Depuración de la base de retención por salarios

Antes de llevar el salario a la tabla de retención hay que depurarlo, y ese es el paso donde se decide si el trabajador soporta retención o no. El artículo 388 del Estatuto Tributario ordena restar, en este orden, los ingresos no constitutivos de renta, las deducciones del artículo 387 y las rentas exentas, con un límite conjunto del 40%. ¿Qué se puede restar en cada paso, hasta cuánto y qué soporte exige?

El orden de la depuración.

La depuración no es una lista de descuentos que se restan de cualquier manera: tiene un orden y ese orden cambia el resultado.

Del total de pagos del mes se restan primero los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional. Sobre lo que queda se restan las deducciones y las rentas exentas distintas del 25%.

La renta exenta del 25% se calcula sobre ese último resultado, es decir, después de haber restado todo lo demás. Por eso el orden importa: aplicarla antes produciría una cifra mayor y una retención menor de la debida.

Finalmente se verifica el límite conjunto del 40%, que cobija las deducciones y las rentas exentas sumadas, y se lleva el resultado a la tabla.

• Guía Laboral 2026
• Proyección y planeación pensional
• Liquidador de intereses propiedad horizontal

Ingresos no constitutivos de renta.

Es el primer paso y comprende, en esencia, los aportes obligatorios al sistema de seguridad social que hace el trabajador.

Aportes obligatorios a salud.

Los aportes obligatorios a salud no hacen parte de la base sujeta a retención por expresa disposición del artículo 56 del Estatuto Tributario:

«Los aportes obligatorios que efectúen los trabajadores, empleadores y afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud no harán parte de la base para aplicar la retención en la fuente por salarios, y serán considerados como un ingreso no constitutivo de renta ni de ganancia ocasional.»

La redacción menciona a trabajadores y empleadores, lo que llevó a pensar que podía restarse el aporte completo del 12.5%. No es así.

El artículo 1.2.4.1.15 del decreto 1625 de 2016 precisa que lo que se resta es «el valor a cargo del trabajador», y su parágrafo 1 añade que deben ser los aportes «efectivamente descontados al trabajador por parte del empleador». Es decir, el 4% que aparece en la nómina, no el 12.5%.

El monto no tiene límite: se resta la totalidad de lo descontado en el mes. Tampoco entra en el límite conjunto del 40%, porque no es una deducción ni una renta exenta.

Aportes a pensión y al fondo de solidaridad.

Los aportes obligatorios a pensión que realiza el trabajador tienen el mismo tratamiento (Artículo 55, E.T) y también se restan sin límite, al igual que el aporte al fondo de solidaridad pensional cuando el salario obliga a hacerlo.

A ellos se suman los aportes voluntarios que el trabajador haga al fondo de pensiones obligatorias en el régimen de ahorro individual, que son ingreso no constitutivo de renta hasta el 25% del ingreso laboral y con un tope anual de 2.500 UVT.

Conviene advertir que retirar esos aportes antes de tiempo o para fines distintos a la pensión hace perder el beneficio y activa una retención especial, como explicamos en el artículo sobre la retención en la fuente contingente.

Cómo se restan según el procedimiento.

El valor a restar cambia según el procedimiento de retención que se esté aplicando, y conviene tenerlo claro porque la norma lo dice expresamente.

En el procedimiento 1 se resta el aporte total realizado por el trabajador en el respectivo mes.

En el procedimiento 2, para calcular el porcentaje fijo, se toma el aporte total del año inmediatamente anterior, o el que conste en el certificado vigente, dividido entre doce o entre el número de meses que corresponda. Para determinar la base mensual, en cambio, se resta el aporte del mes.

El certificado por cambio de empleador.

De lo anterior se desprende un problema práctico: el empleador nuevo no conoce los aportes que el trabajador hizo con el anterior, y ese dato es el que necesita para calcular el porcentaje fijo.

La norma lo resuelve en el parágrafo 2 del artículo 1.2.4.1.15 del decreto 1625 de 2016:

«En los casos de cambio de empleador, el trabajador podrá aportar el certificado de los aportes obligatorios para salud efectuados en el año anterior, expedido por el pagador o quien haga sus veces en la respectiva entidad a más tardar el día quince (15) de abril de cada año.»

