En este artículo 18 secciones
- Las vacaciones son base para la seguridad social.
- El ingreso base de cotización durante las vacaciones.
- El ingreso base cuando el salario es variable.
- El ingreso base en el salario integral.
- En vacaciones no se cotiza a riesgos laborales.
- Las vacaciones compensadas no son base de seguridad social.
- Los aportes parafiscales siguen otra regla.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Cuál es el IBC de las vacaciones?
- ¿Las vacaciones son base para seguridad social?
- ¿En vacaciones se paga ARL?
- ¿Qué IBC se toma si el salario es variable?
- ¿Se retira al trabajador de la seguridad social cuando sale a vacaciones?
- ¿Qué IBC se usa si las vacaciones empiezan en un mes y terminan en el siguiente?
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Mientras el trabajador disfruta sus vacaciones el contrato sigue vigente y por eso se sigue cotizando a salud y pensión, con dos particularidades que se liquidan mal con frecuencia: no se cotiza a riesgos laborales, y la base de cotización no es el valor de las vacaciones sino el último ingreso base reportado antes de salir, según el artículo 3.2.5.1 del Decreto 780 de 2016. ¿Cómo se aplica eso en la práctica?
Las vacaciones son un descanso remunerado de naturaleza salarial, de modo que los días de descanso cotizan igual que los días trabajados.
El empleador aporta lo que le corresponde y al trabajador se le descuenta lo suyo, sin que el hecho de estar descansando altere nada.
Lo que sí cambia es la base sobre la cual se calculan esos aportes, y ese es el punto que desarrollamos enseguida.
El ingreso base de cotización durante las vacaciones.
Aquí está la regla que más se desconoce, y no es una interpretación: está escrita.
El inciso segundo del artículo 3.2.5.1 del Decreto 780 de 2016 señala:
«Las cotizaciones durante vacaciones y permisos remunerados se causarán en su totalidad y el pago de los aportes se efectuará sobre el último salario base de cotización reportado con anterioridad a la fecha en la cual el trabajador hubiere iniciado el disfrute de las respectivas vacaciones o permisos.»
Es decir que el ingreso base de cotización de los días de vacaciones no es lo que el trabajador recibe por vacaciones, sino el último salario base reportado antes de iniciarlas.
La razón de ser de esa regla es proteger al trabajador: si su base bajara por estar descansando, se afectarían sus semanas cotizadas y su historia laboral.
Cómo se aplica dentro de un mismo mes.
Supongamos un trabajador que sale a vacaciones el 10 de octubre y regresa el 28 del mismo mes.
- Del 1 al 9 de octubre y del 28 al 31 de octubre cotiza sobre el salario efectivamente devengado en octubre, porque son días laborados.
- Del 10 al 27 de octubre cotiza sobre el último ingreso base reportado antes de salir, es decir, el de septiembre.
Esto obliga a separar en la nómina los días laborados de los días de vacaciones, cosa que muchas empresas no hacen.
Cuando las vacaciones cruzan de mes.
Si el descanso empieza el 25 de febrero y termina el 10 de marzo, la regla no cambia: en ambos meses los días de vacaciones se cotizan sobre el último ingreso base reportado antes de iniciarlas, que en este caso es el de enero, y los días laborados de cada mes sobre lo devengado en ese mes.
De acuerdo con nuestro criterio, el hecho de que el descanso se parta entre dos meses no genera una nueva base: la norma habla de la fecha en que el trabajador «hubiere iniciado el disfrute», que es una sola.
La planilla y lo que ocurre en la práctica.
Debemos ser honestos en este punto, porque hay una distancia real entre la norma y la costumbre.
La planilla integrada trabaja con un único ingreso base por trabajador y por periodo, de manera que la mayoría de las empresas termina cotizando sobre lo efectivamente pagado en el mes, sin separar los días de vacaciones.
En nuestro criterio esa práctica no es correcta cuando arroja un resultado distinto al de la norma, y la razón es sencilla: una regla de operación del sistema no puede modificar la base que fijó el decreto. En la mayoría de los casos ambos caminos dan lo mismo, y la diferencia solo aparece cuando el trabajador venía devengando horas extras, recargos o comisiones que dejó de percibir durante el descanso.
El ingreso base cuando el salario es variable.
