En este artículo 19 secciones
- Las vacaciones son base para la seguridad social.
- El ingreso base de cotización durante las vacaciones.
- El ingreso base cuando el salario es variable.
- El ingreso base en el salario integral.
- En vacaciones no se cotiza a riesgos laborales.
- Las vacaciones compensadas no son base de seguridad social.
- Los aportes parafiscales siguen otra regla.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Cuál es el IBC de las vacaciones?
- ¿Las vacaciones son base para seguridad social?
- ¿En vacaciones se paga ARL?
- ¿Qué IBC se toma si el salario es variable?
- ¿Qué IBC se usa si las vacaciones empiezan en un mes y terminan en el siguiente?
- ¿Se retira al trabajador de la seguridad social cuando sale a vacaciones?
- ¿Puede la empresa liquidar el contrato cada diciembre para que el trabajador salga a vacaciones?
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Mientras el trabajador disfruta sus vacaciones el contrato sigue vigente, y por eso se sigue cotizando a salud y pensión, con dos particularidades que se liquidan mal con frecuencia: no se cotiza a riesgos laborales, y la base de cotización no es el valor de las vacaciones sino el último ingreso base reportado antes de salir, según el artículo 3.2.5.1 del decreto 780 de 2016. ¿Cómo se aplica esa regla en la práctica?
Las vacaciones son un descanso remunerado de naturaleza salarial, de modo que los días de descanso cotizan igual que los días trabajados. El empleador aporta lo que le corresponde y al trabajador se le descuenta lo suyo.
Por la misma razón, el trabajador no se retira de la seguridad social cuando sale a vacaciones: se reporta la novedad de vacaciones en la planilla, nunca la de retiro. Lo que sí cambia es la base sobre la que se calculan esos aportes.
El ingreso base de cotización durante las vacaciones.
El inciso segundo del artículo 3.2.5.1 del decreto 780 de 2016 fija la base de los días de descanso:
«Las cotizaciones durante vacaciones y permisos remunerados se causarán en su totalidad y el pago de los aportes se efectuará sobre el último salario base de cotización reportado con anterioridad a la fecha en la cual el trabajador hubiere iniciado el disfrute de las respectivas vacaciones o permisos.»
Es decir que el ingreso base de cotización de los días de vacaciones no es lo que el trabajador recibe por vacaciones, sino el último salario base reportado antes de iniciarlas. La razón de la regla es proteger al trabajador: si su base bajara por estar descansando, se afectarían su historia laboral y su pensión.
Cómo se aplica dentro de un mismo mes.
Supongamos que un trabajador sale a vacaciones el 10 de octubre y regresa el 28 del mismo mes. En la liquidación de octubre:
- Del 1 al 9 y del 28 al 31 de octubre cotiza sobre el salario efectivamente devengado en esos días, porque son días laborados.
- Del 10 al 27 de octubre cotiza sobre el último ingreso base reportado antes de salir, es decir, el de septiembre.
Esto obliga a separar en la nómina los días laborados de los días de vacaciones, cosa que muchas empresas no hacen.
Cuando las vacaciones cruzan de mes.
Si el descanso empieza el 25 de febrero y termina el 10 de marzo, los días de vacaciones de ambos meses se cotizan sobre el último ingreso base reportado antes de iniciarlas, que en este caso es el de enero, y los días laborados de cada mes sobre lo devengado en ese mes.
De acuerdo con nuestro criterio, el hecho de que el descanso se parta entre dos meses no genera una nueva base: la norma habla de la fecha en que el trabajador «hubiere iniciado el disfrute», que es una sola. Tampoco importa en qué quincena se paguen las vacaciones, porque la base de cotización no depende de cuándo se pagan.
La planilla y lo que ocurre en la práctica.
La planilla integrada trabaja con un único ingreso base por trabajador y por periodo, de manera que la mayoría de las empresas cotiza sobre lo efectivamente pagado en el mes, sin separar los días de vacaciones.