Conviene notar tres cosas de ese texto. Es facultativo, porque dice que el trabajador podrá aportarlo. Se refiere a los aportes obligatorios a salud, que son ingreso no constitutivo de renta y no una deducción. Y solo tiene sentido cuando se aplica el procedimiento 2, porque es el único que mira al año anterior.

De acuerdo con nuestro criterio, al trabajador le conviene aportarlo aunque la norma no lo obligue: sin ese certificado, el empleador nuevo carece del dato para restar esos aportes al determinar el porcentaje, y el porcentaje resultante será mayor del que le correspondería.

Deducciones del artículo 387.

El segundo paso comprende beneficios que la ley concede al trabajador y que no corresponden a gastos necesarios para producir renta. Todos tienen límite y todos entran en el tope conjunto del 40%.

Intereses de crédito de vivienda.

El trabajador que tenga crédito hipotecario o leasing habitacional puede restar los intereses pagados. Lo dispone el primer inciso del artículo 387 del Estatuto Tributario:

«En el caso de trabajadores que tengan derecho a la deducción por intereses o corrección monetaria en virtud de préstamos para adquisición de vivienda, la base de retención se disminuirá proporcionalmente en la forma que indique el reglamento.»

El tope mensual es de 100 UVT, según el artículo 1.2.4.1.23 del decreto 1625 de 2016, en concordancia con el límite anual de 1.200 UVT del artículo 119 del Estatuto Tributario.

En el procedimiento 1 se resta el valor de los intereses que proporcionalmente corresponda al mes. En el procedimiento 2 se divide por doce el valor certificado, o por el número de meses del certificado si cubre un periodo menor, sin exceder las 100 UVT mensuales.

Cuando el préstamo se obtuvo en el mismo año, el valor mensual deducible es el de los intereses del primer mes de vigencia del crédito, según certificación de la entidad que lo otorgó.

Dos precisiones que resuelven consultas frecuentes: el crédito debe estar a nombre del trabajador, de modo que quien paga las cuotas de un crédito ajeno no puede restar esos intereses; y la deducción también la puede tomar el independiente al que se le aplique la tabla del artículo 383, porque es una deducción de las rentas de trabajo y no solo del salario.

Medicina prepagada y seguros de salud.

El mismo artículo 387 permite restar los pagos por contratos de medicina prepagada vigilados por la Superintendencia Nacional de Salud y por seguros de salud expedidos por compañías vigiladas por la Superintendencia Financiera.

El beneficio cubre al trabajador, su cónyuge, sus hijos y sus dependientes, y el tope es de 16 UVT mensuales.

Conviene no confundirlo con el aporte obligatorio a salud: aquel es ingreso no constitutivo de renta y no tiene límite; este es una deducción, tiene tope propio y entra en el límite del 40%.

Deducción por dependientes.

El trabajador puede restar el 10% de sus ingresos laborales brutos por concepto de dependientes, con un tope de 32 UVT mensuales.

Quiénes califican como dependientes y qué soporte exige cada categoría lo desarrollamos en el artículo sobre la deducción por dependientes.

Pagos por alimentación.

Es la figura que más se malinterpreta de toda la depuración, porque no funciona como una deducción sino como una exclusión de la base.

El artículo 387-1 del Estatuto Tributario señala en su primer inciso:

«Los pagos que efectúen los patronos a favor de terceras personas, por concepto de la alimentación del trabajador o su familia, o por concepto del suministro de alimentación para éstos en restaurantes propios o de terceros, al igual que los pagos por concepto de la compra de vales o tiquetes para la adquisición de alimentos del trabajador o su familia, son deducibles para el empleador y no constituyen ingreso para el trabajador, sino para el tercero que suministra los alimentos o presta el servicio de restaurante, sometido a la retención en la fuente que le corresponda en cabeza de estos últimos, siempre que el salario del trabajador beneficiado no exceda de 310 UVT.»