El numeral 2 del artículo 192 del Código Sustantivo del Trabajo obliga a promediar el año anterior cuando el salario es variable, pero esa norma sirve para determinar el valor de las vacaciones, no para fijar el ingreso base de cotización.
Como la cotización de los días de vacaciones se hace sobre el último ingreso base reportado, resulta indiferente que el salario sea fijo o variable: se toma el que se reportó en el periodo anterior al descanso, cualquiera que haya sido.
El ingreso base en el salario integral.
Cuando el trabajador devenga salario integral, la cotización se liquida sobre el 70% de ese salario, conforme al parágrafo del artículo 18 de la Ley 100 de 1993.
Con un salario integral de $20.000.000, el ingreso base de cotización durante las vacaciones será de $14.000.000.
Conviene no confundir esta base con la de las vacaciones mismas, que se liquidan sobre el 100% del salario integral pactado.
En vacaciones no se cotiza a riesgos laborales.
Esta es la única excepción del sistema y no depende de interpretación alguna.
El literal c) del artículo 19 del Decreto 1772 de 1994, compilado en el Decreto 1072 de 2015, excluye de la cotización a riesgos laborales los periodos de vacaciones.
El fundamento es evidente: la administradora de riesgos laborales asegura el riesgo que corre el trabajador al ejecutar su labor, y ese riesgo no existe mientras descansa. Todo pago que se haga a la administradora por ese tiempo es dinero perdido, porque no responderá por lo que le ocurra al trabajador en vacaciones.
Lo que debe hacer el empleador es reportar la novedad de vacaciones en la planilla y no liquidar el aporte por esos días.
Recordemos además que el aporte a riesgos laborales lo asume íntegramente el empleador, de modo que nunca se le descuenta al trabajador, esté o no de vacaciones.
Cuando las vacaciones no se disfrutan sino que se compensan en dinero, ese pago no entra en el ingreso base de cotización, porque la compensación no es salario sino una indemnización.
Así lo sostuvo la sección cuarta del Consejo de Estado en la sentencia 20487 del 3 de agosto de 2016:
«…comenzó por recordar que se trataban de un descanso remunerado de 15 días hábiles consecutivos una vez cumplido el año de servicios, que no se incluían para la liquidación de las prestaciones sociales ni para la liquidación de los aportes al Sistema Integral de Seguridad Social, pero que encajaban en el concepto de nómina mensual de salarios previsto en el artículo 17 de la Ley 21 de 1982…»
La regla vale tanto para la compensación pactada durante el contrato como para la que se paga al terminarlo, y el tema se desarrolla por completo en el artículo correspondiente.
Los aportes parafiscales siguen otra regla.
El aparte que acabamos de transcribir lo anticipa: lo que queda fuera de la seguridad social sí entra en la base de los aportes parafiscales, porque el artículo 17 de la Ley 21 de 1982 los liquida sobre la nómina y no sobre el salario.
Por eso las vacaciones, disfrutadas o compensadas, siempre generan aportes a las cajas de compensación, al SENA y al ICBF.
Preguntas frecuentes.
A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.
¿Cuál es el IBC de las vacaciones?
Es el último salario base de cotización reportado antes de que el trabajador iniciara el disfrute, no el valor que recibe por concepto de vacaciones, según el artículo 3.2.5.1 del Decreto 780 de 2016.
Sí, cuando se disfrutan. Los días de descanso cotizan igual que los días laborados. Las vacaciones compensadas en dinero, en cambio, no hacen parte del ingreso base de cotización.
¿En vacaciones se paga ARL?
No. El artículo 19 del Decreto 1772 de 1994 excluye de la cotización a riesgos laborales los periodos de vacaciones, porque el trabajador no está expuesto a riesgo mientras descansa.
¿Qué IBC se toma si el salario es variable?
El mismo: el último ingreso base reportado antes de salir a vacaciones. El promedio del año anterior sirve para calcular el valor de las vacaciones, no para fijar la base de cotización.
No. Las vacaciones no suspenden ni terminan el contrato de trabajo, así que el trabajador permanece afiliado y se reporta la novedad de vacaciones, nunca la de retiro.
¿Qué IBC se usa si las vacaciones empiezan en un mes y terminan en el siguiente?
El último reportado antes de iniciar el disfrute, para los días de vacaciones de ambos meses. Los días laborados de cada mes cotizan sobre lo devengado en ese mes.