De acuerdo con nuestro criterio, esa práctica no es correcta cuando arroja un resultado distinto al de la norma, porque una regla de operación del sistema no puede modificar la base que fijó el decreto. En la mayoría de los casos ambos caminos dan lo mismo; la diferencia aparece cuando el trabajador venía devengando horas extras, recargos o comisiones que dejó de percibir durante el descanso. Cómo se calcula el valor mismo de las vacaciones lo explicamos en el artículo sobre la base para liquidar las vacaciones.
El ingreso base cuando el salario es variable.
El numeral 2 del artículo 192 del Código Sustantivo del Trabajo obliga a promediar lo devengado en el año anterior cuando el salario es variable, pero esa norma sirve para determinar el valor de las vacaciones, no para fijar el ingreso base de cotización.
Como la cotización de los días de vacaciones se hace sobre el último ingreso base reportado, resulta indiferente que el salario sea fijo o variable: se toma el que se reportó en el periodo anterior al descanso, cualquiera que haya sido.
El ingreso base en el salario integral.
Cuando el trabajador devenga salario integral, la cotización se liquida sobre el 70% de ese salario, según el artículo 18 de la ley 100 de 1993. Con un salario integral de $30.000.000, el ingreso base de cotización durante las vacaciones es de $21.000.000, aunque las vacaciones mismas se liquidan sobre el 100% del salario pactado, como explicamos en el artículo sobre la seguridad social en el salario integral.
En vacaciones no se cotiza a riesgos laborales.
La administradora de riesgos laborales asegura el riesgo que corre el trabajador al ejecutar su labor, y ese riesgo no existe mientras descansa. Por eso el reglamento del sistema de riesgos laborales, contenido en el decreto 1772 de 1994 y compilado en el decreto 1072 de 2015, excluye de la cotización los periodos de vacaciones.
Lo que debe hacer el empleador es reportar la novedad de vacaciones en la planilla y no liquidar el aporte a la ARL por esos días. Cualquier pago por ese tiempo es dinero perdido, porque la ARL no responde por lo que le ocurra al trabajador mientras descansa. Recordemos además que el aporte a riesgos laborales lo asume íntegramente el empleador.
Cuando las vacaciones no se disfrutan sino que se compensan en dinero, ese pago no entra en el ingreso base de cotización, porque la compensación no es salario sino una indemnización por el descanso no disfrutado.
Así lo sostuvo la sección cuarta del Consejo de Estado en la sentencia 20487 del 3 de agosto de 2016, al recordar que las vacaciones compensadas:
«…no se incluían para la liquidación de las prestaciones sociales ni para la liquidación de los aportes al Sistema Integral de Seguridad Social, pero que encajaban en el concepto de nómina mensual de salarios previsto en el artículo 17 de la Ley 21 de 1982…»
La regla vale tanto para la compensación pactada durante el contrato como para la que se paga al terminarlo, como explicamos en el artículo sobre la compensación de las vacaciones en dinero.
Los aportes parafiscales siguen otra regla.
La misma sentencia lo anticipa: lo que queda fuera de la seguridad social sí entra en la base de los aportes parafiscales, porque el artículo 17 de la ley 21 de 1982 los liquida sobre la nómina y no sobre el salario. Por eso las vacaciones, disfrutadas o compensadas, siempre generan aportes a la caja de compensación, al SENA y al ICBF, como explicamos en el artículo sobre si en vacaciones se paga caja de compensación.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cuál es el IBC de las vacaciones?
El último salario base de cotización reportado antes de que el trabajador iniciara el disfrute, no el valor que recibe por vacaciones, según el artículo 3.2.5.1 del decreto 780 de 2016.
Sí, cuando se disfrutan: los días de descanso cotizan igual que los laborados. Las vacaciones compensadas en dinero, en cambio, no hacen parte del ingreso base de cotización.
¿En vacaciones se paga ARL?
No. El reglamento del sistema de riesgos laborales excluye de la cotización los periodos de vacaciones, porque el trabajador no está expuesto a riesgo mientras descansa.
¿Qué IBC se toma si el salario es variable?
El mismo: el último ingreso base reportado antes de salir a vacaciones. El promedio del año anterior sirve para calcular el valor de las vacaciones, no para fijar la base de cotización.
¿Qué IBC se usa si las vacaciones empiezan en un mes y terminan en el siguiente?
