir que el ingreso base de cotización de los días de vacaciones es el último salario base reportado antes de iniciarlas. La razón de la regla es proteger al trabajador: si su base bajara por estar descansando, se afectarían su historia laboral y su pensión. Veamos cómo se aplica en los casos más frecuentes.

Cómo se aplica dentro de un mismo mes.

Supongamos que un trabajador sale a vacaciones el 10 de octubre y regresa el 28 del mismo mes. En la liquidación de octubre, los días del 1 al 9 y del 28 al 31 cotizan sobre el salario devengado en esos días, porque son días laborados, y los días del 10 al 27 cotizan sobre el último ingreso base reportado antes de salir, es decir, el de septiembre.

Esto obliga a separar en la nómina los días laborados de los días de vacaciones, cosa que muchas empresas no hacen.

Cuando las vacaciones cruzan de mes.

Si el descanso empieza el 25 de febrero y termina el 10 de marzo, los días de vacaciones de ambos meses se cotizan sobre el último ingreso base reportado antes de iniciarlas, que en este caso es el de enero, y los días laborados de cada mes sobre lo devengado en ese mes.

De acuerdo con nuestro criterio, el hecho de que el descanso se parta entre dos meses no genera una nueva base: la norma habla de la fecha en que el trabajador «hubiere iniciado el disfrute», que es una sola. Tampoco importa en qué quincena se paguen las vacaciones, porque la base de cotización no depende de cuándo se pagan.

La planilla y lo que ocurre en la práctica.

La planilla integrada trabaja con un único ingreso base por trabajador y por periodo, de manera que la mayoría de las empresas cotiza sobre lo efectivamente pagado en el mes, sin separar los días de vacaciones.

De acuerdo con nuestro criterio, esa práctica no es correcta cuando arroja un resultado distinto al de la norma, porque una regla de operación del sistema no puede modificar la base que fijó el decreto. En la mayoría de los casos ambos caminos dan lo mismo; la diferencia aparece cuando el trabajador venía devengando horas extras, recargos o comisiones que dejó de percibir durante el descanso. El valor mismo de las vacaciones se calcula con otras reglas, las de la base para liquidar las vacaciones.

El ingreso base cuando el salario es variable.

El numeral 2 del artículo 192 del Código Sustantivo del Trabajo obliga a promediar lo devengado en el año anterior cuando el salario es variable, pero esa norma sirve para determinar el valor de las vacaciones, no para fijar el ingreso base de cotización.

Como la cotización de los días de vacaciones se hace sobre el último ingreso base reportado, resulta indiferente que el salario sea fijo o variable: se toma el que se reportó en el periodo anterior al descanso, cualquiera que haya sido.

El ingreso base en el salario integral.

Cuando el trabajador devenga salario integral, la cotización se liquida sobre el 70% de ese salario, según el artículo 18 de la Ley 100 de 1993.

Con un salario integral de $30.000.000, el ingreso base de cotización durante las vacaciones es de $21.000.000, aunque las vacaciones mismas se liquidan sobre el 100% del salario pactado.

De dónde se hace el descuento.

Que las vacaciones causen aportes no significa que el descuento tenga que salir necesariamente del pago de las vacaciones.

La cotización se liquida por el mes completo, y el empleador puede descontar la parte del trabajador del pago de las vacaciones, del salario que pague a fin de mes, o repartirla entre ambos. Lo determinante es que el total descontado en el mes corresponda a la parte del trabajador sobre el ingreso base de ese mes. La forma de organizar esos pagos la explicamos en cómo se pagan las vacaciones.

Por qué parece que le descuentan dos veces en el mismo mes.

Es la consulta más frecuente sobre este tema y casi siempre tiene la misma explicación.

El trabajador recibe el pago de sus vacaciones con su descuento y, semanas después, recibe la nómina del mes también con su descuento. Al ver dos descuentos concluye que le cobraron doble.

No hay doble descuento: hubo un solo mes de cotización que llegó en dos pagos separados, uno como vacaciones y otro como salario. Para comprobarlo se suman los dos desprendibles del mismo mes y se verifica que el total descontado corresponda al 8% del ingreso base del mes. Si lo supera, hay un error que debe reclamarse al empleador.

En vacaciones no se cotiza a riesgos laborales.

La administradora de riesgos laborales asegura el riesgo que corre el trabajador al ejecutar su labor, y ese riesgo no existe mientras descansa. Por eso el literal c) del artículo 19 del Decreto 1772 de 1994, compilado en el Decreto 1072 de 2015, dispone que durante la novedad de vacaciones no se causan cotizaciones a riesgos laborales.

Lo que debe hacer el empleador es reportar la novedad de vacaciones en la planilla y no liquidar el aporte a la ARL por esos días. Recordemos además que ese aporte lo asume íntegramente el empleador, de modo que nunca se le descuenta al trabajador.

No se descuenta cuando las vacaciones se compensan en dinero.

Cuando el trabajador no descansa sino que recibe el dinero, el tratamiento se invierte, porque la compensación no es salario sino una indemnización por el descanso no disfrutado. Así lo reiteró la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia en la sentencia SL13747-2017:

«…partiendo del supuesto que la compensación de vacaciones no constituye factor salarial, y por ende, no debe tomarse para su cálculo acorde con lo expresado en la sentencia CSJ SL, 27 feb. 2002, rad. 16974, reiterada en decisión CSJ SL, 3 abr. 2008, rad. 30272.»

Al no ser salario, la compensación no entra en el ingreso base de cotización, y si no hay cotización tampoco hay nada que descontarle al trabajador. En el mismo sentido se pronunció la sección cuarta del Consejo de Estado en la sentencia 20487 del 3 de agosto de 2016.

La regla aplica igual si la compensación se pacta durante el contrato o si se paga al terminarlo, como explicamos en compensación de las vacaciones en dinero.

Los aportes parafiscales siguen otra regla.

Lo que queda por fuera de la seguridad social sí entra en la base de los aportes parafiscales, porque el artículo 17 de la Ley 21 de 1982 los liquida sobre la nómina y no sobre el salario, e incluye en ella los descansos remunerados.

Por eso las vacaciones, disfrutadas o compensadas, siempre generan aportes a la caja de compensación y, salvo exoneración, al SENA y al ICBF. Esos aportes los paga íntegramente el empleador y no se le descuentan al trabajador, como explicamos en ¿en vacaciones se paga caja de compensación?

A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.

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