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Buen día. Si un empleado disfruta de sus vacaciones desde el 21 de septiembre hasta el 5 de octubre y se le pagan sus vacaciones en cada quincena, ¿los 5 días de octubre para seguridad social (pensión y salud) se calculan con el mismo IBC que se usó para las de septiembre, es decir, se toma el IBC devengado en agosto, o por haberse partido el mes, se realiza la liquidación de seguridad social con el IBC de septiembre? Gracias.
Se paga el mes completo según lo que se haya pagado en cada mes, incluyendo vacaciones y salario; no se hace un fraccionamiento porque el contrato no se ha interrumpido.
Iniciando enero de 2023, tomé mis vacaciones ganadas del año pasado y retorné a laborar el 18 de enero de 2023. En mi liquidación de prima del primer semestre de 2023, me indican que son a partir del 16 de enero de 2023, ya que en la liquidación del 31 de diciembre de 2022 me fueron canceladas las vacaciones y que, además, me pasaron una carta indicando que mi contrato iba hasta el 31 de diciembre de 2022. No estoy de acuerdo, porque según es una costumbre de esa empresa enviar esa carta, pero igual siempre retomamos labores tan pronto disfrutamos las vacaciones en enero. ¿Es correcto que le cancelen o suspendan el contrato a un empleado y que lo retiren de la seguridad social porque sale a vacaciones, sabiendo que va a retomar labores nuevamente? Pienso que no es correcto, ya que los días que este estuvo en vacaciones no recibiría aportes en la seguridad social, como son salud y pensión, y además afectaría su liquidación de prestaciones sociales. Agradezco respuesta.
Si el contrato de trabajo no se terminó, sino que simplemente salió de vacaciones, no se le puede descontar el tiempo que estuvo de vacaciones, puesto que las vacaciones no suspenden el contrato de trabajo.
Ahora, si en enero el contrato fue liquidado y se le pagó la liquidación correspondiente, y usted se toma las vacaciones que se supone fueron compensadas, y luego firma un nuevo contrato, entonces la forma en que fue liquidada en 2023 es correcta, aunque podría alegar continuidad laboral, pero sería necesario presentar una demanda laboral.
Buenas noches. Cuando un trabajador se retira, se marca la novedad de retiro en la planilla PILA. ¿Los valores que se pagan en la liquidación por vacaciones deben tenerse en cuenta para el pago de parafiscales: SENA, Bienestar y Caja?
Sí. Las vacaciones que se compensan en dinero al terminar el contrato de trabajo son base para el pago de parafiscales como se explica en este artículo.
Cuando usted paga la seguridad social de un empleado con salario variable que en el mes disfrutó vacaciones, ¿qué IBC debe tener en cuenta para la caja de compensación? Tengo entendido que para salud y pensión se toma el del mes anterior, pero ¿para los parafiscales cuál se toma?
Se toma la misma base. Todos los conceptos se liquidan sobre el mismo valor, que es el valor pagado en el mes a cotizar.
Buenas tardes, solicito su ayuda para aclarar una duda: el IBC que se toma para calcular las vacaciones en salario variable es el promedio de los tres últimos meses, el promedio del año inmediatamente anterior o el del mes anterior. Muchas gracias.
El IBC es el valor pagado en el mes respectivo al trabajador, y si ese mes incluye vacaciones con un salario variable, dicho salario debió promediarse para calcular las vacaciones, lo que, de forma indirecta, implica que se cotiza sobre el promedio respectivo.
Hola, tengo una consulta: si el trabajador se va de vacaciones del 25 de febrero al 10 de marzo, ¿pago los 30 días de febrero y los días del 25 al 28 de febrero que estaba de vacaciones con el IBC del mes anterior, es decir, enero? ¿Y las vacaciones las pago en marzo?
¿O debo pagar del 25 al 28 de febrero con el IBC proporcional a las vacaciones?
Agradezco su respuesta. Saludos.
Debe pagar las vacaciones con el salario de febrero, mes en el que sale de vacaciones. Las vacaciones se pueden pagar el día en que el trabajador sale, o junto con la nómina de febrero, o la parte proporcional de febrero y el resto en marzo, a elección del empleador puesto que la ley no exige pagar las vacaciones a su inicio.