El último reportado antes de iniciar el disfrute, para los días de vacaciones de ambos meses. Los días laborados de cada mes cotizan sobre lo devengado en ese mes.
No. Las vacaciones no suspenden ni terminan el contrato, así que se reporta la novedad de vacaciones, nunca la de retiro.
¿Puede la empresa liquidar el contrato cada diciembre para que el trabajador salga a vacaciones?
No, si en realidad el trabajador vuelve a sus mismas labores. Terminar el contrato solo para no cotizar durante el descanso y recontratarlo al regreso desconoce la continuidad de la relación, y el trabajador puede reclamar judicialmente las cotizaciones y prestaciones de ese tiempo.
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Buen día. Si un empleado disfruta de sus vacaciones desde el 21 de septiembre hasta el 5 de octubre y se le pagan sus vacaciones en cada quincena, ¿los 5 días de octubre para seguridad social (pensión y salud) se calculan con el mismo IBC que se usó para las de septiembre, es decir, se toma el IBC devengado en agosto, o por haberse partido el mes, se realiza la liquidación de seguridad social con el IBC de septiembre? Gracias.
Se paga el mes completo según lo que se haya pagado en cada mes, incluyendo vacaciones y salario; no se hace un fraccionamiento porque el contrato no se ha interrumpido.
Iniciando enero de 2023, tomé mis vacaciones ganadas del año pasado y retorné a laborar el 18 de enero de 2023. En mi liquidación de prima del primer semestre de 2023, me indican que son a partir del 16 de enero de 2023, ya que en la liquidación del 31 de diciembre de 2022 me fueron canceladas las vacaciones y que, además, me pasaron una carta indicando que mi contrato iba hasta el 31 de diciembre de 2022. No estoy de acuerdo, porque según es una costumbre de esa empresa enviar esa carta, pero igual siempre retomamos labores tan pronto disfrutamos las vacaciones en enero. ¿Es correcto que le cancelen o suspendan el contrato a un empleado y que lo retiren de la seguridad social porque sale a vacaciones, sabiendo que va a retomar labores nuevamente? Pienso que no es correcto, ya que los días que este estuvo en vacaciones no recibiría aportes en la seguridad social, como son salud y pensión, y además afectaría su liquidación de prestaciones sociales. Agradezco respuesta.
Si el contrato de trabajo no se terminó, sino que simplemente salió de vacaciones, no se le puede descontar el tiempo que estuvo de vacaciones, puesto que las vacaciones no suspenden el contrato de trabajo.
Ahora, si en enero el contrato fue liquidado y se le pagó la liquidación correspondiente, y usted se toma las vacaciones que se supone fueron compensadas, y luego firma un nuevo contrato, entonces la forma en que fue liquidada en 2023 es correcta, aunque podría alegar continuidad laboral, pero sería necesario presentar una demanda laboral.
Buenas noches. Cuando un trabajador se retira, se marca la novedad de retiro en la planilla PILA. ¿Los valores que se pagan en la liquidación por vacaciones deben tenerse en cuenta para el pago de parafiscales: SENA, Bienestar y Caja?
Sí. Las vacaciones que se compensan en dinero al terminar el contrato de trabajo son base para el pago de parafiscales como se explica en este artículo.
Cuando usted paga la seguridad social de un empleado con salario variable que en el mes disfrutó vacaciones, ¿qué IBC debe tener en cuenta para la caja de compensación? Tengo entendido que para salud y pensión se toma el del mes anterior, pero ¿para los parafiscales cuál se toma?
Se toma la misma base. Todos los conceptos se liquidan sobre el mismo valor, que es el valor pagado en el mes a cotizar.
Buenas tardes, solicito su ayuda para aclarar una duda: el IBC que se toma para calcular las vacaciones en salario variable es el promedio de los tres últimos meses, el promedio del año inmediatamente anterior o el del mes anterior. Muchas gracias.
El IBC es el valor pagado en el mes respectivo al trabajador, y si ese mes incluye vacaciones con un salario variable, dicho salario debió promediarse para calcular las vacaciones, lo que, de forma indirecta, implica que se cotiza sobre el promedio respectivo.