La norma no dice que ese pago se reste de la base: dice que no constituye ingreso para el trabajador. En consecuencia, simplemente no se suma al total de pagos del mes.

Esa diferencia tiene un efecto práctico importante: al no ser una deducción, no queda sometida al límite del 40% del artículo 388.

El beneficio tiene dos topes. El primero es del salario del trabajador, que no puede exceder de 310 UVT. El segundo es del pago mismo: cuando los pagos del mes en beneficio del trabajador o de su familia exceden 41 UVT, el exceso sí constituye ingreso tributario y queda sujeto a retención.

Los beneficiarios pueden ser el trabajador, su cónyuge, sus hijos y sus padres, y el conjunto de pagos en favor de todos ellos no puede superar ese tope mensual.

Requisitos de los pagos por alimentación.

El artículo 1.2.1.18.38 del decreto 1625 de 2016 precisa qué pagos quedan cobijados:

1. El pago de los costos que el empleador asume para adquirir de terceros los alimentos e insumos necesarios para su preparación, en restaurantes propios o de terceros.
2. El pago de los costos que cobren al empleador los terceros que operen esos restaurantes.
3. El pago de comidas preparadas que el empleador adquiera de empresas especializadas en ese suministro.
4. La entrega al trabajador de vales o tiquetes para la adquisición de alimentos.

Cuando el beneficio se entrega mediante vales, la empresa administradora debe ser distinta de la que otorga el beneficio, y los vales deben identificar el nombre, NIT, dirección y teléfono de la administradora y el nombre y NIT del empleador que los adquiere.

Conviene además tener presente que este tratamiento es exclusivamente tributario. Desde la perspectiva laboral el pago de alimentación es un pago en especie y puede constituir factor salarial si las partes no lo pactan expresamente como no constitutivo de salario.

Rentas exentas.

El tercer paso comprende las rentas que la ley declara exentas, y la más importante de todas es la del 25%.

La renta exenta del 25%.

El numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario exime el 25% de los pagos laborales, con un tope anual de 790 UVT.

Como se anticipó, se calcula sobre el resultado de restar los ingresos no constitutivos de renta, las deducciones y las demás rentas exentas. No se calcula sobre el ingreso bruto.

El tope es anual y no mensual, de modo que el trabajador puede agotarlo en unos pocos meses. Quien lo agotó no puede seguir restándolo, lo que obliga a llevar un control acumulado durante el año.

Ese control es especialmente importante en diciembre y al liquidar el contrato, porque si el cupo ya se consumió, la retención sobre los últimos pagos del año resulta considerablemente mayor.

Aportes voluntarios a pensión y cuentas AFC.

Los aportes a fondos de pensiones voluntarias y los ahorros en cuentas AFC son renta exenta hasta el 30% del ingreso laboral, con un tope anual de 3.800 UVT que comparten entre sí de acuerdo al artículo 126-1 del Estatuto Tributario. Este tema está desarrollado en el artículo sobre la Renta exenta por aportes a cuentas AFC y AVC.

El beneficio está condicionado a la permanencia de los recursos durante el término que fija la ley. Retirarlos antes, salvo para los fines que la norma permite, hace perder la exención y genera la retención contingente.

Otras rentas exentas.

El artículo 206 del Estatuto Tributario declara exentos otros pagos que no tienen límite individual y que conviene identificar porque se pasan por alto:

• Las indemnizaciones por accidente de trabajo o enfermedad.
• Las indemnizaciones relacionadas con la maternidad.
• Lo recibido por gastos de entierro del trabajador.

Estos conceptos se restan antes de calcular el 25%, de modo que su efecto sobre la base es doble: reducen el ingreso y reducen también la renta exenta que se calcula sobre él.

El límite conjunto del 40%.

Es la verificación final y la que con más frecuencia se omite en las nóminas liquidadas manualmente.

El numeral 2 del artículo 388 del Estatuto Tributario dispone:

«En todo caso, la suma total de deducciones y rentas exentas no podrá superar el cuarenta por ciento (40%) del resultado de restar del monto del pago o abono en cuenta los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional imputables.»

