Diferencia entre obligación sustancial y formal

En materia tributaria hay dos clases de obligaciones: la sustancial, que es pagar el impuesto, y las formales, que son los trámites necesarios para que ese pago se haga y pueda verificarse, como inscribirse en el RUT o presentar la declaración. El artículo 1 del Estatuto Tributario define la primera, y las segundas están dispersas a lo largo del mismo estatuto. ¿En qué se diferencian y por qué importa distinguirlas?

Qué es la obligación sustancial.

La obligación sustancial es la obligación de pagar el tributo. Es la razón de ser de todo el sistema tributario: que el Estado reciba los recursos que la ley le asigna.

El artículo 1 del Estatuto Tributario la define así:

«La obligación tributaria sustancial se origina al realizarse el presupuesto o los presupuestos previstos en la ley como generadores del impuesto y ella tiene por objeto el pago del tributo.»

Pepito, por ejemplo, tiene la obligación sustancial de pagar el impuesto de renta por los ingresos que obtuvo en el año, o el impuesto de ganancia ocasional por la lotería que se ganó. Esta obligación nace cuando ocurre el hecho que la ley define como gravado, según explicamos en el artículo sobre los elementos de la obligación tributaria. Desarrollamos este concepto en detalle en el artículo sobre la obligación tributaria sustancial.

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Qué son las obligaciones formales.

Las obligaciones formales, también llamadas deberes formales, son los procedimientos que el contribuyente y ciertos terceros deben seguir para que la obligación sustancial pueda cumplirse y controlarse.

Pepito no puede simplemente consignar un valor a la Dian. Para pagar el impuesto de renta debe presentar la declaración, en la que liquida el impuesto conforme a la ley, y antes de eso debe estar inscrito en el RUT.

Las principales obligaciones formales son las siguientes:

• Inscribirse y mantener actualizado el RUT, según el artículo 555-2 del E.T.
• Presentar las declaraciones tributarias, según el artículo 574.
• Expedir factura o documento equivalente, según el artículo 615.
• Suministrar información a la Dian, como la información exógena del artículo 631.
• Conservar los documentos y soportes, según el artículo 632.
• Llevar contabilidad, cuando la ley lo exige.

Cada una de estas obligaciones tiene sus propias reglas y sanciones, que tratamos en el artículo sobre las obligaciones tributarias formales.

Diferencias entre una y otra.

La diferencia esencial es que la obligación sustancial consiste en dar una suma de dinero al Estado, mientras que las formales consisten en hacer algo: declarar, informar, facturar, inscribirse. La siguiente tabla resume las principales diferencias:

Como se puede observar, una persona puede tener obligaciones formales sin tener obligación sustancial. Es el caso de quien debe declarar renta por superar el tope de patrimonio, aunque no le resulte impuesto a pagar, o el de la empresa que debe reportar información exógena de sus proveedores.

La obligación formal existe aunque no haya impuesto.

Una de las consecuencias más importantes de la distinción es que el incumplimiento de una obligación formal se sanciona por sí mismo, aunque no exista impuesto a cargo.

Supongamos que una sociedad inactiva no presenta su declaración de renta, en la que no habría resultado impuesto. Aunque la obligación sustancial es cero, la sociedad incumplió el deber formal de declarar y debe pagar la sanción por extemporaneidad, que en ningún caso es inferior a la sanción mínima de 10 UVT del artículo 639.

La razón es que las obligaciones formales cumplen una función propia: permiten que la Dian conozca quiénes son los contribuyentes, qué operaciones realizan y si pagaron lo que correspondía.

Por qué las obligaciones formales son tan importantes.

Podría pensarse que las obligaciones formales son simples requisitos de trámite y que lo único relevante es pagar. Sin embargo, sin ellas el Estado no podría identificar al contribuyente, conocer el impuesto que debe pagar ni verificar si lo pagó correctamente.

La Corte Constitucional, en la sentencia C-733 de 2003, destacó ese papel:

«Así entonces, el cumplimiento de las obligaciones tributarias formales hoy en día ha adquirido una relevancia propia que no se reduce al caso colombiano, pues permite hacer efectivo el deber material de tributación consagrado en el artículo 95-9 de la Constitución así como los principios esenciales del sistema tributario como son los de equidad, eficiencia y progresividad consagrados en el artículo 363 de la Carta Política, por lo que es imprescindible que dichos deberes formales sean cumplidos con todo rigor.»

Por eso no siempre puede alegarse que lo sustancial prevalece sobre lo formal: cuando el incumplimiento formal impide verificar o recaudar el impuesto, la forma se vuelve esencial. Este punto lo desarrollamos en el artículo sobre la prevalencia del derecho sustancial sobre el formal.

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