El porcentaje se calcula sobre el ingreso ya disminuido en los ingresos no constitutivos de renta, y cobija las deducciones y las rentas exentas sumadas, incluida la del 25%.

Si el total de deducciones y rentas exentas supera ese 40%, se resta únicamente hasta el tope y el excedente se pierde para efectos de la retención de ese mes.

Quedan por fuera del límite los aportes obligatorios a salud y pensión, porque son ingresos no constitutivos de renta, y los pagos por alimentación del artículo 387-1, porque la norma los excluye de la base en lugar de permitir restarlos.

Soportes y plazos.

Las deducciones no se aplican de oficio: el trabajador debe acreditarlas ante el empleador y hay una fecha límite para hacerlo.

Conviene no confundir dos certificados distintos que coinciden en la fecha del 15 de abril pero que responden a normas y finalidades diferentes.

El primero se desarrolló al tratar los aportes obligatorios y solo opera en el supuesto puntual del cambio de empleador. El segundo es el que el trabajador debe presentar cada año, con cualquier empleador, y es el que se explica a continuación.

El certificado anual de deducciones.

El artículo 1.2.4.1.24 del decreto 1625 de 2016 fija ese plazo:

«Los certificados sobre los intereses y corrección monetaria para efectos de la adquisición de vivienda o costo financiero en virtud de un contrato de leasing que tenga por objeto un bien inmueble destinado a vivienda del trabajador y los certificados en los que consten los pagos de salud de que trata el artículo 387 del Estatuto Tributario y que sirven para disminuir la base de retención, deberán presentarse al agente retenedor a más tardar el quince (15) de abril de cada año.»

Nótese que la norma se refiere a los pagos de salud del artículo 387, que son la medicina prepagada y los seguros, y no a los aportes obligatorios, que tienen su propia regla.

El certificado puede presentarse en cualquier momento anterior al 15 de abril, y desde su presentación el empleador aplica la información que allí conste.

Hasta esa fecha el empleador toma como válida la información del año anterior. A partir del 16 de abril, si el trabajador no presentó el certificado nuevo, no puede seguir aplicándose el del año anterior.

La diferencia de consecuencias.

Conviene subrayarla, porque es lo que distingue de fondo a los dos certificados.

El del artículo 1.2.4.1.24 tiene una consecuencia expresa: vencido el plazo, el empleador debe dejar de aplicar la información anterior y la retención aumenta.

El del parágrafo 2 del artículo 1.2.4.1.15 está redactado en términos facultativos y la norma no dice qué ocurre si el trabajador no lo aporta.

De acuerdo con nuestro criterio, la consecuencia es simplemente que el empleador no podrá restar esos aportes al calcular el porcentaje fijo, sin que ello constituya un incumplimiento de ninguna de las dos partes.

Por lo anterior, conviene que el área de nómina solicite los certificados con anticipación y advierta la consecuencia, porque el trabajador que se descuida ve aumentar su retención de un mes a otro sin entender por qué.

La depuración en trabajadores independientes.

El independiente al que se le aplica la tabla del artículo 383 accede a esta misma depuración, con una particularidad en los aportes a salud.

El artículo 1.2.4.1.16 del decreto 1625 de 2016 dispone que el monto total del aporte que el trabajador independiente efectúe al sistema de salud es ingreso no constitutivo de renta.

Como el independiente paga la cotización completa y no solo el 4%, lo que resta es el total del aporte, y no la porción que en el asalariado corresponde al trabajador.

La norma impone tres condiciones: el aporte debe corresponder al periodo que origina el pago, debe imputarse de manera proporcional a cada contrato cuando hay varios, y no puede exceder el valor de los aportes que corresponda efectuar por ese contrato.

Para hacerlo efectivo, el independiente debe adjuntar a su factura la constancia del pago de esos aportes.

Conviene subrayar que este tratamiento solo opera cuando se aplica la retención por rentas de trabajo. Si al independiente se le practica retención por honorarios o por servicios, no hay forma de restar los aportes a salud de la base.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

• Guía de propiedad horizontal
• Liquidador de intereses judiciales y comerciales
• Liquidador de pensiones en Colpensiones
• Guía de arrendamiento sin riesgo